合同管理制度修改

1、盛德誠信合同管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司的合同管理, 依法維護(hù)公司合法權(quán)益，充分發(fā)揮合同在生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國合同法及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司的各種合同管理活動(dòng)。第三條 本辦法所稱“合同”是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對外所簽訂的旨在確立、變更或終止與相對方民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議（勞動(dòng)合同除外）等，包括采購、銷售、倉儲(chǔ)、租賃、技術(shù)、服務(wù)等合同，還包括補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議、對外保函、備忘錄、訂貨單以及各類技術(shù)協(xié)議等其它具有合同性質(zhì)的法律性文件。本辦法所稱“合同管理”包括：合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息管理、招投標(biāo)管理、

2、合同談判和履行合同風(fēng)險(xiǎn)評估，合同文本的起草、簽訂、履行、變更、解除、糾紛的處理，合同檔案的管理等一系列活動(dòng)。本辦法所稱“合同印章”是指以公司名義對外簽訂合同時(shí)所使用的公章、法定代表人名稱章及合同專用章等。第四條 本規(guī)定適用于公司本部以及下屬的各子/分公司。第二章 合同管理職責(zé)第一條 公司相關(guān)部門在訂立、履行、變更或解除合同以及發(fā)生合同糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí) 通知相關(guān)部門合同管理部門，以保障公司經(jīng)營活動(dòng)的計(jì)劃性和整體協(xié)調(diào)性。第二條 公司法務(wù)部門（暫由財(cái)務(wù)部門代為執(zhí)行）為公司合同管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，其工作 職責(zé)如下： 1、審查合同的合法性和合規(guī)性，對合同文本提出修改意見； 2、監(jiān)督檢查合同的履行情況； 3、制定

3、和發(fā)布常用合同示范文本或標(biāo)準(zhǔn)格式合同； 4、對合同進(jìn)行收集、整理和歸檔，制定合同編碼規(guī)則，監(jiān)督管理各部門合同的統(tǒng)一 編號(hào)、登記臺(tái)賬、分類歸檔執(zhí)行情況；（詳見附件一：合同編碼規(guī)則） 5、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)合同承辦部門的合同管理工作并提供法律意見； 6、制定并組織公司合同承辦部門執(zhí)行公司合同管理的規(guī)章制度；7、參與公司重大合同、合作項(xiàng)目的談判、簽約；8、參與合同糾紛的處理，主導(dǎo)合同糾紛所致訴訟工作。9、負(fù)責(zé)法人授權(quán)委托代理人和業(yè)務(wù)部門的合同管理人員的法律培訓(xùn)。 第三條 相關(guān)業(yè)務(wù)部門或安裝、采購等部門是合同的二級管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，是合同的擬 定、執(zhí)行部門，具體責(zé)任人為合同業(yè)務(wù)人員、專（兼）職合同管理員和法定代表

4、人或 授權(quán)簽訂合同的受托人，其工作職責(zé)如下： 1、 業(yè)務(wù)人員職責(zé)：負(fù)責(zé)合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息收集、組織招投標(biāo)會(huì)議、 合同談判等相關(guān)工作；合同文本的起草、報(bào)批、履行、變更、解除、糾紛的處理等活 動(dòng)。2、 專（兼）職合同管理員職責(zé)：建立合同管理臺(tái)賬（包括合同簽訂、變更、解除、履行、質(zhì)量異議的臺(tái)賬）、合同原始檔案、客戶信息資料、招投標(biāo)臺(tái)賬及資料的管理，同時(shí)對合同簽訂計(jì)劃、合同文本中標(biāo)的物、數(shù)量、金額等必備的條款內(nèi)容進(jìn)行核對，以及其他與合同有關(guān)的工作。 3、法定代表人或授權(quán)簽訂合同的受托人，其主要職責(zé)是： （1） 負(fù)責(zé)合同的簽訂、變更、解除、終止等有關(guān)手續(xù)的辦理，重大、復(fù)雜合同的簽 訂，應(yīng)在本

5、部門負(fù)責(zé)人或公司法務(wù)部門的指導(dǎo)下進(jìn)行； （2） 協(xié)調(diào)、督促承辦合同的履行，并及時(shí)將合同履行過程中出現(xiàn)的重大異常情況向 本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告；（3） 負(fù)責(zé)未進(jìn)入法律程序的合同糾紛處理，協(xié)助公司法務(wù)部門處理進(jìn)入法律程序的 合同糾紛案件。第三章 合同類型常用業(yè)務(wù)合同分類如下： 1、工程類合同：設(shè)備調(diào)試及安裝合同等； 2、人事企劃、行政類合同：勞務(wù)外協(xié)合同、勞務(wù)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議、租房合同（勞動(dòng)合 同除外）等；3、財(cái)務(wù)類合同：借貸款合同等；4、經(jīng)營、采購類合同：采購合同、 銷售合同、運(yùn)輸合同、保管合同、倉儲(chǔ)合同等；5、設(shè)計(jì)、技術(shù)類合同：設(shè)計(jì)合同等；第四章 合同擬定、審批和簽訂第一條 合同的簽訂應(yīng)采取書面形

