教育辦公自動化系統(tǒng)說明簡介文檔

1、貴港市教育辦公自動化系統(tǒng)貴港市教育辦公自動化系統(tǒng)說明簡介說明簡介2012年3月 2用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司自我介紹自我介紹n中國電信股份有限公司貴港分公司中國電信股份有限公司貴港分公司n 廖廖 奇奇n聯(lián)系電話:郵箱: nQQ: 306631082n教育辦公自動化系統(tǒng)QQ交流群:15708292 3用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司交流目標(biāo)交流目標(biāo)n主要內(nèi)容：主要內(nèi)容：學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)中經(jīng)常遇到的問題及系統(tǒng)具體設(shè)置和收發(fā)文件的注意事項(xiàng)。n 一、系統(tǒng)管理n 二、文件查收n 三、文件發(fā)送n 四、常見問題 4用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司

2、系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 5用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理n1、單位管理單位管理：教育局、教科局、中心小學(xué)管理員所特有的權(quán)限，可以添加、刪除、修改下轄學(xué)校的管理員帳號。n2、部門管理：部門管理：添加學(xué)校自己的各個(gè)科室：如校長室、辦公室、教導(dǎo)處、語文組、數(shù)學(xué)組、英語組等等。n3、用戶管理：用戶管理：為學(xué)校各個(gè)老師添加、刪除、修改辦公自動化系統(tǒng)的帳號，設(shè)置權(quán)老師的權(quán)限。n4、辦公人員設(shè)置：、辦公人員設(shè)置：設(shè)置學(xué)校的收文員、設(shè)置教育局、教科局下屬各部門的收文員。 6用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司部門管理部門管理n為了配合系統(tǒng)流程的使用，需要各學(xué)校在系統(tǒng)管理部門管理中添加兩個(gè)部

3、門。1、校長室或校領(lǐng)導(dǎo)，2、辦公室。系統(tǒng)中所有收文和發(fā)文的流程都是針對系統(tǒng)這兩個(gè)主要辦公部門的人員進(jìn)行流轉(zhuǎn)。 7用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司用戶管理用戶管理 8用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司用戶管理用戶管理n收文老師及正副領(lǐng)導(dǎo)帳號的權(quán)限設(shè)置：收文老師及正副領(lǐng)導(dǎo)帳號的權(quán)限設(shè)置： 單位公文查詢、單位公文歸檔管理、快速發(fā)文、通知發(fā)送、通知查收、模板管理、印章管理、單位組管理、用戶組管理、機(jī)關(guān)代字設(shè)置、常用意見管理、系統(tǒng)管理n普通老師帳號的權(quán)限設(shè)置普通老師帳號的權(quán)限設(shè)置不需要特別勾選權(quán)限，保持默認(rèn)設(shè)置即可 9用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司用戶管理用戶管理n學(xué)校收文員、負(fù)責(zé)簽收

4、、歸檔文件的老師，請?zhí)砑拥睫k公室這個(gè)部門里面。學(xué)校正副校長添加到校長室或校領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)部門中。n1、現(xiàn)學(xué)校發(fā)文流程中核稿、審稿、蓋章發(fā)送、歸檔這幾個(gè)流程是根據(jù)系統(tǒng)判斷辦公室這個(gè)部門中的用戶來實(shí)現(xiàn)的；領(lǐng)導(dǎo)簽批環(huán)節(jié)是根據(jù)系統(tǒng)判斷校長室或校領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)部門中的用戶來實(shí)現(xiàn)。n2、學(xué)校收文流程擬辦、辦理、辦結(jié)、歸檔環(huán)節(jié)是根據(jù)系統(tǒng)判斷辦公室這個(gè)部門中的用戶顯示人員；領(lǐng)導(dǎo)批辦環(huán)節(jié)是根據(jù)系統(tǒng)判斷校長室或校領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)部門中的用戶來顯示。部門承辦環(huán)節(jié)則顯示本單位內(nèi)的所有部門人員。 10用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司用戶管理用戶管理n例如：當(dāng)選擇擬辦、辦結(jié)、歸檔這幾個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，系統(tǒng)只顯示的是辦公室這個(gè)部門里面的人員。

