項目檢測與控制

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上什么是項目控制計劃、監(jiān)控的比較項目計劃的主要目標(biāo)是要設(shè)定項目目標(biāo)和方向，分配資源、預(yù)見問題以及確定一些激勵措施。在項目的監(jiān)測和控制階段，首先要做的工作是指導(dǎo)項目符合目標(biāo)，就是根據(jù)計劃對目標(biāo)和方向進(jìn)行設(shè)定，盡量使項目進(jìn)展朝著項目計劃所確定的目標(biāo)和方向前進(jìn)。其次是有效利用資源，進(jìn)一步提高資源的使用效率。在計劃階段是預(yù)見問題、預(yù)測問題。在實施階段是判斷問題、糾正問題，對計劃要做一些適當(dāng)變更，使之更好地完成項目目標(biāo)。在計劃階段我們做出了一些關(guān)于團(tuán)隊建設(shè)，關(guān)于員工激勵的方針和措施，在實施階段就要貫徹和實施這些措施，對員工做出的貢獻(xiàn)給予積極的獎勵和鼓勵。兩者對比如下所示：計 劃

2、監(jiān) 控設(shè)定目標(biāo)和方向指導(dǎo)工作符合目標(biāo)分配資源有效利用資源預(yù)見問題糾正問題激勵獎勵貢獻(xiàn)與項目控制有關(guān)的問題1.項目特征項目本身的特征、大小不一樣，則項目的控制難度有所區(qū)別。如果是開發(fā)一個系統(tǒng)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、復(fù)雜程度不同，則采用不同的控制手段。2.項目團(tuán)隊團(tuán)隊的經(jīng)驗以及工作技能、熟練程度與項目的監(jiān)控有很大的關(guān)系：如果項目團(tuán)隊成員對項目工作比較熟悉，在實施當(dāng)中，控制就顯得不那么重要，有些工作依據(jù)過去的經(jīng)驗就可以開展；如果項目是個全新的工作，過去從來沒有過經(jīng)驗，就要對項目進(jìn)展加以控制和監(jiān)測。3.公司文化公司本身的傳統(tǒng)或者工作習(xí)慣、組織的穩(wěn)定性，都與項目控制有關(guān)，也就是采用什么樣的控制策略、控制手段，與項目

3、特征、項目人員的經(jīng)驗和能力以及組織本身、公司的問題有關(guān)。4.風(fēng)險管理在控制當(dāng)中，有一個很關(guān)鍵、重要的問題就是對項目的風(fēng)險管理。風(fēng)險包括：_Personnel shortfalls個人錯誤_Dynamic requirements需求變化_Externally provided components外部因素_Real-time performance實時績效_Development開發(fā)_Unrealistic estimates不切實際的估算在項目實施過程中，這些問題都可能顯現(xiàn)出來，必須按照過去計劃中的一些既定方針采取有效的對策，對新出現(xiàn)的問題采取一些新的應(yīng)對措施和應(yīng)急計劃。項目的監(jiān)測和控制過程

4、監(jiān)測的過程1.評價實際和計劃的完成情況項目是不是按計劃完成，有什么偏差？該檢查的完成情況包括工期和成本，即成本預(yù)算和實際花費(fèi)是不是相符合。2.檢驗技術(shù)指標(biāo)的正確與否檢驗技術(shù)指標(biāo)正確與否包括質(zhì)量指標(biāo)、技術(shù)要求，檢驗它們是否和工作說明相一致。3.需求和變更批準(zhǔn)在項目實施當(dāng)中經(jīng)常發(fā)生需求變化，由此產(chǎn)生了一系列變更。需求和變更需要按照正規(guī)的程序來展開，而不是隨隨便便地改變需求和進(jìn)行變更。4.工期進(jìn)展與項目要求相一致無論是需求變化還是其它因素引起的變更，都要求工期進(jìn)展情況以及資源使用情況符合項目的計劃要求。如果變更對項目目標(biāo)，如工期和預(yù)算有較大影響，這時候需要經(jīng)過慎重的評審之后，修正項目的基本計劃，按照

