排球協(xié)會(huì)管理及檔案制度

1、排球協(xié)會(huì)管理制度為了加強(qiáng)協(xié)會(huì)的管理,完善協(xié)會(huì)組織的建設(shè)、使協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展，也為了規(guī)范協(xié)會(huì)活動(dòng)，增強(qiáng)協(xié)會(huì)內(nèi)部干部的紀(jì)律、提高各部門(mén)的工作質(zhì)量與效率，使工作有章可循、有規(guī)可依，特制定以下制度:一、協(xié)會(huì)工作制度（一）部門(mén)例會(huì)制度1、部門(mén)例會(huì)應(yīng)每?jī)芍芤淮危瑫r(shí)間另行通知，有特殊情況另行通知;2、與會(huì)者為協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)和各下轄部門(mén)部長(zhǎng)及其他干事，若有人不能出席則必須提前請(qǐng)假，會(huì)議必須攜帶會(huì)議記錄本并做好會(huì)議記錄；3、部門(mén)會(huì)議由會(huì)長(zhǎng)或副會(huì)長(zhǎng)主持，秘書(shū)處人員做好筆錄;正副會(huì)長(zhǎng)不在場(chǎng)時(shí)由秘書(shū)長(zhǎng)主持會(huì)議；4、各部門(mén)須對(duì)上兩個(gè)星期工作進(jìn)行總結(jié)并對(duì)下兩個(gè)星期的工作計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)，并在計(jì)劃提出的四天之內(nèi)把計(jì)劃

2、及活動(dòng)結(jié)束的一個(gè)星期之內(nèi)的總結(jié)交與會(huì)長(zhǎng)或分管副會(huì)長(zhǎng)以及秘書(shū)處;5、各部門(mén)工作計(jì)劃應(yīng)寫(xiě)明活動(dòng)目的、意義、日程以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算；工作總結(jié)則要包括對(duì)工作實(shí)施的效果、對(duì)工作人員的評(píng)價(jià)和影響，并要總結(jié)活動(dòng)成功或失敗的原因以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；6、秘書(shū)處作好通知和考勤工作，與會(huì)需提前幾分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，任何人不得無(wú)故缺席,確實(shí)有事不能出席會(huì)議的應(yīng)提前向會(huì)長(zhǎng)或會(huì)議主持人請(qǐng)假,會(huì)議期間不得無(wú)故遲到，早退;考勤情況將規(guī)劃到協(xié)會(huì)年度考核中,由秘書(shū)處進(jìn)行監(jiān)督記錄。（二）經(jīng)費(fèi)管理制度協(xié)會(huì)是以學(xué)生自發(fā)組織的團(tuán)體。經(jīng)費(fèi)來(lái)源為:培英實(shí)驗(yàn)中學(xué)經(jīng)費(fèi)撥款和學(xué)生自行解決的。為了更好的確保各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)得到充分有效的運(yùn)用，本協(xié)會(huì)特定此制度。本協(xié)會(huì)的經(jīng)

3、費(fèi)由下轄的秘書(shū)處管理，接受學(xué)校教導(dǎo)處的監(jiān)督。1、本協(xié)會(huì)經(jīng)費(fèi)主要適用范圍是維持本協(xié)會(huì)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2、協(xié)會(huì)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的使用要從“節(jié)約、效率”的原則出發(fā)，從而保證活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的使用透明化，合理化、科學(xué)化；3、各項(xiàng)活動(dòng)由主辦部門(mén)根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際需要商定經(jīng)費(fèi)預(yù)算，作出書(shū)面報(bào)告,隨活動(dòng)方案交給會(huì)長(zhǎng)審閱并經(jīng)社聯(lián)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)憑證需正式發(fā)票到團(tuán)委秘書(shū)處辦理;4、批準(zhǔn)開(kāi)支的經(jīng)費(fèi)憑經(jīng)費(fèi)預(yù)算到秘書(shū)處預(yù)支經(jīng)費(fèi)；在活動(dòng)結(jié)束后集齊發(fā)票到團(tuán)委秘書(shū)處統(tǒng)一進(jìn)行報(bào)賬工作，發(fā)票和收據(jù)金額應(yīng)和預(yù)支經(jīng)費(fèi)相符,多還少補(bǔ);5、需要報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票必須在發(fā)票后面用黑色鋼筆或簽字筆寫(xiě)上該款用途、經(jīng)手人和證明人,如不按要求,恕不報(bào)銷(xiāo)；6、秘

