《印章管理辦法》

1、發(fā)文編號：文檔類型：規(guī)章制度制訂部門：綜合管理部版 本 號： 2016-1簽 發(fā) 人：劉志強簽發(fā)（既生效）日期： 2016年5月12日中國對外建設(shè)有限公司印章管理辦法第一章 總則第一條 為更好地圍繞企業(yè)發(fā)展和履行法人職責(zé)機構(gòu)的管理職能，進一步提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，杜絕公司印章管理和使用中的不規(guī)范行為，防范經(jīng)濟風(fēng)險，特制定本辦法。本管理辦法適用于公司各部門、各子分公司印章的管理和使用。 第二條 本辦法所指印章是指加蓋在公司各類文件資料上，且以公司或部門名義出具的公司印章、合同專用章、董事或監(jiān)事會印章、財務(wù)專用章等各類公章，以及因公司經(jīng)營管理需要而刻制的法定代表人、財務(wù)主管及出納名章等特定私章。

2、第三條 印章的種類與適用范圍（一）公司印章：適用于以公司名義報送和出具的公函、文件、簽署的協(xié)議和合同、出具的證明及其它的各類文件等。（二）合同專用章：適用于以公司名義簽訂的各類協(xié)議、合同等文件。（三）董事會、監(jiān)事會印章：適用于以董事會、監(jiān)事會名義出具的公告、報告、文件、函件等。 （四）法定代表人名章：適用于公司法定代表人簽章的文件、法人代表證明書、法人代表授權(quán)委托書、各類報表等。（五）財務(wù)印章：包括財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、人名章，適用于公司財務(wù)部辦理銀行業(yè)務(wù)，對外開具收據(jù)、發(fā)票及其它會計業(yè)務(wù)等。（六）部門印章：適用于部門名義出具的通知、報告、證明等，原則上僅限公司內(nèi)部使用。（七）項目部印章：適

3、用于本項目部的專項業(yè)務(wù)辦理。第二章 印章的刻制與啟用第四條 公司印章的刻制由公司綜合管理部統(tǒng)一辦理，需刻制印章的部門應(yīng)填寫印章刻制申請表經(jīng)過審批程序后，由綜合管理部統(tǒng)一安排刻制。第五條 各子分公司所需印章，由各子分公司根據(jù)工商部門要求到當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)授權(quán)的刻章單位刻制，并于正式啟用后及時向總公司綜合管理部辦理印鑒留底備案。第六條 印章刻制的審批權(quán)限（一）公司印章、法定代表人名章、董事會和監(jiān)事會印章的刻制，由公司綜合管理部提出申請，公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）合同專用章、財務(wù)印章、部門印章的刻制，由使用部門提出，公司綜合管理部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）項目部印章的刻制。由使用分公司以書面形式提出申請（含填

4、寫印章刻制申請表)附中標通知書,報總公司建設(shè)工程總承包管理中心審核后，由綜合管理部履行審批流程審核后下發(fā)成立項目部文件并由綜合管理部統(tǒng)一刻制項目部印章。第七條 印章刻制完畢，總公司綜合管理部應(yīng)留下印模，發(fā)布印章啟用通知。通知中須明確發(fā)布印章全稱、啟用日期、啟用印模，公司綜合管理部印章保管責(zé)任人作好印章領(lǐng)取登記表，領(lǐng)取單位簽字蓋章確認。第八條 因項目完工或其他原因，原使用印章需作廢時，公司綜合管理部應(yīng)及時將舊印章收回，并作好印章廢止登記表，注明廢止印章名稱、時間等具體內(nèi)容，經(jīng)公司綜合管理部負責(zé)人審核后，印章作廢，發(fā)布公章作廢公告。公司綜合管理部將已廢止印章長期妥善保管。 第三章 印章的保管第九條