6、式，不得在簽署書面合同之前先行開展業(yè)務(wù)活動(dòng)；合 同內(nèi)容涉及技術(shù)問題的，合同審核時(shí)應(yīng)附相關(guān)專業(yè)技術(shù)意見。除公司本部和各子公司內(nèi)各公司間交易外，合同簽訂時(shí)，以對方首先加蓋合同專用章 或公章為原則；合同文本使用傳真件的，事后應(yīng)補(bǔ)齊對方蓋章原件，或針對合同傳真件與經(jīng)常性客戶簽訂確認(rèn)書。 第二條 合同中載明的我方被授權(quán)人必須經(jīng)公司書面授權(quán)，受托人簽訂合同及從事業(yè)務(wù)活動(dòng)必須在公司授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。受托人超越授權(quán)范圍以及在授權(quán)期限屆滿后所簽訂的合同無效，由此所導(dǎo)致的法律責(zé)任由受托人自行承擔(dān)。（詳見附件二：授權(quán)委托書）第三條 凡公司有標(biāo)準(zhǔn)格式合同或合同示范文本的，應(yīng)優(yōu)先采用；對于經(jīng)常性業(yè)務(wù)， 根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，由公

7、司法務(wù)部門和各業(yè)務(wù)部門擬訂標(biāo)準(zhǔn)格式合同或合同示范文本。第四條 下列合同需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，并經(jīng)財(cái)務(wù)、成本及其他有關(guān)專業(yè)部門評審，合同評審形式。（詳見附件三：合同評審會(huì)簽單） 1、以公司名義對外簽訂的各類書面合同。 2、根據(jù)公司權(quán)責(zé)劃分等制度規(guī)定，公司對外簽訂的合同，應(yīng)一律按照公司統(tǒng)一合同 版本執(zhí)行，未有統(tǒng)一合同版本的應(yīng)提交公司法務(wù)部門審核。 任何人不得私自對合同標(biāo)的進(jìn)行分解，以掩蓋合同的真實(shí)性或越權(quán)審批合同。 第五條 合同必須嚴(yán)格遵循逐級審批的原則，需在報(bào)送審批人批準(zhǔn)時(shí)填寫合同審批單。 合同提交審批人審批時(shí)，需提交以下相應(yīng)的資料：1、合同審批單；2、合同文本；3、合同的技術(shù)附件；4、變更或解

8、除合同對應(yīng)的原合同文本；5、其他要求提供的文件資料。第六條 凡是國家規(guī)定需由政府有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)審批或公證的合同，由業(yè)務(wù)部門辦理相關(guān)的審批手續(xù)。 第七條 合同的內(nèi)容由雙方當(dāng)事人依照中華人民共和國合同法協(xié)商約定，根據(jù)示 范文本要求填寫清楚，以確保合同全面履行。合同內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容：當(dāng)事人的法定名稱和住所，合同標(biāo)的，標(biāo)的物的數(shù)量，標(biāo)的物的質(zhì)量，價(jià)款或報(bào)酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，保密條款，違約責(zé)任，解決爭議方法。除以上條款外，可根據(jù)合同性質(zhì)以及當(dāng)事人的要求，協(xié)商約定其他條款。合同條款中，解決糾紛方式條款應(yīng)盡量選擇仲裁方式，并力爭約定我公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)仲裁。必須約定起訴方式的，力爭約定在我公司所在地

9、法院訴訟。合同簽訂時(shí)，以對方先行加蓋合同印章為原則。若因特殊原因需由我公司先行蓋章的，由簽約人在合同審批單中注明，并由業(yè)務(wù)部門主管簽字確認(rèn)后，方可由印章管理部門予以蓋章。合同簽訂時(shí)，必須在合同的每一頁上簽字確認(rèn)或加蓋騎縫章，以保證合同完整性。第五章 合同印章的使用與管理第一條 合同印章的使用與管理按照公司印章管理辦法執(zhí)行。 第二條在對外簽訂合同時(shí)，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章。除國家法律、法規(guī)明文規(guī)定必 須加蓋公司公章外，其它合同加蓋合同專用章。 單份合同文本達(dá)兩頁以上的應(yīng)加蓋騎縫章或在右下角雙方手簽。第六章 合同的份數(shù)及存檔合同的具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，我方至少留存三份，業(yè)務(wù)部門一份，公司財(cái)務(wù)、法務(wù)

