關于發(fā)布《職場租賃工作指引(2014版)》的通知-附件1

1、XXXX保險股份工作通知書 合保物工作通知20215號 簽發(fā)人：向 英關于發(fā)布?職場租賃工作指引2021版?的通知各分公司：為指導各分公司職場管理工作，提高職場管理水平、工作效率和資源配置效果，根據(jù)?職場租賃工作指引2021版?實施效果以及職場系統(tǒng)正式上線的實際情況，特在?職場租賃工作指引2021版?的根底上進行相應更新，現(xiàn)將?職場租賃工作指引2021版?發(fā)布實施，請遵照執(zhí)行。特此通知 總公司物控部 2021年12月10日 經(jīng)辦： 聯(lián)系 ： 職場租賃工作指引2021版編制 日期 審核 日期 批準 日期 目 錄第一局部 租賃管理61.1 方案管理61.1.1方案編制時間71.1.2方案編制要求7

2、1.2 制度管理81.2.1制度完善81.2.2制度宣導培訓91.2.3監(jiān)督、檢查、指導91.3 過程管理91.3.1租賃合規(guī)性檢查91.3.2租賃風險點檢查101.3.3租賃數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查101.3.4檢查結(jié)果處理111.4 日常管理111.4.1 報表管理111.4.2職場動態(tài)跟蹤111.4.3常規(guī)檢查121.5 溝通管理121.5.1制度執(zhí)行反響121.5.2?工作通知書?反響131.5.3?工作聯(lián)系函?反響131.5.4?工作整改通知書?反響13第二局部 租賃實務142.1 租賃方案142.2 需求審核142.3 租賃市場調(diào)查162.4 合格職場選擇172.4.1產(chǎn)權(quán)證明172.4.2消

3、防合格證明172.4.3租賃面積復核182.4.4合格職場租賃報價書192.5 備選職場確定192.6 租賃合同談判202.7租賃方案確定202.8 租賃合同審核簽訂21第三局部 租賃申請223.1任務描述223.2 附件明細233.2.1租賃申請附件233.2.2租賃報備附件24第四局部 價風格查254.1 調(diào)查部門254.2 調(diào)查方案254.3 調(diào)查要求254.3.1調(diào)查對象254.3.2調(diào)查方式264.3.3價格內(nèi)容274.3.4過程記錄274.4 分析上報274.4.1整理審核274.4.2匯總分析284.4.3上報存檔28第五局部 資料管理295.1 資料分類295.1.1 合同類資

4、料295.1.2電子類資料295.1.3 實物類資料305.2 資料收集審核305.2.1 資料收集305.2.2 資料審核305.3 資料保管315.3.1 資料平安315.3.2 資料檢查315.3.3資料使用315.4.4保管期限32第六局部 附那么326.1適用期限326.2解釋修訂權(quán)32供學習參考職場租賃工作指引2021版為指導各分公司職場管理工作，提高職場管理水平、工作效率和資源配置效果，特制定本指引。本指引包括租賃管理、租賃實務、租賃申請、價風格查和資料管理等五局部內(nèi)容。第一局部 租賃管理租賃管理工作包括為滿足公司日常辦公、經(jīng)營需求而合理配置職場資源所進行的方案、執(zhí)行、控制和反響

5、等活動。職場管理崗在整個職場管理工作過程中起著重要的作用，須參照本指引完成相應工作。1.1 方案管理職場管理崗負責編制分公司職場租賃工作方案，包括：?分公司年度租賃工作方案?見附件1、?單一職場租賃執(zhí)行方案?見附件2。物控部會根據(jù)年度工作方案和單一方案的時間節(jié)點，對各職場方案完成情況進行統(tǒng)計和追蹤。?單一職場租賃執(zhí)行方案?是職場系統(tǒng)中“行事歷環(huán)節(jié)中必備上傳資料。?分公司年度租賃工作方案?。根據(jù)分公司存量職場使用情況，并結(jié)合職場租賃合同、機構(gòu)開展方案、外部監(jiān)管環(huán)境等因素制定?分公司年度租賃工作方案?，每年年中根據(jù)實際情況進行調(diào)整。?單一職場租賃執(zhí)行方案?。根據(jù)?分公司年度租賃工作方案?制定?單一

6、職場租賃執(zhí)行方案?。執(zhí)行方案包括自租賃需求確認至職場投入使用的全部工作，同時規(guī)劃職場裝修、監(jiān)管檢查、證照辦理等相關工作。對于總、分公司共同參加的分公司管理本部職場租賃工作，分公司須根據(jù)方案，在重要時間節(jié)點向總公司物控部報告工作進展。1.1.1方案編制時間每年1月1日至15日將?分公司年度租賃工作方案?、7月1日至15日將年中進行調(diào)整的?分公司年度租賃工作方案?簽字掃描后以郵件方式發(fā)至總公司物控部。1.1.2方案編制要求。ai確的、指導：1 .1.2.1新籌機構(gòu)新籌機構(gòu)的租賃工作宜采用正排時間的方式編制方案，各時間節(jié)點如下：租賃工作時效。自批籌文件下發(fā)之日起至租賃合同正式簽訂，工作時間周期為中支

