第9.10.11.12課時(shí)項(xiàng)目二(稿本)

1、了解文書的體式，掌握文書的格式與要求。掌握份號(hào)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、成文日期、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、正本、副本等概念。 掌握文書各組成部分的主要內(nèi)容，熟悉文書主體的撰寫要求。2 21 13 3 具體問題具體分析是我們正確認(rèn)識(shí)處理事物的前提，只有根據(jù)文件的特定內(nèi)容靈活地選用表達(dá)方式，才能使文件產(chǎn)生最佳效應(yīng)。 （一）文體與文書文體的含義 文書和文體的含義是有區(qū)別的，如表3-1所示。表3-1 文書和文體的含義 名稱含 義文體 是 “ 為適應(yīng)不同的交際需要而形成的語文體式。有各種不同的分類，一般分為政論文體、科學(xué)文體、文藝文體、公文文體等”文書文體 是為適應(yīng)行政工作、公共事務(wù)管

2、理的需要而形成的語文體式。它是一種兼有議論文、說明文、記敘文的一般特點(diǎn)的應(yīng)用文 按照辭海的分類，我們將文體分為政論文體、科學(xué)文體、文藝文體、公文文體四類，見圖3-1。wsda 2-1（公文與文藝文體區(qū)別）.swf 下面我們來分析一下動(dòng)畫中關(guān)于文體中的敘述：1. 鄧小平同志視察南方的講話文 體表 述文書在表述時(shí)用“南方講話”文藝作品 “有一位老人在中國(guó)的南海邊畫了一個(gè)圈”2. 香港1997年回歸祖國(guó)文 體表 述公 文表述為“香港回歸祖國(guó)”文藝作品“香港回家” （一）文書文體的特征 文書文體是一種兼有議論文、說明文、記敘文三種表達(dá)方式和一般特點(diǎn)的應(yīng)用文體。 1、文書要有適當(dāng)?shù)淖h論，但不需要作過多的

3、專門議論； 2、文書要說明一定的事實(shí)，但不需要對(duì)不必要的細(xì)節(jié)作過多的說明； 3、文書不在于具體記敘事實(shí)，而是為了說明一定的問題，文書的敘事必須簡(jiǎn)明、樸實(shí)。不作過多的描述。 文書文體的三種表達(dá)方式在各個(gè)文種的使用中，側(cè)重點(diǎn)是不同的。有些以說明為主，有些以議論為主，有些是敘述、說明、議論兼而有之。 命令、批復(fù)、議案多以說明為主（表彰性的外）。 決定、指示、通知多以議論、說明為主。 通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等則多是敘述、議論、說明兼而有之。 不積跬步，無以至千里。公文格式的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不是一件簡(jiǎn)單的小事，格式不規(guī)范，不僅影響公文的質(zhì)量和美觀，更重要的是影響公文的嚴(yán)肅性和應(yīng)有作用的發(fā)揮，有時(shí)甚至?xí)l(fā)生重大失誤

4、。 （一）文書格式的含義 文書格式，簡(jiǎn)言之就是文書的表現(xiàn)形式。它相對(duì)于文書的內(nèi)容而言，既由文書的內(nèi)容所決定，又服務(wù)于文書內(nèi)容的需要。（二）公文格式的范疇公文格式的范疇包括以下內(nèi)容，見圖3-2。公文格式包括兩種：一是指文面格式；二是指內(nèi)容格式。公文文面格式從適用的范圍來看有三種類型，其使用也有不同的要求。 1. 行政公文格式 2. 專用公文文本格式 3. 一般文章式公文格式（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的含義（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的含義 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化具有廣義和狹義兩個(gè)方面的含義：廣義是指按照一定的公文格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制作和印發(fā)公文。狹義是指國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，采取法定性的規(guī)范格式標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。 1.

5、 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化體現(xiàn)了公文的權(quán)威性、有效性，有利于公文的貫徹執(zhí)。 2. 公文格式標(biāo)準(zhǔn)化方便了公文的處理，有利于提高工作效率。可以說，公文格式的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設(shè)立的，如下頁表3-2所示。 3. 公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。內(nèi) 容 名 稱存 在 必 要 性公文的份數(shù)序號(hào)防止和及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文的丟失緊急程度告知公文的辦理時(shí)限秘密等級(jí)警示公文的閱讀范圍和保管等級(jí)公文標(biāo)題提示公文的主要內(nèi)容和行文方向等 現(xiàn)行國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，就是指公文的書面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。我們將組成公文的各要素劃分為眉首（亦稱文頭部分）、

6、主體（亦稱行文部分）、版記（亦稱文尾部分）三部分。 對(duì)這樣的劃分，有一個(gè)形象的比喻，把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，見圖3-3。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式式樣 A4型公文用紙頁邊及版心尺寸公文首頁版式上報(bào)公文首頁版式眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，見圖3-4。 眉首一般由六部分組成，見圖3-5。 1. 公文份數(shù)序號(hào) 公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。 2. 秘密等級(jí)和保密期限 （1）秘密等級(jí) 秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”，見圖3-6。 （2）保密期限 保密期限是對(duì)公文密級(jí)

