授權(quán)的程序和流程

1、第四講 授權(quán)的程序和流程（上）授權(quán)的程序可以分為四個(gè)步驟： 確定任務(wù)：即哪些任務(wù)和工作是可以授權(quán)的； 制訂計(jì)劃：即授權(quán)的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)與成果評(píng)估方法； 選賢任能：選擇合適的人授權(quán)； 落實(shí)分工：將任務(wù)和相應(yīng)的資源、權(quán)力分配給被授權(quán) 者。此外， 在授權(quán)過(guò)程中， 還需要一定的監(jiān)督、 支持和幫助， 以保證其順利完成任務(wù)。確定任務(wù)授權(quán)前先勾畫出工作的重點(diǎn)，如目標(biāo)、進(jìn)度、準(zhǔn)則及要 求，以及下屬在執(zhí)行工作時(shí)的權(quán)力范圍，如某報(bào)告要在7天內(nèi)完成，長(zhǎng)度不超過(guò) 10頁(yè)紙，要有大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。授權(quán)事項(xiàng)包括授權(quán)工作的內(nèi)容、目標(biāo)，以及為完成工作 目標(biāo)所需的資金、技術(shù)、設(shè)備、人員、信息等資源，還包括 授受雙方的權(quán)力義務(wù)關(guān)系，授受

2、工作的期限及控制措施等。 任何一項(xiàng)授權(quán)工作都應(yīng)在確定進(jìn)行授權(quán)之前就能做到授權(quán) 事項(xiàng)明確，這不但是確定授受雙方權(quán)力義務(wù)關(guān)系的需要，也 是被授權(quán)者展開工作的前提條件。受權(quán)者只有在明白了要做什么、怎么做、自己能調(diào)動(dòng)多 少資源、有多少時(shí)間、享有什么樣的權(quán)力、承擔(dān)什么樣的責(zé) 任的情況下，才能決定是否接受授權(quán)，才能為完成授權(quán)任務(wù)制訂出自己的計(jì)劃（一）明確授權(quán)任務(wù)應(yīng)該將什么樣的事情進(jìn)行授權(quán)，對(duì)于肩負(fù)不同責(zé)任的管 理者來(lái)說(shuō)，是大不相同的。但有一點(diǎn)卻值得所有管理者注意, 即管理者的主要任務(wù)是制訂計(jì)劃、做出決策、溝通協(xié)調(diào)、領(lǐng) 導(dǎo)與指導(dǎo)和過(guò)程控制。以這五項(xiàng)職能為重心，那些屬于日常 雜項(xiàng)的事情，例如日常行政事務(wù)、生活

3、后勤性事務(wù)以及一些簡(jiǎn)單的程序性事務(wù)就可以安排他人執(zhí)行。對(duì)于決定的執(zhí)行和操作，一般都具有專業(yè)性和技術(shù)性， 這也不是專職的管理者應(yīng)該親自去做的，哪怕自己懂得這種 專業(yè)和技術(shù)，管理者也只應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查的責(zé)任，并對(duì)執(zhí) 行過(guò)程中的疑問(wèn)做出解釋或決定。明確授權(quán)任務(wù)就是要讓受權(quán)者明白要做什么，從哪里著 手做，為什么要這么做。1清楚地告訴受權(quán)者任務(wù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、程序 管理者必須對(duì)任務(wù)的主要內(nèi)容、結(jié)構(gòu)形式有清楚的思 路，并將自己的思路告知受權(quán)者，讓他們知道要做的是什么 方面的事情，這件事情有哪些特征，可能遵循什么樣的因果 關(guān)系和結(jié)構(gòu)形式，完成任務(wù)需按什么程序進(jìn)行。2告知受權(quán)者為什么要完成這項(xiàng)任務(wù) 授權(quán)任務(wù)不能

