工作分析工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范

1、在人力資源管理中，工作分析、工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)非常重要的工作。工作分析是確定完成各項(xiàng)工作所需技能、責(zé)任和知識(shí)的系統(tǒng)過(guò)程。它是一種重要而普通的人力資源管理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個(gè)重要的問(wèn)題： 工人完成什么樣的體力和腦力勞動(dòng)？工作將在什么時(shí)候完成？工作將在哪里完成？工人如何完成此項(xiàng)工作？為什么要完成此項(xiàng)工作？完成工作需要哪些條件？以下三種情況才需要工作分析。第一，當(dāng)新組織建立，工作分析首次被正式引進(jìn)；第二，當(dāng)新的工作產(chǎn)生時(shí)；第三，當(dāng)工作由于新技術(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時(shí)。當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，最需要進(jìn)行工作分析。工作分析可幫助組織察覺(jué)環(huán)境正發(fā)生變化這

2、一事實(shí)工作說(shuō)明書(shū)是一份提供有關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的文件（工作的內(nèi)容是什么）。工作規(guī)范包含了一個(gè)人完成某項(xiàng)工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇傭什么樣的人來(lái)從事這一工作）。如果招聘者不知道勝任某項(xiàng)工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和選擇就將是漫無(wú)目的的。如果缺少適時(shí)的工作說(shuō)明和工作規(guī)范，就會(huì)在沒(méi)有一個(gè)清楚的指導(dǎo)性文件的情況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實(shí)際上，當(dāng)企業(yè)在獲取原材料、供貨或設(shè)備這些資源時(shí)，這種做法也是不曾聽(tīng)說(shuō)的。例如。即使在訂購(gòu)一臺(tái)復(fù)印機(jī)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)通常也會(huì)提出精確的說(shuō)明。當(dāng)然，在尋求企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)（人力資源）時(shí)，也應(yīng)采用同樣的邏輯。工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開(kāi)發(fā)需求

3、方面常常是很有用的。如果工作規(guī)范指出某項(xiàng)工作需要特殊的知識(shí)、技能或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓(xùn)應(yīng)該旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說(shuō)明所規(guī)定的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好準(zhǔn)備。至于績(jī)效評(píng)價(jià)，應(yīng)根據(jù)員工完成工作說(shuō)明中規(guī)定的職責(zé)的好壞進(jìn)行。如果一名經(jīng)理評(píng)價(jià)員工根據(jù)的不是工作說(shuō)明中包括的因素，則這種評(píng)價(jià)在很大程度上就會(huì)帶有不公正性作為一名主管人員或人事管理專(zhuān)業(yè)人員，你通常需要通過(guò)進(jìn)行工作分析來(lái)搜集以下的某一類(lèi)或某幾類(lèi)信息：1、工作活動(dòng)。 2、工作中人的行為。 3、工作中所使用的機(jī)器、工具、設(shè)備以其他輔助工作用具。 工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。 4

4、、工作背景。 5、工作對(duì)人的要求。 你所進(jìn)行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報(bào)告說(shuō)他們的工作職責(zé)有哪些，而是根據(jù)你自己對(duì)這些工作應(yīng)該完成哪些任務(wù)的了解所做出的判斷）就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到人頭上但卻被所有人都忽略了的職責(zé)。像這一類(lèi)被忽略的工作職責(zé)常常可以通過(guò)工作分析被挖掘出來(lái)。這樣，工作分析在挽救可能因此（如沒(méi)有人對(duì)庫(kù)存管理負(fù)責(zé)）而造成的嚴(yán)重后果方面就能夠起到積極的作用。在做工作分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照以下六個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行。1、 確定工作分析信息的用途。2、 搜集與工作有關(guān)的背景信息 組織圖不僅確定了每一職位的名稱(chēng)，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線(xiàn)明確表明了誰(shuí)應(yīng)當(dāng)向誰(shuí)匯報(bào)工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰(shuí)進(jìn)行信息交流等等

