采購管理的規(guī)范

1、1、 目的 2、 適用范圍3、 定義 4、 采購管理制度5、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)6、 供應(yīng)商選擇、評價(jià)和終止辦法1、供應(yīng)商檔案管理要求2、供應(yīng)商選擇流程3、供應(yīng)商選擇考察表4、合格供應(yīng)商名錄5、供應(yīng)商資料卡6、供應(yīng)商考核辦法及考核表7、終止供應(yīng)商的報(bào)告7、 采購流程1、采購原則2、常規(guī)采購3、小額應(yīng)急采購8、 貨物檢驗(yàn)1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告9、 采購中心職責(zé)與績效考核1、采購中心工作職責(zé)2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)十、 采購報(bào)告必須具備要素及分析圖表1、 目的規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。2、 適用范圍本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、

2、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。3、 定義1、 供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。2、 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。3、 購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項(xiàng)目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商進(jìn)行評估的表格，一般由采購主管對供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時(shí)行審批。5、 供應(yīng)商考核表：是每財(cái)年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。6

3、、 終止供應(yīng)商的報(bào)告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報(bào)告，此報(bào)告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報(bào)審批。7、 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。8、 貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門和人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對所采購貨物給出驗(yàn)收報(bào)告和處理意見。4、 采購管理制度潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；能及時(shí)按質(zhì)按量地采購到所需物品；嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案，以有效地

4、控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量；科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題；認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn), ， 除急購?fù)獠坏貌少彛辟徯柙谏暾垎紊献r(shí)“急購”，并由 總經(jīng)理 補(bǔ)批；凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購，可以核定物品項(xiàng)目，通知各請購部門依計(jì)劃提出請購，然后集中辦理采購；采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買，不得隨

5、意變更供應(yīng)商；5、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；注冊資金達(dá)到50 萬以上的一般納稅人；健全的商務(wù)管理流程和制度；良好的財(cái)務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作態(tài)度;六、供應(yīng)商選擇、評價(jià)和終止辦法供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲多問題，更有 重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時(shí)性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格 地篩選、考核供應(yīng)商，對不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。對供應(yīng)商資信由高到低分為 A、B、C、D四類。具體定類辦法參見供應(yīng)商考核辦

6、法及考核表。1、供應(yīng)商檔案管理要求對于供應(yīng)商的管理， 要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含 供應(yīng)商選擇考察表、供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商考核表、詢價(jià)記錄、采購記錄、到貨檢驗(yàn)報(bào)告 和終止供應(yīng)商的報(bào)告，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份 存檔管理。2、供應(yīng)商選擇流程選擇供應(yīng)商的程序流程圖運(yùn)作中心總監(jiān)審批3、供應(yīng)商選擇考察表供應(yīng)商選擇考察表考察人：年 月 日待選供應(yīng)商基本資料名稱法人代表：地址：郵編：電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營性質(zhì)：主營產(chǎn) 品：詳細(xì)評價(jià)指標(biāo)經(jīng)濟(jì)實(shí)力序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1注冊資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一

7、般是多久5一共有多少員工市場信譽(yù)序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨/水貨4售后服務(wù)水平怎么樣優(yōu)勢資源序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1與主營產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理 /經(jīng) 銷/總代）2給不同渠道的價(jià)格結(jié)構(gòu)及毛利3相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全4r最短送貨時(shí)間是多久管理水平序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1業(yè)務(wù)人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對售削咨詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨物進(jìn)出流程4I員工是不是大小事情都要請75批示意見商務(wù)經(jīng)理意見簽名：運(yùn)作中心總監(jiān) 意見簽名：考察結(jié)果推薦為C類認(rèn)可供應(yīng)商口推薦為D類認(rèn)可供應(yīng)商口不能推薦為供應(yīng)商4、合格供應(yīng)商名錄合格供應(yīng)商名錄表格更新日期： 年 月 日序號編號企業(yè)名稱等級地址

8、提供的產(chǎn)品及 折扣聯(lián)系人電話備 注5、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商編號：建卡日期:產(chǎn)品類別：建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務(wù)公司地址電話傳真?zhèn)}庫地址電話傳真開戶行帳號公司類別口代理商生產(chǎn)商代理級別：創(chuàng)立時(shí)間注冊資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模人 貝構(gòu) 成管理層技術(shù)人員普通員工合計(jì)人數(shù)比例經(jīng)營范圍序號考核 年度準(zhǔn)時(shí)交貨率品質(zhì)服務(wù)總分評等考核表 編號備注6、供應(yīng)冏考核辦法及考核表供應(yīng)商的考核采取財(cái)年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評語，再由相關(guān) 權(quán)責(zé)部門給出評審意見，最終由運(yùn)作總監(jiān)決定是否終止供應(yīng)資格。供應(yīng)商考核表NO PUR-KS-流水號供應(yīng)商名稱考核日期主要考核人產(chǎn)品名稱考核評語評分等級

