某公司采購(gòu)流程管理

1、采購(gòu)流程管理文件修改控制修改 修改頁(yè)碼修改記錄編號(hào)扌及條款 修改人審核人批準(zhǔn)圭人修改日期狀態(tài)1. 目的2. 適用范圍3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)4. 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定4.2 采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)4.3 采購(gòu)實(shí)施4.4 采購(gòu)驗(yàn)收5. 引用文件5.1NW607101合格供方評(píng)定辦法5.2NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3NW607105庫(kù)房管理規(guī)定6.質(zhì)量記錄6.1NR607103A“ XX自用設(shè)備申請(qǐng)表”6.2NR607103B“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C"合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4NR607103D“送貨驗(yàn)收單”6.5NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR

2、607103F“產(chǎn)品返修單”附錄：購(gòu)貨合同1. 目的規(guī)范采購(gòu)流程，明確采購(gòu)責(zé)任，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制，確保本公司所采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)滿(mǎn)足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1 適用于本公司各部門(mén)在軟件產(chǎn)品和軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中所需要的，且影響軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量的產(chǎn)品/服務(wù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)部自用品）的采購(gòu)。2.2 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶(hù)采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)。3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)3.1 直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運(yùn)費(fèi)，采購(gòu)部門(mén)按照合同執(zhí)行員申請(qǐng)將設(shè)備直接 從供應(yīng)商處發(fā)給用戶(hù)或分支機(jī)構(gòu)。3.2 自采：為縮短交貨周期，當(dāng)?shù)夭少?gòu)價(jià)格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外分 支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的采購(gòu)行為。3.3 購(gòu)貨合同：采購(gòu)部門(mén)就

3、采購(gòu)內(nèi)容與供方達(dá)成的協(xié)議。合同文本包括購(gòu)貨合同、采 購(gòu)訂單、及對(duì)方提供經(jīng)我方認(rèn)可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定4.1.1 批準(zhǔn)采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)應(yīng)從合格供方采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照NW607101合格供方評(píng)定辦法對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定，只有經(jīng)過(guò)評(píng)定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2 常用產(chǎn)品采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照比質(zhì)比價(jià)原則，評(píng)定兩家以上合格供方。4.1.3 為合格供方建立檔案。進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對(duì)不合格供方及時(shí)通報(bào)。4.1.4 將評(píng)定結(jié)果及時(shí)反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。4.2采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)4.2.1總部采購(gòu)1）內(nèi)部自用品的采購(gòu)：采購(gòu)員根據(jù)設(shè)備管理部門(mén)提

4、交的并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審批的“ XX自用設(shè)備申請(qǐng)表”，進(jìn)行內(nèi)部自用設(shè)備的采購(gòu)；執(zhí)行員負(fù)責(zé)填寫(xiě)“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?，?jīng)其部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購(gòu)員申 請(qǐng)米購(gòu)。自采對(duì)于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同 執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”，由其組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果反饋給采購(gòu) 部門(mén)及申請(qǐng)部門(mén)。采購(gòu)員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購(gòu) 申請(qǐng)單”后方可執(zhí)行。采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)員根據(jù)已批準(zhǔn)的“ XX自用設(shè)備申請(qǐng)表”或"設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑?quot;進(jìn)行采購(gòu)。 實(shí)施采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與合格供方簽訂書(shū)面購(gòu)貨合同。購(gòu)貨合同須經(jīng)采購(gòu)部門(mén) 負(fù)責(zé)人審查后，由法定代表人或其授權(quán)

5、代理人簽字生效。合同金額在10萬(wàn)元以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬(wàn)元以下，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；不允許未經(jīng)授權(quán)及超越權(quán)限在合同上簽字。采購(gòu)員依據(jù)購(gòu)貨合同跟蹤采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)的執(zhí)行情況與購(gòu)貨合同要求不一致時(shí)， 采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當(dāng)?shù)拇胧２少?gòu)部門(mén)接到設(shè)備直發(fā)申請(qǐng)后安排發(fā)貨，并將"設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”傳真給用戶(hù)及分支機(jī)構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單"及NR607105C “商品出庫(kù)單"辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)部門(mén)收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評(píng)審并批準(zhǔn)的自采申請(qǐng)后，區(qū)分不同情況付款。1）金額2000元以下，由辦事處從備