7、60天之內(nèi)、營銷效勞部30天之內(nèi)。需求確認時間。自批籌文件下發(fā)之日起5個工作日內(nèi)完成需求確認。租賃合同生效時間。租賃合同實際生效日期不得早于租賃申請審批通過日期；盡量爭取租賃免租期，免租期開始時間必須在租賃合同正式簽訂之后。需合理利用租賃免租期，在免租期內(nèi)完成職場租賃裝修、證照辦理等工作。正式租賃計費時間。該時間不得早于合同正式簽訂日期。租賃報備時間。職場租賃合同用印后15個工作日內(nèi)完成租賃報備。1.1.2.2非新籌機構(gòu)非新籌機構(gòu)的職場租賃包括續(xù)租、換租、擴租、縮租等方式，其中后三種租賃工作宜采用倒排時間的方式編制方案，各時間節(jié)點要求如下：租賃合同生效時間、正式租賃計費開始時間、租賃報備時間等

8、要求同上述1.1.2.1新籌機構(gòu)。需求確認時間。自原職場租賃合同到期日向前倒推，中支職場至少提前60天時間，營服職場至少提前40天時間。須合理規(guī)劃租賃申請審批、合同用印、職場裝修、證照辦理、搬遷等各項工作時間。租賃重疊期。須嚴格控制新舊租賃合同中重疊支付租賃費用的時間，租賃重疊期費用計入合同期職場費用。1.1.2.3特殊情況當出現(xiàn)城市拆遷改造、出租方違約等特殊情況時，可以對以上時間節(jié)點要求進行調(diào)整。同時郵件上報物控部備案，提供證明材料，明確經(jīng)濟損失和其他風險。1.2 制度管理職場管理制度是職場管理工作的依據(jù)，通過完善、宣導、培訓、監(jiān)督、檢查、指導等形式保證職場管理制度被正確地理解并執(zhí)行。1.2

9、.1制度完善根據(jù)總公司的職場管理制度，結(jié)合分公司的實際情況，補充、完善分公司范圍內(nèi)職場管理制度體系。職場制度體系包括：組織管理：明確各參與部門和人員的職責、權(quán)限；動態(tài)跟蹤管理：建立職場評價指標、過程監(jiān)控和改進措施；內(nèi)部檢查和溝通管理：明確內(nèi)部檢查規(guī)定，建立分公司內(nèi)部各部門、各機構(gòu)的溝通機制；考核管理：制定職場管理考核方法；資料管理：建立職場資料建檔、人員異開工作交接等工作指引。1.2.2制度宣導培訓在總公司及分公司新的職場管理制度公布后，對分公司決策層、操作層等所有相關人員進行宣導，重點是對新舊管理制度的差異和有效期。在分支機構(gòu)職場管理相關人員發(fā)生變動時，組織制度宣導，使新到崗人員盡快了解、熟

10、悉公司制度。職場租賃業(yè)務較多的分公司，每年至少組織一次租賃工作培訓。培訓內(nèi)容可包括職場管理制度、職場系統(tǒng)操作、工作指引、專業(yè)技術知識等。1.2.3監(jiān)督、檢查、指導對制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行監(jiān)督、檢查、指導。1.3 過程管理過程管理包括：租賃風險點檢查、租賃合規(guī)性檢查、租賃數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查等。1.3.1租賃合規(guī)性檢查工作程序。職場租賃按照“需求確認“市場調(diào)查.“合同用印的順序?qū)嵤?，客觀選擇備選職場，不得人為改變實施順序，特別是不得按照“結(jié)論調(diào)查申請的順序?qū)嵤┳赓U。人員管理。租賃決策人、執(zhí)行人、參與人等均應符合公司職場管理制度規(guī)定，未獲得授權(quán)人員不得參與；有關人員對租賃過程資料實行雙人雙部門簽字確

