貿(mào)易有限公司溝通管理程序

1、XX貿(mào)易有限公司溝通管理程序編號：QM03程序文件蟲他：1.目的懸了使品K管理醴系能逵成公司內(nèi)部之共,并建立輿公司外部相IMItt封品K管理之承諾與績效溝通之管道。2 .范圍凡本公司內(nèi)部各階層人員及公司外相關(guān)團體與供應(yīng)商、承包商等均適用之。3 .責(zé)任3.1 內(nèi)部意見歸集處理：相關(guān)部門。3.2 外部意見歸集、處理與回復(fù)：業(yè)務(wù)或相關(guān)部門。3.3 相關(guān)利益團體之處理與回復(fù)：行政部。3.4 品質(zhì)政策宣達(dá)：總經(jīng)理。4 .定義4.1 內(nèi)部溝通：公司內(nèi)部所有事務(wù)之溝通。4.2 外部溝通：包括客戶、供應(yīng)商及相關(guān)利益團體等的溝通。5 .作業(yè)程序內(nèi)容5.1 作業(yè)程序流程圖：略。5.2 內(nèi)部溝通：5.2.1 各部門

2、對任何有關(guān)品質(zhì)或其他議題的建議，可用書面形式知會相關(guān)部門，針對意見進(jìn)行處理。有必要時，有關(guān)各方可共同討論解決。5.2.2 討論結(jié)果由相關(guān)部門轉(zhuǎn)達(dá)處理信息予提議部門。5.2.3 若建議有助于改善品質(zhì)管理系統(tǒng)之效益，可由行政部將此提議納入稽核控制或相關(guān)部門進(jìn)行追蹤。5.2.4 對建議事項和處理結(jié)果，應(yīng)由相關(guān)部門歸檔記錄。5.2.5 品質(zhì)或相關(guān)議題宣達(dá)：5.2.5.1 總（副）經(jīng)理或管理層應(yīng)選用適當(dāng)?shù)姆绞?，宣達(dá)公司品質(zhì)政策、品質(zhì)目標(biāo)、品質(zhì)計劃及產(chǎn)品相關(guān)規(guī)定，也可透過訓(xùn)練教育或會議等方式進(jìn)行宣導(dǎo)，讓公司全員了解。同時通過教育訓(xùn)練或會議，使全員熟悉品質(zhì)管理系統(tǒng)的流程運作。5.2.5.2 品質(zhì)績效之信息傳

3、達(dá)方式有：提案、會議（管理評審會議、各部門經(jīng)理會議、品質(zhì)會議）等。5.2.5.3 內(nèi)部稽核流程的結(jié)果通過稽核報告的形式傳達(dá)至相關(guān)部門或個人。5.2.5.4 公司品質(zhì)會議及相關(guān)品質(zhì)討論會議之結(jié)果及時以“會議記錄”形式傳達(dá)相關(guān)部門和個人，并督導(dǎo)進(jìn)行改善。5.2.5.6 各部門之間其他內(nèi)部意見可以書面形式、會議或相互協(xié)商后的形式進(jìn)行溝通。書面溝通可以“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”形式，若舉行會議則會議記錄應(yīng)發(fā)放于相關(guān)部門。5.3 外部溝通：5.3.5 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)接收客戶有關(guān)品質(zhì)管理之任何建議或相關(guān)事項。包括產(chǎn)品/服務(wù)相關(guān)信息，產(chǎn)品詢價、訂單變更、產(chǎn)品抱怨等事項。5.3.6 接收方式可為電話、傳真、信件、口訴、拜訪、

4、參觀或其他可行方式，接收時應(yīng)告知處理流程大約所需時間。5.3.7 接收的品質(zhì)或其他意見之信息應(yīng)由相關(guān)部門進(jìn)行登錄處理，如不能短期內(nèi)處理完成，應(yīng)視情況向原提案公司或個人告知處理情形。參見“客戶抱怨處理程序”。采購部或相關(guān)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商就各種問題進(jìn)行溝通。參見“采購管理程序”。5.3.8 各項外部品質(zhì)或其他意見之處理始末，應(yīng)交給相關(guān)部門或以會議形式進(jìn)行討論，并將處理結(jié)果告知相關(guān)部門或個人。修改日期版本:修改號:編制人：XX貿(mào)易有限公司溝通管理程序編號：QAM04程序文件蟲他：010批準(zhǔn):發(fā)布日期5.3.9 各項外部意見提案及處理結(jié)果，由相關(guān)部門經(jīng)理核準(zhǔn)。若視為品質(zhì)管理系統(tǒng)之參考記錄，應(yīng)按規(guī)定予以保存。5.3.10 當(dāng)公司與相關(guān)利益團體發(fā)生利益沖突或其他與利益團體有關(guān)之事宜時，由人事產(chǎn)負(fù)責(zé)與之進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)溝通之結(jié)果，應(yīng)由總（副）經(jīng)理核準(zhǔn)。5.4 本公司可借由下列方式，達(dá)到溝通之效益：5.4.5 利用文宣、媒體、廣告等。5.4.6 借公益活動、地方集會、說明會、例會等。5.4.7 登門拜訪、參觀，并配合文宣信息表達(dá)參加客戶需求反饋表。5.4.8 發(fā)行定期刊物宣導(dǎo)。5.4.9 公司之內(nèi)部意見溝通之各項記錄，依“品質(zhì)記錄管制程序”規(guī)定辦理。6 .相關(guān)及支持文件6.2 合同評審控制程序6.3 品質(zhì)記錄控制程序6.