Word排版基礎(chǔ)知識(shí)

1、LOGOWord排版基礎(chǔ)知識(shí)排版基礎(chǔ)知識(shí)TOPLOGO第一章第一章 word排版基礎(chǔ)知識(shí)排版基礎(chǔ)知識(shí)第四節(jié)第四節(jié) 設(shè)置文本對(duì)齊設(shè)置文本對(duì)齊方式方式4第五節(jié)第五節(jié) 控制段落的自動(dòng)分頁(yè)控制段落的自動(dòng)分頁(yè)5第三節(jié)第三節(jié) 頁(yè)面垂直對(duì)齊方式頁(yè)面垂直對(duì)齊方式3第六節(jié)第六節(jié) 給段落硬分頁(yè)給段落硬分頁(yè)6第二節(jié)第二節(jié) 讓段落首行縮進(jìn)讓段落首行縮進(jìn)2第九節(jié)第九節(jié) 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇偶頁(yè)不同、奇偶頁(yè)不同9第八節(jié)第八節(jié) 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度8第七節(jié)第七節(jié) 創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳7第一節(jié)第一節(jié) 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距1第十節(jié)第十節(jié) 插入頁(yè)碼插入頁(yè)碼10LOGO第二章第二

2、章 word小技巧小技巧第四節(jié)第四節(jié) 快速選擇字體快速選擇字體4第三節(jié)第三節(jié) 快快捷鍵的捷鍵的第三節(jié)第三節(jié) 快捷快捷鍵的用法鍵的用法3第二節(jié)第二節(jié) 快速插入當(dāng)前日期或快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間時(shí)間2第七節(jié)第七節(jié) 制制作目錄作目錄7第六節(jié)第六節(jié) 并排比較文檔并排比較文檔6第五節(jié)第五節(jié) 將將Word文檔轉(zhuǎn)換成文檔轉(zhuǎn)換成PPT5第一節(jié)第一節(jié) 快速定位到上次編輯快速定位到上次編輯位置位置1第八節(jié)第八節(jié) 死機(jī)不用擔(dān)心死機(jī)不用擔(dān)心8LOGO第一章第一章 第一節(jié)第一節(jié) 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實(shí)用，如在小篇文檔中，為了適應(yīng)排版的需要，當(dāng)有一段文字占用了二行，第一行是滿行，而第二行僅占用12

3、個(gè)字符，這時(shí)為了調(diào)版式，想讓這段文字僅占有一行。就可以使用【緊縮】字符間距的辦法來實(shí)現(xiàn)。同樣，如果一行文字剛好占用一行滿行，要把它占用兩行，也可以加寬字符的方法來實(shí)現(xiàn)。操作方法是：（1）選中要調(diào)整字符間距的整段文字。（2）打開【格式】選擇【字體】,【字符間距】選項(xiàng)卡，在【間距】下拉列表框中選擇【緊縮】或者【加寬】選項(xiàng)，再在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值。（3）最后單擊【確定】按鈕。另外，Word還提供了利用設(shè)置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字，單擊【格式】|【調(diào)整寬度】命令。在打開如圖所示的對(duì)話框中，輸入需要的寬度。單擊【確定】按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果，可再次打

4、開該對(duì)話框，然后單擊【刪除】按鈕就可以了。LOGO第二節(jié) 讓段落首行縮進(jìn)首行縮進(jìn)就是在段落的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。一篇文檔是否選用首行縮進(jìn)功能，除了使用樣式設(shè)置外，還可在【段落】的【縮進(jìn)和間距】選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置。可以在“特殊格式”下拉列表框中可以設(shè)定設(shè)定“首行縮進(jìn)”或“懸掛縮進(jìn)”格式。如果不選用上面的“首行縮進(jìn)”項(xiàng)，則可以選擇“工具”菜單，選取“自動(dòng)更正”命令，然后在“自動(dòng)更正”對(duì)話框中分別選中“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”和“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡上的“段落開頭空格采用首行縮進(jìn)”復(fù)選框。 LOGO第三節(jié) 頁(yè)面垂直對(duì)齊方式設(shè)置段落的垂直對(duì)齊，可以快速地定位段落的位置，如要制作一個(gè)封面標(biāo)題，設(shè)置段落的垂直居中