4、讓受權(quán)者覺得莫名其妙，讓他們覺得與公 司的業(yè)務(wù)不相符，這會(huì)使他們?cè)趫?zhí)行任務(wù)時(shí)無(wú)所適從、缺乏 動(dòng)力。所以一定要讓受權(quán)者明白為什么要完成這項(xiàng)任務(wù)，完成 該任務(wù)能給公司和個(gè)人帶來(lái)什么好處，或者完不成任務(wù)公司 會(huì)有什么樣的損失。3讓受權(quán)者明白該項(xiàng)任務(wù)在公司戰(zhàn)略規(guī)劃中的地位 這個(gè)任務(wù)是哪項(xiàng)計(jì)劃的一部分，這項(xiàng)任務(wù)在整個(gè)計(jì)劃中 起著什么樣的關(guān)鍵作用，都要交待清楚。比如，完成了這項(xiàng) 任務(wù)，公司的計(jì)劃才能繼續(xù)進(jìn)行；完不成這項(xiàng)任務(wù)，公司的 計(jì)劃可能就要受挫，甚至前功盡棄。讓受權(quán)者清楚地了解這 種利害關(guān)系，有助于激勵(lì)和規(guī)范他們的行為。4事先明確預(yù)期成果一件未完成的事情，結(jié)果雖然不能確定，但卻是可以預(yù) 期的。給下屬授

5、予一項(xiàng)任務(wù)，必須事先告知他們預(yù)期的成果 是什么，并且這個(gè)預(yù)期成果應(yīng)該量化、具有可測(cè)量性。預(yù)期成果的確定，有助于受權(quán)者制訂詳細(xì)工作計(jì)劃，也能方便管理者隨時(shí)檢查任務(wù)的執(zhí)行情況和對(duì)任務(wù)執(zhí)行 進(jìn)程進(jìn)行控制。（二）清楚授權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)受權(quán)時(shí)主要考慮風(fēng)險(xiǎn)有多大、責(zé)任有多重、權(quán)力有多大, 如果下屬不能完成任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)不是很大，或者真的失敗造成 的后果也不太嚴(yán)重，所要承擔(dān)的責(zé)任也不大，授權(quán)時(shí)下放的 權(quán)力也不多，這樣的工作就可以授權(quán)?！景咐靠纯聪旅鎯身?xiàng)工作能否授權(quán)？第一：編制半年度的財(cái)務(wù)預(yù)算財(cái)務(wù)預(yù)算是整個(gè)企業(yè)或部門一個(gè)階段的行動(dòng)指南，如果 預(yù)算沒(méi)有做好，就可能導(dǎo)致資源短缺，嚴(yán)重時(shí)使整個(gè)目標(biāo)的 實(shí)現(xiàn)受到影響。可見，這項(xiàng)

6、工作的風(fēng)險(xiǎn)很大，責(zé)任很大，所 以這項(xiàng)工作不能輕易授權(quán)。第二：采購(gòu)少批量的特需產(chǎn)品批量少，支出的資金就比較小，風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任也會(huì)比較小， 所以這項(xiàng)工作可以授權(quán)。（三）了解任務(wù)的性質(zhì)對(duì)不同性質(zhì)的工作任務(wù)應(yīng)該采取不同的授權(quán)方法。大部 分的常規(guī)、重復(fù)、瑣碎的工作都適合授權(quán)。 如一些日常工作、 例行工作，以及下屬擅長(zhǎng)的工作都可以授權(quán)。對(duì)以下關(guān)系到 計(jì)劃、組織、人事、領(lǐng)導(dǎo)、控制的管理職責(zé)和管理任務(wù)就不宜授權(quán)：制定辦事守則：關(guān)系到運(yùn)作和協(xié)調(diào)； 處理人事關(guān)系：敏感區(qū)域、重要、隱秘； 處理工作危機(jī)：現(xiàn)場(chǎng)處理，即時(shí)決定； 在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的進(jìn)度檢查，不能隨便授權(quán)。（四）知道工作的分類 可以根據(jù)工作常規(guī)與否和風(fēng)險(xiǎn)程度把

7、工作分成四大類， 如圖3-1 所示。圖 3-1 授權(quán)與工作性質(zhì)的關(guān)系示意圖1低風(fēng)險(xiǎn)、常規(guī)而瑣碎的工作這種工作一定要授權(quán)。2高風(fēng)險(xiǎn)、常規(guī)而瑣碎的工作這種工作可以授權(quán)，但在授權(quán)之前要制訂詳細(xì)計(jì)劃、進(jìn) 行技能輔導(dǎo)和訓(xùn)練，還要加強(qiáng)監(jiān)督和過(guò)程控制。3低風(fēng)險(xiǎn)、非常規(guī)的工作這種工作風(fēng)險(xiǎn)低，即使出現(xiàn)差錯(cuò)，也沒(méi)有太大的危害， 可以授權(quán)。但因?yàn)橄聦倥龅椒浅Ｒ?guī)性質(zhì)工作的機(jī)會(huì)比較少， 不一定具備處理該問(wèn)題的技能，所以需要進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)， 為他們提供一些必要的幫助。也可以根據(jù)這類工作發(fā)生的頻率，以及培訓(xùn)員工的時(shí)間 成本等因素來(lái)確定是否有必要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。例如一年只 發(fā)生一次的事件，如果要花 1個(gè)小時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，而主管自