11、認，并對其真實性負責。外部資料。外部單位提供的資料需經(jīng)加蓋公章、有權(quán)人親筆簽名，并提供有效聯(lián)系方式。1.3.2租賃風險點檢查租賃過程中須關注各種租賃風險點見附件3。對各風險點進行評估和判斷，對于“不可補償性風險點實行一票否決，對于“可補償性風險點須提供優(yōu)勢條件，不得瞞報。1.3.3租賃數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查租賃數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查包括數(shù)據(jù)的真實性、準確性、完整性。數(shù)據(jù)真實性檢查內(nèi)容包括：嚴禁編造、篡改租賃調(diào)查關鍵數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)應來源于本次專項調(diào)查活動；數(shù)據(jù)應真實、有效，必須自出租方處獲取第一手數(shù)據(jù)，不得使用未經(jīng)證實的二手數(shù)據(jù)代替；職場調(diào)查工作應真實、客觀，不得為了主觀目的而虛構(gòu)數(shù)據(jù)，或者使用無代表性的數(shù)據(jù)以引導主觀

12、性結(jié)論。數(shù)據(jù)準確性檢查內(nèi)容包括：按現(xiàn)行職場管理制度，準確測算面積和預算標準；對各種租賃風險點和關鍵數(shù)據(jù)認真核實；對統(tǒng)計數(shù)據(jù)結(jié)果進行檢查，防止出現(xiàn)邏輯性錯誤如月租金大于年租金等、計算錯誤等；使用客觀標準對不同職場信息進行比照、分析、決策。數(shù)據(jù)完整性檢查內(nèi)容包括：租賃申請的工程內(nèi)容完整，包括租賃費用范圍內(nèi)的所有工程，不得將范圍外的工程列入；對租賃對象的描述、評價應該完整，對于“不可補償性風險點信息不得隱瞞、刪除；租賃審批的各種附件資料應完整無遺漏；職場租賃過程提供的標準表格中的各項數(shù)據(jù)須完整，不得出現(xiàn)空格無數(shù)據(jù)內(nèi)容填寫“或“/。1.3.4檢查結(jié)果處理在租賃決策時，必須對職場租賃合規(guī)性和租賃風險點做

13、重點說明，并將說明內(nèi)容列入?租賃采購紀要?，對不符合公司制度的做法應責令參與人員進行改正。1.4 日常管理除對職場租賃工程進行嚴格管理外，還應該掌握分公司整體的職場資源使用情況、機構(gòu)職場管理工作情況，包括以下內(nèi)容：1.4.1 報表管理每月對職場管理工作結(jié)果進行檢查，編制?職場管理臺帳?見附件4、?職場租賃工作進度月報表?見附件5、以了解、掌握分公司整體職場情況。1.4.2職場動態(tài)跟蹤跟蹤、監(jiān)測職場使用情況，分析判斷職場資源配置，逐漸提高職場使用效益。分析指標可以使用“職場人均建筑面積、“職場超標面積、“職場超標費用“百元保費職場費用率等，按季度、月度進行橫向、縱向比照分析，重點關注的對象包括效

14、益分析中排名靠后和排名靠前的職場。對進入“關注范圍的職場，應與使用單位進行溝通、提醒，并向分公司領導層報告，提供決策依據(jù)。1.4.3常規(guī)檢查常規(guī)檢查是對分公司各機構(gòu)的職場管理工作的現(xiàn)場檢查或特殊問題抽查，既包括職場資料類檢查也包括職場使用效益的檢查，每半年至少檢查一次，并做出評價與考核。檢查結(jié)果應在檢查結(jié)束后一個月內(nèi)匯總整理向分公司領導報告，同時向總公司物控部進行報備。檢查內(nèi)容、檢查方式、評價與考核方法等由分公司自行確定。1.5 溝通管理職場管理崗作為租賃管理工作中聯(lián)系分公司與職場需求部門、總公司物控部與分公司的紐帶，必須做好日常管理工作中的溝通、反響工作。本指引中僅做出職場管理崗對總公司物控

15、部的反響要求，分公司內(nèi)部反響要求由分公司自行確定。1.5.1制度執(zhí)行反響分公司制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的情況、問題可及時總結(jié)并向總公司進行反響，做為調(diào)整、更新制度的參考依據(jù)。1.5.2?工作通知書?反響總公司物控部根據(jù)工作需要以?工作通知書?、郵件通知等方式下發(fā)通知，要求分公司提供相關職場租賃管理工作的反響信息，職場管理崗應在接到通知后按照要求的內(nèi)容、格式、時間等完成工作，并將結(jié)果報主管領導審核后按時上報總公司物控部。1.5.3?工作聯(lián)系函?反響職場管理崗須在?職場租賃合同?正式簽訂完成后15個工作日內(nèi)向總公司提出報備申請，如出現(xiàn)特殊情況不能在規(guī)定時間內(nèi)提交報備申請的，必須以郵件方式向總公司物控部做