5、對(duì)齊就可以快速將封面標(biāo)題置于頁(yè)面的中央。設(shè)置段落的垂直對(duì)齊的步驟是，單擊【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】【版式 】命令或標(biāo)簽。在【垂直對(duì)齊方式】下拉列表框中選擇一種對(duì)齊選項(xiàng)。LOGO第四節(jié) 設(shè)置文本對(duì)齊方式文本對(duì)齊方式的作用只有在兩種不同字號(hào)大小的段落中才有效果，特別是在圖片與文字之間，效果就特別明顯。經(jīng)常使用的是“底端對(duì)齊”、“居中對(duì)齊”和“頂端對(duì)齊”的文本對(duì)齊方式。設(shè)置文本對(duì)齊方式的方法是，單擊【格式】|【段落】|【中文版式】命令或選項(xiàng)卡，在【文本對(duì)齊方式】右邊的下拉列表框中選擇需要的對(duì)齊方式。LOGO第五節(jié) 控制段落的自動(dòng)分頁(yè)排版的時(shí)候，Word一般會(huì)自動(dòng)按照用戶所設(shè)置頁(yè)面的大小自動(dòng)進(jìn)行分頁(yè)，以美

6、化文檔的視覺效果、簡(jiǎn)化用戶的操作，不過系統(tǒng)自動(dòng)分頁(yè)的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求，這時(shí)我們就需要手工對(duì)文檔的分頁(yè)狀況加以調(diào)整。調(diào)整Word自動(dòng)分頁(yè)屬性的具體操作步驟如下：（1）選定需調(diào)整分頁(yè)狀態(tài)的段落。（2）單擊【格式】|【段落】命令。（3）從【段落】對(duì)話框中選擇【換行和分頁(yè)】選項(xiàng)卡。（4） 在【分頁(yè)】選項(xiàng)組中，可以設(shè)置自動(dòng)分頁(yè)的屬性，主要有以下幾項(xiàng)：【孤行控制】【與下段同頁(yè)】【段前分頁(yè)】【段中不分頁(yè)】 LOGO第六節(jié) 給段落硬分頁(yè)Word的自動(dòng)分頁(yè)功能并不能完全滿足用戶對(duì)文檔進(jìn)行編排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文檔，其正文和附言之間一般都需分頁(yè)打印，自動(dòng)分頁(yè)功能對(duì)此就無能為力，這時(shí)我們

7、只能通過手工在文檔中插入一個(gè)分頁(yè)符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁(yè)符的操作步驟如下：（1）單擊需要重新分頁(yè)的位置。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令。（3）選擇【分頁(yè)符】選項(xiàng)。（4）單擊【確定】按鈕。此時(shí)，Word會(huì)根據(jù)分頁(yè)符對(duì)文檔進(jìn)行分頁(yè)，其中在頁(yè)面視圖方式、打印預(yù)覽方式和在打印出來的文稿中，分頁(yè)符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁(yè)上。當(dāng)頁(yè)面中填滿文字或圖形時(shí)，Word會(huì)插入一個(gè)【自動(dòng)】分頁(yè)符（也稱軟分頁(yè)符），并另起新頁(yè)。要在指定位置強(qiáng)制分頁(yè)，可以插入【人工】分頁(yè)符（也稱硬分頁(yè)符）。LOGO第七節(jié) 創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳如果一篇文檔是第一次使用頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以通過在頁(yè)面視圖情況下，依次選擇【視圖】|【頁(yè)眉和

8、頁(yè)腳】命令，就可以進(jìn)行編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域。如果是已經(jīng)存在頁(yè)眉頁(yè)腳的情況下，可以雙擊頁(yè)面中頂部或底部頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域，即可快速進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)。進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯區(qū)后，這時(shí)文檔的正文部分變成灰色，表示當(dāng)前不能對(duì)正文進(jìn)行編輯，屏幕上顯示【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，就可以編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳了。通過【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域中進(jìn)行處理。（1）向頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容時(shí)，實(shí)際上是插入相應(yīng)的域。如果在文檔發(fā)生改動(dòng)后，而日期、時(shí)間和其他內(nèi)容能在打印文檔時(shí)更新。如果看到的是類似 PAGE 或 DATE 這樣的域代碼，而非實(shí)際的頁(yè)碼、日期、時(shí)間等，那么按 Alt+F9切換域代碼即可以實(shí)際頁(yè)碼、