9、考 核 內(nèi) 容準(zhǔn)時(shí) 交貨率品質(zhì)服務(wù)其它綜 合評 價(jià)意見是否取消其資格各 權(quán) 責(zé) 部 門審批 意見7、終止供應(yīng)商的報(bào)告終止供應(yīng)商的報(bào)告供應(yīng)商編號：供應(yīng)商名稱：建立聯(lián)系時(shí)間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往主要業(yè)務(wù)：終止原因：目前來往財(cái)、物、帳等情況：終止該供應(yīng)商可能造成的影響：終止供應(yīng)商的步驟：終止供應(yīng)商申請人簽字：商務(wù)經(jīng)理簽字：運(yùn)作總監(jiān)批示：七、采購流程1、采購原則采購經(jīng)辦人員接獲“請購單”后應(yīng)依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)并經(jīng)分析后議價(jià)。采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時(shí)，采購經(jīng)辦人員要及時(shí)轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并

10、在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。采購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于 “請購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂 “訂購廠商"”交貨期 限"與"報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核需求人采購中心商務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理室財(cái)務(wù)部提出采詢價(jià)/議價(jià)填寫購物申請 單（注明應(yīng)急 采購）實(shí)施采購 供 應(yīng)付款補(bǔ)簽字補(bǔ)簽字八、貨物檢驗(yàn)1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來料名稱抽樣數(shù)驗(yàn)收準(zhǔn)則接收數(shù)量計(jì)算機(jī)主機(jī)100%1） 運(yùn)行測試正常，配置正確2） 機(jī)箱無破損、變形3） 全新設(shè)備不合格拒收CPU100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收內(nèi)存100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合

11、格拒收主板100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收板卡（顯小八網(wǎng)卡、尸 卡等）100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅(qū)動(dòng)器100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅(qū)動(dòng)器100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收鍵盤50%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收鼠標(biāo)50%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1

12、）運(yùn)行測試正常，配置正確2）機(jī)箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）機(jī)箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）機(jī)箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1）運(yùn)行測試正常，配置正確2）機(jī)箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%1）機(jī)箱無破損、變形2）原廠包裝和無開箱痕跡3）全新產(chǎn)品不合格拒收接插件（面板、模塊等）30%1）機(jī)箱無破損、變形2）原廠包裝和無開箱痕跡3）全新產(chǎn)品不合格拒收2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告NQ供應(yīng)商:檢驗(yàn)日期： 年產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗(yàn)證記錄序號驗(yàn)證項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測結(jié)果結(jié)論驗(yàn)證結(jié)論：檢驗(yàn)人：復(fù)核：不合格批處理意見

13、：口可用 口挑選 口換貨 口退貨審批：九、采購中心職責(zé)與績效考核1、采購中心工作職責(zé)i. 建立供應(yīng)廠商與價(jià)格記錄；ii. 采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查;iii. 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購工作;iv. 送貨進(jìn)度控制與逾送督促；v. 來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；vi. 付款整理、審查；vii. 提交采購工作報(bào)告。2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)采購主管的績效標(biāo)準(zhǔn)工作職責(zé)績效指標(biāo)績效標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目所 需的采購工作使申請部門得到所需的設(shè)備和材料1 .一個(gè)月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的次數(shù)不超過1次；2 .一年內(nèi)因采購的設(shè)備型號錯(cuò)誤造成的退貨次數(shù)不超過2次；3 .項(xiàng)目采購的成本控制在預(yù)先設(shè)定的范圍內(nèi)。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：盡可能地推遲付款時(shí)間；控制進(jìn)貨速度，使庫 存最??；向多方供貨商詢價(jià)，得到性價(jià)比最佳 的供貨。改進(jìn)采購的工作流 程和標(biāo)準(zhǔn)改進(jìn)了的流程或標(biāo)準(zhǔn)上級主管人員對以下方面表示滿意：* 所有的采購有關(guān)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)每年至少進(jìn)行一次修訂；* 相關(guān)的規(guī)定得到了正確的發(fā)布和溝通；* 在流程中能夠考慮到對不同情況的區(qū)別對待。供貨商關(guān)系管理供貨商關(guān)系1 .對大的供貨商能定期進(jìn)行拜訪；2 .供應(yīng)商總數(shù)減少，使供貨更為集中。優(yōu)秀績效的表現(xiàn):能夠幫助供貨商解決一定的問題。向管理層提供采購 報(bào)告管理層所得到的信息管理層對如下方面表示滿意：*提供的采購報(bào)告有意義；*報(bào)告有助于改進(jìn)本公司以及供貨商的服務(wù)水準(zhǔn)。十、