郝老師Access視頻教程-第二章講義

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第二章：數(shù)據(jù)庫和表課堂練習（1）建立表一、建立表（表名：入學新生）：首選建立表結構，即定義字段，然后輸入記錄。下圖是建立表結構的示意圖：1、各字段的，字段屬性要求如下：（1）姓名字段設置為“必填字段”（2）性別字段大小為1，默認值為“男”，有效規(guī)則為“男或女”有效文本設為“必須填寫男或女”，設置查閱向?qū)榻M合框。（3）入學成績字段的有效性則設為“成績在500分以上”（4）學費字段的默認值2000，標題屬性設為“一年學費”2、設置姓名為主關鍵字段3、在“黨員否”前增加一個“民族”字段4、將“出生日期”字段調(diào)到學費字段后面。第一節(jié)：Access數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建 使用Acces

2、s進行數(shù)據(jù)管理和應用第一步是創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫，其操作結果就是生成一個擴展名為.MDB的數(shù)據(jù)庫文件。 數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建一般要經(jīng)過：分析建立數(shù)據(jù)庫的目的、確定數(shù)據(jù)中的表、確定表中的字段、確定主關鍵字以及確定表之間的關系等步驟。（1） 分析建立數(shù)據(jù)庫的目的（2） 確定數(shù)據(jù)庫中的表：a、每一個表應該只包含關于一個主題的信息。b、表中不應該包含重復信息，并且信息不應該在表之間復制。（3） 確定表中字段：在Access中，字段的命名規(guī)則是：a、字段名長度為1-64字符。b、字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符。c、字段名不能包含句號、感嘆號、方括號和單引號（4） 確定主關鍵字：Access不允

3、許在主關鍵字字段中存入重復值和空值。（5） 確定表之間的關系一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫兩種方式：第一種是先創(chuàng)建一個空數(shù)據(jù)庫，然后向其中添加表等相關對象。第二種：使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?，利用系統(tǒng)提供的模板進行一次操作完成數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建數(shù)據(jù)-打開數(shù)據(jù)庫關閉數(shù)據(jù)庫二、查看數(shù)據(jù)庫屬性數(shù)據(jù)庫屬性分為5類：常規(guī)、摘要、統(tǒng)計、內(nèi)容、自定義第二節(jié)：建立表 表是數(shù)據(jù)庫中最基本的對象，它是數(shù)據(jù)庫的核心。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都是存儲在表中。一、建立表結構1、access中創(chuàng)建表的三種方式：通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表(即在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建表)、使用表設計器創(chuàng)建表(即在設計視圖中創(chuàng)建表)、使用向?qū)?chuàng)建表三種方式。2、表設計視圖的基本結構：表的設計視圖分為

4、上下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，從左至右分別為字段選定器、字段名稱列、數(shù)據(jù)類型列和說明列。下半部分是字段屬性區(qū)，以設置字段的相應屬性值。此外項中，字段選定器是用來選擇某一字段的，而其余四項是作來輸入相應信息的，字段名稱列、數(shù)據(jù)類型列、字段屬性區(qū)必須填入或選擇相應的值，但說明列可填可不填。3、數(shù)據(jù)表視圖與設計視圖的區(qū)別：表是由表結構和表內(nèi)容兩部分構成的。數(shù)據(jù)表視圖對應于表的內(nèi)容，而設計視圖對應于表的結構。這是一般人的認識。數(shù)據(jù)表視圖除能操縱表的內(nèi)容外，還能操縱表的結構。例如在創(chuàng)建表的方式中，就可以使用數(shù)據(jù)表來創(chuàng)建表。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以增加字段、刪除字段、修改字段名稱，但是不能修改字的數(shù)據(jù)類型

5、與屬性值。Access能根據(jù)用戶輸入的數(shù)據(jù)而自動選擇適當?shù)臄?shù)據(jù)類型，字段屬性都設置為相應的默認值。要修改字段的數(shù)據(jù)類型或?qū)傩灾?，必須在設計視圖中進行。4、表工具欄視圖切換 保存 升序 降序 （一）Access數(shù)據(jù)類型 Access常用數(shù)據(jù)類型有：文本、備注、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超級鏈接、查閱向?qū)А＃?） 文本數(shù)據(jù)類型：文本型字段的主要字段屬性為“字段大小”，應當為文本型字段指定其字段大小，字段大小從1到255，文本型字段最多為可以存放 255 個字符，默認值為50。（2） 備注數(shù)據(jù)類型：保存長度較長的文本及數(shù)字，例如備注或說明。最長64000字符數(shù)。（3） 數(shù)

