進銷存系統(tǒng)需求分析

1、進銷存系統(tǒng) 財務報表系統(tǒng) 學籍管理系統(tǒng) 教務系統(tǒng)系統(tǒng) 人力資源系統(tǒng) 客戶資源管理系統(tǒng) 等軟件項目實施進銷存管理系統(tǒng)需求分析2009年11月25日 星期三 17:00 電子商務的發(fā)展和市場競爭的加劇將企業(yè)推上了風口浪尖，中小企業(yè)除了積極迎接挑戰(zhàn)之外，別無選擇。網(wǎng)絡的興起與電子商務的發(fā)展帶來了時空界限的突破、貿(mào)易方式的變革以及經(jīng)濟活動的革命，從某種意義上來講，這些變化為中小企業(yè)創(chuàng)造了與大型企業(yè)、國外企業(yè)平等競爭的有利條件。然而，管理水平的差異會弱化這種平等的實際意義。具體而言，中小企業(yè)在進、銷、存等環(huán)節(jié)的管理上都存在著一定程度的不足，而這些不足無疑將使其在市場競爭中陷入舉步維艱的境地。在網(wǎng)絡經(jīng)濟的

2、時代背景下，進行有效的進銷存管理已經(jīng)成為中小企業(yè)存身產(chǎn)業(yè)的頭等要事。然而對于一貫疏于管理的中小企業(yè)而言，實現(xiàn)有效的進銷存管理必然存在著一定的難度，因此必須借助現(xiàn)代化的管理方法和管理技術(shù)計算機進銷存管理系統(tǒng)。1.1進銷存管理 在市場經(jīng)濟中，銷售是企業(yè)運作的重要環(huán)節(jié)，為了更好的推動銷售，不少企業(yè)建立分公司或代理制，通過分公司或代理把產(chǎn)品推向最終用戶。這些分公司或代理商大多分布在全國各地，甚至是在國外，運距離頻繁的業(yè)務信息交流構(gòu)成了這些企業(yè)業(yè)務活動的訂特點。在傳統(tǒng)方式上，公司之間通常采用電傳、電報、電話等方式傳遞訂貨、發(fā)貨、到貨、壓貨、換貨、退貨等信息，總公司的商務部門在接到分公司或代理商傳來的訂單

3、和銀行匯款單據(jù)傳真件后，開具產(chǎn)品出庫通知，然后把相關(guān)的進、銷存信息手工存檔，再對這些信息進行統(tǒng)計分析，才能了解到整個公司的生產(chǎn)、銷售和庫存情況。 這種信息傳遞、管理方式不僅效率低，可靠性、安全性和保密性都無法滿足要求，而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計時間嚴重滯后，往往是當領導了解到企業(yè)的“進、銷、存”環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，就已經(jīng)遠離了問題出現(xiàn)的時間和地點。即便是沒有分公司的企業(yè)，使用傳統(tǒng)的手工方式管理也存在同樣的問題。通過進銷存管理系統(tǒng)，及時通過網(wǎng)絡把決策信息傳遞給相關(guān)決策人，從而可以及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而更好地把握機會。1.1.1進銷存管理的任務進銷存管理工作的主要任務有：企業(yè)的采購管理企業(yè)的銷售管理（批發(fā)、零

4、售、連鎖）企業(yè)各部門的商品配送管理企業(yè)庫存商品的管理企業(yè)應收款、應付款的管理企業(yè)經(jīng)營狀況分析與決策 由于企業(yè)經(jīng)營的商品種類經(jīng)常會很多，例如一個超市可能會經(jīng)營上萬種商品，因此按照傳統(tǒng)的人工管理方式，會存在以下問題。1. 各種物資種類繁多、品種齊全，保管管理困難。 有的物資超儲備或庫存積壓現(xiàn)象嚴重，采購成本居高不下；有的物資嚴重短缺，導致銷售時才發(fā)現(xiàn)沒有庫存；有的商品由于沒有及時的盤點，到月末時才發(fā)現(xiàn)庫存缺失，卻查不出原因；有的在入庫、領用時找不到商品的存放地點等等。2. 無法進行準確及時的成本、毛利核算。 成本管理永遠是企業(yè)管理的主題，特別是現(xiàn)在面對多變的市場環(huán)境，如何及時滿足用戶的多品種需求，

