公司檔案管理制度(doc 7頁(yè))

1、檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。2、歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后，及時(shí)交部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸檔（合同類(lèi)文書(shū)原稿由人事行政部歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊事件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人同意后由部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員妥為保存，檔案室以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送檔案室歸檔并換回影本） 。4、檔案管理專(zhuān)（兼）職人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，每

2、月結(jié)束后10日內(nèi)向人事行政部提交檔案目錄，每季度結(jié)束后15日內(nèi)編制檔案移交清單向檔案室移交檔案。檔案管理專(zhuān)（兼）職人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。二、文件材料的收集管理1、堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)人任專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員并保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知人事行政部。2、凡本公司印發(fā)的公文（含定稿和打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的文件原件）一律由檔案室統(tǒng)一收集管理。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。4、公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研

3、究、參加會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案管理人員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)旅費(fèi)。5、本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。6、各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé)：1）了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。2）認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的3月前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接手續(xù)。3）承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。三、歸檔

4、范圍1、以下公文統(tǒng)一交由人事行政部歸檔：1）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。2）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。3）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。4）本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。5）本公司反映各種職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。6）本公司的各種技術(shù)資料、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。7）信訪工作材料。8）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。9）本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。10）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件

5、材料。11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、平時(shí)歸卷1、各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。2、各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并按集團(tuán)檔案管理編號(hào)規(guī)則編號(hào)。3、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。4、專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文件案卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。五、立卷（案卷質(zhì)量

6、要求）1、為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合，由檔案室負(fù)責(zé)組卷、編目。2、案卷總的質(zhì)量要求是：遵循文件形成規(guī)律核特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。3、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。4、在歸檔的材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年

7、度規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。7、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。8、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。9、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備

8、考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。10、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。11、案卷的裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。12、案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）文件封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入案盒，置于檔案柜內(nèi)保存。13、案卷的保存期限案卷的保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1.永久保存：1）公司章程2）股東名簿3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則4）董事會(huì)及股東會(huì)

9、記錄5）財(cái)務(wù)報(bào)表6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀態(tài)及其他債券憑證8）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.十年保存：1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)2）會(huì)計(jì)憑證3）事業(yè)計(jì)劃資料4）其他經(jīng)核定須保存十年的文書(shū)。3.五年保存：1）期滿或解除的合約2）其他經(jīng)核定保存五年的文書(shū)。4.一年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。六、調(diào)卷管理1、調(diào)閱范圍1）“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情況須延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2）經(jīng)辦人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)檔案管理人員負(fù)責(zé)處理。3）經(jīng)辦人員調(diào)閱

10、檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)將調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4）調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的案件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。5）調(diào)閱程序：檔卷的調(diào)閱由經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要填寫(xiě)“調(diào)卷單”，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部經(jīng)理簽字同意，方可調(diào)卷。機(jī)密級(jí)以上文件由總經(jīng)理簽字方可調(diào)閱。七、聲像檔案管理辦法1、聲像檔案的收集范圍1）反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料。2）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。3）本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。4）涉及本公司和股東權(quán)益的聲像資料。5）其他單位形成的與本公司有關(guān)的

11、重要聲像資料。6）其他具有保存價(jià)值的聲像資料。2、收集時(shí)間及要求1）聲像檔案資料應(yīng)在形成后1個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2）各部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。3）收集要求錄音帶、錄像帶、影片、照片（含底片）和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)，以防散失。聲像檔案一般接收原版、原件，特殊情況下可以接收復(fù)制件。聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。檔案室有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料，各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)配合。3、整理歸檔程序：1）分類(lèi)、編號(hào)。照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按

12、時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。錄音帶、錄像帶、攝影帶按年代-問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。2）保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素，劃分保管期限。3）文字說(shuō)明的編寫(xiě)：文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝影者）等。4、聲像檔案的保管1）底片冊(cè)、錄音、錄像帶、光碟應(yīng)立放，存放磁帶應(yīng)避免用鐵皮柜。2）對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要每?jī)赡隀z查一次。3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改；銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔部門(mén)同意，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4）檔案室應(yīng)建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。5、聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用1）編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。2）建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。3）具有專(zhuān)利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按