16、出書面說明?？偣疚锟夭客ㄟ^報備申請對租賃工作實行檢查，發(fā)現(xiàn)工作過程中出現(xiàn)問題時將向分公司發(fā)出?工作聯(lián)系函?見附件8。職場管理崗在收到?工作聯(lián)系函?后，應認真檢查問題的原因，制定整改措施并整改，并在10個工作日內(nèi)向總公司物控部做出書面回復。待總公司物控部再次做出?工作聯(lián)系函?回復后，職場管理崗將完整資料作為附件添加至職場系統(tǒng)報備申請中重新提交。1.5.4?工作整改通知書?反響總公司物控部每年度對機構(gòu)組織定期或不定期的工作檢查，在檢查結(jié)束后，對于出現(xiàn)的問題，下發(fā)?工作整改通知書?。職場管理崗應對?工作整改通知書?內(nèi)容制定整改方案、整改措施，并按時將整改結(jié)果上報總公司物控部。第二局部 租賃實務2.

17、1 租賃方案職場租賃工作須提前規(guī)劃，根據(jù)?分公司年度租賃工作方案?和機構(gòu)籌建方案合理安排職場租賃工作方案，統(tǒng)籌資源，分配工作，在職場系統(tǒng)中創(chuàng)立租賃工程后，編制?單一職場租賃執(zhí)行方案?見附件2。分公司行政部根據(jù)?方案?監(jiān)督執(zhí)行情況，加強對工作節(jié)點的檢查，保證工作時效。各工作參與人員應了解所負責工作的內(nèi)容和時間要求。2.2 需求審核租賃工作正式開始之前，須首先進行職場需求審核。職場需求由需求單位提交，需明確職場需求面積、大致預算、擬投入使用時間以及其他要求的，并非對租賃方案確實定。需求單位預測未來開展趨勢和需求，填寫?租期內(nèi)各季度有效人力、業(yè)績開展規(guī)劃?見附件7。?規(guī)劃?應對租賃期內(nèi)各季度的月均有

18、效人力、月均標保收入進行預估及承諾，規(guī)劃目標應切實可行，具備操作性，承諾人對規(guī)劃的內(nèi)容承擔責任?？偣緦⒃谀杲K考核時參考規(guī)劃內(nèi)容與機構(gòu)的實際達成情況進行打分。分公司行政部在征求分公司總經(jīng)理、企劃部對?規(guī)劃?的意見后，根據(jù)需求單位有效人力、開業(yè)年限等情況測算職場面積標準、合同期預算。分公司綜合機構(gòu)開展規(guī)劃、機構(gòu)實際情況、職場合同期預算等因素合理確定擬選職場類型，參照下表：職場選擇類型說明對應機構(gòu)類型1.量價均衡型職場面積、位置、檔次、形象等與標準類似正常開展機構(gòu)2.量高價低型職場面積需求大，對職場位置、檔次、形象等要求不高人均保費低；出勤人力多而有效人力相對較少；人力開展上升期； 所在地區(qū)職場資

19、源豐富，可選擇性大。 3.量低價高型職場面積需求小，對職場位置、檔次、形象等要求較高人力和業(yè)績開展較穩(wěn)定； 保險市場競爭異常劇烈；當?shù)芈殘鲑Y源匱乏，可選擇性小。4.特殊規(guī)劃型職場面積、單價等與標準偏差較大，需調(diào)劑入出合同期職場預算重點扶持機構(gòu)； 弱體機構(gòu)。提前換租的職場，還應提前與原職場出租方約定解約工作，如：雙方確定退租時間，明確違約責任，核實退租損失等。在審核新職場需求時必須計算因提前換租而造成的損失。需求審核結(jié)果由分公司行政部反響需求部門?職場租賃需求審核表?見附件8，需明確回復需求部門進行調(diào)查的職場類型、面積、租期和合同期預算等，作為后續(xù)工作指導意見。2.3 租賃市場調(diào)查租賃調(diào)查工作應

20、按照?職場租賃需求審核表?的結(jié)果進行，調(diào)查人員不得少于兩人。調(diào)查方式為現(xiàn)場調(diào)查，調(diào)查人員與出租方或其代表人直接溝通，不得通過 、網(wǎng)絡等方式獲取信息，填報的價格不得采取比較隨意的初次報價，應根據(jù)報價以及可能優(yōu)惠的幅度大致估算實際成交的價格；調(diào)查對象不能僅限于當?shù)剞k公樓租賃市場，還應包括當?shù)嘏c我公司市場規(guī)模、地位類似的兩家以上同業(yè)公司職場情況。調(diào)查結(jié)果應形成?租賃調(diào)查報告?，由調(diào)查人員簽字確認，對?報告?的真實性負責。分公司行政部對?報告?審核，對結(jié)論負責。調(diào)查信息應包括詳細地址、面積、租賃單價、租賃起止日期等信息。如有可能，還需提供調(diào)查職場不同時期的歷史租賃數(shù)據(jù)。報告采用文字或表格的形式，由分公