5、 公司印章、法定代表人名章、董事會印章、監(jiān)事會印章、合同專用章由公司綜合管理部保管。財務(wù)印章由財務(wù)部保管。部門印章由各部門保管。項目部印章由各子分公司或項目部保管，子分公司或項目部負責(zé)人簽訂合法使用該印章的法律責(zé)任承諾書。第十條 公司印章專管人員須簽署印章管理工作人員承諾書，保證印章的安全，若印章不慎遺失、損毀、被盜，應(yīng)迅速向公司綜合管理部報告，同時登報聲明。第十一條 各領(lǐng)用部門和印章專管人員將無條件承擔(dān)該印章保管的一切責(zé)任。對因保管和使用不慎給公司造成損害的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十二條 印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，部門負責(zé)人應(yīng)指定專人代管，專管人員要向代管人員交接工作，

6、交代用印時的注意事項。印章的移交與歸還須由雙方在印章臨時代管記錄上簽字確認，以明確責(zé)任。部門負責(zé)人簽字認可后備存。第十三條 印章專管人員離職，所在部門負責(zé)人應(yīng)重點監(jiān)督其印章及管理情況的離職移交工作，印章的交接雙方須簽署印章交接確認書及印章使用記錄，用印資料移交手續(xù)辦結(jié)后方可辦理離職手續(xù)。第十四條 印章專管人員要堅持原則，履行保密義務(wù)，嚴格照章用印。第十五條 印章專管人員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理，由此造成的一切法律責(zé)任由其自行承擔(dān)。第十六條 各印章領(lǐng)取、移交、使用記錄與審批憑據(jù)等由印章專管人員留存。第四章 印章使用及審批程序第十七條 印章使用實行事前審批制度。公司各部門如需用印，應(yīng)填寫用

7、印審批單，并根據(jù)印章種類和用印性質(zhì)按以下審批程序辦理：（一） 公司公章及法定代表人名章1、 以公司名義發(fā)布的公文，由部門負責(zé)人審批、綜合管理部負責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可用印。2、 公章或法人章用于簽署合同或協(xié)議時，特別是承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任及相關(guān)法律約束性的合同、協(xié)議，需有公司相關(guān)職能管理部門的會簽評審意見作為附件，一起報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準后方可用印。3、公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表、統(tǒng)計報表）及其他需用公司印章的文本等，由部門負責(zé)人審批、綜合管理部負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準后方可用印。4、公司開具的介紹信、便函等，或員工因私人事宜需出具的在職、收入、婚姻狀況等常規(guī)證明，由各部門負責(zé)

8、人審批，綜合管理部負責(zé)人審核批準后方可用印。（二）合同專用章凡以公司名義簽署的具有法律約束性的合同、協(xié)議，須有公司相關(guān)職能部門簽署的評審意見作為附件，一起報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準后方可用印。（三）董事會、監(jiān)事會印章公司董事會印章由董事會秘書審核、董事長批準后用??；監(jiān)事會印章由監(jiān)事會主席批準后用印。（4） 財務(wù)印章 財務(wù)、稅務(wù)類需經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人審批后方可用印。（五）部門印章用于公司內(nèi)部事務(wù)時，由各部門負責(zé)人審批用印。以部門名義代表公司出具對外的通知、報告、證明，用印審批程序與公司印章相同。（六）項目部印章項目部印章由各子分公司管理，主要用于項目部業(yè)務(wù)管理事項。啟用項目部印章時，項目部負責(zé)人必須簽署“

9、印章使用承諾書”，承諾嚴格遵守公司制訂的印章使用規(guī)定，其對外用印產(chǎn)生的一切責(zé)任，由項目印章保管單位全權(quán)負責(zé)。 第十八條 上述未規(guī)定事項的印章使用，由申請用印部門負責(zé)人審批、綜合管理部負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可用印。第五章 用印要求第十九條 印章專管人員須嚴格檢查用印審批單，確認蓋章明細與用印審批單填寫一致且符合審批程序后方可蓋章，同時留存一份原件或者復(fù)印件作為留檔使用。第二十條 印章專管人員有權(quán)拒絕不符合規(guī)定程序的用印申請，如對用印事項有疑問，可向最終簽準人提出。經(jīng)辦人拒絕印章專管人員審核用印內(nèi)容的，印章專管人員有權(quán)拒絕用印并報告領(lǐng)導(dǎo)處理。第二十一條 印章保管責(zé)任部門應(yīng)建立用印臺賬，安排專