6、字數(shù)據(jù)類型：用于數(shù)學計算的數(shù)值數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)類型為數(shù)字型。如長度、重量、人數(shù)等。數(shù)字型字段屬性是字段大小，ACCESS為了提高存儲效率和運行速度，把數(shù)字型按大小進行細分，數(shù)字型大小分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型以及雙精度型等類型，默認大小為長整型。 （4） 日期/時間數(shù)據(jù)類型：對于日期和時間的處理，ACCESS提供了日期/時間型，把兩者合二為一，其存儲空間為8個字節(jié)?？梢员硎緩?100 到 9999 年的日期與時間值，超出此范圍不能表示。格式說明小數(shù)位數(shù)大?。ㄗ止?jié)）字節(jié)保存從 0 到 225（無小數(shù)位）的數(shù)字無1 個整型保存從 32,768 到 32,767 （無小數(shù)位）的數(shù)字無2 個長整型（

7、默認值）保存從 -2,147,483,648 到 2,147,483,647 的數(shù)字（無小數(shù)位）無4 個單精度型保存從 3.E38 到 1.E-45 的負值，從 1.E-45 到 3.E38 的正值74 個雙精度型保存從1.231E308 到-4.247E-324 的負值，從 1.231E308到 4.247E-324 的正值158 個（5） 貨幣數(shù)據(jù)類型：貨幣值。使用貨幣數(shù)據(jù)類型可以避免計算時四舍五入引起的計算誤差。精確度為小數(shù)點左方 15 位數(shù)及右方 4 位數(shù)。（6） 自動編號數(shù)據(jù)類型：當向表中添加一條新記錄時，由Access 自動產(chǎn)生的一個唯一的順序號存入該字段，這個順序號的產(chǎn)生方式有兩

8、種，一是遞增，每次加1，第一條記錄的自動編號字段的值為1，以后增加記錄，依次為1、2、3、4、。另一種產(chǎn)生方式為隨機數(shù)，每增加一條記錄產(chǎn)生一個隨機長整型數(shù)。（7） 是/否數(shù)據(jù)類型：對于二值型的字段其數(shù)據(jù)類型采用是/否型，其默認值“是”，用對號表示是，用空白表示“否”。 （8） OLE對象數(shù)據(jù)類型：其他使用 OLE 協(xié)議程序創(chuàng)建的對象（例如 Microsoft Word 文檔、Microsoft Excel 電子表格、圖像、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)），可以將這些對象鏈接或嵌入 Microsoft Access 表中。必須在窗體或報表中使用結合對象框來顯示 OLE 對象。（9） 超級連接數(shù)據(jù)類型：保存

9、超級鏈接的字段。超級鏈接可以是某個文件路徑（ UNC）或 網(wǎng)頁地址（URL）。（10） 查閱向?qū)?shù)據(jù)類型：創(chuàng)建字段，該字段將允許使用組合框來選擇另一個表或一個列表中的值。從數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將打開向?qū)б赃M行定義。總結：數(shù)據(jù)類型用途字符長度文本字母和數(shù)字0 255 個字符備注字母和數(shù)字0 64000個字符數(shù)字數(shù)值1、2、4或8字節(jié)日期/時間日期/時間8字節(jié)貨幣數(shù)值8字節(jié)自動編號自動數(shù)字4字節(jié)是/否是/否、真/假1位OLE對象鏈接或嵌入對象可達1G超鏈接Web地址、郵件地址可達64000字節(jié)查閱向?qū)碜云渌砘蛄斜淼闹低ǔ?字節(jié)對于某一具體數(shù)據(jù)而言，可以使用的數(shù)據(jù)類型可能有多種，例如對話

10、號碼可以使用數(shù)字型，也可以使用文本型，但只有一種是最合適的。主要考慮以下幾個方面：u 字段中可以使用什么類型的值u 需要多少存儲空間來保存字段的值u 是否需要對數(shù)據(jù)進行計算（主要區(qū)分用數(shù)字，還是文本、備注）u 是否需要建立排序或索引（備注、超級鏈接及OLE對象型字段不能使用排序和索引）u 是否需要進行排序（數(shù)字、文本排序有區(qū)別）u 是否需要在查詢或報表中對記錄進行分組（備注、超鏈接及OLE對象型字段不能用于分組記錄）（二）、字段屬性u 字段大?。鹤侄蔚拇笮∪≈捣秶?。u 格式：不改變輸入樣式，只改變顯示效果。u 標題：為字段的標題，在數(shù)據(jù)表視圖中顯示。u 默認值：在新記錄中自動顯示。u 有效規(guī)則