5、。工作流程圖則提供了與工作有關(guān)的更為詳細(xì)的信息。3、 選擇有代表性的工作進(jìn)行分析。4、 搜集工作分析的信息。5、 同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息。6、 編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范 大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范。工作說(shuō)明書(shū)就是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作對(duì)人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書(shū)面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對(duì)從人員的品質(zhì)、特點(diǎn)、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書(shū)面文件。有時(shí)侯，工作說(shuō)明書(shū)和工作規(guī)范書(shū)分成兩份文件來(lái)寫(xiě)，有時(shí)侯則合并在一份工作說(shuō)明書(shū)之中。搜集工作分析信息的工作通常由實(shí)際承擔(dān)工作的人員、工作承擔(dān)人員的直

6、接上級(jí)主管，以及一名人力資源管理專(zhuān)家來(lái)共同進(jìn)行。通常的做法是：首先由人力資源管理專(zhuān)家(人力資源管理者、工作分析專(zhuān)家或咨詢(xún)?nèi)藛T等)觀察和分析正在被進(jìn)行中的工作，然后編寫(xiě)出一份工作說(shuō)明書(shū)和一份工作規(guī)范。雇員及其直接上級(jí)主管出要參與此項(xiàng)工作訪(fǎng)談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪(fǎng)談法：（1）對(duì)每個(gè)雇員進(jìn)行個(gè)人訪(fǎng)談；（2）對(duì)做同種工作的雇員群體進(jìn)行的群體訪(fǎng)談；（3）對(duì)完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行的主管人員訪(fǎng)談。訪(fǎng)談法可能是最廣泛運(yùn)用以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析方法，它的廣泛應(yīng)用程度正是其優(yōu)點(diǎn)的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過(guò)與工作承擔(dān)者進(jìn)行面談，還可以發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可

7、能了解到的工作活動(dòng)和行為。訪(fǎng)談法的最主要問(wèn)題之一是：搜集上來(lái)的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能是由于被訪(fǎng)談?wù)咴跓o(wú)意中造成的，也可能是因?yàn)楸辉L(fǎng)談?wù)哂幸庵圃斓摹Ｓ捎诠ぷ鞣治鼋?jīng)常被作為改變工資主的依據(jù)。工作分析人員將根據(jù)以下7項(xiàng)要素來(lái)分別對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分析：1）知識(shí)要求。2）技術(shù)要求。3）能力要求。4）工作中所包含的身體活動(dòng)。5）工作的特定環(huán)境條件。 6）典型工作事件。7）對(duì)雇員興趣的要求。量化的工作分析方法無(wú)疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問(wèn)卷法和功能性工作分析法。職位分析問(wèn)卷法的優(yōu)點(diǎn)在于，它將工作按照五個(gè)基本領(lǐng)域進(jìn)行并提供了一種量化的分?jǐn)?shù)順序或順序輪廓。這五個(gè)基本領(lǐng)域是

8、：（1）是否負(fù)有決策溝通社會(huì)方面的責(zé)任；（2）是否執(zhí)行熟練的技能性活動(dòng)；（3）是否伴隨有相應(yīng)的身體活動(dòng)；（4）是否操縱汽車(chē)設(shè)備；（5）是否需要對(duì)信息進(jìn)行加工。因而，職位分析問(wèn)卷的真正優(yōu)勢(shì)在于：它對(duì)工作進(jìn)行了等級(jí)劃分。換言之，職位分析問(wèn)卷法使你根據(jù)決策、熟練性活動(dòng)、身體活動(dòng)、汽車(chē)設(shè)備操縱以及信息加工等特點(diǎn)對(duì)于每一項(xiàng)工作分配一個(gè)量化的分?jǐn)?shù)。于是，你就可以運(yùn)用職位分析問(wèn)卷法所得出的結(jié)果對(duì)工作進(jìn)行對(duì)比，以確定比如說(shuō)哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信息來(lái)確定每一種工作的或工資等級(jí)。功能性工作分析法：（1）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個(gè)方面工作進(jìn)行分類(lèi)，它對(duì)工作的分類(lèi)還考慮以下四個(gè)