8、己 做只需要 5分鐘，那就不必授權(quán)。4高風(fēng)險(xiǎn)、非常規(guī)的工作這種工作是否授權(quán)要具體情況具體分析。如果下屬處理 過(guò)此類事件，經(jīng)驗(yàn)豐富，就可以授權(quán)，否則不能授權(quán)。還有一些工作是絕對(duì)不能授權(quán)的，例如一些非常規(guī)的、 領(lǐng)導(dǎo)性的、高風(fēng)險(xiǎn)的、關(guān)鍵性的工作?？傊?，授權(quán)與工作分 類有密切關(guān)系，應(yīng)當(dāng)引起重視。自檢 3-1 】 請(qǐng)您回答下面的問(wèn)題。小王在銷售部已經(jīng)工作一年了， 他性格豪邁、 待人熱情， 工作能力很強(qiáng)，上個(gè)月獨(dú)立為公司爭(zhēng)取到了一個(gè)重要客戶， 為銷售部立了一大功?，F(xiàn)在，銷售部又有一個(gè)爭(zhēng)取大客戶的 重要任務(wù)，銷售部經(jīng)理打算授權(quán)給小王，讓他全權(quán)負(fù)責(zé)。您認(rèn)為銷售經(jīng)理的安排合適嗎？為什么？A 合適 B 不合適（五

9、）明確授權(quán)要達(dá)到的目的授權(quán)都是為了要實(shí)現(xiàn)一定的目的，或者是出成果，或者 是培養(yǎng)人才，或者是試驗(yàn)新的管理模式。授權(quán)的目的必須事 先明確并告知受權(quán)者，使他們?cè)趫?zhí)行任務(wù)過(guò)程中有所側(cè)重。1授權(quán)的第一個(gè)目標(biāo)是為了獲得一定的成果 怎樣才能使成果量化？具有可操作性和可測(cè)量性是關(guān) 鍵。管理者不能將一個(gè)無(wú)法預(yù)期成果或是根本得不到有意義 成果的任務(wù)授予他人。成果量化可以從以下四個(gè)方面來(lái)實(shí) 現(xiàn)：成果階段化：將授權(quán)要實(shí)現(xiàn)的總目標(biāo)細(xì)分為階段目標(biāo)； 成果數(shù)量化：用數(shù)量關(guān)系或模型來(lái)衡量成果。例如每 個(gè)月增加 100個(gè)業(yè)務(wù)客戶，每周實(shí)現(xiàn) 10000元的銷售額等； 成果對(duì)比化：有數(shù)量就能比較。例如比上月銷售額提高 20%，市場(chǎng)

10、占有率比去年同期增長(zhǎng) 8%等； 實(shí)現(xiàn)期限：時(shí)間限制也是衡量成果的重要方式。2明確告知受權(quán)者應(yīng)通過(guò)授權(quán)學(xué)到什么要想通過(guò)授權(quán)培養(yǎng)人才，就必須告訴受權(quán)者在執(zhí)行任務(wù) 的過(guò)程中應(yīng)該學(xué)習(xí)些什么知識(shí)，應(yīng)該注意培養(yǎng)些什么技能， 這是管理者應(yīng)負(fù)的指導(dǎo)責(zé)任。這項(xiàng)內(nèi)容很難量化，但也是可 以通過(guò)以下方式測(cè)量的：增加業(yè)務(wù)知識(shí)包括對(duì)行業(yè)情況的了解，對(duì)市場(chǎng)情況和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的了 解，對(duì)業(yè)務(wù)所需的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)等。這些可以通過(guò)書面測(cè) 試來(lái)檢驗(yàn)成果。訓(xùn)練工作技能特殊業(yè)務(wù)需要特殊技能，受權(quán)者在執(zhí)行任務(wù)的過(guò)程中應(yīng) 該有目的地掌握一定的技能。工作技能的高低可以通過(guò)給工 作速度、熟練度、準(zhǔn)確度等表現(xiàn)打分來(lái)衡量。人際關(guān)系能力通過(guò)授權(quán)來(lái)為下屬

