論壇類活動執(zhí)行

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上論壇活動執(zhí)行工作手冊一、準備期（一）確定策劃執(zhí)行方案，推動與主辦方合作執(zhí)行1、明確策劃執(zhí)行方案，包括時間、地點、參與人、參與環(huán)節(jié)、自主活動主題、創(chuàng)意、流程、時長等。出具項目進度表，按階段執(zhí)行，定期匯報和檢討。2、要求項目組加強與主辦方的聯(lián)系，明確可利用的會務資源并按計劃實施。3、應全面了解主辦方就論壇的一應宣傳、接待、后勤、服務、票務和組織等會務活動，深入思考并有品位地使用相關介質進行品牌傳播。4、活動前3天在活動所在地組織項目動員會，通過表單來管理項目，明確流程。5、活動前1天組織彩排工作，提前計劃并邀請有必要的相關領導嘉賓參與彩排。（二）重點關注相關專家的接待準備

2、工作1、按計劃邀請相關領域的專家。講課題目要提前與講課專家溝通后，盡早確定。之前要讓與專家對接的同事，向專家說明會議的參會人員。2、擬定專家和相關嘉賓名單，移交給主辦方統(tǒng)一接待。3、定期專人跟進專家的演講準備進度，提前獲取講話資料。4、要求主辦方宣傳已方的嵌入活動，吸引與會者參與活動。如有需要，可利用主辦單位提供的媒體資源，讓記者參與己方活動。物料（一）舞美物料的設計與制作1、按明確的執(zhí)行方案匯總“活動物料清單”，包括會務宣傳和甲方自主活動中所使用的相關物料。2、按計劃提前2個月開始進行物料形象整體設計，在各種會務介質上統(tǒng)一輸出甲方的品牌形象。3、一應物料按進度應提前半個月開始制作。一般應在活

3、動所在地制作。4、應提前1個月確定贈品并進行采購、包裝和運輸。（二）相關人員和后勤準備1、按計劃確定主持人選擇并敲定檔期，包括專業(yè)主持人和專家主持。2、組織安排相關嘉賓、專家和己方領導的行程。3、跟進己方專家的準備工作和相關演示資料的制作進度。（三）宣傳資料準備1、按規(guī)劃準備相關宣傳文案，包括新聞稿、主持人串詞、領導講話稿、演講PPT以及相關活動內容資料；2、按計劃提前設計和印制品牌畫冊、手冊、折頁和品牌宣傳用品等相關宣傳資料，并做好運輸、接收工作。（4） 主會場搭建1、 按照前期設計師設計的由甲方確認的設計圖，進行會場搭建和設備設施。2、實時監(jiān)督供應商單位在廠的制作進度與質量，所使用的材料是

4、否達到公司要求。3、監(jiān)督供應商公司按進度制作物料，按階段提交部品制作完成記錄圖片。4、辦理進場施工證。施工過程中監(jiān)督供應商單位的安全文明施工，安全帽、安全繩的佩戴。5、實時聯(lián)系組委會進行工程階段驗收和隱蔽驗收。二、執(zhí)行期服務（一）會務相關（按甲方需求進行，一般不需要我們做會務接待）1、更新和跟進嘉賓行程，特別來賓到達酒店前應提前安排公司相應領導在酒店迎接。另外，項目組應密切跟進己方領導和專家的接待工作。2、可通過主辦方合作，按計劃考慮是否進行酒店房間的布置，通過礦泉水、水果、小食品、溫馨提示卡的擺放來墨化品牌傳播。3、通過酒店和主辦方的接待嵌入，通過各種指示牌、提示資料等提供指引功能；（二）活

5、動相關1、活動前日組織乙方專家和特邀專家、嘉賓會談，明確活動主題、探討話題和各自角色，統(tǒng)一口徑輸出。2、注意按計劃安排主辦方領導與公司領導的會談。3、專人跟進，提前知會相關專家和領導在活動中出席、致辭等任務以及演講時長，按表單提醒他們按時參加活動和上場。4、有特別嘉賓，可邀請主辦方提供VIP休息室?；顒樱ㄒ唬┪杳朗┕ぜ安逝?、跟進聯(lián)系主辦方和活動所在地。2、按時間和計劃要求進行活動現(xiàn)場舞美搭建施工進度和安全，保障一定的彩排時間；按物料清單最終檢查所有細節(jié)。3、制作座位安排圖，按要求布置貴賓席、參會席和媒體區(qū)域；4、按計劃和要求執(zhí)行活動彩排，查漏補缺。（二）現(xiàn)場管理（主要考慮論壇形式，其他活動參考發(fā)布活動和典禮活動）1、攝像和維持現(xiàn)場秩序：在會議期間，架設好攝像機。提醒大家把手機設置成震動狀態(tài)。主要負責不要讓觀眾在專家前面不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。2、會議播放設備的調試和話筒傳遞：提前與酒店工作人員溝通，調試好播放設備。事先準備好無線話筒，以備互動環(huán)節(jié)的觀眾發(fā)言。3、 觀眾的調整：如果活動開始前