10、部門及檔案管理各一份，如不具備條件簽訂我方保留三份，則由財(cái)務(wù)部門留存原件，其他部門留存復(fù)印件。第七章 合同的履行、變更和解除第一條 依法簽訂生效的合同具有法律約束力，一切與合同有關(guān)的部門及人員均必須全面履行，不得擅自修改、變更、解除或終止。 第二條 合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同中規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、 驗(yàn)收、確認(rèn)合同對方義務(wù)的履行。合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)隨時(shí)跟蹤合同的履行情況，并及時(shí)向本單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取解決措施。第三條 合同簽訂后，若發(fā)現(xiàn)存在以下情形的，應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商變更或解除合同， 必要時(shí)可請求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或解除。1、發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅?/p>

11、詐行為，嚴(yán)重?fù)p害我方利益的；2、我方實(shí)際履行確有不可克服的困難的；3、合同雙方發(fā)生名稱更名的；4、因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；5、履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；6、當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；7、當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；8、法律規(guī)定的其他情形。由于合同對方原因需要變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)公司合法權(quán)益出發(fā)，按照本辦法 規(guī)定的合同管理流程謹(jǐn)慎處理。第四條 變更或解除合同，一律采用書面形式。合同變更后，合同編號(hào)不予改變。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，合同變更部分與原合同具有

12、同樣的法律效力。變更或解除合同的審批原則、審批權(quán)限及流程應(yīng)依據(jù)原合同進(jìn)行。變更或解除合同文本的，應(yīng)單獨(dú)登記流水號(hào)臺(tái)賬，以便于管理和查閱。第八章 合同糾紛的處理 第一條 合同糾紛由承辦部門及時(shí)協(xié)商處理，協(xié)商不成，需要訴訟或仲裁的，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)以書面形式上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門，并在公司的授權(quán)下配合公司法務(wù)部門向法院起訴或仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁，不得私自對外委托有關(guān)部門或個(gè)人處理糾紛。（詳見附件四：合同糾紛處理程序）第二條 合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟(jì)損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)由業(yè)務(wù)單位查清原因，以書面形式上報(bào)承辦單位負(fù)責(zé)人和分管本業(yè)務(wù)

13、的公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批示后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。 第三條 通過協(xié)商或調(diào)解使合同糾紛得到解決的，必須形成書面協(xié)議，并由雙方代表簽字確認(rèn)，同時(shí)必須將對方簽字代表持有的授權(quán)委托書作為書面協(xié)議的組成部分進(jìn)行存檔。第九章 合同臺(tái)賬及合同檔案管理第一條 所有合同業(yè)務(wù)部門必須建立合同管理臺(tái)賬。對于合同簽訂計(jì)劃、合同簽訂、履行、變更、解除以及合同糾紛、客戶信息資料、招投標(biāo)項(xiàng)目的管理等應(yīng)單獨(dú)建立臺(tái)賬，以便管理與檢查，原則上合同管理臺(tái)帳每半年報(bào)送公司法務(wù)部門備案。 第二條 合同履行過程中業(yè)務(wù)人員應(yīng)妥善保管各種合同資料，合同履行完畢后及時(shí)將 有關(guān)資料報(bào)本單位合同管理人員存檔，由合同管理員定期將合同資料移交公司檔案部

14、 門。業(yè)務(wù)單位應(yīng)保留雙方蓋章的合同原件，如因特殊情況無法及時(shí)提供對方蓋章原件的，事后最遲在二十個(gè)工作日內(nèi)將對方蓋章原件歸檔留存；提供對方蓋章原件確有困難的，可以留存合同傳真件，但交易對方必須為經(jīng)常性客戶，且應(yīng)針對傳真件簽訂年度或定期確認(rèn)書。第十章 合同管理的監(jiān)督檢查第一條 合同管理部門應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面對合同進(jìn)行監(jiān)督檢查：1、國家經(jīng)濟(jì)法規(guī)和本辦法的執(zhí)行情況；2、合同簽約人對客戶的資信調(diào)查情況，對合同資料的登記、保管情況。 3、合同履約率；5、合同的履行狀況，未履行合同的原因、責(zé)任情況；6、合同產(chǎn)生糾紛的原因和對糾紛的處理情況。第二條 合同管理部門根據(jù)本辦法以不定期抽查的方式督促執(zhí)行，并以合同

