巧用軟件工具,提高教務(wù)工作實效

1、最新資料歡迎閱讀i巧用軟件工具,提高教務(wù)工作實效教務(wù)管理是學(xué)校工作中一項極其繁重的任務(wù)，教務(wù)工作人員每天 都需要接觸和處理大量的數(shù)據(jù)和事務(wù)，這些信息的準(zhǔn)確性和完整性， 時時影響著教務(wù)管理及其相關(guān)工作的順利開展， 信息化水平的高低直 接關(guān)系到教務(wù)工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。結(jié)合我的工作實際， 就排課、分班、考務(wù)安排、學(xué)生成績統(tǒng)計分析等方面淺談怎樣用好軟 件等工具資源，提高教務(wù)管理效率。一、排課手工排課一向是學(xué)校教務(wù)工作中最另人頭疼的事，再加上個別老 師的課程特殊安排、學(xué)校場地限制和統(tǒng)一課程等因素， 使排課更顯得 非常費時費神，令人非?？鄲馈Ｅ耪n軟件能較好地解決好排課問題。通過我對多種排課軟件的

2、對 比使用，我覺得水晶排課是排課軟件中的佼佼者。 水晶排課只要設(shè)置 好學(xué)校班數(shù)、節(jié)數(shù)、課程、教師任課，水晶排課就會自動排出所有課 程表。從信息開始錄入到開始打印課程表的整個過程一般 3 個小時內(nèi) 就可以完全搞定。排完之后覺得不滿意，完全可以再用幾秒鐘的時間 再排一次，或進行手工調(diào)整。可以生成真正 Excel 課程表，自動設(shè)置 字體、紙張、對齊方式、表格邊框等。排課軟件也不是萬能的，在用軟件排好課后，還應(yīng)該根據(jù)實際情最新資料歡迎閱讀2況，用排課軟件手動調(diào)課，讓各類課程安排更合理。二、考務(wù)安排每到期末，考務(wù)工作安排便早早啟動了。監(jiān)考安排、考號編排、 門牌、座簽、準(zhǔn)考證打印等場弄得我們手忙腳亂。其實

3、，我們完全可 以利用 Excel 編號學(xué)生考號（方法簡單，就不多說），利用 Word 的郵 件合并功能，可以大大提高工作效率。（1） 把編好的 Excel 考號作為數(shù)據(jù)源。 （2）Word 主文檔中輸入 需要的內(nèi)容、設(shè)置好格式。（3）打開郵件合并工具欄。視圖-工具欄 郵件合并。（4）設(shè)置數(shù)據(jù)源。瀏覽打開在第 1 步編輯好的 Excel 工 作簿，并選擇數(shù)據(jù)所在的工作表。（5）查看收件人。點擊“收件人” 按鈕，以查看數(shù)據(jù)是否正確。在源數(shù)據(jù)更新時，也可以在彈出的“郵 件合并收件人”對話框中，點擊“刷新”按鈕。（6）插入數(shù)據(jù)。將光 標(biāo)放到要插入姓名的位置，點擊“郵件合并”工具欄上的“插入域” 按鈕，

4、并在彈出的“插入域”對話框中，選擇“姓名”域，插入，關(guān) 閉對話框。利用這種方法可以插入其他項目。（7）生成郵件，打印、 預(yù)覽打印。學(xué)生座簽、成績單打印等都可以用郵件合并功能輕松實現(xiàn)，這是不是大大提高了工作效率呢？三、學(xué)生成績統(tǒng)計學(xué)校教導(dǎo)處每學(xué)期要處理大量的教學(xué)數(shù)據(jù)，復(fù)雜又枯燥，還擔(dān)心出錯。充分發(fā)揮 Excel 中的各種功能，尤其是函數(shù)功能，可以使工作 輕松愉快。運用 Excel 統(tǒng)計分?jǐn)?shù)、打印成績單等更是事半功倍。1.新建一個工作簿，在該工作簿中新建“成績錄入”、“分班成 績最新資料歡迎閱讀3打印”、“學(xué)科成績統(tǒng)計”等工作表。2. 設(shè)置公式。（以 1000 行為例子）（1）求每個學(xué)生的總分，用

5、 SUM 公示自動填充，不再贅述。（2） 求每個學(xué)生的名次：其所在單元格的公式為：二RANK（ F2, F$2: F$1000）,其余人的名次自動填充即可，從而求出所有學(xué)生的名 次。注意名次有并列情況，即兩個并列第 3 名，沒有第 4 名，下一名 則是第 5 名了。（3）求學(xué)生總?cè)藬?shù)： 學(xué)生總?cè)藬?shù)即區(qū)域 A2: A1000 之間的行數(shù)，采用 COUNK）函數(shù)，在單元格中輸入公式：二COUNTA2: A1000）即可。（4） 求及格人數(shù)和及格率：學(xué)生及格人數(shù)即區(qū)域 F2： F1000 之間 60 分以上（含 60 分）的行數(shù)，采用 COUNTIK）函數(shù)，在單元格 中輸入公式：二COUNTIKF2

6、: F1000, >=60）即可。而及格率即 為及格人數(shù)-學(xué)生總?cè)藬?shù)X100%（5） 求優(yōu)生人數(shù)和優(yōu)生率：學(xué)生優(yōu)生人數(shù)即區(qū)域 F2： F1000 之間 85 分以上（含 85 分）的行數(shù)，采用 COUNTIK）函數(shù)，在單元格 中輸入公式：二COUNTIKF2: F1000, >=85）即可。而優(yōu)生率即 為優(yōu)生人數(shù)單元格寧學(xué)生總?cè)藬?shù)單元格 100%在單元格中輸入公式：二C13/C11,然后設(shè)置該單元格格式為百分比即可。3. 錯誤錄入提示，美化表格。最新資料歡迎閱讀4（1） 錄入錯誤警告。 單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)”-“數(shù)據(jù)有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”面板， 單擊“設(shè)置”，

7、 在“有效性條件”中設(shè)置 如下：“允許（A ）”設(shè)置為：小數(shù)，數(shù)據(jù)設(shè)置：介于，最小值：0，最大值：100。單擊“出錯警告”，勾選“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警 告（S）”，“樣式（I ）:”設(shè)為“停止”，“出錯信息（T）:”設(shè)為“分?jǐn)?shù) 不在有效范圍”，最后單擊“確定”按鈕。若錄入的數(shù)據(jù)超出設(shè)置范 圍，系統(tǒng)會自動報警。（2）重復(fù)錄入提示。為防止重復(fù)錄入學(xué)生的姓名，我們將為學(xué)生姓名所在的列進行一些提示性的設(shè)置，如：首先選中B4: B63 單元格，單擊菜單中的“格式”宀“條件格式”，打開“條件格式”對話 框，在“條件 1 （1）”中選擇“公式”，在右邊輸入框中輸入條件求 和函數(shù)“二COUNTI（$B$2: $B4, $B4） >1 ”， 在“格式（F ）” 中設(shè)置一種背景顏色和字體格式，最后單擊“確定”，再“確定”即 可。（3）隱藏數(shù)據(jù)“ 0”，讓工作表更簡潔美觀。（4）將工作表建立為模板，方便以