9、因素：在執(zhí)行工作時(shí)需要得到多大程度的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時(shí)需要運(yùn)用的推理和判斷能力應(yīng)達(dá)到什么程度；完成工作所要求具備的數(shù)學(xué)能力有多高；執(zhí)行工作時(shí)所要求的口頭及評(píng)議表達(dá)能力如何。（2）功能性工作分析還確定工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對(duì)任職者的培訓(xùn)要求。因此，運(yùn)用功能性工作分析法來(lái)對(duì)工作進(jìn)行分析，使你可以回答下面的問(wèn)題："為了完成這項(xiàng)任務(wù)并達(dá)到新的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)雇員進(jìn)行何種培訓(xùn)？"工作說(shuō)明中經(jīng)常使用的術(shù)語(yǔ)如下：1. 應(yīng)履行的主要職責(zé) 2. 在各項(xiàng)職責(zé)上所耗費(fèi)時(shí)間的百分比 3. 應(yīng)達(dá)到的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)4. 工作條件和可能產(chǎn)生的危險(xiǎn) 5. 完成工作的人員數(shù)和接受其匯報(bào)的人數(shù) 6. 工作中使用的機(jī)器

10、和設(shè)備 工作說(shuō)明中使用最廣泛的內(nèi)容是：（1）工作識(shí)別；（2）工作分析日期；（3）工作小結(jié)；（4）履行的職責(zé)。 工作識(shí)別部分包括工作名稱(chēng)、部門(mén)、匯報(bào)關(guān)系和工作編號(hào)。一個(gè)好的工作名稱(chēng)將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項(xiàng)工作與其他工作區(qū)別開(kāi)來(lái)。但遺憾的是，工作名稱(chēng)常常使人產(chǎn)生誤會(huì)（一些書(shū)籍中居然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運(yùn)員稱(chēng)之為地區(qū)服務(wù)經(jīng)理助理等）。應(yīng)力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如"執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)"這樣籠統(tǒng)描述。雖然這樣的描述可以使主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專(zhuān)家明確認(rèn)為，如果一項(xiàng)經(jīng)常可以看到的工作內(nèi)容不被明確寫(xiě)進(jìn)工作說(shuō)明書(shū)，而只是用像"所分配的其他任

11、務(wù)"一類(lèi)的語(yǔ)言，就很可能會(huì)成為逃避責(zé)任的一種托辭，因?yàn)檫@使得對(duì)工作的性質(zhì)以及雇員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞。工作說(shuō)明書(shū)的另外一部分是善于工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳細(xì)羅列。工作說(shuō)明書(shū)中還應(yīng)當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對(duì)其他人實(shí)施監(jiān)督的權(quán)限以經(jīng)費(fèi)預(yù)算的權(quán)限等。有些工作說(shuō)明書(shū)還包括一部分有關(guān)工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這部分內(nèi)容說(shuō)明雇主期望雇員在執(zhí)行工作說(shuō)明書(shū)中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)最為直接的方法是只要把下面的話(huà)補(bǔ)充完整就可以了："如果你，我會(huì)對(duì)你的工作完全滿(mǎn)意。"如果對(duì)于工作說(shuō)明書(shū)中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話(huà)敘述完整，那么就形成了一套完整的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。工作規(guī)范以工作說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容為依據(jù)來(lái)回答這樣一個(gè)問(wèn)題，那就是："要做好這項(xiàng)工，職位承擔(dān)者必須具備什么樣的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)?quot;通常情況下，都把它放在工作說(shuō)明書(shū)的背面建立完整的、能及時(shí)反映雇員最新情況的技能庫(kù)。有一種辦法可以使雇員用于更新技能庫(kù)內(nèi)容的時(shí)間縮短