商務電子郵件格式

1、商務電子郵件格式作者:日期:商務電子郵件格式 在電子郵件的寫作中要注意哪些呢？如何寫好一封規(guī)范的電子郵件呢？在寫電子郵件時候，要采用日常辦公運用的商業(yè)信函格式，使用正規(guī)的文字，不用或 避免應用網(wǎng)絡語言，諸如3Q、IFU等。主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個所以然，不會是一頭霧水，不知所云，當作垃圾郵件刪除掉。稱謂：準確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大 忌諱！ 一次，青島一家公司發(fā)信到公司，把我們公司的運營總監(jiān)張可先生稱呼成了張可 小姐。搞得張先生郁悶一天。當你搞不清對方準確的性別時候，那就稱老師就沒錯。主體：簡明，扼要，把事情說清楚就可以了，不要羅嗦，拖

2、泥帶水的。事情多，寫的 多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。祝語：可以寫祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠。落款：公司名稱，個人姓名，日期。另外，在信件中一定要寫明你的聯(lián)系方式，最好是手機，隨時保持暢通。案例：尊敬的讀者朋友：非常感謝您長期以來對世界經(jīng)理人雜志的支持！為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品 人生網(wǎng)的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品人生網(wǎng)站會員提供的所有優(yōu)惠和特權，更有機會在尚品 人生網(wǎng)的社區(qū)中結識其他與您一樣成功的精英人士！您只要點擊 接受”便可自動成為 尚品 人生網(wǎng)站的尊貴會員。作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品人生網(wǎng)以 享

3、受成功品味生活 ”為使命，讓成功人士在取得財富成果的同時，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。非常感謝您的關注，期待您加入尚品人生網(wǎng)！此致敬禮！CRAIG PEPPLES環(huán)球資源執(zhí)行總裁世界經(jīng)理人 尚品 人生出版人注：如果您接受了這份邀請，我們將同時把您的個人信息復制到尚品人生網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫，您就不需再填寫各種表格，這樣不僅為您節(jié)省時間，也能讓我們之間的溝通交流更 方便。這是給我郵箱來發(fā)來的廣告信函，格式是很規(guī)范的。下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫給鄭州惠爾企業(yè)管理咨詢有限公司張老師 的合作信函，非常規(guī)范，整潔，讀起來賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優(yōu)秀的企 業(yè)文化和員工整體

4、的高素質。張先生，您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認識您，并有幸將 我們公司介紹給您。我們公司培訓主要以素質技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為 IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務 過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址：，對我們公司有更多的了解。附件是我們公司擅長的培訓課程及講師簡歷。請您查收。如有任何問題或者建議請您隨時與我聯(lián)系！希望我們能達成互補，在未來有合作的機會！感謝您對我工作的支持！祝您工作開心快樂！王艷雅致人生管理顧問有限公司項目經(jīng)理王艷 WENDY寫的很得體，是我們電子信函的一個典范。所以說，一封好的電子郵件可以展示自己

5、 公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商業(yè)來往中，一定要注意電子郵件的書寫，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業(yè)展 示一個良好的形象。簽名格式_職場商務電子郵件禮儀現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域 名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。據(jù)統(tǒng)計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。寫EMAIL就能

6、看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封EMAIL的時候，要想到收信人會怎樣看這封 Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過 度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。我為您整理出了史上最完整版本的職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！關于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以 讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。1. 一定不要空白標題，這是最失禮的2. 標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用才能顯示完你的標題3. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如王先生收”4. 一封信盡可能只針

7、對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理5. 可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用緊急”之類的字眼。6. 回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RERE 大串。關于稱呼與問候1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的， 要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL,如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如X經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的X先生”、X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的

8、人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“DARXXX”，顯得很熟絡。2.EMAIL開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI；'中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個bestregards,中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。關于正文1. EMAIL正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹， 然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語 句。最好

9、不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2. 注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當 的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。郵件門”就是深刻的教訓！3. EMAIL正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好 1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段 落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)

10、一封什么補充”或者 更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文EMAIL ；最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表

11、加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。8. 不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻Businessemail不是你的情書，所以:）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:）附件1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送，語

12、言的選擇和漢字編碼1. 只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具， 而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流； 如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4. 選擇便于閱度的字

13、號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用 VERDANA或ARIAL字型，字號用五號或 10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最 好不用背景信紙，特別對公務郵件。結尾簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。1. 簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過 4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可

14、行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2. 不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名 檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般 應選擇比正文字體小一些?；貜图记?. 及時回復 Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中

15、在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進行針對性回復當回件答復問題的時候， 最好把相關的問題抄到回件中， 然后附上答案。 不要用簡單的， 那樣太生硬了， 應該進行必要的闡述， 讓對方一次性理解， 避免再反復交流， 浪費資源。3. 回復不得少于 10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復是的”、對”、謝謝”、已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎

16、么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方 式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突 出有用信息。5. 要區(qū)分Reply和ReplyAli（區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall讓大家都知道；不

17、要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。點擊 回復全部”前，要三思而行！6. 主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下 語句： 全部辦妥”、無需行動”、僅供參考，無需回復 ”。正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分TO和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人 ）1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。4. T0, CC中的各收件人的排列應遵