4、書(shū)處設(shè)立經(jīng)費(fèi)收支帳本，做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)收支登記，并妥善保管各種單據(jù)和報(bào)銷(xiāo)憑證，每學(xué)期結(jié)束時(shí)秘書(shū)處清算全部經(jīng)費(fèi)的收支情況，并向會(huì)長(zhǎng)、有關(guān)部門(mén)作匯報(bào)。二、協(xié)會(huì)內(nèi)部成員管理制度（一）干部選拔制度1、干部選拔規(guī)定每年新生進(jìn)行納新后，進(jìn)行干事選拔，主要為選任制，干事的試用期為3個(gè)月。試用期內(nèi)考察干事活動(dòng)中的表現(xiàn)，并且要接受社聯(lián)的考核。試用期后通過(guò)考核者方能轉(zhuǎn)為正式干事上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門(mén)。2、退會(huì)規(guī)定（1）干事的勸退或免職規(guī)定干事有以下行為之一者可以予以勸退或免職:思想作風(fēng)不端正，道德敗壞；紀(jì)律性差，玩忽職守,不能遵守本協(xié)會(huì)章程,經(jīng)上級(jí)批評(píng)指正后仍不能改正；出現(xiàn)過(guò)重大違紀(jì)行為，徇私舞弊，損害集體利益；不能勝任所

5、任職務(wù),情況屬實(shí)者。（2）干事自愿退會(huì)規(guī)定干事因特殊原因提出退會(huì),必須提前向所在部門(mén)部長(zhǎng)提出書(shū)面報(bào)告,再由部長(zhǎng)向會(huì)長(zhǎng)報(bào)，經(jīng)會(huì)長(zhǎng)同意并報(bào)團(tuán)委審批后方能生效，在退會(huì)之前要完成手頭工作，退會(huì)后需將協(xié)會(huì)的工作證、資料等物品歸還。（3）干事離開(kāi)協(xié)會(huì)后，不能再以其在協(xié)會(huì)職務(wù)的名義進(jìn)行活動(dòng)個(gè)人履歷表也不能填寫(xiě)相應(yīng)的職務(wù)，本協(xié)會(huì)也不得出示相關(guān)的證明。）納新制度面向全院已獲得學(xué)籍的初一新生。三、干部干事及會(huì)員獎(jiǎng)罰制度為了更好地開(kāi)展活動(dòng)，配合學(xué)校的日常工作，為了更好的監(jiān)督協(xié)會(huì)干事,確保干事能夠嚴(yán)格要求自己，并不斷提高自身素質(zhì),增強(qiáng)成員工作的成就感、自豪感和工作滿意感，特制定本制度。本協(xié)會(huì)將本著公平、公開(kāi)、公正的原

6、則對(duì)全體干事和會(huì)員進(jìn)行日常工作考核以及獎(jiǎng)罰。考核對(duì)象：本協(xié)會(huì)干部、協(xié)會(huì)全體會(huì)員；考核方式：通過(guò)協(xié)會(huì)民主商議,提出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的制度。考核依據(jù)：成員檔案及相關(guān)活動(dòng)記錄（內(nèi)含活動(dòng)時(shí)間、質(zhì)量、績(jī)效的綜合考評(píng)和量化管理）考核細(xì)則:協(xié)會(huì)實(shí)行百分制加分：1、凡能提出好的建議和意見(jiàn)的，積極參加學(xué)院協(xié)會(huì)被協(xié)會(huì)采納加23分；2、凡能提出富有新穎，并可實(shí)施的活動(dòng)方案，加47分;3、參加活動(dòng)一次為2分，參與組織策劃并表現(xiàn)突出者加3-5分;4、凡投稿（關(guān)于青協(xié)活動(dòng)的被校內(nèi)或校外刊物發(fā)表的）視稿子、刊物而定，加2-6分。減分：1、協(xié)會(huì)各類(lèi)工作、會(huì)議或活動(dòng)遲到、早退一次扣1分；無(wú)故缺席扣2分,因故不能參加或未按時(shí)參加并經(jīng)調(diào)