11、：對相關字段的值進行相關限制。u 有效文本：有效規(guī)則的提示信息。u 輸入掩碼：是為數(shù)據(jù)提供一個模板?？纱_保數(shù)據(jù)輸入表時的具有正確的格式。 輸入掩碼只為文本和日期/時間型字段提供向?qū)?。另外如果為某字段定義了掩碼，同時又設置了格式屬性，格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示優(yōu)先于掩碼設置。u 必填字段：用來保證數(shù)據(jù)完整性，設置時有是或否兩個選項。u 索引：當表很多時，需要利用索引幫助用書更有效的查詢數(shù)據(jù)。索引不改變文件中記錄的物理順序，而是按某個索引關鍵字（或表達式）來建立記錄的邏輯順序。 表的主鍵會自動設置為索引，而備注、超鏈接、OLE對象等類型字段則不能設置索引。 索引按照其功能分為：唯一索引、普通索引、主索引

12、課堂練習（2）獲取外部數(shù)據(jù)1、分別導入和鏈接hya13表，看一下兩者的區(qū)別2、分別導入倉庫、職工、訂購單三個表3、分別對導入的三個表設定主關鍵字4、對導入的三個表設定關系，并設置參照完整性二、設定主鍵設定關鍵字：在設計視圖，選中字段，使用鼠標右鍵菜單或工具欄中的按鈕。四、向表中輸入數(shù)據(jù)兩種方式：一是使用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入二是使用“導入”或“鏈接表”命令導入或鏈接。1、可獲取的外部數(shù)據(jù)的注意點：u 在獲取外部數(shù)據(jù)時，既可用導入方式，也可以使用鏈接方式。u 在access中可以導入的表類型包括：access數(shù)據(jù)庫中的表、Excel、Louts和DBase或FoxPro等數(shù)據(jù)庫應用程序所創(chuàng)建的表

13、，以及HTML文件等。u 在導入數(shù)據(jù)過程中，可以決定是將數(shù)據(jù)追加到已存在現(xiàn)表中，還時創(chuàng)建一個新表以保存數(shù)據(jù)。2、導入與鏈接的區(qū)別：u 在獲取外部數(shù)據(jù)時，既可用導入方式，也可以使用鏈接方式。u 導入方式是將外部數(shù)據(jù)的副本復制到當前access數(shù)據(jù)庫中，此之后，Access數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容與外部數(shù)據(jù)之間就沒有了任何關系。即外部數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，不會影響到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)；反之，當數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，也不會影響到外部數(shù)據(jù)。u 鏈接方式是在外部數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中的字段建立一種關聯(lián)，以便可以通過數(shù)據(jù)庫來使用外部的數(shù)據(jù)。但此時，數(shù)據(jù)還是保存在其原文件中，Access數(shù)據(jù)庫中并沒有保存這數(shù)據(jù)。因此，通過數(shù)據(jù)庫或

14、外部來修改數(shù)據(jù)，本質(zhì)上是一回事。五、設定表之間的關系：Access表間的關系有三種：一對一，一對多，多對多。一對一是一種浪費，經(jīng)常將兩表合并為一個表。多對多關系均可拆分為一對多的關系，在Access中基本上都是使用一對多的關系，通常將“一”端表稱為主表，另一段稱為相關表。參照完整性：是在輸入或刪除記錄時，維持表之間已定義的關系而必須遵循的規(guī)則。如果設置了參照完整性，則主表中沒有記錄時，就不能將記錄添加到相關表中等。（詳解課本P47） 1、表與表間的關系：access中表與表之間的關系可以為：一對一、一對多、多對多3種，具體如下：a、一對一的關系：表A中的一行記錄對應于表B中的一行記錄，并且表B

15、中的一行記錄對應于表A中的一行記錄。注意：此時，要求兩個表中相關的字段都是主關鍵字。b、一對多的關系：表A中的一行記錄對應于表B中的多行記錄，并且表B中的一行記錄對應于表A中的一行記錄。注意：此時，“一”端對應的表為主表，“多”端對應的表為從表。c、多對一的關系：表A中的一行記錄對應于表B中的一行記錄，并且表B中的一行記錄對應于表A中的多行記錄。注意：此時，“一”端對應的表為主表，“多”端對應的表為從表。其實：這關系也是一對多的關系。d、多對多的關系：表A中的一行記錄對應于表B中的多行記錄，并且表B中的一行記錄對應于表A中的多行記錄。注意：此時，應該引入一個關聯(lián)表出來，如學生表與課程表，引出了

