會議管理指引

1、會議管理指引編號：YXZY-YY-WI005版號：A/0 頁碼：第 8 頁 共 8 頁 會議管理指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人一、概述目的切實(shí)提高公司會議效率，規(guī)范公司會議管理流程。適用范圍適用于公司各類會議的組織管理。術(shù)語和定義1.1. 管理會議：指公司在經(jīng)營管理過程中，為確保公司運(yùn)營效果、效率而召開的例會、協(xié)調(diào)會、總結(jié)會、預(yù)算會等。1.2. 專題會議：指公司在項(xiàng)目開發(fā)過程根據(jù)業(yè)務(wù)開展的需要，對開發(fā)相關(guān)的某一個事項(xiàng)進(jìn)行研究、討論、評審、決策的會議，最大的特點(diǎn)是與項(xiàng)目開發(fā)息息相關(guān)。1.3. 文化會議：指公司為宣傳企業(yè)文化、倡導(dǎo)員工聯(lián)誼、營造良好的企

2、業(yè)氛圍而召開的務(wù)虛類會議。二、工作程序1. 職責(zé)說明1.1. 會議經(jīng)辦部門1） 會議經(jīng)辦部門是指根據(jù)不同會議性質(zhì)和特點(diǎn)，由相關(guān)部門為會議組織經(jīng)辦部門。2） 負(fù)責(zé)會議的召集、發(fā)起、倡議、組織工作。3） 負(fù)責(zé)會議紀(jì)要整理、下發(fā)、跟蹤落實(shí)。1.2. 相關(guān)部門1） 根據(jù)制度與流程和經(jīng)辦部門要求，參與會議并提出意見或建議。2） 對會議決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)執(zhí)行落實(shí)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作。1.3. 分管領(lǐng)導(dǎo)/公司總經(jīng)理1） 根據(jù)制度與流程參與會議、提供決策意見。2） 推動協(xié)調(diào)需要跨部門溝通或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。2. 會議組織2.1. 會議準(zhǔn)備：會議由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織，組織會議需經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人以上人員確認(rèn)方可發(fā)起。發(fā)起會議應(yīng)

3、充分考慮必要性，凡可通過會下溝通方式解決的事項(xiàng)，應(yīng)盡量避免采用會議方式。2.2. 會議確認(rèn)：經(jīng)辦部門需事先對重要參會人的出席時間、會議室空缺進(jìn)行確認(rèn)后方發(fā)起會議。需要公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)參會的，須提前與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)確認(rèn)。2.3. 參會人員：參會人范圍應(yīng)盡量精簡，嚴(yán)格限制在與會議內(nèi)容有直接關(guān)系的人員，包括需直接提供信息、參與意見和決策的人員，其他非直接人員以會后發(fā)送紀(jì)要的形式告知會議結(jié)果。2.4. 會務(wù)安排：經(jīng)辦部門召開會議需按規(guī)定程序向人力行政中心提出會務(wù)申請，由人力行政中心統(tǒng)一安排會議時間和會議室；不同會議的開始時間應(yīng)至少間隔30分鐘。凡有會議設(shè)備需求，如投影儀、白板、電腦、音響設(shè)備等，應(yīng)在

4、申請中詳細(xì)注明，并及時與人力行政中心確認(rèn)。2.5. 資料準(zhǔn)備：凡需參會人員事先做準(zhǔn)備的工作（如就某具體議題事先溝通、準(zhǔn)備意見等），應(yīng)在會議通知中加以注明。會議文件應(yīng)盡可能提前備妥并作為會議通知附件發(fā)參會人。相關(guān)人員應(yīng)按照要求做好會前議題資料準(zhǔn)備。2.6. 會議時間：1) 會議總體時間（包括開始與結(jié)束時間）、單項(xiàng)議程的時間和發(fā)言人等應(yīng)盡量在申請或通知內(nèi)明確，以便于會議過程控制。臨時性緊急會議由組織人負(fù)責(zé)通知，但需將通知同時抄送人力行政中心。2) 除臨時性緊急會議之外，會議通知應(yīng)至少提前1個工作日發(fā)出，以便參會人進(jìn)行充分準(zhǔn)備。3) 會議結(jié)束時間最長可延遲30分鐘，如仍有未盡事宜，則需另行安排會議，

5、避免影響后續(xù)會議的正常進(jìn)行。2.7. 會議用餐：會議進(jìn)行至用餐時間，盡量安排休會用餐，無特殊情況不得在會議室內(nèi)用餐。3. 會議出勤原則3.1. 會議委托制：所有會議發(fā)起召集部門需按要求提前通知參會人員，參會人員需按時出席，如不能出席需向發(fā)起人或發(fā)起部門負(fù)責(zé)人請假，并委派代表參加，并交代好本人或本部門需在會中提交的問題，受托人也需將會議的精神轉(zhuǎn)達(dá)委托人。3.2. 會議簽到制：會議發(fā)起部門需在會前準(zhǔn)備簽到表，所有參會人員需按要求時間準(zhǔn)時出席并簽到，遲到或早退者按公司行政管理規(guī)定處罰。4. 會議過程控制管理4.1. 會議發(fā)起人應(yīng)做到：1) 會議資料齊備。2) 議題明確。3) 會前對議題征詢參會人員意