5、監(jiān)控手段來實施變更。5.監(jiān)視資源的使用另外，還需要對資源進(jìn)行監(jiān)控。主要是對一些績效標(biāo)準(zhǔn)，包括技術(shù)指標(biāo)、預(yù)算成本、工期和資源的需求數(shù)量，進(jìn)行統(tǒng)計估算、比較和評估。在比較的同時，需要將績效與計劃做比較，在比較的基礎(chǔ)上預(yù)測項目總成本和工期是否符合項目的預(yù)期目標(biāo)。如果產(chǎn)生比較大的偏差，就需要采取適當(dāng)?shù)募m正行動或進(jìn)行調(diào)整。6.成本監(jiān)控成本監(jiān)控是為了核實成本支出與項目計劃是否一致，如果不一致，就要判斷怎樣才能消除偏差。監(jiān)控策略在控制過程中通常采用這樣幾種策略：1.職責(zé)分配用明確的職責(zé)分配表來明確每個人在項目過程中的責(zé)任。無論是出現(xiàn)什么偏差，都可以落實到每個責(zé)任人身上。這樣便于對偏差以及產(chǎn)生偏差的原因進(jìn)行追

6、溯和項目分析。2.預(yù)算（Budget）項目預(yù)算是項目監(jiān)控策略的一種，現(xiàn)在通常采用掙值（Earned Value）管理法作為預(yù)算的主要控制手段?，F(xiàn)在的控制方法和過去傳統(tǒng)的控制方法，兩者之間的主要差別是：傳統(tǒng)的控制方法往往只是停留于分析偏差產(chǎn)生的原因，顯示偏差產(chǎn)生的數(shù)量，但是往往缺乏對工作情況的跟蹤?，F(xiàn)在的控制方法是一個動態(tài)的、連續(xù)不斷的跟蹤過程，從項目啟動到項目結(jié)束，做一個全面的生命周期的集成或者整體的控制，它的分析不僅僅是看一些靜態(tài)的指標(biāo)和數(shù)量，同時也考慮項目進(jìn)展本身的一些特性，通過連續(xù)動態(tài)的控制就能發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生的真正原因。項目成本監(jiān)測成本控制和監(jiān)測是分不開的，要進(jìn)行有效的控制，必須要有一個經(jīng)

7、常性地持續(xù)不斷地監(jiān)測，這個監(jiān)測包括成本的檢測、工期的檢測和其他績效的檢測，這種檢測過程要求和項目的每一個工作包相聯(lián)系（tietoworkpackages）。根據(jù)工作包在項目計劃階段的工作定義和工作描述，以及在不同時段的時間及責(zé)任分配、資源需求的計劃來記錄和報告項目的進(jìn)展情況。這種項目的檢測過程還要按照項目的變更做相應(yīng)的調(diào)整，也就是說要跟上項目變更的節(jié)拍。為了保證項目得到有效的控制，在項目實施中要采用一個有效的工作授權(quán)制度（Work Authorization）。在項目計劃階段，要事先確定好方針政策。圖13-1 工作授權(quán)比方說高層領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、項目經(jīng)理授權(quán)，也可以通過職能部門下發(fā)授權(quán)工作單。具體授權(quán)

8、工作應(yīng)該按照項目計劃階段的設(shè)計來實施。檢測過程與授權(quán)流程相反，它是由個人和工作小組到項目經(jīng)理，然后再到更高層管理部門。數(shù)據(jù)的收集和記錄，要求定期按照一個標(biāo)準(zhǔn)化格式來進(jìn)行。圖13-2數(shù)據(jù)收集項目控制的重點(diǎn)內(nèi)容項目控制重點(diǎn)就是項目的范圍、質(zhì)量、工期和成本。范圍變化控制項目范圍的變化是相對于項目計劃中認(rèn)可的和WBS中指定的最初范圍。因為范圍的改變和增加使項目有一種隨時間增加的自然傾向，稱為“范圍的蔓延”現(xiàn)象。范圍的改變與增加反映了要求和工作定義的變化，往往造成時間和成本的增加。范圍變化控制的目的：識別變更出現(xiàn)的位置，保證改變是必須或有利的，在所有可能的地方收縮和限制變更，并管理變更的實施。因為范圍的