5、11用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文員權(quán)限的設(shè)置收文員權(quán)限的設(shè)置n 對于不能正常簽收文件的學(xué)校，需要重新設(shè)置收文員權(quán)限。在系統(tǒng)管理辦公人員設(shè)置添加勾選收文員點(diǎn)擊選擇負(fù)責(zé)人按鈕勾選擇收文員確定添加。其中檔案員、辦公室、部門負(fù)責(zé)人及所屬部門這幾個(gè)選項(xiàng)不用選擇 。 12用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文員權(quán)限的設(shè)置收文員權(quán)限的設(shè)置n收文員：收文員：指設(shè)定該單位的收文員，不需要選擇所屬部門，只設(shè)置收文老師即可。n辦公室：辦公室：教育局辦公室人員需要設(shè)置，指領(lǐng)導(dǎo)簽批后或者承辦科室處理完文件后，文件自動返回辦公室中設(shè)置此權(quán)限的用戶帳號中。學(xué)校用戶不需設(shè)置此項(xiàng)。n部門負(fù)責(zé)人：部門負(fù)責(zé)人：教

6、育局、教科局下屬各科室的收文員。指教育局、教科局對本單位的科室發(fā)文時(shí)，或?qū)W校上報(bào)材料到如裝備辦、招生辦、教科所等教育二層機(jī)構(gòu)時(shí)，該科室或二層機(jī)構(gòu)的收文員。選擇部門負(fù)責(zé)人時(shí)，同時(shí)需要選擇所屬部門。學(xué)校用戶不需設(shè)置此項(xiàng)。 13用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文處理收文處理 14用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文處理收文處理n公文收文流轉(zhuǎn)，公文在學(xué)校收文員簽收之后，便可以提交進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)。學(xué)校收文流程為擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、部門承辦、辦理、辦結(jié)、歸檔。n例如：學(xué)校辦公室的收文員簽收文件后，提交選擇領(lǐng)導(dǎo)批示，該當(dāng)前環(huán)節(jié)會顯示校長室里的所有人員，選擇某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，勾選短信提醒功能，文件便提示成功提

7、交到領(lǐng)導(dǎo)的帳號上。領(lǐng)導(dǎo)登陸系統(tǒng)，打開文件，查看正文內(nèi)容，填寫意見后提交選擇部門承辦便可以提交到學(xué)校的各個(gè)科室去給具體的人員辦理，其他老師查看正文后，填寫處理意見后，但可提交回辦公室歸檔，同時(shí)也可以在過程中隨時(shí)傳閱給學(xué)校的所有老師。n對于類似于村小等只有一個(gè)校長或老師負(fù)責(zé)收文的學(xué)校，簽收查閱后，便可以進(jìn)行歸檔，選擇提交歸檔，然后再重新進(jìn)去點(diǎn)擊一下歸檔按鈕完成公文歸檔，文件便處理完成。 15用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文處理收文處理 16用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文處理收文處理 17用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司收文處理收文處理 18用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴

8、港分公司文件發(fā)送文件發(fā)送n 學(xué)校發(fā)文：經(jīng)過系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)如擬稿、核稿、審核、簽批、蓋章發(fā)送、歸檔等環(huán)節(jié)的發(fā)文n 點(diǎn)擊學(xué)校發(fā)文，填寫文件標(biāo)題、附件、正文、主送單位等文件基本信息，提交，選擇提交給學(xué)校審核、領(lǐng)導(dǎo)簽批、蓋章發(fā)送等環(huán)節(jié)，最后發(fā)送歸檔，完成發(fā)文。 19用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司發(fā)文處理發(fā)文處理n對于類似于村小等只有一個(gè)校長或老師負(fù)責(zé)文件處理的學(xué)校，可以使用快速發(fā)文。n點(diǎn)擊快速發(fā)文，填寫文件標(biāo)題、附件、正文、主送單位等文件基本信息，即可點(diǎn)擊發(fā)送，然后歸檔完成文件發(fā)送。 20用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題學(xué)校在使用教育辦公