21、司自行確定，在分公司范圍內(nèi)統(tǒng)一格式。2.4 合格職場選擇調(diào)查人員應綜合考慮監(jiān)管部門及公司對職場規(guī)定、職場需求審核結(jié)果、建筑物實際情況等因素，依據(jù)當?shù)乇O(jiān)管部門頒發(fā)的?保險機構(gòu)辦公場所相關規(guī)定?和公司的?職場租賃風險點匯總表?篩選出合格職場。調(diào)查人員此階段需要完成的工作包括：審核職場房屋產(chǎn)權(quán)證明、消防合格證等重要證書的原件，取得各類權(quán)屬文件復印件；確認職場租賃面積、價格、租期等關鍵信息；現(xiàn)場調(diào)查、評價職場地段、交通、形象、環(huán)境等適用性；分析、評估各職場存在的風險及出現(xiàn)概率。2.4.1產(chǎn)權(quán)證明必須為當前有效的?房產(chǎn)證?原件的復印件，不得使用原有的復印件。取得復印件時應將內(nèi)容與原件比照，保證一致。調(diào)查

22、職場如無房產(chǎn)證，應參照?房屋出租證明材料明細表?見附件9對其他權(quán)屬文件進行查驗，能夠有效證明職場無產(chǎn)權(quán)風險。2.4.2消防合格證明在正常情況下，應取得由當?shù)乇ｋU監(jiān)管部門認可的消防合格證明。如當?shù)乇ｋU監(jiān)管部門認可用二次裝修工程的“消防驗收、備案手續(xù)代替租賃職場的消防證明的，需要在公司租賃審批申請中做出說明，并必須保證在裝修工程竣工后半個月內(nèi)取得“消防驗收、備案手續(xù)，否那么視為不合格職場。對于老舊建筑、當?shù)卣O(jiān)管限額以下建筑等特殊原因，不能取得消防合格證明的，應“由行政許可申請人即我司出具已經(jīng)加強新營業(yè)場所消防平安措施、確保消防平安的書面承諾。 書面承諾的方式需要事先征得當?shù)乇ｋU監(jiān)管部門認可，而

23、不是對總公司的承諾和保證。如當?shù)乇ｋU監(jiān)管部門對書面承諾不予認可，那么視為不合格職場。2.4.3租賃面積復核租賃調(diào)查中應注意區(qū)別“建筑面積、“使用面積、“實用面積、“凈面積等概念的不同含義，公司內(nèi)部管理統(tǒng)一使用“建筑面積作為唯一面積單位。調(diào)查人員必須現(xiàn)場測量、計算、核實租賃區(qū)域建筑面積。未經(jīng)面積復核所了解的職場總價信息均屬無效信息。嚴禁采取目測、估算、與出租方協(xié)商等方式確定租賃區(qū)域面積；出租方同意在出租區(qū)域之外另外贈送的區(qū)域，也必須進行面積復核，租賃區(qū)域建筑面積應包括贈送面積；面積復核的結(jié)果僅用于公司內(nèi)部管理使用，允許復核結(jié)果與合同約定面積不同，但復核結(jié)果不得低于合同約定面積。同時，經(jīng)復核職場實

24、際使用率使用面積/建筑面積低于65%的，視為不合格職場。調(diào)查人員應根據(jù)現(xiàn)場測量數(shù)據(jù)繪制?租賃區(qū)域平面圖?，并據(jù)此詳細記錄建筑面積復核過程，形成?建筑面積復核計算書?，由實際復核人員簽字確認，要求結(jié)果準確，能夠清楚說明面積計算公式和過程。贈送面積需如實寫入合同或者補充協(xié)議中，并在?租賃區(qū)域平面圖?和?建筑面積復核計算書?中完整表達。2.4.4合格職場租賃報價書所有合格職場，應取得由出租方有權(quán)人簽字確認的?租賃報價書?見附件10，書面確認租賃價格信息。?租賃報價書?資料應真實、有效，具有有效的聯(lián)系方式，嚴禁我方代簽名。調(diào)查人員應與出租方有權(quán)人充分溝通，落實該職場租賃的各種費用種類和明細，包括職場租

25、金、物業(yè)管理費、暖氣費、空調(diào)使用費、租賃稅費房產(chǎn)稅、營業(yè)稅、土地增值稅、個人所得稅等。凡需付費的工程和效勞，均需在租賃報價階段核實清楚，防止漏項或者不完整，杜絕先使用后定價。租賃合同簽訂后如發(fā)生漏項或者未核清的收費工程，屬于出租方原因的由出租方承擔，屬于調(diào)查人員原因的由分公司自行承擔。出租方因故不能提供報價書的，調(diào)查人員可根據(jù)現(xiàn)場調(diào)查結(jié)果自行填寫，并說明出租方不能簽字或者用印的原因，并由兩名以上參與調(diào)查的人員簽字確認。各項費用必須有明確的計算依據(jù)，如物業(yè)管理費應有?物業(yè)管理協(xié)議?或政府部門核準的物業(yè)管理費收費標準文件。對于由我方承擔的取暖費、租賃稅費等政府統(tǒng)一性收費，應有政府相關文件作為依據(jù)。