6、見。4) 會前溝通充分，便于上會形成決議。4.2. 會議主持人負(fù)責(zé)主導(dǎo)和控制會議進(jìn)程，明確會議結(jié)果，應(yīng)做到：1) 主動控制會議進(jìn)程，嚴(yán)格按議程控制討論時間，超出時間主持人應(yīng)對發(fā)言人給予提醒。2) 及時控制發(fā)言人跑題、小范圍討論等現(xiàn)場秩序雜亂情況。3) 嚴(yán)格檢查和執(zhí)行會議紀(jì)律。4) 進(jìn)行總結(jié)性發(fā)言，包括對照會議議程逐項(xiàng)明確會議結(jié)論、通報會議獎罰等。4.3. 會議參會人應(yīng)做到：1) 準(zhǔn)時參會。2) 接到會議通知后，提前認(rèn)真閱讀會議文件并就相關(guān)議題和發(fā)言進(jìn)行準(zhǔn)備，以縮短討論時間。3) 會議發(fā)言應(yīng)簡單明瞭，緊密圍繞主題，避免超時。4) 注意力集中，不從事任何與會議主題無關(guān)的事務(wù)。5) 遵守會議紀(jì)律，保

7、持會場秩序，聽從主持人安排。4.4. 會議記錄人應(yīng)做到：1) 清楚記錄發(fā)言要點(diǎn)及結(jié)論，要求。2) 對照議程逐項(xiàng)記錄要點(diǎn)，包括任務(wù)安排、討論結(jié)果、經(jīng)主持人明確的會議結(jié)論等。3) 會議如有需上報未出席會議的領(lǐng)導(dǎo)決定的事項(xiàng)，應(yīng)在紀(jì)要中明確記錄內(nèi)容及報審領(lǐng)導(dǎo)。4) 會后48小時內(nèi)應(yīng)整理出會議紀(jì)要，上報參會最高領(lǐng)導(dǎo)審批。紀(jì)要簽發(fā)后應(yīng)下發(fā)參會人員、會議內(nèi)容相關(guān)人員、人力行政中心和運(yùn)營管理中心。5. 會議跟蹤與反饋5.1. 任何會議均需形成紀(jì)要（個別會議甚至需要形成視頻音像資料），作為會議成果的記錄文件，并注意保存和歸檔。會議紀(jì)要應(yīng)保證最大范圍地發(fā)送給相關(guān)公司及人員，并抄送人力行政中心備案，以確保會議信息的

8、有效溝通。5.2. 主辦部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對會議有關(guān)內(nèi)容的進(jìn)行督辦落實(shí)。6. 會議室管理6.1. 預(yù)約登記：各部門如需使用會議室，需根據(jù)會議需要及人員情況選擇相應(yīng)的會議室，并提前一天提交OA系統(tǒng)的會議流程向人力行政中心提出申請，并詳細(xì)填寫會議所需的各項(xiàng)會務(wù)服務(wù)內(nèi)容（如水果、保潔、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、電器等等）。人力行政中心根據(jù)通知要求進(jìn)行統(tǒng)一安排。未能提前預(yù)約登記或臨時性使用時，和其他部門的會議時間發(fā)生沖突，則要靈活安排，請各部門給予諒解。6.2. 會前準(zhǔn)備：人力行政中心接到通知后，根據(jù)要求的內(nèi)容、人數(shù)、時間進(jìn)行安排會務(wù)準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作在會議開始半小時前結(jié)束，然后由會議經(jīng)辦人進(jìn)行驗(yàn)收并簽字認(rèn)可。6.3. 會務(wù)

9、服務(wù)：使用會議室的各項(xiàng)電器設(shè)備，原則上應(yīng)當(dāng)由人力行政中心相關(guān)人員統(tǒng)一進(jìn)行操作服務(wù)，如會議室的使用人員要求自行操作或特殊情況，使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的使用程序操作，保證設(shè)備的完好及會議的順利進(jìn)行。三、支持文件四、相關(guān)記錄1） 會議簽到表2） 會議室使用申請表3） 會議紀(jì)要（格式文本）4） 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)關(guān)鍵決策會議清單(參考)5） 會議管理體系（匯總）6） 經(jīng)營管理會議體系7） 項(xiàng)目開發(fā)決策會議體系五、附件附件1： 公司運(yùn)營會議體系一、 會議分類會議類別會議級別會議目標(biāo)及議題會議時間（示意）組織人參會人主持人管理會議A-1 公司月例會總經(jīng)理辦公會（公司級）推動戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃與實(shí)施；研究部署重大事項(xiàng)；協(xié)調(diào)