6、用金中支付，待發(fā)票返回后，報(bào)銷(xiāo)付款。2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。3）金額50000元以上，由采購(gòu)部門(mén)直接與供應(yīng)商簽訂合同，并直接付款給供應(yīng)商。米購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫(kù)房收貨區(qū)待檢，采購(gòu)員填寫(xiě)“送貨驗(yàn)收單”通知 檢驗(yàn)員對(duì)所購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。檢驗(yàn)員按照NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定 負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品的到貨驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)論填寫(xiě)在“送貨驗(yàn)收單”上。由庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)保存和管理“送貨驗(yàn)收單”。驗(yàn)收通過(guò)后，采購(gòu)員辦理產(chǎn)品入庫(kù)手續(xù)。4224.34.4驗(yàn)收不合格的采購(gòu)產(chǎn)品，檢驗(yàn)員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫(kù)房的不合格區(qū)，并及時(shí)將該產(chǎn)品的“送貨驗(yàn)收單"交采購(gòu)員備份。采

7、購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理。445產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗(yàn)員/采購(gòu)員故障確認(rèn)，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理，同時(shí)保證產(chǎn)品的及時(shí)返回并加以記錄。446直發(fā)（自米）設(shè)備驗(yàn)收由駐外分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，驗(yàn)收通過(guò)后，將 設(shè)備直發(fā)（自米） 驗(yàn)收單”提交采購(gòu)員，由采購(gòu)員轉(zhuǎn)交檢驗(yàn)員簽署處理意見(jiàn)。5.引用文件5.1NW607101合格供方評(píng)定辦法5.2NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3NW607105庫(kù)房管理規(guī)定6.質(zhì)量記錄6.1NR607103A “XX自用設(shè)備申請(qǐng)表”6.2NR607103B “設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C “合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4NR607103D “送貨驗(yàn)收單”6.5NR

8、607103E “設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR607103F “產(chǎn)品返修單”附錄：購(gòu)貨合同XX自用設(shè)備申請(qǐng)表記錄編號(hào)：NR607103A -申請(qǐng)部門(mén)：采購(gòu)期限：聯(lián)系電話(huà)：申請(qǐng) 采 購(gòu) 清 單設(shè)備名稱(chēng)配置及性能描述申請(qǐng)數(shù)量備注用 途 說(shuō) 明申請(qǐng)人簽字/日期：部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)部長(zhǎng)簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字/日期：況經(jīng)辦人簽字/日期：1. 本頁(yè)不足記述設(shè)備配置及性能要求時(shí)，可以有附頁(yè)，格式自定?？傢?yè)數(shù)包括本頁(yè)與所有附頁(yè)設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑武N(xiāo)售合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：項(xiàng)目名稱(chēng)：簽定部門(mén)：簽定人：聯(lián)系方式：1項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目所屬行業(yè)：采購(gòu)部合同管理員：接到日期： 合同采購(gòu)清單序號(hào)采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)名稱(chēng)/

9、型號(hào)(A)數(shù)量(B)采購(gòu)期限(C)出廠(chǎng)價(jià)(D)交貨日期(E)交貨地點(diǎn)(F)采購(gòu)人(G)購(gòu)貨合同號(hào)(H)執(zhí)行情況說(shuō)明:合同執(zhí)行部:采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部:D、E、F、G、H項(xiàng)由采購(gòu)人員填寫(xiě)1. 清單左側(cè)A、B、C項(xiàng)由銷(xiāo)售合同執(zhí)行員填寫(xiě)，右側(cè)2. 如客戶(hù)有特殊需求，銷(xiāo)售合同執(zhí)行員須在“說(shuō)明”中注明合同執(zhí)行設(shè)備本地采購(gòu)申請(qǐng)單銷(xiāo)售合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：項(xiàng)目名稱(chēng)：簽訂部門(mén)：簽訂人：辦事處負(fù)責(zé)人 ：備采購(gòu)清單序號(hào)米購(gòu)產(chǎn)品名稱(chēng) /型號(hào)數(shù)量采購(gòu)期限自采單價(jià)供應(yīng)商名稱(chēng)1一合計(jì)合同執(zhí)行部：發(fā)票類(lèi)型:一般發(fā)票增值稅發(fā)票自采原因:簽字/日期：采購(gòu)部：簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo):簽字/日期：設(shè)記錄編號(hào)：NR607103C-通知時(shí)間：年 月