7、查情況屬實(shí)者例外）2、在活動(dòng)過(guò)程中，用于活動(dòng)的公共物品丟失或損壞，不能按時(shí)歸還時(shí)，物品分管人扣3分,并照價(jià)賠償（按連帶責(zé)任制賠償）。3、協(xié)會(huì)在活動(dòng)中違反紀(jì)律和章程時(shí)，視情節(jié)輕重分別扣2分（口頭警告）3分（警告）5分（勸退）。4、協(xié)會(huì)干部如有掛課者應(yīng)給以相應(yīng)的處分。四、會(huì)議記錄及考勤制度為了完善協(xié)會(huì)工作制度,方便協(xié)會(huì)內(nèi)部的管理，協(xié)會(huì)決定在此制定協(xié)會(huì)的例會(huì)制度。鑒于協(xié)會(huì)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)劃,決定定期舉行協(xié)會(huì)內(nèi)部的會(huì)議，方便大家交流經(jīng)驗(yàn)和想法,以便使得協(xié)會(huì)能夠及時(shí)的吸取營(yíng)養(yǎng)而茁壯成長(zhǎng)、發(fā)展。1、在沒(méi)有重大活動(dòng)的階段，將例會(huì)次數(shù)盡量壓縮，每隔三、四周可以進(jìn)行一次例會(huì),若是有活動(dòng)的階段可依據(jù)情況增加次數(shù)。屆

8、時(shí)秘書(shū)部的將對(duì)會(huì)議做詳細(xì)的記錄,方便內(nèi)部查閱和整理,對(duì)于協(xié)會(huì)內(nèi)部的積極活躍分子將記錄在冊(cè),方便以后的考核,做到公平、透明。2、每次開(kāi)會(huì)都準(zhǔn)備簽到表，會(huì)員以及會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、各部長(zhǎng)都必須簽,協(xié)會(huì)所有人員務(wù)必提前五分鐘到場(chǎng)進(jìn)行簽到等準(zhǔn)備工作（會(huì)議的通知時(shí)間按會(huì)員到達(dá)最遲時(shí)間再推遲五分鐘），遲到后的人員也必須進(jìn)行記錄，年終進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包含在考核內(nèi)容里。3、每次開(kāi)會(huì)必須有主題，將主題寫(xiě)在教室黑板上，會(huì)長(zhǎng)或是會(huì)議主持必須有會(huì)議流程,這樣可以節(jié)省時(shí)間,用最有效率的時(shí)間通知到大家就好，不要拖拖拉拉的,會(huì)議結(jié)束后交由秘書(shū)部管理，若是大家有異議,可以適當(dāng)?shù)挠懻摗?、對(duì)于以后遇到的新問(wèn)題,我們將會(huì)再繼續(xù)完善制度,能夠

9、更加方便地為協(xié)會(huì)以及會(huì)員服務(wù)。五、檔案管理制度為確保管理協(xié)會(huì)及其各項(xiàng)工作的健康持續(xù)發(fā)展，規(guī)范檔案管理,提高工作質(zhì)量特制定協(xié)會(huì)檔案管理制度。（一）檔案管理1、協(xié)會(huì)檔案工作由秘書(shū)處負(fù)責(zé)，辦公室具體管理。辦公室要指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體操作,并根據(jù)學(xué)校檔案館有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制定文件材料的整理、立卷、編目等規(guī)則。2、本檔案管理制度涉及書(shū)面檔案與電子檔案兩大類(lèi)。（二）歸檔制度1、各部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料統(tǒng)一管理的原則，凡協(xié)會(huì)工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料,都應(yīng)按相應(yīng)要求及時(shí)交由相關(guān)保保管。2、歸檔范圍：協(xié)會(huì)規(guī)章制度、歷屆干部人事資料檔案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要會(huì)議的記錄、重大活動(dòng)策劃、協(xié)會(huì)出版