26、特殊情況下發(fā)生必須發(fā)生中介費的，需事先將相關資料以郵件形式發(fā)物控部審核，物控部同意前方可列入職場費用。2.5 備選職場確定分公司根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行綜合分析，確定不少于三個備選職場分公司管理本部不少于五個備選職場)，備選職場應有可比性。調(diào)查人員需填寫?備選職場情況分析表?見附件11中的全部信息，如無實際數(shù)據(jù)，可填寫“無或“/，不允許出現(xiàn)空格。調(diào)查人員應對分析表內(nèi)容真實性、準確性簽字確認。職場需求單位負責人對備選職場是否滿足使用要求給出書面意見，但不允許直接確定租賃意向。2.6 租賃合同談判備選職場確定后，分公司應指派專人分別與各備選職場出租方進行談判，參加談判的人員不得少于兩人，其中一人應做好談判

27、記錄，形成談判紀要。談判中應就租賃費用、免租期等內(nèi)容與對方進行協(xié)商，還要盡量爭取免費的停車位、戶外廣告位等工程，并就租金支付方式、房屋維修責任、違約責任等內(nèi)容與對方達成一致意見。市場報價與最終成交價可能差異巨大，因此應與各備選職場出租方均進行深入談判，為公司爭取最大利益。2.7租賃方案確定分公司應組織相關部門比較租賃方案，做到整體可用、規(guī)劃可行、費用可調(diào)、風險可控，并形成?采購紀要?見附件12，采購紀要需說明各備選職場所做出的優(yōu)缺點、選擇過程、選擇依據(jù)等，相關人員簽字確認，最終確定租賃方案。2.8 租賃合同審核簽訂根據(jù)分公司確定的租賃方案與出租方商洽合同內(nèi)容。租賃合同應盡量使用我司合同范本見附

28、件13。注意合同中約定的“租金內(nèi)包含其他費用與“出租方代收代繳其他費用的差異，前者是包含變動風險的固定總價，各項費用全部包含在房屋租賃發(fā)票中，正常履行合同時無需調(diào)整；后者是不包含變動風險的預估總價，根據(jù)實際情況不同，總價可能有所變動，如有變動，須提供文件或證明。租賃合同約定起租日期不得早于公司批籌文件下發(fā)日期，合同中不得有“租賃期滿裝修恢復原狀條款。如有免費職場的情況，需在租賃合同中進行約定。?租賃區(qū)域平面圖?等做為合同附件，不得使用房產(chǎn)證中的平面圖代替。如租賃區(qū)域缺乏整層的，可在該樓層平面圖根底上對所租賃的范圍明確標注。合同文本正式用印前，須經(jīng)總公司法律合規(guī)部審核或者審批，在租賃申請中提交的

29、擬簽訂的合同文本為未經(jīng)修改的范本或者經(jīng)過法律合規(guī)部審核修改并且批注有修訂意見的版本。經(jīng)審批通過的租賃合同附件是合同內(nèi)容的一局部，與正文一并用印、保存，不得隨意刪減。正式合同文本中不允許出現(xiàn)空白工程，包括合同簽訂日期、簽名欄、用印欄等。合同中各方簽字人員均應為該方有效授權(quán)人員。除租賃合同外，如果所租賃職場發(fā)生物業(yè)管理、中央空調(diào)等其他效勞的，必須簽訂效勞協(xié)議，就所提供的效勞內(nèi)容、標準和雙方權(quán)利義務等進行約定。杜絕在租賃合同中約定費用但不約定效勞內(nèi)容的行為。嚴禁在租賃合同之外就本次租賃及相關事項私自簽訂其他協(xié)議或達成其他口頭約定。租賃合同文本和相關效勞協(xié)議確定后提交租賃申請，執(zhí)行審批流程。 第三局部

30、 租賃申請無論是總公司審批權(quán)限還是分公司審批權(quán)限的工程，均須在審批通過后由分公司按審批意見簽訂合同和執(zhí)行。所有的租賃工程均需在租賃合同簽訂后向總公司報備。租賃申請和租賃報備均在職場系統(tǒng)中完成，合同用印通過OA系統(tǒng)進行申請。為方便租賃報備時對簽報附件資料的審核，以及電子類資料的有效，租賃申請簽報的“密級為“無。3.1任務描述任務標題和任務描述的內(nèi)容應該完整、準確，要素包括機構(gòu)名稱、擬租職場概況、租賃標準、預算結(jié)余情況、合同根本信息、特殊情況說明等。任務標題標準模板為“關于××分公司××中支××營銷效勞部續(xù)租換租、擴租、縮租、提前退租的報