10、人，自印章申領(lǐng)開始，即全程記錄印章的申請、使用和核銷情況。印章使用完畢，印章專管人員應(yīng)及時辦理用印核銷手續(xù)，并在用印臺賬如實反映。用印臺賬以周報、月報形式逐級匯報，周報采用電子檔，月報采用紙質(zhì)檔。第二十二條 公司印章原則上不準帶出公司辦公地點，如確因工作需要，需經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準后方可攜印章往指定地點辦理現(xiàn)場用印。第二十三條 凡是以公司名義上報和下發(fā)的各種文件，須履行會稿、核稿、簽發(fā)、編號等辦文的手續(xù)方可用印。公司發(fā)文的附件憑發(fā)文并按該文中限定發(fā)給附件的單位、數(shù)量用印。第二十四條 公司印章應(yīng)蓋在文件正面或公司全稱上，有日期的要騎年蓋月，多頁文件須加蓋跨頁騎縫章。印記要端正清晰，印章的名稱與

11、用印件的落款一致。 第二十五條 嚴禁在空白介紹信、空白便函、空白證件、空白授權(quán)委托書等文本上加蓋印章。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，并在落款和騎縫處一并蓋章。 第二十六條 已蓋章的文件若未使用，必須立即交回公司綜合管理部銷毀。 第六章 分支機構(gòu)用印范圍及流程第二十七條 凡是以總公司名義接洽各類行政事務(wù)、各類項目事務(wù)的用印必須統(tǒng)一使用總公司印章，不得私刻印章。公司對任何使用假章產(chǎn)生的后果不承擔(dān)責(zé)任。同時對私刻印章的單位負責(zé)人及辦事人員給予嚴厲的行政處分和經(jīng)濟處罰。 用印范圍如下： (一） 行政事務(wù)類各地工商、稅務(wù)、建委等行政部門登記辦理事項用印必須總公司蓋章，用印報送總公司綜合管理部審核后需

12、公司領(lǐng)導(dǎo)批準方可用印。 （二） 財務(wù)事項類各地銀行開戶與財務(wù)相關(guān)的辦理事項，用印報送總公司財務(wù)部審批，財務(wù)部主管審批后報送綜合管理部審核，涉及到融資、貸款等用印事項應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可用印。 （三）項目工程類項目的報名、預(yù)審、投標、開標等與項目相關(guān)的用印事項須由總公司蓋章。用印前，報送建筑工程總承包管理中心審批（報批時需附有項目運行可行性研究報告、各子分公司管理層對項目的評審報告、總公司職能部門風(fēng)險評估的評審意見等材料），審批通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準用印。 （四）法律文書、訴訟類法律文書、訴訟類用印，需報總公司法律事務(wù)部審批后再履行蓋章程序。 （五）其他合同類其他合同類和具有經(jīng)濟風(fēng)險類、經(jīng)營風(fēng)

13、險類的相關(guān)材料須由總公司蓋章，應(yīng)附有總公司各職能管理部門簽署的評審意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可用印。第二十八條 用印步驟 一、由分公司經(jīng)辦人填寫用印審批單，分公司負責(zé)人簽字和加蓋分公司印章。 二、將用印審批單和蓋章材料派專人前往總部審批，非在京單位可以掃描、快遞或者傳真至總部審批。 三、將蓋完章后的材料快遞至分公司或者前往目的地蓋章。第二十九條 注意事項1、 攜章外出，需提前2天填寫用印審批單至總公司審批，審批同意后方可攜章前往指定地點辦理。2、 所有用印材料總部需留原件或復(fù)印件一份，特殊文件需將同時將電子版用印材料傳至印章管理員備案歸檔。三、 為不影響審批時間，各類合同類用印需提前兩天將電子版