10、物及其它具有保存價(jià)值的文檔材料。3、協(xié)會(huì)長(zhǎng)期留存的紙質(zhì)材料、圖片、視頻影像材料等要以學(xué)年為單位制作電子檔案,刻錄光盤(pán),妥善保存。4、協(xié)會(huì)人事檔案應(yīng)在換屆選舉確定信息兩周內(nèi)及時(shí)進(jìn)行登記與建立,并由檔案管理人員歸檔。5、 對(duì)于協(xié)會(huì)組織或參與承辦的大型活動(dòng)檔案（包括相關(guān)的視頻資料）,各個(gè)相應(yīng)參與部門(mén)應(yīng)盡快整理并歸檔。辦公室應(yīng)該在活動(dòng)結(jié)束之后一周內(nèi)整理檔案。6、每學(xué)期整體工作結(jié)束的前兩周內(nèi)，各部門(mén)將需要進(jìn)行存檔的各種紙介質(zhì)文案、電子檔案等各種材料進(jìn)行統(tǒng)一清整并移交辦公室。7、每學(xué)期末，辦公室負(fù)責(zé)將協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作總結(jié)及其他需要?dú)w檔的文件進(jìn)行歸檔整理并存檔。8、 歸檔的書(shū)面檔案一般一式一份,價(jià)值大和利用頻繁

11、的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。存檔應(yīng)為原件,必要時(shí)辦公室留存影本。9、歸檔的文件必須符合要求，使用A4紙或校用稿紙，用黑色鋼筆、黑色碳素筆或水筆書(shū)寫(xiě),所涉證件、原件（或復(fù)印件）要求種類(lèi)齊全、份數(shù)完整。歸檔的文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。1 0、卷內(nèi)文件的排列一般按重要程度或時(shí)間順序依次排序，必須保證文件的條理性和有序性。11、協(xié)會(huì)各部門(mén)交存的檔案，辦公室應(yīng)有專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)匯總、按歸檔要求整理，并做好相應(yīng)的登記、統(tǒng)計(jì)工作。12、檔案管理人員應(yīng)在每月月末對(duì)上交檔案進(jìn)行一次階段性的整理、核實(shí)檢查，保證檔案的完整性。每學(xué)期期末進(jìn)行一次全面性的整理.（三）對(duì)于由辦公室管理的書(shū)面檔案：1、存放檔案

12、必須有專(zhuān)用柜架。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類(lèi)別和保管單位的次序,從左至右，自上而下，以便于管理、查找和找用。2、存放照片、磁帶、光盤(pán)需用特制的密封盒和專(zhuān)用的卷盒，按編號(hào)順序排列在專(zhuān)柜內(nèi)。電子檔案管理:電子檔案的保存地點(diǎn)可以多樣化。要在負(fù)責(zé)檔案管理的會(huì)長(zhǎng)的專(zhuān)用郵箱中留有備份。檔案編號(hào)書(shū)面檔案與電子檔案應(yīng)采取同樣的編號(hào)加以管理。編號(hào)由三部分組成,即“部門(mén)代號(hào)+時(shí)間（年、月、日）+活動(dòng)名稱(chēng)或檔案內(nèi)容”。其中，部門(mén)代號(hào)為部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)的拼音開(kāi)頭字母（如“辦公室”為BGS）。（四）檔案借閱制度1、查閱檔案經(jīng)主管會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)后必須持有其同意查閱的簽字條并填寫(xiě)檔案查閱登記簿,辦理相關(guān)登記手續(xù)方可進(jìn)行查閱。查閱者不得查閱本人的人事檔案及相關(guān)檔案。2 、查閱檔案不得損壞和遺失。查閱人員不可擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼或抽頁(yè)、拆封檔案，嚴(yán)禁在檔案上勾畫(huà)、涂抹、添加文字等。3 、摘抄復(fù)制檔案必須說(shuō)明理由。未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料負(fù)責(zé)人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見(jiàn);查閱者不得將檔案材料拿出檔案室。檔案的出室借閱須另向主管人員申請(qǐng)并備案。4、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后方可歸入原處。（五）檔案的鑒定和銷(xiāo)毀制度協(xié)會(huì)檔案保存期限（1）部會(huì)長(zhǎng)人事檔案資料保管期限為永久保存。(2)重大活動(dòng)檔案資料、重要出版物保管期限為永久。