9、自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題n 1、為什么我的桌面上沒有待簽收的文件？答：請檢查你的帳號是否設(shè)置了收文員的權(quán)限。你是否最近刪除過系統(tǒng)帳號，并重新創(chuàng)建新帳號。如果你有收文員權(quán)限，請?jiān)趩挝还牟樵儐挝皇瘴牟樵冎羞M(jìn)行簽收之前的待簽收文件，如果有新的文件待簽收，會自動顯示在桌面待辦欄里。n 2、為什么收文登記那一欄沒有待簽收的文件？答：收文登記專欄在2012年2月7日系統(tǒng)升級之后，待簽收的文件便不在此欄中顯示，收文登記專欄專為教育局接收市政府電子政務(wù)系統(tǒng)的文件及教育廳系統(tǒng)的文件在教育辦公自動化系統(tǒng)中進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)而設(shè)置的。待簽收文件可在單位公文查詢單位收文查詢中進(jìn)行簽收。n 3、為什么我在單位公文

10、查詢的收文查詢中看到文件卻簽收不了？答：請檢查你的帳號是否設(shè)置了收文員的權(quán)限。n 4、文件簽收后，如何進(jìn)行歸檔？答：文件在簽收之后，點(diǎn)擊提交按鈕，可以選擇提交給其他人辦理，也可以選擇歸檔，然后選給自己進(jìn)行歸檔。自己需要再重新點(diǎn)擊文件進(jìn)行歸檔。 21用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題n 5、文件簽收后，如何提交給領(lǐng)導(dǎo)批示？答：文件在簽收后，點(diǎn)擊提交按鈕，選擇領(lǐng)導(dǎo)批辦，選擇提交的領(lǐng)導(dǎo)。前提是在系統(tǒng)管理中設(shè)置有校長室這個(gè)部門，正副校長都添加在這個(gè)部門之下。n 6、文件提交選擇流程后，卻選擇不到

11、下一個(gè)辦理的人員？只有部門承辦可以選擇到人員？答：請檢查是否在系統(tǒng)管理中的部門管理里面設(shè)置有辦公室、校長室這兩個(gè)部門。擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批辦、辦結(jié)、歸檔等流程都是依據(jù)辦公室及校長室這兩個(gè)部門來具體設(shè)置的。只有部門承辦這一項(xiàng)可以選擇到本單位內(nèi)的所有科室及人員。n 7、我的密碼忘記了，該如何怎么辦？答：普通用戶密碼忘記了，可以用學(xué)校管理員帳號來重新設(shè)置，也可以用具有系統(tǒng)管理權(quán)限的老師的帳號來進(jìn)行重新設(shè)置。如果是學(xué)校管理員的密碼忘記，可以聯(lián)系自己的上一級的管理員重設(shè)，如中學(xué)、中心小學(xué)可以聯(lián)系教科局，村小可以聯(lián)系中心小學(xué)為自己重置學(xué)校管理員密碼，當(dāng)然也可以直接聯(lián)系電信負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)的工程師。系統(tǒng)重置的默認(rèn)密碼為

12、：12345678 22用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題n8、我是收文員，可是有文件等著我簽收，我卻收不到短信提醒？答：請檢查你是否在系統(tǒng)管理用戶管理中設(shè)置有手機(jī)號碼。并且是電信的天翼手機(jī)號碼或小靈通號碼。n9、我使用的是聯(lián)通和移動的手機(jī)，為什么我收不到短信提醒？答：因?yàn)槟壳岸绦盘嵝压δ苓€未曾進(jìn)行收費(fèi)，電信與移動和聯(lián)通之間，屬于不同的網(wǎng)絡(luò)，短信在不同運(yùn)營商之間需要進(jìn)行網(wǎng)間結(jié)算，否則其他運(yùn)營商會將系統(tǒng)的短信當(dāng)作垃圾短信來攔截掉。n10、在文件流轉(zhuǎn)過程中，我怎么在提交文件給領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，短信提醒他處理文件？答：在文件提交，選擇領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，選擇領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)勾選短信提醒。前題是領(lǐng)導(dǎo)必須使用的是電信天翼的手機(jī)。 23用戶至上 用心服務(wù) 中國電信貴港分公司學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題學(xué)校在使用教育辦公自動化系統(tǒng)的過程中經(jīng)常會遇到的問題n11、我處理過的文件想再次查看，我該怎么操作？答：個(gè)人經(jīng)手過的文件和