《行政秘書檔案管理》

1、精選課件行政秘書行政秘書檔案管理檔案管理 講師：李革增講師：李革增精選課件檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動(dòng)直接形成的化、宗教、等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保對國家和社會(huì)有保存價(jià)值存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷歷史記錄史記錄。精選課件文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲(chǔ)、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。 精選課件1、分類 原則：方便使用；操作

2、簡單；設(shè)置合理方法：按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請、報(bào)告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。公司部門分，例如：人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔精選課件2、整理 原則： 以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；精選課件方法：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。（2）把暫時(shí)不用的文件移走。（3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào)0112，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào)0131號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。（4） 一般歸檔一份（原件），重要

3、和經(jīng)常使用的可酌加副本。（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 精選課件3、存儲(chǔ) 普通文件：文件柜、箱 電子文件： 硬盤 光盤 原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全； 檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào)，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。精選課件4、更新和使用 定期整理、更新，三個(gè)月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）精選課件讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次

4、類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。精選課件1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征 概念概念信息是客觀事物的特征和變化信息是客觀事物的特征和變化的最新反映，包括自然信息和社會(huì)信息的最新反映，包括自然信息和社會(huì)信息精選課件2 2信息在企業(yè)工作中的作用信息在企業(yè)工作中的作用 戰(zhàn)略決策戰(zhàn)略決策 企業(yè)經(jīng)營企業(yè)經(jīng)營市場銷售市場銷售3 3、企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場）、企業(yè)信息的分類（技術(shù)、生產(chǎn)、市場）精選課件 在今天的世界上，只要你打個(gè)瞌睡， 機(jī)會(huì)就消失了。 情報(bào)是防止你打瞌睡的鬧鐘。 -TI公司的全球營銷副總裁 精選課件（1）相關(guān)行業(yè)的報(bào)紙、雜志、圖

5、書（2）圖書館、互聯(lián)網(wǎng)（3）從相關(guān)部門、企業(yè)購買（4）通過同行業(yè)索要、交換 （5）從廣播、電影、電視中獲取 精選課件（6）通過專利機(jī)構(gòu)咨詢（7）通過工商主管機(jī)構(gòu)了解（8）通過咨詢公司了解 （9）通過知名學(xué)者、專家、科研人員及其它專業(yè)人員（10）向有關(guān)國家和部門了解 精選課件4 4行政文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求行政文秘信息、情報(bào)工作的原則和基本要求 工作原則工作原則 追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則追蹤原則、超前原則、選優(yōu)原則 行政文秘信息工作的基本要求行政文秘信息工作的基本要求 及時(shí)、全面、適用及時(shí)、全面、適用精選課件5 5信息資料的收集和處理信息資料的收集和處理 采集、交換、索取、購買采集、交換、索取、購買 信息的處理信息的處理 整理加工、整理加工、儲(chǔ)存、使用儲(chǔ)存、使用精選課件6 6、信息情報(bào)的、信息情報(bào)的分析分析7 7信息情報(bào)整料的貯存和使用信息情報(bào)整料的貯存和使用 信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存信息情報(bào)資料的科學(xué)貯存 分類、建立分類、建立貯存檢索貯存檢索系統(tǒng)、保存系統(tǒng)、保存 信息情報(bào)資料的使用信