10、 日送貨驗(yàn)收單廠(chǎng)商名稱(chēng)：商品編碼貨物名稱(chēng)數(shù)量描述單價(jià)采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)備注驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)：硬件正常不正常軟件正常不正常方法和結(jié)論：處理意見(jiàn)：采購(gòu)員:庫(kù)房管理員:檢驗(yàn)員:設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單購(gòu)貨合同編號(hào)：通知日期：供應(yīng)商名稱(chēng)：電話(huà)：聯(lián)系人：到貨地點(diǎn)：預(yù)計(jì)到貨日期：商品編碼（A）貨物名稱(chēng)（B）預(yù)計(jì)數(shù)量（C）實(shí)到 數(shù)量箱號(hào)（E）單位（F）單價(jià)（G）采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)備注(D)(H):驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn):硬件軟件正常 不正常正常 不正常驗(yàn)收方法和結(jié)論:1.外包裝及設(shè)備外觀(guān)是否完好是（:否（)2隨機(jī)資料是否齊全是（:否（)3.型號(hào)配置是否正確是（:否（)自檢通過(guò) 加電（）不

11、加電（）通過(guò)（） 未通過(guò)（）驗(yàn)收機(jī)構(gòu)印鑒或負(fù)責(zé)人簽字：驗(yàn)收機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)人處理意見(jiàn)：庫(kù)房管理員:采購(gòu)員:1.該通知單A、H項(xiàng)，由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)。B、C、E、F、G項(xiàng)，直發(fā)時(shí)由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)，自采時(shí)由申請(qǐng)部門(mén)采購(gòu)人員填寫(xiě)，D項(xiàng)由收貨人填寫(xiě)。產(chǎn)品返修單公司產(chǎn)品名稱(chēng)及配置產(chǎn)品 編號(hào)故障現(xiàn)象：返修 期限年月日至年月日返修 經(jīng)手人返回 日期年月日至年月日返還 經(jīng)手人返修驗(yàn)收情況：驗(yàn)收人：1.采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部存檔產(chǎn)品返修單記錄編號(hào)；日期：年 月 日公司產(chǎn)品使用 部門(mén)產(chǎn)品 責(zé)任人產(chǎn)品名稱(chēng) 及配置產(chǎn)品 編號(hào)返修期限年月日至年月日返修經(jīng)手人1.產(chǎn)品使用/管理部門(mén)存檔購(gòu)貨合同簽約地點(diǎn)：簽約時(shí)間：購(gòu)貨合同號(hào):甲方（買(mǎi)方）：沈陽(yáng)

12、XX軟件股份有限公司乙方（賣(mài)方）：地址：沈陽(yáng)市和平區(qū)三好街84號(hào)（110003）地址：電話(huà)：電話(huà)：傳真:傳真：甲乙雙方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過(guò)充分協(xié)商，關(guān)于甲方購(gòu)買(mǎi)乙方 設(shè)備達(dá)成如下協(xié)議：亠、產(chǎn)品名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià):序號(hào)產(chǎn)品名稱(chēng)描述數(shù)量單價(jià)合計(jì)* !1總價(jià)（大寫(xiě)）：、交貨時(shí)間及地點(diǎn):三、包裝標(biāo)準(zhǔn)及品質(zhì)保證：要求原廠(chǎng)包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長(zhǎng)途運(yùn)輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為 公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應(yīng)當(dāng)接受甲 方的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。四、付款方式：五、保修方式：六、違約責(zé)任乙方在本合同規(guī)定的交貨時(shí)間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點(diǎn)，每逾一天交貨，按總金額 的1 %o付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗(yàn)無(wú)誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號(hào)內(nèi)，則從應(yīng) 付之日起繳納滯納金，每逾期一天按應(yīng)付金額的 1 %。計(jì)算。雙方累計(jì)罰款最高不超過(guò)