公文基本格式要求

1、公文基本格式要求結(jié)合日常公文處理實(shí)際，提出一些基本要求，請(qǐng)認(rèn)真研讀執(zhí)行。一、公文寫作1方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的 制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達(dá)的意圖。2主題要突出。起草公文要開門見山，簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清 楚，要確保請(qǐng)示件一事一文，不可一文多事。3表達(dá)要深入。尤其請(qǐng)示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對(duì)于涉及到經(jīng)費(fèi)方面的請(qǐng)示項(xiàng) 目在明確理由的同時(shí)，還應(yīng)拿出依據(jù)，測(cè)算經(jīng)費(fèi)，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡 明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強(qiáng)文件的前瞻性和批辦效果。4文題要對(duì)應(yīng)。目前上報(bào)的請(qǐng)示

2、中，文不對(duì)題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請(qǐng)費(fèi) 用，標(biāo)題卻寫“關(guān)于XXX程的請(qǐng)示”。5用語(yǔ)要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1 )文句嚴(yán)謹(jǐn)，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒有漏洞、失當(dāng)之處。(2) 簡(jiǎn)明，精煉，去浮辭，忌冗長(zhǎng)空泛。(3 )文理通順，符合語(yǔ)法、邏輯規(guī)律。(4 )格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文 的權(quán)威性。(5 )平實(shí)自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。(6)要使用規(guī)范化公文書面詞語(yǔ)，現(xiàn)重點(diǎn)例舉以下幾種常用詞進(jìn)行說明。稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。 領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、

3、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、 敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹(jǐn)悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的 詞有“由于”、“因?yàn)椤?、“茲因”、“鑒于”。承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所 述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。時(shí)態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用 的時(shí)態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時(shí)值、按時(shí)、準(zhǔn)時(shí)、屆時(shí)、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、 片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報(bào)告、為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹(jǐn)致謝意，順致誠(chéng)摯問候等

4、。公文語(yǔ)言要符合發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)、符合文體特點(diǎn)、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語(yǔ)謙和，分寸適宜?！罢?qǐng)示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊， 如“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)考慮”“上述意見不知妥否，請(qǐng)上級(jí)酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請(qǐng)求批示，例如，“妥否，請(qǐng)批示?！钡染捅容^明確。6字句要正確。避免病句、錯(cuò)字、標(biāo)點(diǎn)亂用等文字性錯(cuò)誤，減少語(yǔ)句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián) 詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達(dá)上的錯(cuò)誤。7引文要準(zhǔn)確。常見的錯(cuò)誤有：引用某個(gè)相關(guān)文件名稱時(shí)，公文文號(hào)置前，標(biāo)題置后，或者 引文文號(hào)中的六角號(hào)“”用“ ”代替，正確格式應(yīng)為“標(biāo)題(文號(hào))”；引用 會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容時(shí)，專門

5、強(qiáng)調(diào)某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項(xiàng)，不符合行文規(guī)定。正確的表達(dá)應(yīng)該是會(huì)議強(qiáng)調(diào)某某事項(xiàng)，不出現(xiàn)個(gè)人姓名；專業(yè)術(shù)語(yǔ)、計(jì)量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯(cuò)誤。二、文種使用公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等 13種。1不能漏寫文種。例：“關(guān)于xx的方案”、“關(guān)于xx的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法” 不能作為文種，應(yīng)為“關(guān)于印發(fā)XX方案的通知”。2不能自編文種，行文時(shí)必須在上述13個(gè)文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N， 避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。3正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，必

6、要時(shí) 也可使用“意見”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級(jí)單位之間或不相隸屬的任何級(jí) 別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報(bào)”和“批復(fù)”等。要注意幾個(gè)易出錯(cuò)文種的正確使用：“請(qǐng)示”和“報(bào)告”，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，而“報(bào)告”則是向上級(jí)匯報(bào)，不須批復(fù)?！罢?qǐng) 示”必須是一文一事?！巴ㄖ焙汀巴▓?bào)”，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā) 本機(jī)關(guān)公文；通報(bào)具有教育性，如批評(píng)、表?yè)P(yáng)及情況通報(bào)等?！皼Q定”和“決議”，這兩個(gè)文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機(jī)關(guān)文種之一，而且是會(huì)議通過的，在題注中要注明是哪次什么會(huì)議什么時(shí)間通過的。三、公文格式規(guī)范的公文包括眉首，正

7、文和版記三個(gè)部分。1眉首。一般包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)與期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、 簽發(fā)人6個(gè)部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。2正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文及成文時(shí)間，有時(shí)還有附件。(1)標(biāo)題。準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡(jiǎn)明。文種中已表達(dá)過的內(nèi)容標(biāo)題不 再重復(fù)，如，不能說“關(guān)于申請(qǐng)xx的請(qǐng)示”，“申請(qǐng)”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時(shí)使 用書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對(duì)”，不能 出現(xiàn)“關(guān)于對(duì)”。標(biāo)題的排列要均稱，不能將一個(gè)詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通 知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。(2 )主送機(jī)

8、關(guān)?！罢?qǐng)示”不能多頭主送。(3 )成文時(shí)間。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽 發(fā)日期為準(zhǔn)。3版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時(shí)間。(1) 主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動(dòng)名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將 標(biāo)題簡(jiǎn)單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“調(diào)整”等等，對(duì)于揭示公文主題內(nèi)容、 便于檢索毫無意義， 選詞數(shù)量應(yīng)不多于 6個(gè)，排列順序?yàn)轭悇e詞、 類屬詞，最后必須加上文 種。(2) 版記最后要標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)、成文時(shí)間和打印份數(shù)。4其他格式遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對(duì)常出現(xiàn)的格式及其他細(xì)節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī) 范：(1) 文號(hào)、

9、正文(除標(biāo)題外)、版記(除主題詞、詞素外)及上行文中的“簽發(fā)人”3個(gè)字都采用仿宋 GB2312三號(hào)字，頁(yè)碼采用仿體四號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號(hào)；標(biāo)題用宋體小二加粗；“主題詞”3個(gè)字為黑體三號(hào)，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。(2) 正文統(tǒng)一用1.5倍行距。(3) 一般標(biāo)題上與紅色反線空兩行三號(hào)字距離，下與正文空一行。(4) 附件與正文空一行，附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對(duì)齊。正確格式為：附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(5) 有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并

10、與后附標(biāo)題一致。(6) 成文日期中的“O”從特殊符號(hào)里引用，并與正文字體相同。(7) 正文層次序號(hào)依次為：“一、(一)1. ( 1)”或“一、1. (1)”(8) 單獨(dú)發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。(9 )用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁(yè) 必須有正文，不能在空白頁(yè)上打上“此頁(yè)無正文”之后再加蓋印章，必要時(shí)可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線距離。(10) 版記應(yīng)置于文件最后一頁(yè)，亦即偶數(shù)頁(yè)。(11) 要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在0A系統(tǒng)電子版公文制作時(shí)，要按紙質(zhì)文件要求 排版。(12) “妥否，請(qǐng)批示”并不是請(qǐng)示中必用的固定格式，如以“請(qǐng)公司批復(fù)”收尾，再加“妥 否，請(qǐng)批示”，則屬多余。(13 )請(qǐng)示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話，報(bào)告因不必署聯(lián)系