5、進行科學合理的成本預測、成本分析及成本控制，及時、準確地為企業(yè)管理者提供經(jīng)營決策信息，越來越顯得至關(guān)重要。傳統(tǒng)的成本核算方法（加權(quán)平均法和移動平均法）及核算工具只是粗放地進行成本核算及成本管理，很難滿足管理的需要。至于成本核算到工序、核算到產(chǎn)品的思路（先進行出法），在手工操作方式下更是無從談起。3. 管理信息相互獨立，市場預測手段、方法落后，嚴重影響企業(yè)科學決策，建立科學的市場信息反饋系統(tǒng)已迫在眉睫。 手工財務數(shù)據(jù)相互獨立，財務信息傳遞也只是通過逐層地統(tǒng)計報表來完成的，因此常常出現(xiàn)數(shù)字不符、報表不詳?shù)那闆r，難以滿足統(tǒng)計數(shù)據(jù)的及時性、準確性、相關(guān)性要求。集團決策層、領導層很難及時的把握來自市場的

6、準確信息，也就是無法快速對市場作出正確的決策和預測。市場反饋信息系統(tǒng)已嚴重滯后于企業(yè)管理的需要。4. 應收帳款居高不下，占用了大量資金，嚴重影響了企業(yè)資產(chǎn)動作效率，增加了企業(yè)的經(jīng)營風險。 手工管理很難適應企業(yè)銷售規(guī)模增大、銷售業(yè)務復雜的形勢，普通存在若應收帳款管理不細、帳齡分析和催款通知不及時、不到位的問題；催款辦度及相應催款政策不夠。5. 在生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)上，不能準確的掌握質(zhì)量的變化，尤其一些客戶投訴或降級使用的產(chǎn)品，無法做到全程跟蹤，從而影響市場的銷售。 自動化程度低，信息不暢通，不能在整個企業(yè)共享資源，各種等級的成品管理不能做到準確無誤。缺乏質(zhì)量跟蹤、投訴處理監(jiān)控機制。6. 不能有交管理

7、異地倉庫和辦事處銷售業(yè)務。 辦事處一般通過傳真或電話的方式每月上報銷售數(shù)據(jù)和異地倉庫的收發(fā)存數(shù)據(jù)，工作量大，并且上報的信息存在信息延遲和不準確的現(xiàn)象，嚴重影響到企業(yè)領導層的決策工作。1.1.2進銷存管理系統(tǒng)的作用 進銷存管理系統(tǒng)是基于先進的軟件和高速、大容量的硬件基礎上的新型進銷存管理模式，通過集中式的信息數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)的進、銷、調(diào)、存、轉(zhuǎn)、賺等企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務有同地結(jié)合起來，達到數(shù)據(jù)共享、降低成本、提高效率、改進服務等目的。一般來說，利用進銷存管理系統(tǒng)可以在以下幾方面提高企業(yè)管理的水平：提高管理效率降低人工成本降低采購成本及時調(diào)整營銷策略，防止價格流失防范陳呆死帳，降低應收帳款減少倉儲面積，提

8、高房產(chǎn)綜合利用降低儲備資金占用加快資金周轉(zhuǎn)實現(xiàn)的經(jīng)濟效益強化財務監(jiān)控制實現(xiàn)經(jīng)濟效益商業(yè)數(shù)據(jù)智能分析高效決策1.2進銷存管理系統(tǒng)需求分析 根據(jù)以上對進銷存管理內(nèi)容和進銷豐管理系統(tǒng)的分析，一個標準的進銷存管理系統(tǒng)應該包括如圖1.1所示的幾大功能。其中每個功能都由若干相關(guān)聯(lián)的子功能模塊組成。下面將對這些模塊一一進行介紹。1.2.1資料管理 企業(yè)經(jīng)營的基礎資料是一個企業(yè)最基本、最重要的信息，脫離了基礎資料（包括商品資料、供貨商資料和客戶資料等），進銷存系統(tǒng)就無法運行?！百Y料管理”功能就用于維護這些基礎資料，其中所包含的功能模塊如圖1.2所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“商品編碼設置”用于設置商