31、備申請任務描述可參照以下標準模板進行：1、××分公司××中支××營銷效勞部現(xiàn)申請續(xù)租換租、擴租、縮租，租賃地址為××市××路××號××大廈××層，合同面積××平米，租賃期限為×個月，房屋產(chǎn)權(quán)證明和消防證明齊全。2、合同期職場租賃費用為××元，其中包括：租金為××元、物業(yè)費××元、暖氣費××元、空調(diào)費××元,稅

32、金××元，申請空調(diào)購置費××元。預計發(fā)生裝修費××元。該職場面積標準為××平方米超標面積為 平米，超標比例××%，合同期租賃預算為××元超標金額為 元，超標比例××%，分公司本年度合同期職場預算累計節(jié)余透支××元。3、租賃合同為公司標準版本，未作修改在公司標準版本根底上做了修改，法律合規(guī)部修改意見見擬簽訂合同的修訂批注/租賃合同為出租方提供范本。4、本次租賃需要特別說明的是： 現(xiàn)提交租賃申請現(xiàn)提交租賃報備妥否？請批示。 3.2 附件明細

33、3.2.1租賃申請附件職場不同的租賃類型，租賃申請要求提供完整的附件：序號附件分類附件明細職場調(diào)整類型新籌機構(gòu)正常租賃提前退租1機構(gòu)開展類總公司下發(fā)的批籌文件2租期內(nèi)各季度有效人力、業(yè)績開展規(guī)劃3職場租賃需求審核表4職場費用類租賃市場調(diào)查報告5租賃報價書6備選職場分析表7租賃采購紀要8租賃面積復核書9暖氣費和其他與租賃相關的收費工程政府文件10職場權(quán)益類擬簽訂的租賃合同帶修訂批注11擬簽訂的物業(yè)合同帶修訂批注12產(chǎn)權(quán)證明資料13退租資料類退租情況統(tǒng)計表見附件1414擬簽訂的退租協(xié)議帶修訂批注15原租賃合同3.2.2租賃報備附件 報備申請的附件包含：合同用印OA申請簽報、用印租賃合同掃描件、用印

34、物業(yè)合同協(xié)議掃描件。第四局部 價風格查為準確了解各地區(qū)職場租賃價格，利于職場管理工作安排和方案，總公司物控部每年組織定期或者不定期的價風格查。4.1 調(diào)查部門分公司行政部為調(diào)查負責部門，行政部負責人為調(diào)查責任人，職場管理崗和相關人員執(zhí)行，現(xiàn)場調(diào)查人員不得少于2人。4.2 調(diào)查方案分公司行政部負責組織營銷、企劃、財務等相關部門和人員，根據(jù)下一年度職場調(diào)整方案、機構(gòu)開設方案、租賃價格水平變動等因素確定調(diào)查范圍，制定分公司調(diào)查方案，并報分公司負責人批準。調(diào)查方案包括人員分工、調(diào)查內(nèi)容、工作時限等要求。分公司行政部根據(jù)調(diào)查方案召開調(diào)查宣導會，使所有調(diào)查人員都充分理解調(diào)查方案，并根據(jù)實際情況給予的支持和

35、指導，確保能夠在規(guī)定時限高質(zhì)量地完成。4.3 調(diào)查要求4.3.1調(diào)查對象調(diào)查對象包括調(diào)查地區(qū)內(nèi)滿足當?shù)乇O(jiān)管部門要求，同時符合公司職場定位要求的3處以上職場價格信息，以及當?shù)嘏c我公司市場規(guī)模、地位類似的2家同業(yè)保險公司的租賃價格信息。門面、商鋪和同業(yè)公司自有物業(yè)不納入調(diào)查范圍。調(diào)查對象應符合公司職場定位的要求如下： 機構(gòu)類型職場定位1.分公司管理本部當?shù)丶准壷袡n類寫字樓或中高檔辦公樓2.分公司個險管理本部同市區(qū)營銷效勞部3.中心支公司當?shù)匾壹墝懽謽?、中檔辦公樓或位置形象較好的具有一定影響力的建筑物4.市區(qū)營銷效勞部當?shù)匾壹壷械蜋n寫字樓、中檔辦公樓或位置形象一般但能滿足正常使用要求的建筑物5.郊縣