11、建立一定的人際關(guān)系網(wǎng)，這是為了以 后重用他、提拔他。沒(méi)有一定的人際關(guān)系作基礎(chǔ)，一旦他以 后走向新的管理崗位，將很難統(tǒng)領(lǐng)下屬，開展工作。（六）明確授受雙方的權(quán)責(zé)關(guān)系1受權(quán)者職位及限制受權(quán)者的每一項(xiàng)權(quán)力都伴隨著明確的界限，不能超越界 限使用權(quán)力。受權(quán)者為了完成任務(wù)，可以在多大范圍內(nèi)自己決策；可以對(duì)員工的工作方式和報(bào)酬在多大范圍內(nèi)進(jìn)行調(diào) 整；可以對(duì)多大范圍內(nèi)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和調(diào)整； 有多大范圍的人事任免權(quán)和調(diào)動(dòng)權(quán)等。2受權(quán)者的責(zé)任有權(quán)力就必須承擔(dān)責(zé)任，有多大的權(quán)力就必須承擔(dān)多大 的責(zé)任。受權(quán)者在得到權(quán)力的同時(shí)，也就意味著要承擔(dān)相應(yīng) 的責(zé)任。這種責(zé)任是多方面的，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)下屬員工、對(duì) 同級(jí)的

12、其他部門，都有積極或消極的責(zé)任；這種責(zé)任也是多樣化的，有物質(zhì)成果、精神成果、道 義責(zé)任等。責(zé)任是對(duì)受權(quán)者權(quán)力的最大約束，也是為了實(shí)現(xiàn)授權(quán)目 標(biāo)對(duì)受權(quán)者進(jìn)行控制的主要方式。所以，受權(quán)者在運(yùn)用自己權(quán)力的同時(shí)，也必須牢記自己的責(zé)任。3授權(quán)者的權(quán)力管理者在授權(quán)之后， 不必要親自去完成授權(quán)任務(wù)。 但是， 畢竟授權(quán)任務(wù)是屬于自己管轄范圍內(nèi)的事，管理者不可能完 全撒手不管。 管理者在授權(quán)關(guān)系中享有監(jiān)督控制權(quán)、 建議權(quán)、 了解權(quán)以及驗(yàn)收權(quán)。4授權(quán)者的責(zé)任 同樣，授權(quán)者也必須為授權(quán)任務(wù)的完成盡一定的責(zé)任， 包括以下幾個(gè)方面：提供信息、溝通協(xié)調(diào)、提供資源以及分擔(dān)授權(quán)事項(xiàng)的 風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任；對(duì)于受權(quán)者提出的合理要求，不能

13、拒絕； 如果授權(quán)工作遇到的障礙超出了受權(quán)者的能力范圍， 有義務(wù)協(xié)助其解決；授權(quán)者還應(yīng)為受權(quán)者提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。（七）明確授權(quán)工作的資源分配方式 資源配置方式是授受雙方權(quán)力劃分的依據(jù)之一，但鑒于 資源分配對(duì)于授權(quán)工作是否能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)有著至關(guān)重 要的作用，因此需要格外注意。1信息資源 受權(quán)者可以調(diào)動(dòng)哪些信息材料，后續(xù)信息的來(lái)源渠道， 對(duì)各種信息的處理方式等都應(yīng)明確。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：哪些信息材料可以調(diào)用，哪些不能調(diào)用，應(yīng)做出明確 的規(guī)定；后續(xù)信息來(lái)源主要是向什么部門、什么人要求新的信 息資源，自己能夠米取什么方式獲取信息；處理方式包括信息是否可以公開，應(yīng)由哪一層級(jí)、哪 一個(gè)人具體掌握