9、品編碼的方法。進銷存系統(tǒng)的每一條商品信息都具有惟一的一個編碼，作為該商品信息的主鍵，一般來說，該編碼具有一定的規(guī)律，例如藥品進銷存系統(tǒng)，商品的編碼可能有兩級，第一級為藥品的類別（中藥，西藥、保健品、器械等），第二級為藥品的劑型（針劑、片劑、丸劑等）。該功能設置商品編碼分類的方法，從而實現(xiàn)商品資料維護中自動生成編碼的功能。例如該商品屬于西藥的丸劑，而西藥的編碼是2,丸劑的編碼是02,該商品的編碼就是202*，后面部分由系統(tǒng)根據(jù)該類別里現(xiàn)有編碼的最大值加1自動生成。 2“商品資料維護”用于維護（增加、修改、刪除、查詢）企業(yè)經(jīng)營商品的基本信息，內(nèi)容包括貨號、條形碼、商品名、拼音編碼、規(guī)格、單位、產(chǎn)地

10、、類別、進貨價、銷售價1、銷售價2、最低售價等。其中拼音編碼是商品名稱的拼音簡稱，目的是使程序可以通過拼音編碼方便地查詢到所需要的商品。不同行業(yè)的進銷存商品資料的屬性差別很大，我們將在后面加以說明。 3.“供貨商資料維護”用于維護企業(yè)供貨商的基本信息，內(nèi)容包括供貨商號、拼音編碼、簡稱、名稱、地址、郵編、區(qū)號、地區(qū)、類型、電話、傳真、電報、開戶行、開戶行郵編、銀行帳號、稅號、庫房地址、庫房電話、業(yè)務員、業(yè)務部門等。 4“客戶資料維護”用于維護企業(yè)客戶的基本信息，內(nèi)容包括客戶編號、拼音編碼、簡稱、名稱、聯(lián)系人、地址、郵編、區(qū)號、地區(qū)、電話、傳真、電報、開戶行、開戶行郵編、銀行帳號、稅號、性質(zhì)、業(yè)務

11、員、業(yè)務部門、授信額度等。 5“業(yè)務員信息維護”用于維護銷售業(yè)務員的基本信息，內(nèi)容包括業(yè)務員號、姓名、性別、電話、手機、地址、郵編、身份證號、類別等。在銷售開票時，業(yè)務員屬性可以直接從業(yè)務員清單中獲取所有業(yè)務員的名字作為辭典供用戶選擇。 6“倉庫信息維護”用于維護企業(yè)的倉庫信息，內(nèi)容包括倉庫號、倉庫名、類別、備注等。企業(yè)的商品一般都是存放在不同的倉庫或同一倉庫的不同貨位中，這樣在填寫商品進化單和銷售單時用戶需要指定入庫或出庫的是哪個倉庫的貨物。 7.“采購合同管理”用于維護企業(yè)與供貨商的采購合同，內(nèi)容包括供貨商號、貨號、進價、付款方式、帳期、簽訂日期、合同期限等。合同的內(nèi)容對業(yè)務可以產(chǎn)生影響，

12、例如合同規(guī)定了進價，在填寫采購單時系統(tǒng)就會自動生成進價。 8.“銷售合同管理”用于維護企業(yè)與客戶簽訂的銷售合同，內(nèi)容包括客戶編號、貨號、售價、付款方式、帳期、簽訂日期、合同期限等。1.2.2采購管理“采購管理”用于管理企業(yè)的采購業(yè)務，所包含的功能模塊如圖1.3所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“采購訂單”用于錄入企業(yè)的采購訂單。一般來說，采購訂單、入庫單、銷售單等單據(jù)根據(jù)第二范式都分為主從兩張表來存放數(shù)據(jù)，主表“采購訂單”的內(nèi)容包括編號、供貨商號、訂貨日期、有效起日、有效止日、業(yè)務員、人、稅價合計、不含稅價、稅額等，從表“采購訂單明細”的內(nèi)容包括編號、訂單號、貨號、訂貨數(shù)量、進價、稅價合