16、一個選課表。2、外部關鍵字：外部關鍵字也稱為外鍵，用來反映兩個表之間的依賴關系。有外鍵存在時，必定先存在一個相應的主鍵。主鍵所在的表稱之為主表，外鍵所在的表稱之為從表，從表中的數(shù)據(jù)依據(jù)外鍵對應的值來說明其依賴于主表中的哪條記錄。外鍵實現(xiàn)了主表與從表之間的依賴關系，也就是說有參照完整性約束關系，即主表約束從表，從表也反過來約束主表。主表對從表的約束：外鍵的取值只能是兩種情況：要么為空，要么必須是主表中存在的值。從表對主表的約束：當主表中某條記錄被從表中的記錄引用了時，此時不能刪除主表中的此條記錄，也不能修改此條記錄對應的主鍵值。例如：學生表(從表)班級表(主表)學生編號(主鍵)學生姓名所在班級(

17、外鍵)班級編號(主鍵)班級名稱1001張三 (正確)2001計本1班1002李四2001 (正確)2002計本1班1003王五2003 (錯誤)如上表所示：學生表中的記錄表依賴班級表的記錄，學生表中的所在班級是外鍵，故第1行、第2行是正確的，但第3行是錯誤的。相應地，在班級表中，編號為2001的記錄被學生表中編號為1002記錄引用，故此時不刪除編號為2001的班級信息，也不能修改2001的值。3、創(chuàng)建表間的關系：a) 在定義表之間的關系時，應該將要定義關系的所有表都關閉。注意：僅是本次定義中相關的表關閉。b) 在定義表之間的關系窗口中，刪除某一表時，僅是讓其在引窗口中不顯示，此時并不刪除其與其

18、它表之間的關系。第三節(jié)：維護表 Access表視圖：設計視圖、數(shù)據(jù)表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖一、對表自身的操作 （1）備份表和復原：復制一份即可。 （2）刪除表：不需要的時候，可以將表刪除，刪除后不可恢復。選中表，使用鼠標右鍵命令，或編輯下的“刪除”命令 （3）導出：可以將Access表轉(zhuǎn)換成其他格式文件。對應操作是“導入”。（4）設置表屬性：有兩種類型的表屬性可以用于Access數(shù)據(jù)庫，一是表對象屬性，二是表定義屬性。表對象屬性包括名稱、擁有者、創(chuàng)建日期、最后修正日期以及諸如“隱藏”、“或復制”等特性。在設計視圖中打開表，同時打開【屬性】對話框，可以查看和定義當前設計表的屬性。

19、表對象屬性對話框 表屬性對話框如果要更改默認的表設計屬性，可選擇【工具】|【選項】命令，打開【表/查詢】選項卡。二、修改表的結構（通常在設計視圖下進行）（1）插入新字段：設計視圖中，“插入行”命令實現(xiàn)；數(shù)據(jù)表視圖中“插入列”命令實現(xiàn)。（2）移動字段：設計視圖中，移動“行”；數(shù)據(jù)表視圖中移動“列”。均采用鼠標操作。（3）重新設置關鍵字：設計視圖中，先取消主鍵，然后設置主鍵。（4）刪除字段：設計視圖中刪除字段行；數(shù)據(jù)表視圖中刪除字段列。三、編輯表的內(nèi)容（1）定位記錄：一是記錄號定位，二是快捷鍵定位，三是【編輯】|【定位】命令（2）選擇記錄：同選中文件操作，鼠標單擊，拖動等配合Ctrl、Shift等

20、。（3）添加記錄：當向一個空表或者向已有數(shù)據(jù)的表增加新的數(shù)據(jù)時，都要使用插入新記錄的功能。（4）刪除記錄：可以利用【編輯】|【刪除】進行刪除操作，也可有快捷鍵方式完成該操作。（5）修改數(shù)據(jù)：在數(shù)據(jù)表視圖中，用戶可以方便地修改已有的數(shù)據(jù)記錄。注意保存。（6）復制、移動數(shù)據(jù)：利用剪貼板功能可以很方便地進行復制、移動數(shù)據(jù)操作功能。四、調(diào)整表的外觀（1）改變字段的次序：在數(shù)據(jù)表視圖使用鼠標移動的方式可以改變次序。（2）調(diào)整字段顯示寬度和高度：可以調(diào)整行高和列寬，通過對話框方式或直接用鼠標完成此操作。（3）隱藏列/顯示列：由于屏幕大小限制，有時需要隱藏某些字段。隱藏列的操作十分簡單：使某一列寬為0即將該