36、營銷效勞部 支公司能夠滿足使用要求，盡量臨街、臨路，但不一定為繁華位置局部地區(qū)各縣域租賃價格水平波動較大，因極高或極低價格數(shù)據(jù)不具備代表性，所以盡量擴大現(xiàn)場調(diào)查的縣城數(shù)量，至少應保證對已開設機構(gòu)和擬開設機構(gòu)的縣城全部進行調(diào)查。4.3.2調(diào)查方式調(diào)查方式為現(xiàn)場調(diào)查，調(diào)查人員與出租方直接溝通，不得通過 、網(wǎng)絡等方式調(diào)查，不得采用比較隨意的初次報價，應根據(jù)報價以及可能優(yōu)惠的幅度大致估算實際成交的價格。4.3.3價格內(nèi)容租賃價格包括職場租金、物業(yè)管理費、暖氣費、空調(diào)使用費、租賃稅費房產(chǎn)稅、營業(yè)稅、土地增值稅、個人所得稅等的全部價格信息。租賃單價為包括上述全部費用的單價。4.3.4過程記錄調(diào)查過程需填寫

37、?職場調(diào)查工作記錄表?見附件15，調(diào)查人員對內(nèi)容進行初審，防止出現(xiàn)筆誤等顯性錯誤。當完成一個地區(qū)城市的現(xiàn)場調(diào)查工作后，將調(diào)查結(jié)果匯總填寫?*地區(qū)城市樣本數(shù)據(jù)統(tǒng)計表?見附件16和?*地區(qū)城市同業(yè)保險公司職場統(tǒng)計表?見附件17。4.4 分析上報4.4.1整理審核分公司職場管理崗負責整理審核全部調(diào)查資料。首先對調(diào)查數(shù)據(jù)進行檢查，包括：筆誤、邏輯錯誤、理解錯誤、無合理原因的重大數(shù)據(jù)突變、工作記錄表與統(tǒng)計表內(nèi)容是否一致等常見問題。對審核發(fā)現(xiàn)的錯誤及時與現(xiàn)場調(diào)查人員核實，或者直接與被調(diào)查人核實，對于重大錯誤或發(fā)現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)較多的地區(qū)須要求重新調(diào)查。4.4.2匯總分析分公司行政部根據(jù)已經(jīng)整理審核的調(diào)查數(shù)據(jù)匯總

38、結(jié)果，對于數(shù)據(jù)變動異常的地區(qū)分析原因，無合理原因的明顯異常數(shù)據(jù)應剔除，重新補充合格數(shù)據(jù)。征求營銷、企劃、財務等相關部門意見，確定調(diào)查地區(qū)是否全面、數(shù)據(jù)是否真實有效、各地區(qū)租賃單價平均水平是否準確以及預測租金變動幅度等是否合理等。4.4.3上報存檔分公司將調(diào)查分析結(jié)果填入?分公司租賃價風格查匯總表?見附件18，匯總表以地區(qū)城市為單位，每個地區(qū)城市包括中支、市區(qū)營銷效勞部、郊縣營銷效勞部三種類型的數(shù)據(jù)。郊縣營銷效勞部單價標準應為該地區(qū)城市所有合格數(shù)據(jù)的均值。未調(diào)查的機構(gòu)類型單價標準填寫為零。調(diào)查結(jié)果經(jīng)分公司行政負責人、職場管理崗簽字，報分公司總經(jīng)理簽字審批后，以郵件方式上報總公司物控部。調(diào)查表格由

39、分公司歸檔留存。 第五局部 資料管理職場資料是指自職場使用單位批準籌建、租賃選址開始直至使用單位正式撤銷、職場退租結(jié)束整個過程中形成的，以文字、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、圖紙、聲像等形式存在的所有信息載體，涵蓋職場租賃、裝修、使用、維護、評價等各個環(huán)節(jié)。分公司行政部負責人、職場管理崗為職場資料管理的直接責任人。5.1 資料分類重要的職場信息資料必須建檔保管，特別是各種簽字、用印的書面資料原件，不僅應以電子文件的形式在進行保管，還需對實物資料建檔保存。5.1.1 合同類資料正式用印的合同、協(xié)議原件，在移交給辦公室檔案管理部門之前，由職場管理人員負責建檔保管，移交后保存電子資料。5.1.2電子類資料 制度資料，包括總分公司公布的各種職場管理制度性文件，以及與職場管理工作有關的相關制度，統(tǒng)一按.pdf格式保存。申請資料，包括租賃、裝修的審批簽報，統(tǒng)一按.mht格式保存。成果資料，包括職場管理工作中的各種報告、報表、臺帳、表格、圖紙等文件的電子版，統(tǒng)一按照.pdf或.et格式保存，建筑工程設計圖紙按照.dwg格式保存。參考資料，包括監(jiān)管部門及政府頒發(fā)的職場相關文件