13、計、扣率、稅率、不含稅價，稅額等。 2.“進貨單”用于錄入企業(yè)的進貨單，也分為主從兩張表，主表“進貨單”內(nèi)容包括編號、貨商號、進貨日期、業(yè)務員、制單人、驗收員、保管員、稅價合計、不含稅價、稅額、訂單號等，從表“進貨單明細”內(nèi)容包括編號、進貨單號、貨號、進貨數(shù)量、進價、稅價合計、扣率、稅率、不含稅價、稅額、倉庫、貨物質(zhì)量等。根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和管理方法，可以直接作進貨單而不用作采購訂單，但對于較大規(guī)模的企業(yè)，采購部門和庫房部門一般是分開的，由采購部門填寫采購訂單，貨物運輸?shù)綆旆亢笥蓭旆框炇杖藛T填寫進貨單。填寫進貨單后商品的庫存才會增加并產(chǎn)生應付款。 3.“退貨管理”用于錄入企業(yè)進貨時的退貨單。進貨的

14、退貨有兩種方法，一是直接在進貨單中填寫負數(shù)的進貨數(shù)量，另一種是填寫進退貨單，一般采用前一種方法。 4.“進貨價格調(diào)整”用于調(diào)整歷史進貨單的價格，內(nèi)容包括內(nèi)部編號、編號、進貨數(shù)理、原進價、新進價、調(diào)整日期、制單人等。 5.“進貨單位調(diào)整”用于調(diào)整歷史進貨單的供貨商，內(nèi)容包括內(nèi)部編號、編號、原供貨商、新供貨商、調(diào)整日期、制單人等。 6.“歷史查詢”用于查詢商品采購、進貨的歷史。一般可以讓用戶按照任何條件查詢，如按歸供貨商、日期、商品貨號、商品拼音等。1.2.3銷售管理“銷售管理”用于管理企業(yè)和銷售業(yè)務，所包含的功能模塊如圖1.4所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“銷售訂單”用于錄入企業(yè)的銷售

15、訂單。主表“銷售訂單”的內(nèi)容包括編號、客戶編號、銷售日期、有效起日、有效止日、業(yè)務員、制單人、稅價合計、不含稅價、稅額等，從表“銷售訂單明細”的內(nèi)容包括編號、訂單號、貨號、銷售數(shù)量、銷售價、稅價合計、扣率、稅率、不含稅價、稅額等。 2.“銷售單”用于錄入企業(yè)的銷售單，主表“銷售單”內(nèi)容包括編號、客戶編號、銷售日期、業(yè)務員、制單人、保管員、稅價合計、不含稅價、稅額、訂單號等，從表“銷售單明細”內(nèi)容包括編號、銷售單號、貨號、銷售數(shù)量、銷售價、稅價合計、扣率、不含稅價、稅額、出貨倉庫等。 3.“銷售退貨單”用于錄入企業(yè)銷售退貨單，內(nèi)容包括編號，銷售單編號，貨號、退貨數(shù)量、銷售價，稅價合計、扣率、稅率

16、、不含稅價，稅額、退貨倉庫等。 4.“調(diào)整歷史售價”用于調(diào)整歷史銷售單的價格，內(nèi)容包括內(nèi)部編號、編號、銷售數(shù)量、原銷價、新銷進價、調(diào)整日期、制單人等。、 5.“歷史查詢”用于查詢商品銷售的歷史。一般可以讓用戶按照任何條件查詢，如按照客戶、日期、商品貨號、商品拼音、業(yè)務員等信息查詢。1.2.4庫存管理“庫存管理”用于管理企業(yè)的庫存信息，所包含的功能模塊如圖1.5所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“庫存查詢”用于查詢企業(yè)商品的庫存，可以查詢總庫存和各分倉庫庫存。 2.“庫存轉(zhuǎn)”用于將一個倉庫的商品轉(zhuǎn)移到另一個倉庫，或者連鎖店之間的商品調(diào)撥，內(nèi)容包括編號、源部門、目的部門、貨號、數(shù)量、單價、合