9、日期、時(shí)間。（2）如果在頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域中看不到其效果?？梢来螁螕簟竟ぞ摺縷【選項(xiàng)】命令，然后選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在打開的對(duì)話框中取消【域代碼】前面的復(fù)選項(xiàng)即可，如果為了查看方便，此時(shí)可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項(xiàng)，就可以取消域底紋的顯示了。LOGO第八節(jié) 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳高度進(jìn)入頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域以后，該區(qū)域用一個(gè)虛線框范圍來表示頁(yè)眉或頁(yè)腳的高度。要調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域的高度，操作步驟如下：（1）可以在文檔中拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】標(biāo)尺可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至頁(yè)邊距的距離。拖動(dòng)【上邊距】或【下邊距】可以調(diào)整頁(yè)眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。（2）同樣切換到【頁(yè)腳】區(qū)域中，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】

10、中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至正文區(qū)域的距離，拖動(dòng)【垂直標(biāo)尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁(yè)腳至頁(yè)邊距區(qū)域的距離。（3）在【頁(yè)面設(shè)置】視圖中的【版式】選項(xiàng)卡中，可以更精確和直觀地設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳，因?yàn)榧垙埓笮『晚?yè)面版式心大小已經(jīng)確定，所以直接在這里設(shè)置【頁(yè)眉或頁(yè)腳】距邊界的距離即可。只要在【頁(yè)眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁(yè)眉上邊緣之間的所需距離（如1.5厘米），再在【頁(yè)腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁(yè)腳下邊緣之間的所需距離（如1.75厘米）。LOGO第九節(jié)第九節(jié) 設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇偶頁(yè)不同設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇偶頁(yè)不同許多文檔中要求頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)有不同效果，例如首頁(yè)作為封面文檔，奇數(shù)頁(yè)需

11、要用章名作頁(yè)眉，偶數(shù)頁(yè)需要用書名作為頁(yè)眉等。下面就介紹制作頁(yè)眉或頁(yè)腳首頁(yè)、奇、偶頁(yè)不同的方法。（1）進(jìn)入【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄，單擊【頁(yè)面設(shè)置】按鈕，選擇【版式】選項(xiàng)卡。（2）選中【頁(yè)眉和頁(yè)腳】區(qū)域中的【奇偶頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為奇數(shù)頁(yè)創(chuàng)建一種頁(yè)眉和頁(yè)腳，為偶數(shù)頁(yè)創(chuàng)建另一種頁(yè)眉和頁(yè)腳。（3）選中【首頁(yè)不同】復(fù)選項(xiàng)，就可以為節(jié)或文檔的首頁(yè)創(chuàng)建與奇、偶頁(yè)都不相同的頁(yè)眉或頁(yè)腳。（4）按【確定】按鈕后，在編輯文檔的【頁(yè)眉和頁(yè)腳】時(shí)就會(huì)顯示為【首頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】、【奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】、【偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉（頁(yè)腳）】的字樣。（5）在【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄中單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕，可以進(jìn)入偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域進(jìn)行設(shè)

12、置，再次單擊【顯示下一頁(yè)】按鈕，可以進(jìn)入下一節(jié)的首頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置。LOGO第十節(jié) 插入頁(yè)碼打印文檔時(shí)往往需要含有頁(yè)碼來區(qū)別不同的頁(yè)，另外，一個(gè)文檔很長(zhǎng)時(shí)，可以分為多個(gè)文件，這樣每個(gè)文件的頁(yè)碼設(shè)置就很重要，如果要使后一個(gè)文件的頁(yè)碼剛好是接在前一個(gè)文件頁(yè)碼之后，就需要進(jìn)行頁(yè)碼的設(shè)置。插入頁(yè)碼的方法是，在任何一個(gè)文檔中，單擊【插入】|【頁(yè)碼】命令。（1）在【位置】下拉列表框，可以設(shè)置頁(yè)碼的位置，有【頁(yè)面頂端（頁(yè)眉）】、【頁(yè)面底端（頁(yè)腳）】、【頁(yè)面縱向中心】、【縱向內(nèi)側(cè)】和【縱向外側(cè)】多種設(shè)置。（2）在【對(duì)齊方式】框中可選擇頁(yè)碼的對(duì)齊方式，如左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)或外側(cè)等。其中，【內(nèi)側(cè)】和【外側(cè)