21、列隱藏?；謴碗[藏列的操作須在數(shù)據(jù)一視圖下選擇【格式】|【取消隱藏列】命令，彈出【取消隱藏列】對話框。（4）凍結列：在數(shù)據(jù)表視圖凍結某字段或某幾個字段，則數(shù)據(jù)表滾動時，該字段不在滾動。（5）設置數(shù)據(jù)表格式：可以設置單元格的顯示效果，也可以選擇網(wǎng)格線的顯示方式和顏色，表格的背景等。u 改變字體：用戶可根據(jù)需要來選擇不同的字體。選擇【格式】|【字體】命令，將單出【字體】對話框。u 設置單元格效果：用戶可以對數(shù)據(jù)表的單元格效果進行設置。其操作方法為選擇【格式】|【數(shù)據(jù)表】命令，彈出【設置數(shù)據(jù)表格式】對話框。課堂練習（3）表的操作1、對hya13表中的民族和總分字段排序，民族相同的按總分降序2、篩選出總

22、分在240分以上的黨員學生信息3、在考號前增加一個“自動編號”字段，字段名為“學生序號”4、將總分在240分以下的記錄刪除5、設定字段的行高為156、將姓名字段設置為凍結列7、將“政治面目”字段內(nèi)容隱藏8、設置數(shù)據(jù)表格式，自己美化一下新建的表第四節(jié)：操作表一、查詢數(shù)據(jù)（在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)，其操作是通過【編輯】|【查找】命令來完成的。）（1）查找指定內(nèi)容：表：通配符的用法字符用法示例*通配任意個數(shù)的字符Wh*可以找到white和why，但找不到wash？通配任何單個字符b？ll可以找ball和bill，但找不到blla和beall 通配方括號內(nèi)任何單字字符baell可以找到ball和b

23、ell，但找不到bill!配合方括號使用，通配任何不在方括號內(nèi)的字符b!aell可以找bill和bull，但找不到bell和ball-通配范圍內(nèi)的任何一個字符，但是必須以遞增區(qū)域。ba-cd可以找到bad、bbd和bcd但找不到bdd#通配任何單個字數(shù)字符1#3可以找到103、113和123（2）查找空值或空字符串：u 如果某字段中沿未存儲數(shù)據(jù)，則稱此字段的值為空?？罩凳潜硎灸壳斑€沒有值，字段中允許使用null值來說明一個字段里的信息目前還無法得到。u 空字符串是用雙引號括起來的空字符串，且雙引號中間沒有空格。這種字符串的長度為0。二、替換數(shù)據(jù)（在數(shù)據(jù)表視圖中查找指定的數(shù)據(jù)，其操作是通過【編輯

24、】|【替換】命令來完成的。）三、排序數(shù)據(jù) 排序是根據(jù)當前表中的一個或多個字段的值對整個表中所有記錄進行重新排列，排序有升序和降序。不同的字段類型，規(guī)則也不一樣。具體規(guī)則如下：u 英文按照字母順序排序，不區(qū)分大小寫u 中文按照拼音字母的順序u 數(shù)字按大小順序u 日期時間按照先后的順序注意事項：² 對于“文本”型字段，如果它的取值為數(shù)字，那么Access將數(shù)字視為字符串。因此，排序時按照ASCII碼值的大小來排序，而不是數(shù)字本身的大小來排序。如果希望按其數(shù)字大小值排序，應在較短的數(shù)字前面加上零。² 按升序排列字段時，如果字段的值為空值，則包含空值的記錄排在列表的第一條² 數(shù)據(jù)類型為備注、超鏈接或OLE對象的字段不能排序² 排序后，排序次序?qū)⑴c表一起保存操作步驟如下：（1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表；（2） 在“表”瀏覽窗口，選定要排序的字段，再打開“記錄”菜單，選擇“排序”選項，再選擇“升序”或“降序”。（也可以單擊工具欄中的按鈕）當按多個字段排序時，可以使用：（1）使用數(shù)據(jù)表視圖。（字段要相鄰，且從左至右，同升同降） （2）使用“高級篩選/排序”窗口（字段可以不相鄰，也可分別排序）四、篩選記錄篩選數(shù)據(jù)是只將符合篩選條件的數(shù)據(jù)記錄