9、變更直接影響工期和成本，控制范圍變更是控制工期和成本的重要方面。范圍變更控制通過變更控制系統(tǒng)和配置管理來實施。質(zhì)量控制質(zhì)量控制是保證項目最終產(chǎn)品和項目的工作過程生產(chǎn)出我們滿意的產(chǎn)品。在項目過程中，需要采取預(yù)防措施防止失誤與錯誤，排除其根源，避免錯誤重復(fù)發(fā)生。進(jìn)行質(zhì)量控制的主要做法是在項目的計劃階段制訂一個質(zhì)量管理規(guī)劃或計劃。1.質(zhì)量管理規(guī)劃_項目質(zhì)量控制的一部分是品質(zhì)管理規(guī)劃品質(zhì)規(guī)劃描述了每個工作包必需的品質(zhì)條件，即為保證品質(zhì)，在工作包的前、中、后必須保證的前提或規(guī)定。品質(zhì)規(guī)劃應(yīng)規(guī)定檢測方法與規(guī)程（測試、檢查、評論等）以評估滿足要求所需的條件和進(jìn)展。_質(zhì)量控制的另一部分是依據(jù)技術(shù)要求追蹤項目績

10、效對工作或標(biāo)準(zhǔn)做必要的修正，從事此項工作的方法稱作技術(shù)績效衡量。一系列為了排除缺陷的測試和檢查方法被用以保證最終產(chǎn)品滿足要求。測試和檢查應(yīng)當(dāng)持續(xù)進(jìn)行，以便盡早發(fā)現(xiàn)問題或缺陷。一般來說，在研發(fā)周期，問題越早被發(fā)現(xiàn)，改正花費(fèi)就越少。小 知 識改進(jìn)質(zhì)量比較好的方法就是用小組評審的方式，小組評審?fù)ㄟ^小組會議，選擇若干個小組成員，分別承擔(dān)一些角色，由小組會議的主持人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查，還有一些檢查員從事具體工作，他們經(jīng)常進(jìn)行關(guān)于質(zhì)量的評審和找出改進(jìn)質(zhì)量的一些措施的工作。2.小組檢查流程小組檢查的目的是避免缺陷、改善品質(zhì)、縮短研發(fā)時間、降低成本。小組成員的角色是：_主持人：監(jiān)督檢查，記錄定位在文件或編碼中有缺陷

11、的人。_閱讀員：在會議上逐行閱讀文件或程序編碼的人。_檢查員：最有知識，具備最豐富信息，最可能從文件或編碼中發(fā)現(xiàn)錯誤的人。_作者：創(chuàng)作文件和編碼的工程師或程序員。工期控制工期控制的意圖是使項目遵循工期，使工期的超標(biāo)達(dá)到最小化。造成項目工期超標(biāo)的一個原因是規(guī)劃拙劣，特別是不夠明確和拙劣的時間估算。但是，即使項目經(jīng)過細(xì)致的規(guī)劃和估算，也可能由于超出人的控制而落后于工期，包括項目范圍的改變、天氣問題、材料運(yùn)輸?shù)闹袛?。另外是效能控制造成工期超?biāo)，如多重任務(wù)、任務(wù)可變性等。【自檢】將實際費(fèi)用與計劃費(fèi)用進(jìn)行比較，就可以評估項目的成本費(fèi)用。設(shè)計一個表格，將你們正在進(jìn)行的項目中的每項費(fèi)用列舉出來，就可以得出當(dāng)

12、前時期高層活動的總費(fèi)用以及某日為止整個項目的總費(fèi)用。并以此判斷這個項目是低于預(yù)算還是超出預(yù)算、是提前還是落后于進(jìn)度。_變更控制：如何控制項目中發(fā)生的變更沒有哪個項目是完全按規(guī)劃進(jìn)行的。因為規(guī)劃中的失察，新的機(jī)會和無人可以預(yù)見的事件或問題，對最初規(guī)劃或?qū)ψ罱K產(chǎn)品系統(tǒng)的更改是無法避免的。項目的變更包括修正工作、人員增加、重組和進(jìn)行時間、成本和績效的抵消。系統(tǒng)的變更常常包括參數(shù)變更和犧牲技術(shù)績效以滿足時間和成本的限制。一旦項目經(jīng)理必須修訂項目規(guī)劃或重新安排工期，項目必須在特定的日期完成，那么資源將嚴(yán)格受限。1.變更的原因發(fā)生變更的原因如項目范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量規(guī)格或在設(shè)計階段發(fā)生的變更，或在工作中發(fā)

