會議組織與活動管理

1、學習導航通過學習本課程，你將能夠： 了解和正確認知會議； 掌握保障會議成功舉辦的準備工作； 了解大型會議活動的組織和策劃情況。  會議組織與活動管理一、會議的正確認知1.會議的現(xiàn)狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經(jīng)快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會?！贝蠖鄶?shù)企業(yè)認為，通過會議的效率和會后的執(zhí)行效率，可以

2、決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經(jīng)理們花費在會議上的時間占工作時間的40%70%；哈佛商業(yè)評論通過調查發(fā)現(xiàn)，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期中外管理雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼耍髽I(yè)要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。2.會議的重要性會議的召開非常重要，大

3、多數(shù)企業(yè)都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。3.會議的定義會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間

4、和超強技術手段的支撐。4.會議的作用會議的作用主要包括：第一，會議能夠為企業(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，通過會議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞；第五，會議還可以為企業(yè)傳達指示、政策制度和精神；第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。5.會議的影響會議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業(yè)提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)

5、頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產(chǎn)生會議的波紋效應。所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。6.會議的頻率不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會議要隨時召開。7.會議的規(guī)模根據(jù)會議的功能不同，會議人數(shù)有嚴格的限制。制定決策的

6、會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關制度和戰(zhàn)略目標召開的會議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內，因為人數(shù)越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數(shù)不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政策時人數(shù)越多越好。8.會議的結構會議結構與事務發(fā)生的結構一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個過程。 事前事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。 事中事中是會議的召開階段，分為開場、擴展、回收、達成共識和結束會議。會議開場由主持人詳細介紹會議情況；擴展是按照會議議題的順序逐一進行討論的過程；回收是對每一個

7、議題經(jīng)討論達成一致的結果，最后達成共識結束會議。 事后事后則是會議的追蹤和反饋階段，許多會議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會議的結束一定是下次會議的開始，因此追蹤反饋通過會議紀要落實，由主持人或者會務工作人員追蹤和落實。9.會議的成本會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本。 時間成本會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間，可以輕松計算。 直接會議成本直接會議成本包括場地和設施設備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復印及小禮品花費的成本。 效率損失成本效率損失成本是由于開會而耽誤和影響其他工作或者合同的落實和簽訂，帶來

8、的隱形損失。會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：站在生意人的角度決定某些會議召開的必要性。 二、成功會議的準備工作一個成功的會議在召開前需要做許多方面的準備，其中包含會議政策、會議程序、會議文化和場外工夫的準備。1.會議政策會議政策包含：第一，尋找解決會議的其他方法；第二，會議的管理機構和機制；第三，了解會議的目的；第四，選擇適合的參會人員；第五，合理安排會議的時間和地點；第六，會議議題要到位，討論議題的順序要合理；第七，強調該合起來召開的會議不分別召開，絕對不必召開的會議堅決取消。一般企業(yè)在進行會議籌劃前，需要考慮有無其他解決會議議題的方法，如果不開會可以解決問題則盡量不開，選擇其他

9、方式進行溝通，例如調研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進行溝通。會議的管理機構和機制是指將負責落實、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實到位。通常情況下，會議管理機構機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負責和落實執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會議之前要達到的會議目的和功能，一般來說，會議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會人員。而且會議中只有選擇合適的參會人員，才能夠達到會議的預期效果。2.會議程序企業(yè)在安排會議程序時，需要注意會議的主題與目標、會議形式、具體議程、參會人員、召開時間與地點、預期結論、會議文件準備和發(fā)放及工作分配落實等方

10、面內容。 會議的主題、目標、形式會議的目標和主題要清晰，考慮會議的形式要合理。咨詢式會議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會議；責任交付式會議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標責任書和責任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報式會議，公司或部門的參會者提報需要討論的提案或議題，然后進行開場、擴展、回收、結束和總結。 會議具體議程談論會議議程時經(jīng)常會談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時間順序安排。日程。日程是整個議題的討論順序和整體的時間安排，包括一天中將所做事項列出詳細的表格。許多會議不僅討論一個議題，更多時候為提高會議效

11、率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。 議題排位順序的原則議題排位順序的原則主要包括：第一，排放議題時遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；第二，討論議題時遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會議開始進行討論；第三，敏感尖銳問題要放在會議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產(chǎn)生與會人員的爭論和矛盾，導致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議延續(xù)；第四，討論議題還可以按照時間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關性安排，例如某個議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會

12、場，剩下尖銳的問題再小范圍討論。 人的選擇需要遵循的原則任何會議無論是會議的主題和內容如何，人員的選擇要遵照三個原則：第一，知情人必須到場原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結果的人必須到場；第二，決策人必須到場原則，決策人不到場，往往導致企業(yè)會議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；第三，重大關系人必須到場原則，重大關系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。 會議的時間、地點選擇關于會議時間和地點的選取也有一定的要求。時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。地點。會議地點選取一定關乎到會議

13、的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。 會議座次安排會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。 圖1  會議座次安排（奇數(shù)） 圖2  會議座次安排（偶數(shù)） 當人數(shù)為奇數(shù)時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數(shù)為偶數(shù)時，座次安排如圖2所示。

14、60;會議可能的結論會議可能形成的結論比較多，一般是由會議紀要來記錄。 會議文件準備會議所需文件的內容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內容，因此文件準備和發(fā)放工作同樣不容忽視。3.會議文化會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。4.場外工夫場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”  要點提示保證會議成功的準備工作包括： 會議政策； 會議程序； 會議文化； 場外工夫。 三、大型會議活動的組織和策劃一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發(fā)布會。1.簽字儀式簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。 人員準備人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。 禮儀準本禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。2.慶典活動慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如