14、等。2資金 受權(quán)者可以調(diào)動(dòng)哪一部分資金，可以調(diào)動(dòng)多少資金應(yīng)有 明確規(guī)定。在大多數(shù)情況下，還應(yīng)對(duì)資金的用途和投向進(jìn)行 約束。3物質(zhì)資料 受權(quán)者不可能赤手空拳去完成任務(wù)，特別是在生產(chǎn)性組 織中，要通過(guò)授權(quán)完成生產(chǎn)任務(wù)的話，必須對(duì)受權(quán)者可支配 的能源、原材料、機(jī)器設(shè)備及輔助材料等做出具體規(guī)定。4技術(shù)與人員 光桿司令是打不贏戰(zhàn)爭(zhēng)的。要讓受權(quán)者高效快捷地完成 任務(wù)，必須為他分配一定數(shù)量有相應(yīng)技能的人員。將授權(quán)的各方面內(nèi)容都確定下來(lái)，不但能指導(dǎo)受權(quán)者工 作，也能保持組織關(guān)系穩(wěn)定，不使授權(quán)沖擊組織其他工作的 正常開展。制訂計(jì)劃（一）確定授權(quán)目標(biāo)與成果評(píng)價(jià)方法 對(duì)授權(quán)做預(yù)先控制的最基本手段就是預(yù)先規(guī)定目標(biāo)與

15、成果。這是現(xiàn)在流行的 目標(biāo)管理 的一項(xiàng)內(nèi)容。所謂預(yù)先， 是根據(jù)數(shù)學(xué)模型計(jì)算出授權(quán)工作應(yīng)達(dá)到的成果，根據(jù)組織需 要和條件限制預(yù)測(cè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這個(gè)預(yù)先確立的成果和目 標(biāo)，就是對(duì)受權(quán)者工作的整體性規(guī)定。1控制目標(biāo)成果授權(quán)工作并不僅僅是為了完成任務(wù)，完成任務(wù)可能只是 目標(biāo)之一。在授權(quán)工作開始之前，管理者應(yīng)該與將要授之以 權(quán)的下屬共同確定授權(quán)的總體目標(biāo)。確定總體目標(biāo)時(shí)應(yīng)該注 意：目標(biāo)要盡量清晰；目標(biāo)要盡可能量化;目標(biāo)應(yīng)具有挑戰(zhàn)性;目標(biāo)應(yīng)能夠達(dá)到；目標(biāo)與組織的其他目標(biāo)配合； 目標(biāo)應(yīng)有時(shí)限。目標(biāo)一旦確定之后，不單是對(duì)受權(quán)者的約束，也是對(duì)受 權(quán)者的激勵(lì)。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，這也是一種約束，因?yàn)槟繕?biāo) 一旦確定，管

16、理者就應(yīng)根據(jù)目標(biāo)要求向受權(quán)者提供協(xié)助，約 束自己的權(quán)力。目標(biāo)控制也因此成為雙向的有效控制手段。2預(yù)先確立成果評(píng)價(jià)途徑與原則對(duì)成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，是不可或缺的控制手段。但是成果評(píng) 價(jià)應(yīng)有專門的方式并遵循確定的原則，這樣才能保證評(píng)價(jià)結(jié) 果公正客觀，既方便管理者檢查監(jiān)督，又不會(huì)對(duì)受權(quán)者工作 造成太多的干擾和破壞。成果評(píng)價(jià)途徑主要有： 下屬自我評(píng)價(jià)；主管人員評(píng)價(jià)； 委托專業(yè)人士或機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)。這三個(gè)途徑可以只取其一或多個(gè)并行，但預(yù)先應(yīng)有明確 的規(guī)定。一般而言，多采用主管人員評(píng)估和下屬自我評(píng)估相 結(jié)合的辦法。成果評(píng)估的主要原則有：公開原則；公平原則；信息共享原則；責(zé)任分擔(dān)原則。其中，信息共享指不論誰(shuí)評(píng)估， 結(jié)果都應(yīng)告知相關(guān)人員; 責(zé)任分擔(dān)指出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)分析雙方責(zé)任，不能只推給其中一 方。（二）預(yù)先制定標(biāo)準(zhǔn)與計(jì)劃要進(jìn)行目標(biāo)控制和成果測(cè)評(píng)，在授權(quán)工作還未正式開始 之前，就應(yīng)該由受權(quán)者提交工作計(jì)劃，以便授受雙方能達(dá)成 一致。而檢測(cè)所依據(jù)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該預(yù)先就確定下來(lái)，不 然的話很可能因?yàn)橐罁?jù)標(biāo)準(zhǔn)不同，造成測(cè)評(píng)結(jié)果無(wú)法比較，出現(xiàn)不必要的麻煩。審查授權(quán)工作的計(jì)劃，可以了解受權(quán)者的工作安排和進(jìn) 度，可以及早發(fā)現(xiàn)可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，以便及早作出調(diào)整， 這是一種極為有效的