13、現(xiàn)設(shè)計中的一些錯誤，或需求發(fā)生了變化。還有一類是掙值的變更，是為了提高項目的價值，增加項目收益，有意識地改變原來的做法或改進(jìn)一些措施。變更往往會帶來一些風(fēng)險或成本、工期延長。因此要在變更出現(xiàn)的時候有效地對變更加以管理。2.變更控制系統(tǒng)變更控制系統(tǒng)是一個設(shè)計好的、規(guī)劃好的項目管理過程。包括：(1)在變更出現(xiàn)時連續(xù)地加以識別，然后將變更按照一定程序通知給相應(yīng)的有關(guān)群體。(2)以對項目成本、項目持續(xù)時間和其他任務(wù)影響的方式揭示這些變更的后果。(3)允許進(jìn)行管理上的分析、調(diào)查，替代行動方案。(4)將變更通知所有相關(guān)群體。(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。(6)保證變更的實施。(7)按月報告當(dāng)時所有

14、變更的小結(jié)和它們對項目的影響。3.正規(guī)的變更控制正規(guī)的變更控制就是密切監(jiān)控工作，使其不超出原來的指標(biāo)。（1）確保原定的工作范圍和工作要求（指定的工期、預(yù)算）被清楚地陳述并得到負(fù)責(zé)者的認(rèn)可。（2）密切監(jiān)控工作以保證其滿足（不是超出）指標(biāo)。（3）仔細(xì)篩選成本或工期超標(biāo)的任務(wù)（會顯著增加工作范圍），并迅速采取行動改正問題。（4）要求所有變更服從于事先規(guī)定的要求和批準(zhǔn)程序。（5）要求所有分包商和所有采購定單、測試要求等具備相似的控制過程。（6）在一個預(yù)定的時間階段，凍結(jié)所有非實質(zhì)性的變更，并允許設(shè)計結(jié)束，以便下一階段（采購，設(shè)計，建造或編碼和測試）可以開始。凍結(jié)點(diǎn)必須由管理方同意。規(guī)劃越早被凍結(jié)，變更

15、對工期和成本產(chǎn)生負(fù)面影響的機(jī)會就越小。4.配置管理配置管理包括一個技術(shù)過程和一個行政指導(dǎo)過程。（1）界定一個項目或系統(tǒng)的功能和物理特性，并控制特性的變化。（2）經(jīng)審核證實符合要求。要點(diǎn)：（1）仔細(xì)定義項目的交付物（2）嚴(yán)格控制對項目交付物的變更（3）確保最終交付物與經(jīng)核準(zhǔn)變更后的系統(tǒng)定義相吻合步驟：（1）編制說明書（2）制訂總體設(shè)計（3）實施和測試系統(tǒng)（4）檢察項目和系統(tǒng)，以核實是否符合要求【自檢】(1)假設(shè)一名項目團(tuán)隊成員在某項目活動上投入了計劃時間的一半，這是否意味著存在問題？(2)監(jiān)控項目完成就意味著你已經(jīng)獲得對項目情況的準(zhǔn)確把握嗎？(3)如何控制項目中發(fā)生的變更？_【本講總結(jié)】最初被寄予厚望的項目常常會以挫折和失望告終，這是一種殘酷的現(xiàn)實。項目計劃不會自動實施，它們也不能肯定地預(yù)測將來。成功的項目管理需要強(qiáng)有力的開端，需要沿著正確的方向進(jìn)行，需要持續(xù)的關(guān)注與管理，以便計劃得到正確的理解，計劃實施時能夠產(chǎn)生預(yù)期成果。當(dāng)有意外事件發(fā)生時，