新時(shí)期開展高?？蒲袡n案管理工作芻議

1、新時(shí)期開展高校科研檔案管理工作芻議    Tags：芻議 新時(shí)期 管理工作 摘要：本文在明晰高?？蒲袡n案歸類范圍的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前高?？蒲袡n案管理中存在的科研管理人員責(zé)任心不足，科研檔案歸檔不完整，科研管理制度不健全等諸多問題。作為改進(jìn)建議，筆者認(rèn)為，應(yīng)該加強(qiáng)科研人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理，建立科學(xué)管理制度，以及推廣科研檔案的開發(fā)利用等。關(guān)鍵詞：高?？蒲袡n案管理科研人員在國家剛剛發(fā)布的國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學(xué)研究水平，充分發(fā)揮高校在國家創(chuàng)新體系中的重要作用，全面提高高等教育質(zhì)量。教學(xué)

2、與科研向來作為高校的兩大中心任務(wù)，而在新時(shí)期利用科研推動(dòng)教學(xué)的趨勢(shì)越發(fā)明顯。高?？蒲泄芾砣藛T做好對(duì)科研檔案的建檔與管理，對(duì)保障和提升整個(gè)學(xué)校科研工作的質(zhì)量與水平無疑也起著非常關(guān)鍵的作用?；诖耍救私Y(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，談一下對(duì)科研檔案管理工作的一點(diǎn)淺見，僅供同行借鑒參考。1明晰高?？蒲袡n案歸檔范圍高?？蒲袡n案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當(dāng)前高?？蒲袡n案歸檔的主要范圍?？傮w來說，科研檔案包括以下幾項(xiàng)：1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報(bào)告以及科研成果

3、獲獎(jiǎng)的證書等。同時(shí)包括反映上述情況的年度或季度科研統(tǒng)計(jì)表。2)科研項(xiàng)目檔案：主要包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目合同書、項(xiàng)目審批書（立項(xiàng)書）、調(diào)研報(bào)告、方案論證、結(jié)項(xiàng)報(bào)告和結(jié)項(xiàng)證書，以及在項(xiàng)目進(jìn)行過程中所形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領(lǐng)域的學(xué)科分類、研究方向、研究團(tuán)隊(duì)情況和系所分布等，同時(shí)包括科研管理人員的信息。4)科研管理文件檔案：主要指國家、省級(jí)及高校關(guān)于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結(jié)和規(guī)劃等。2當(dāng)前高?？蒲袡n案管理中亟待完善的方面第一，不少科研管理人員對(duì)科研檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。導(dǎo)致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實(shí)不到位，出

4、現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內(nèi)心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個(gè)人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時(shí)性與完整性。高?？蒲斜旧泶嬖谥环N潛在的內(nèi)部競爭，一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)、個(gè)人利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學(xué)?？蒲胁块T，導(dǎo)致應(yīng)該共享的科研資源不能及時(shí)歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時(shí)、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。第三，高?？蒲泄ぷ鞯膹V泛性影響科研檔案形成的系統(tǒng)性。高?？蒲泄ぷ鞯膹V泛性，一是指科研項(xiàng)目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項(xiàng)目的來源渠道不

5、斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高?？蒲许?xiàng)目研究周期長，不僅包括科研項(xiàng)目研究的準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉(zhuǎn)化的后續(xù)實(shí)驗(yàn)、開發(fā)、推廣等過程。第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經(jīng)常與科研管理部門聯(lián)系，對(duì)于接收來的材料是否完整心中無數(shù)，因而大大降低了科研檔案的利用價(jià)值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環(huán)節(jié)中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據(jù)有效的規(guī)定運(yùn)作。3改進(jìn)高?？蒲袡n案管理工作的幾點(diǎn)建議第一，提高高?？蒲腥藛T的科研檔案管理責(zé)任心和意識(shí)?？蒲腥?/p>

6、員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳檔案法、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定等文件，提高科研人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的檔案法制意識(shí)，把科研材料歸檔看作是自己的應(yīng)盡責(zé)任。第二，加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此，對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后對(duì)每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題分年

7、度補(bǔ)倉到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。第四，推廣科研檔案的開發(fā)利用?？蒲袡n案管理的工作要考慮其開發(fā)利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。高校校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技