物資經(jīng)濟合同管理規(guī)定

1、公司經(jīng)濟合同管理規(guī)定第一節(jié)總則1.1 為了加強公司合同管理，依法規(guī)范公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理行為，防范合同糾紛，有效降低經(jīng)營風(fēng)險，促進公司依法經(jīng)營管理，提高合同簽訂質(zhì)量和合同管理水平，以維護公司合法權(quán)益。依據(jù)中華人民共和國合同法，結(jié)合我公司實際制定本規(guī)定。1.2 適用范圍：本規(guī)定適用于企業(yè)對外購銷、勞務(wù)合同的簽訂、審核、履行、存檔情況的管理。第二節(jié)合同管理的職責(zé)和權(quán)限。2.1 業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司采購計劃確定合同項目和合同內(nèi)容。并負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的起草商簽，在合同生效后根據(jù)合同內(nèi)容履行合約。2.2 法律顧問負(fù)責(zé)對公司簽訂合同的合法性、合理性進行審核，合同糾紛的調(diào)解工作。2.3 財務(wù)部負(fù)責(zé)合同價格的事

2、前審核及事后審計監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)對合同的付款方式、付款時間和付款金額進行監(jiān)督審核工作。2.4 辦公室負(fù)責(zé)合同專用章的管理以及對合同審核過程的監(jiān)督工作。第三節(jié) 合同簽訂程序3.1 公司對外的各項業(yè)務(wù)經(jīng)營活動應(yīng)訂立書面的合同，合同的必備條款應(yīng)包括：3.1.1 當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；3.1.2 標(biāo)的；3.1.3 數(shù)量；3.1.4 質(zhì)量；3.1.5 價款或者報酬；3.1.6 履行期限、地點和方式；3.1.7 違約責(zé)任；3.1.8 解決爭議的方法。3.2 原則嚴(yán)禁業(yè)務(wù)往來不簽訂合同或者是先履行后補簽合同的行為。3.3 合同的起草、商簽。3.3.1 合同管理施行各司其職逐項審核的管理方法。3.3.1.

3、1 各部門應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，堅持依法辦事，不斷提高自身法律意識、法律知識水平和簽訂合同的實際操作能力。3.3.1.2 各業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，在合同商定的過程中不得有損害公司利益的行為，認(rèn)真對合同條款進行商定，不得以合同簽訂及執(zhí)行過程中謀取私利，應(yīng)以最大程度保護公司利益為宗旨。3.3.1.3 簽訂合同的主體必須合格，在合同簽訂前應(yīng)認(rèn)真了解對方單位的資質(zhì)，是否已列入公司合格供方名單的單位。如未列入合格供方的不予辦理，如采購項目無相關(guān)合格供應(yīng)商，需索要對方單位的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等資質(zhì)證明材料。如果確實具備供應(yīng)能力，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批，以取得供應(yīng)候選單位資格。3.

4、3.1.4 合同簽訂應(yīng)使用格式合同。合同內(nèi)容應(yīng)盡量完備，合同承辦部門應(yīng)認(rèn)真確定合同的名稱、標(biāo)的、金額，根據(jù)生產(chǎn)及資金運作要求確定數(shù)量、質(zhì)量要求、付款方式、交付時間等合同中必備條款，以避免造成資金浪費或影響生產(chǎn)的正常運行。3.3.1.5 重大合同和涉外合同文本應(yīng)同公司財務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)、設(shè)備、審計等相關(guān)部門進行必要磋商，匯同法律顧問共同協(xié)商、起草。3.4 合同的審核。3.4.1 合同的審核實行法律顧問、行政辦公室、財務(wù)部、業(yè)務(wù)承辦部門相結(jié)合的管理原則，實行“合同簽訂審批表”逐項審核的管理方法。3.4.2 業(yè)務(wù)承辦部門在合同商簽起草后，由法律顧問對合同的合法性、有效性進行審核。簽訂部門應(yīng)將合同原件及對

5、方單位的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書等資質(zhì)證明材料一并交給法律顧問進行審核，如發(fā)現(xiàn)合同的條款違反法律法規(guī)的規(guī)定或約定不清的部分，主要條款缺失，法律顧問有權(quán)將該合同退回重簽；如部分不完備，由法律顧問對合同內(nèi)容進行更改調(diào)整，業(yè)務(wù)承辦部門不得在審核后，擅自對合同內(nèi)容進行更改。3.4.3 對于重大合同的簽訂，應(yīng)實行招投標(biāo)管理，按公司招標(biāo)管理辦法進行招標(biāo)后，由招標(biāo)單位的人員根據(jù)招標(biāo)記錄進行合同簽訂，由審核人在“合同簽訂審批表”上簽字。3.4.4 在法律顧問、財務(wù)部審核后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或委托代理人對合同立項的必要性進行審查，認(rèn)為項目可行，由相關(guān)批準(zhǔn)人在審批表上簽字。3.4.5 辦公室對“合同