17、計金額、調(diào)撥日期、制單人、調(diào)貨原因等。 3.“庫存盤點”用于管理企業(yè)的庫存盤點工作，將實際盤存的商品數(shù)量輸入計算機，計算機自動與數(shù)據(jù)庫的庫存數(shù)量進行核對并產(chǎn)生盤盈盤志統(tǒng)計信息。 4.“報損報溢”用于管理企業(yè)商品庫存的損溢，內(nèi)容包括編號、貨號、倉庫、數(shù)量、庫存單價、金額、日期、責任人、制單人等。 5.“上下限設定”用于設置庫存的上限和下限，當商品庫存的數(shù)量超出指定的范圍時系統(tǒng)可以自動報警，內(nèi)容包括序號、倉庫號、貨號、上限、下限、最佳存量、備注等。 6.“庫存上下限報警”根據(jù)當前商品庫存和指定的庫存上下限自動列出低于下限或商于上限的商品，并可以直接根據(jù)最佳存量直接生成采購訂單。 7.“歷史查詢”用

18、于查詢各種轉(zhuǎn)庫、盤點、損溢的歷史數(shù)據(jù)。1.2.5應付款管理“應付款管理”用于管理企業(yè)的應付款業(yè)務，包含的功能模塊如圖1.6所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“預付款管理”用于管理企業(yè)的預付款信息，內(nèi)容包括供貨商號、預付款總額等。填寫付款單時可以選擇付款的方式，如果是“減預付款”，則“預付款”信息表中的“預付總額”將自動減少。 2.“應付款明細”用于查詢企業(yè)所有的應付款，對應到每一筆進貨的明細 3.“應付款匯總”用于查詢企業(yè)所有的應付款，對應到每一個供貨商。 4.“付款單”用于錄入企業(yè)支付貨款的憑證和應付款，內(nèi)容包括編號、發(fā)票號、填票日期、進貨單號、貨號、供貨商號、數(shù)量、進貨單價、金額、付

19、款日期、詳細說明、進貨日期、狀態(tài)、減預付等。 5.“已付款明細”用于查詢企業(yè)歷史的所有已經(jīng)支付的款項。 6.“歷史查詢”用于查詢付款單歷史。 7.“應付款帳齡”用于分析應付款的帳齡，即在不同時間段內(nèi)應付款分布的情況，從而為付款作出依據(jù)。1.2.6應收款管理“應收款管理”用于管理企業(yè)的應收款業(yè)務，包含的功能模塊如圖1.7所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為: 1.“預收款管理”用于管理企業(yè)的預收款信息，內(nèi)容包括客戶編號、預收款金額等。填寫收款單時可以選擇收款的方式，如果是“減預收款”則“預收款”信息表中的“預收總額”自動減少。 2.“應收款明細”用于查詢企業(yè)所有的應收款，對應到每一筆銷售的明細。 3

20、.“應收款匯總”用于查詢企業(yè)所有的應收款，對應到每一個客戶。 4.“收款單”用于錄入企業(yè)收回貨款的憑證和應收款，內(nèi)容包括編號、發(fā)票號、填票日期、銷售單號、貨號、客戶編號、數(shù)量、銷售價、金額、收款日期、詳細說明、銷售日期、狀態(tài)、減預收等。 5.“已收款明細”用于查詢企業(yè)歷史的所有已收回的款項。 6.“歷史查詢”用于查詢收款單歷史。 7.“應收款帳簿”用于查詢應收款科目的明細分錄，每一筆銷售或都收款系統(tǒng)都會在帳簿中自動產(chǎn)生一筆記錄，以借方、貸方、余額的形式存在，可以直接將查詢的結(jié)果輸出作為賬務軟件的憑證。 8.“應收款帳齡”用于分析應收款的帳齡，即在不同時間段內(nèi)應收款分布的情況，從而為收款作出依據(jù)