13、】分別相對(duì)于要用于裝訂的頁(yè)面邊緣的內(nèi)側(cè)（裝訂一側(cè)）和外側(cè)。（3）選中或清除【首頁(yè)顯示頁(yè)碼】復(fù)選框，可在文檔的章節(jié)首頁(yè)是否顯示頁(yè)碼。不管是否顯示頁(yè)碼，但仍從第1頁(yè)就開始出現(xiàn)頁(yè)碼。反之第1頁(yè)不出現(xiàn)頁(yè)碼，但第2頁(yè)的頁(yè)碼仍然是2。（4）單擊【格式】按鈕（或在【頁(yè)眉/頁(yè)腳】工具欄中，按下【頁(yè)碼格式】），可以對(duì)頁(yè)碼格式進(jìn)行設(shè)置，在【頁(yè)碼編排】下面選擇頁(yè)碼的編排格式，如【續(xù)前節(jié)】或在【起始頁(yè)】中輸入頁(yè)碼的起始編號(hào)。（5）單擊【確定】按鈕，返回【頁(yè)碼】對(duì)話框再次單擊【確定】按鈕，就可以在指定的位置插入頁(yè)碼了。返回LOGO第二章第二章 第一節(jié)第一節(jié) 快速定位到上次編輯位置快速定位到上次編輯位置用WPS編輯文件時(shí)

14、有一個(gè)特點(diǎn)，就是當(dāng)你下次打開一WPS文件時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)定位到你上一次存盤時(shí)的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個(gè)功能，但是，當(dāng)我們?cè)诖蜷_Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會(huì)發(fā)現(xiàn)光標(biāo)已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。 小提示：其實(shí)Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)。制作書簽LOGO第二節(jié) 快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間有時(shí)寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過選擇菜單來實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)

15、日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間。LOGO第三節(jié) 快捷鍵的用法格式刷：Word中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。F4：重復(fù)上一項(xiàng)操作。F7：選擇“工具”菜單中的“拼寫和語法”命令。F8：擴(kuò)展所選內(nèi)容。LOGO第四節(jié) 快速選擇字體為了達(dá)到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開“自定義”對(duì)話框，在“自定義”對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，并移動(dòng)光標(biāo)條到類別欄中的“字體”項(xiàng)，看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕

16、，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。 LOGO第五節(jié) 將Word文檔轉(zhuǎn)換成PPT如果有現(xiàn)成合適的Word文檔，我們可以將Word文檔中的字符轉(zhuǎn)換到PPT演示文稿中來，方法如下：?jiǎn)?dòng)Word，打開需要轉(zhuǎn)換的Word文檔。將作為每張幻燈片標(biāo)題的字符設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式，將做為小標(biāo)題和幻燈片內(nèi)容的字符分別設(shè)置為“標(biāo)題2”和“標(biāo)題3”樣式。執(zhí)行“文件發(fā)送Microsoft Office PowerPoint” 命令，系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)PowerPoint，并將上述字符轉(zhuǎn)換到幻燈片中。修飾。LOGO第六節(jié) 并排比較文檔有時(shí)在閱讀文檔的

17、同時(shí)你可能還需要與其他文檔進(jìn)行比較，在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的，但現(xiàn)在如果你用的是Word 2003，只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個(gè)Word文檔左右排開，您甚至還可以同時(shí)滾動(dòng)兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別，具體使用方法如下： 打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，窗口會(huì)自動(dòng)以平鋪方式排列，同時(shí)顯示出并排比較工具條，上面有三個(gè)按鈕。第一個(gè)是同步滾動(dòng)按鈕 ：可以控制一篇文檔在滾動(dòng)時(shí)，與之比較的另一文檔是否同時(shí)滾動(dòng)。另一個(gè)是重置窗口位置按鈕 ：當(dāng)窗口位置發(fā)生變化時(shí)，單擊它，可以恢復(fù)到并排比較時(shí)的初始狀態(tài)。LOGO第七節(jié) 制作目錄1.執(zhí)行“視圖”“工具欄”“大綱”，顯示“大綱”工具欄。 2.將插入點(diǎn)置于要在目錄中顯示的第一個(gè)標(biāo)題中。 3.在“大綱”工具欄上，單擊打開“大綱級(jí)別”下拉框，為此標(biāo)題選擇一個(gè)大綱級(jí)別。4.對(duì)希望包含在目錄中的每個(gè)標(biāo)題重復(fù)進(jìn)行步驟2和步驟3。5.將插入點(diǎn)置于要插入目錄的位置。 6.執(zhí)行“插入”“引用”“索引和目錄”“目錄”選項(xiàng)卡。 7.單擊“選項(xiàng)”按鈕，取消“樣式”的選擇，單擊“確定”，返回“索引和目錄”對(duì)話框。 8.設(shè)置“顯示級(jí)別”的數(shù)目。本例指定了四級(jí)大綱級(jí)別，但僅在目錄中顯示前三級(jí)。9.