14、文檔合同報送至總公司審閱。四、 用印審批單填寫注意事項1、 用印事由：需填寫詳細用印情況，如用印事由內(nèi)容較長，可另附用印審批報告。2、 用印文件名稱和內(nèi)容概要：需詳細列明用印文件名稱。3、 蓋章材料需與用印審批單填寫內(nèi)容一致。第七章 附則第三十條 本辦法自發(fā)布之日起實施，此前所有發(fā)布的中國對外建設(shè)有限公司印章管理制度同時廢止。第三十一條 本辦法由公司綜合管理部負責(zé)解釋。附件：1、印章刻制申請表 2、印章領(lǐng)取登記表 3、印章廢止登記表 4、印章管理承諾書 5、印章臨時代管記錄 6、印章交接確認書 7、用印審批單附件1：印章刻制申請表編號： 年 月 日申請部門經(jīng)辦人簽字需刻制印章名稱：刻制緣由：申

15、請部門意見：綜合管理部審核意見：總裁簽批：備注附件2：印章領(lǐng)取登記表印章名稱刻制申請表編號領(lǐng)取部門領(lǐng) 取 日 期批準人簽字留印及備注領(lǐng)取人簽字交付人簽字 - 15 - 附件3：印章廢止登記表印章名稱廢止申請表編號所屬部門廢 止 日 期批準人簽字留印及備注經(jīng)辦人簽字發(fā)布作廢公告是 否附件4：中國對外建設(shè)有限公司印章管理承諾書因工作需要現(xiàn)由中國對外建設(shè)有限公司 分公司負責(zé)人保管 印章（各）壹枚。本人明確了解國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位印章的規(guī)定，明確了解中國對外建設(shè)有限公司印章管理辦法及其它有關(guān)印章管理和使用的規(guī)定。為保持印章使用的合法性、嚴肅性、安全性，本人鄭重承諾如下：1、保證嚴格遵

16、守公司印章管理辦法，妥善安全地保管印章，決不將印章私自用于本人及其它任何人的經(jīng)濟與政治活動。2、無符合印章管理辦法及有關(guān)規(guī)定的有效批準，拒絕其他任何情形下任何人任何形式的印章使用請求。3、如因個人疏忽導(dǎo)致不合規(guī)用印，愿按規(guī)定接受公司處罰，并同時承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任及經(jīng)濟損失。 受諾人：中國對外建設(shè)有限公司承諾單位： 承諾人： 承諾日期： 本承諾書一式叁份，總公司綜合管理部存檔一份、分公司和承諾人各一份。附件5：印章臨時代管記錄代管印章名 稱印 章保管人臨 時代管人代管原因代 管起始時間 年 月 日時 分交付人簽 字接收人簽 字代 管終止時間 年 月 日時 分交付人簽 字接收人簽 字附件6：中國對外

17、建設(shè)有限公司印章交接確認書 年 月 日 時，在北京市海淀區(qū)西三環(huán)北路89號中國外文大廈A座803室中國對外建設(shè)有限公司辦公室辦理“ ”印章交接手續(xù)如下：1、“ ”印章（印模如下）在 年 月 日之后由 保管，保管人應(yīng)按照中國對外建設(shè)有限公司印章管理人員任職承諾書的規(guī)定保管印章并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。附：印模2、保管人姓名： 身份證號碼： 保管人簽字確認： 3、上述印章原保管人姓名： 身份證號碼： 上述印章原保管人確認簽字： 4、印章交接見證人簽字： 5、本印章交接確認書一式肆份，印章交接人雙方各執(zhí)一份，綜合管理部、監(jiān)察室各存檔一份。 年 月 日附件7：編號： 用印審批單（正面）用印信息用印事由： （不得手寫）（須寫明用印文件的事件背景、用途、用印文件的報送單位等）用印文件名稱或內(nèi)容概要份數(shù)用印種類每份用印次數(shù)（不得手寫）公司印章 法人名章 法人簽字 合同專用章 其它印章 錢公司印章 法人名章 法人簽字 合同專用章 其它印章 錢公司印章 法人名章 法人簽字 合同專用章 其它印章 錢（此處不夠自動加行）公司印章 法人名章 法人