21、。1.2.7 帳務管理“帳務管理”用于管理企業(yè)的結(jié)帳業(yè)務，所包含的功能模塊如圖1.8所示。一般商業(yè)企業(yè)每個月都要進行一次結(jié)帳操作，確定該財務月份所有商品成本的進、銷、結(jié)存情況，為財務提供數(shù)據(jù)。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“結(jié)帳日期設定”用于設置企業(yè)的每月結(jié)帳的日期，內(nèi)容包括月份、全稱、結(jié)帳日期等。一般商業(yè)單位每個月的結(jié)帳日期都是固定的，默認為25號。 2.“模擬結(jié)帳”用于進行模擬結(jié)帳操作。因為結(jié)帳操作不可逆，也就是說正式結(jié)帳后商品進銷存匯總的數(shù)據(jù)就無法更改了，因此在正式結(jié)帳前往往要進行模擬結(jié)帳，以查看結(jié)帳數(shù)據(jù)是否正確。 3.“正式結(jié)帳”用于進行結(jié)帳操作，用于計算進銷存匯總報表。 4.“進

22、銷存匯總”用于查詢本次結(jié)帳的結(jié)果，內(nèi)容包括結(jié)帳編號、年月、貨號、上期結(jié)帳數(shù)量、上期結(jié)帳金額、借方數(shù)量、借方金額、貸方數(shù)量、貸方金額、本期結(jié)存數(shù)量、本期結(jié)存金額、備注等。1.2.8統(tǒng)計分析“統(tǒng)計分析”用于統(tǒng)計和分析企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)，供企業(yè)決策者作為依據(jù)。常用的功能如圖1.9所示。 統(tǒng)計分析的功能就是對企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，并將這些數(shù)據(jù)的分析結(jié)果以直觀的形式表現(xiàn)出來，當然最理想的情況是以圖表的形式表現(xiàn)出來。以上列舉的只是一小部分功能，其他還有諸如商品時段銷售對比、門店時段銷售對比等功能。1.2.9零售管理 流通企業(yè)分為，批發(fā)企業(yè)和零售企業(yè)，零售企業(yè)又分為單門店企業(yè)和連鎖企業(yè)。對于零售企業(yè)，其自

23、身的特點必然導致進銷存系統(tǒng)與批發(fā)的系統(tǒng)不一致。最大的區(qū)別就是零售銷售的界面，還有連鎖門店的管理。零售管理包括的功能模塊如圖1.12所示。各功能模塊實現(xiàn)的功能分別為： 1.“零售收款”用于門店的POS收款管理。正如前面所說的，零售企業(yè)的銷售不管東西賣給了誰，也不會產(chǎn)生應收款。而由于顧客收款排隊的原因，需要保證最快的收款速度，因此“零售收款”的功能要簡單便捷，往往只輸入商品的貨號、數(shù)量和收款的總金額就可以了。 2.“班次結(jié)帳”用于零售企業(yè)的結(jié)帳管理。零售企業(yè)一般都是分班次銷售的，一天一個班次或兩個班次，各班次的人員之間交班前需要將收款的金額點清，并和計算機統(tǒng)計的金額一致后，選擇“班次結(jié)帳”功能，確定并清除該班次的收款信息，將其放入歷史，從而實現(xiàn)順利交班。 3.“銷售日報統(tǒng)計”用于統(tǒng)計零售企業(yè)日信息，內(nèi)容包括日期，部門、組別、收款機號、貨號、班次、銷售數(shù)量、應收金額、實收金額、庫存單價等。 4.“連鎖要貨申請”用于連鎖門店向配送中心請求配貨，內(nèi)容包括編號、部門、組別、貨號、數(shù)量、日期、申請人、申請說明、回復等。 5.“連鎖來貨入庫”用于連鎖門店在接收到配送中心的貨物時作入庫確認處理。 6.“會員管理”用于管理