10、各分管業(yè)務(wù)口的重大節(jié)點(diǎn)及計劃實(shí)施每雙月的5號運(yùn)營管理中心經(jīng)營班子成員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理月度計劃協(xié)調(diào)會（公司級）總結(jié)上月計劃執(zhí)行情況，審議并協(xié)調(diào)推動當(dāng)月工作計劃每月2號運(yùn)營管理中心經(jīng)營班子成員、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)/運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)人接上表接上表月度營銷策略評定會總結(jié)上月營銷策略，制訂營銷策略方案每月1號營銷策劃中心各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)營銷分管領(lǐng)導(dǎo)/營銷策劃中心負(fù)責(zé)人A-2月成本例會月度成本檢視會總結(jié)上月預(yù)算執(zhí)行情況及分析原因每月7號成本管理中心各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人成本分管副總/成本管理中心負(fù)責(zé)人A-3月/季/半年績效例會月/季/半年績效考核評估會對各被考核人月/季/半年各項(xiàng)工

11、作指標(biāo)及工作業(yè)績進(jìn)行評估及打分每月/每季初/每年七月初人力行政中心/運(yùn)營管理中心經(jīng)營班子成員及相關(guān)人員運(yùn)營分管領(lǐng)導(dǎo)A-4半年總結(jié)會戰(zhàn)略、計劃、成本總結(jié)回顧會（公司級）半年工作的回顧總結(jié)，下半年工作計劃及全年計劃的推進(jìn)每年7月運(yùn)營管理中心總經(jīng)理、各分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理A-5年度研討會發(fā)展戰(zhàn)略研討會（公司級）宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢；市場調(diào)研情況匯報；當(dāng)?shù)赝恋亟灰浊闆r及地塊分析報告；年度戰(zhàn)略規(guī)劃及定位的討論每年底投資發(fā)展中心部門經(jīng)理級以上管理人員投資分管領(lǐng)導(dǎo) A-6年度計劃會經(jīng)營計劃討論（公司級）公司年度經(jīng)營計劃每年度11-12月運(yùn)營管理中心總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)及部門經(jīng)理總經(jīng)理A-7年度全員大會述職總

12、結(jié)及計劃安排宣布（公司級）年度公司及工作總結(jié)及下一年度公司及部門工作計劃每年末人力行政中心/運(yùn)營管理中心全體員工運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)人A-8周部門例會各部門內(nèi)部例會各部門內(nèi)部工作安排及階段性工作總結(jié)每月兩次部門負(fù)責(zé)人部門全部員工（可邀請分管領(lǐng)導(dǎo)）部門負(fù)責(zé)人專題會議A-9項(xiàng)目開發(fā)決策會議涉及項(xiàng)目開發(fā)決策重要事項(xiàng)（公司級）項(xiàng)目開發(fā)過程中的重要業(yè)務(wù)決策事項(xiàng)，如規(guī)劃方案、營銷方案根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期組織業(yè)務(wù)部門/分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營班子成員及相關(guān)成員業(yè)務(wù)部門/分管領(lǐng)導(dǎo)A-10項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)會涉及項(xiàng)目進(jìn)度的各類事務(wù)的協(xié)調(diào)匯報項(xiàng)目進(jìn)度情況；項(xiàng)目配合情況分析及總結(jié)；協(xié)調(diào)解決各類現(xiàn)場問題各項(xiàng)目每月一次或根據(jù)需要調(diào)整項(xiàng)目經(jīng)理/

13、運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)人項(xiàng)目群及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人項(xiàng)目經(jīng)理文化會議A-11務(wù)虛會議公司聯(lián)誼類、員工活動類、座談類會議（公司/部門級）以公司/部門為范圍組織的員工聯(lián)誼、文化聯(lián)歡、春茗酒會、座談類會議等根據(jù)需要策劃具體時間人力行政中心臨時策劃臨時指定備注：以上會議A-10專題會議根據(jù)需要召開，會前需進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，其余會議不再詳述，按表中所列時間及要求定期召開。二、 項(xiàng)目開發(fā)決策會議體系說明1) 項(xiàng)目開發(fā)決策會議：是指房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)過程中的決策或評審會議，通常是與開發(fā)業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的專題會議。2) 根據(jù)階段成果的規(guī)劃，從“項(xiàng)目可研”至“項(xiàng)目后評估”，可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計若干會議開發(fā)決策會議或?qū)I(yè)會議。3) 決策會議確定的依據(jù)包括：房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)主線路中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；包含公司權(quán)責(zé)手冊中涉及項(xiàng)目開發(fā)的決策會議。4) 凡本文件中所列出的會議，上會前議題主責(zé)部門應(yīng)做好會前的溝通，力求達(dá)到相關(guān)部門意見一致，如存在分歧主責(zé)部門應(yīng)提出備選方案和明確的推薦性