6、簽訂審批表”的審批過程是否齊備進行審查，如齊備加蓋合同專用章，對于多頁文本合同應(yīng)加蓋騎縫章。“合同簽訂審批表”由辦公室保存，并存檔備 案。3.5 合同的履行。3.5.1 各單位應(yīng)信守合同，認(rèn)真全面履行合同義務(wù)，并充分行使合同賦予的權(quán)利，嚴(yán)格按照合同約定的數(shù)量、質(zhì)量的要求進行把關(guān)，如發(fā)現(xiàn)實際履行與合同要求不符的情況，應(yīng)盡快以口頭或書面形式通知對方單位的負(fù)責(zé)人，要求進行處理或整改。3.5.2 承辦單位如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人有違約現(xiàn)象，簽約單位要在法定或約定的期限內(nèi)向?qū)Ψ教岢鲎兏蛲晟坡男幸蟆Ｈ缫呀o我方造成一定損失，業(yè)務(wù)部門不得擅自做出處理，應(yīng)將違約情況向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)上報，進行處理。如收到對方關(guān)于履

7、行方面的異議函電，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)回復(fù)，闡明我方觀點，并保存來往信函等材料，必要時由法律顧問協(xié)助辦理。3.5.3 為增加合同的履行的可靠性，必要時可以要求對方提供財產(chǎn)擔(dān)保、第三人責(zé)任擔(dān)保，作為合同附件一并簽入合同。3.5.4 業(yè)務(wù)承辦部門每月對合同履行情況認(rèn)真匯總，并填寫“合同簽訂履行臺賬”。對合同履行情況及時反饋，對履行存在問題，可同法律顧問共同協(xié)商，及時處理，避免產(chǎn)生訴訟糾紛。3.6 合同的變更和解除。3.6.1 對于未履行或未履行完畢的合同，經(jīng)雙方協(xié)商或出現(xiàn)法定及約定條件時，可以變更或解除合同。簽訂部門需填寫合同變更、解除申請并附合同原件，按照合同簽訂程序重新進行審批。3.6.2 對

8、于我方要求變更、解除的合同，我方應(yīng)向?qū)Ψ絾挝怀鼍邥娴碾姾?，說明變更或解除的理由；如對方提出變更或解除合同，簽訂部門應(yīng)將對方變更要求的書面材料交法律顧問進行審核，并另行簽訂變更協(xié)議。3.6.3 變更后簽訂的合同應(yīng)同原合同一同存放保存。3.7 合同糾紛的處理。3.7.1 當(dāng)承辦單位發(fā)生合同糾紛時，承辦單位應(yīng)及時將情況報知公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并在其協(xié)助下依據(jù)有關(guān)證據(jù)、與對方協(xié)商進行解決；協(xié)商不成的可報總經(jīng)理并由法律顧問進行處理。3.7.2 發(fā)生合同糾紛時，確因我方違約，要以積極的態(tài)度與對方協(xié)商，求得對方的諒解。絕對杜絕因態(tài)度不好而引起對方提起訴訟的情況發(fā)生。3.7.3 因?qū)Ψ竭`約協(xié)商不成的糾紛，及時提起

9、訴訟，法律顧問負(fù)責(zé)處理好訴訟中的各項工作，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。3.7.4 各業(yè)務(wù)部門要和法律顧問緊密配合，充分利用時效中斷制度，在訴訟時效期限內(nèi)，采用書面形式向債務(wù)人要求其履行義務(wù)。必要時要向債務(wù)人索要書面還債文書，或以對賬單的形式要求對方認(rèn)可債權(quán)，還可用公證送達(dá)還債通知書的形式要求對方認(rèn)可債權(quán)，以避免因超過訴訟時效，使公司利益得不到法律保護，因超過訴訟時效原因而給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.8 合同的存檔管理。3.8.1 法律顧問、財務(wù)部、合同承辦單位要加強合同文本的管理，避免因合同丟失、被盜、而出現(xiàn)違約和被騙現(xiàn)象的發(fā)生。3.8.2 各業(yè)務(wù)部門的合同，設(shè)專人管理，建立本部

10、門合同臺賬并進行編號。3.8.3 如因不及時交回合同致使合同原件丟失給公司的財產(chǎn)造成經(jīng)濟損失的，由承辦人對該損失承擔(dān)全部責(zé)任。3.8.4 辦公室要將“合同簽訂審批表”每月進行匯總，作為合同審核的重要證據(jù)嚴(yán)格進行管理，對每月的合同審核情況同法律顧問進行溝通。第四節(jié)監(jiān)督與職責(zé)劃分4.1 法律顧問負(fù)責(zé)檢查和督促合同的履行情況，經(jīng)?？偨Y(jié)經(jīng)驗，不斷完善合同管理，并負(fù)責(zé)查處違規(guī)、違紀(jì)行為。4.2 合同因標(biāo)的、價格、質(zhì)量、數(shù)量、金額、產(chǎn)品規(guī)格型號等出現(xiàn)問題而引起的糾紛，給公司造成重大損失的，由合同承辦部門及部門經(jīng)理承擔(dān)過失責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。4.3 由于管轄權(quán)、必要條款缺失或違法條款造成無效合同問題而引起的糾紛，及合同存檔管理有漏洞而造成的損失，由法律顧問負(fù)責(zé)并承擔(dān)責(zé)任。4.4 由于財務(wù)部未按要求履行審計職責(zé)，使合同價格過高或過低給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟損 失，由財務(wù)部承擔(dān)責(zé)任。4.5 由于合同審批程序不全，而造成合同管理混亂，由公司辦公室承擔(dān)責(zé)任。4.6 未經(jīng)審核的合同而引起的糾紛，并給公司造成重大經(jīng)濟損失的，根據(jù)“誰批準(zhǔn)誰負(fù) 責(zé)，誰簽字誰負(fù)責(zé)”的原則承擔(dān)由此造