15、管理調(diào)研報(bào)告及合同管理建議書的形式向各級管理層報(bào)告合同管理情況。合同管理部門在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)合同管理人員有違反法律法規(guī)和本辦法情況的，及時(shí)提出糾正和整改意見，合同管理人員應(yīng)積極整改。第十一章 獎(jiǎng)懲規(guī)則第一條 合同審查、簽訂、履行、變更、解除過程中，存在下列情形之一，依據(jù)公司員工獎(jiǎng)懲條例相關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予主要責(zé)任者、次要責(zé)任者相應(yīng)行政處分及經(jīng)濟(jì)處罰：1、違反規(guī)定簽訂合同，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；2、沒有對合同對方進(jìn)行資信審查，或?qū)彶椴徽J(rèn)真、不準(zhǔn)確，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；3、沒有按照本辦法規(guī)定留存客戶三證資料給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；4、不負(fù)責(zé)任、玩忽職守，錯(cuò)簽合同或購進(jìn)偽劣產(chǎn)品造成公司經(jīng)濟(jì)損失

16、的；5、應(yīng)采用而未采用書面形式訂立合同，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；6、濫簽人情合同，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失及不良影響的；7、由于合同承辦部門或合同簽約人的原因造成我方承擔(dān)違約責(zé)任或被法律程序確認(rèn) 為我方違約而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的； 8、 合同履行過程中，因部門之間相互推諉影響合同的履行，而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失 的； 9、簽訂的合同條款不完備或不規(guī)范給合同履行造成障礙或引發(fā)合同糾紛給公司聲譽(yù) 造成極壞影響的；10、 因相關(guān)合同資料保管不善，造成證據(jù)缺失、舉證不能或者敗訴而給公司造成經(jīng)濟(jì) 損失的；11、對方違約給公司造成較大經(jīng)濟(jì)損失而未及時(shí)行使追償權(quán)的；12、 合同無法履行沒有及時(shí)簽訂解除協(xié)議或者補(bǔ)充協(xié)議給

17、公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；13、公司各部門、子公司違反規(guī)定以部門、子公司的名義獨(dú)立對外簽訂合同導(dǎo)致合同 無效而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的；14、 合同簽約人員及合同管理人員違反公司制度規(guī)定泄露公司秘密給公司聲譽(yù)造成 極壞影響或給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者；15、其它違反本辦法給公司造成較大損失和不良影響的。第二條 在合同簽訂、履行和合同糾紛案件的處理過程中，避免或挽回?fù)p失，或檢舉、揭發(fā)違法合同有功的員工，公司將根據(jù)員工獎(jiǎng)懲條例給予獎(jiǎng)勵(lì)。第十二章 附 則第一條 公司各部門和子公司已制定的相關(guān)合同管理規(guī)定與本辦法相抵觸的，以本辦 法為準(zhǔn)。第二條 本辦法經(jīng)總裁批準(zhǔn)后發(fā)布，修訂時(shí)亦同。第三條 本辦法由公司法務(wù)部門負(fù)責(zé)

18、解釋。第四條 本辦法附件：附件一：合同編碼規(guī)則附件二：授權(quán)委托書附件三：合同評審會(huì)簽單附件四：合同糾紛處理程序16附件一： 合同編碼規(guī)則編碼名稱合同編碼使用范圍普會(huì)系統(tǒng)、報(bào)支系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應(yīng)收系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、工程系統(tǒng)、外協(xié)系統(tǒng)位 數(shù)7位編碼構(gòu)成：位數(shù)1234567項(xiàng)目屬性NNNNXXX例子1003001編碼方式： 年份后2位 月份后2位 流水號(hào)3位備注：屬性中用N表示阿拉伯?dāng)?shù)字，X表示英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字均可以。示例：如2012年1月份簽訂了第一份合同，則合同編碼為“1201001”。附件二： 授 權(quán) 委 托 書 編號(hào)： 委托單位:委托人： ，受托人：姓名 ；性別 ；身份證號(hào) ；職務(wù) ；電話 茲委托并授權(quán)上述受托人于以下期間在以下授權(quán)范圍內(nèi)就以下事項(xiàng)代理委托人履行職權(quán)：一、 委托事項(xiàng)：二、 授權(quán)范圍： 三、有效期：此授權(quán)委托書自簽發(fā)之日起生效，有效期至： 1、上述委托事項(xiàng)完成之日； 2、在此前委托人書面撤銷受托人的代理權(quán)之日止； 3、截至于 年