7、的時(shí)效加以規(guī)定的說明。 如公文制發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在秘密等級(jí)后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“”隔開。如：絕密 3個(gè)月，意味著該公文屬于絕密等級(jí)，保密的期限為 3 個(gè)月，過期即可解密，見圖3-7。 3. 緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件（電報(bào)）”組成。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上應(yīng)使用小標(biāo)宋體字，一般用紅色標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “ 文件 ” 二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排放，見圖3-8。 5. 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字

8、、年份和序號(hào)組成，一般用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，居中排布。文件擬定發(fā)文字號(hào)的作用主要有：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)、文數(shù)量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件時(shí)可以作為文件的代號(hào)使用。6. 簽發(fā)人 在文件上標(biāo)注簽發(fā)人姓名，是表示文件生效并對(duì)文件內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)。上報(bào)的公文需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，如聯(lián)合行文還需標(biāo)注會(huì)簽人姓名。 溫家寶簽署國(guó)務(wù)院令 任命曾蔭權(quán)為香港特區(qū)長(zhǎng)官 2005年6月21日，國(guó)務(wù)院總理溫家寶在國(guó)務(wù)院全體會(huì)議上，簽署任命曾蔭權(quán)為中華人民共和國(guó)香港特別行政區(qū)行政長(zhǎng)官的國(guó)務(wù)院第437號(hào)令 。 主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長(zhǎng)短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其

9、道理。主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。 1. 標(biāo)題 公文標(biāo)題是對(duì)公文中心內(nèi)容的高度概括與提煉，是整個(gè)公文內(nèi)容的總括，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，通常稱為公文標(biāo)題“三要素”。 2. 主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)又稱送達(dá)機(jī)關(guān)和行文對(duì)象，是指發(fā)文機(jī)關(guān)、要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)和單位。應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列。 確定主送機(jī)關(guān)一般有以下情況：一是下行公文，除批復(fù)外，一般有兩個(gè)以上主送機(jī)關(guān)。二是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示只寫一個(gè)請(qǐng)示機(jī)關(guān)，不要多頭主送，不要越級(jí)主送。三是公布性文件，如通告、公告、命令，對(duì)象是全體人民，所以不再羅列主送機(jī)關(guān)。 3. 正文

10、 正文是文件的主體部分，用來表述公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。在邏輯結(jié)構(gòu)上，正文應(yīng)遵循的規(guī)律是：提出問題分析問題解決問題，見圖3-9。 正文的寫作要求是： 第一，正文內(nèi)容要符合黨的路線、方針、政策和有關(guān)規(guī)定，符合國(guó)家的法律、法規(guī)。提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接； 第二，正文反映的情況、問題、數(shù)據(jù)等必須真實(shí)可靠，提出的措施和辦法必須切合工作實(shí)際，切實(shí)可行； 第三，內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)、會(huì)商，取得一致意見；第四，在文字表達(dá)上要概念準(zhǔn)確，觀點(diǎn)鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡(jiǎn)短，實(shí)事求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； 第五，用數(shù)字表示多層次

11、結(jié)構(gòu)序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“（二）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。 4. 附件 附件是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)。在內(nèi)容上，附件是對(duì)正文的有關(guān)問題起補(bǔ)充和參考說明作用；在形式上，附件是公文的一個(gè)組成部分而不可隨意分開，有附件的公文，附件就同正件一起組成一個(gè)完整的公文。 附件包括圖表、目錄、名單及其他有關(guān)文件材料。 5. 成文日期 成文日期是指文件的制成時(shí)間，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。成文日期的確定有五種情況：第一，在一般情況下，公文的成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；第二，經(jīng)會(huì)議討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；第三，兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最

12、后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期準(zhǔn)；第四，電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)；第五，法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 6. 印章 指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期并加蓋印章。印章的形式，見圖3-10。 兩印章間要互不相交或相切，相距不越過3mm，見圖3-11。 7. 附注 附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)等情況的說明。 公文如有附注用 3 號(hào)仿宋體字，居左空 2 字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。 機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”應(yīng)

13、當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素組成，見圖3-12。 1. 主題詞 主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞有其自身的特點(diǎn)，作用，標(biāo)注的步驟和注意的問題，見圖3-13。國(guó)家糧食局辦公室印發(fā)糧食系統(tǒng)公文主題詞表 為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，統(tǒng)一和規(guī)范糧食系統(tǒng)公文的處理工作，提高公文處理效率，2003年國(guó)家糧食局辦公室印發(fā)了糧食系統(tǒng)公文主題詞表。2. 抄送機(jī)關(guān) 是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間 是指文件制

14、發(fā)（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、制發(fā)日期和印制份數(shù)。 同一內(nèi)容和形式的文件，根據(jù)其在撰制印刷過程中的作用，根據(jù)其使用時(shí)的不同需要，往往形成不同文稿和文本。 文書稿本是指文書的文稿和文本。對(duì)文書各種稿本的不同稱謂總的可以分為兩大類： 一類是從稿本的性質(zhì)和作用上去區(qū)別、稱呼它，如草稿、定稿、正本、副本等； 另一類是從稿本的制作方式上去區(qū)別、稱呼它，如手稿、抄本、復(fù)寫本、打印本、復(fù)印本、影印本等。 （一）草稿 草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的文書原始稿、件。 草稿有以下特點(diǎn)： 第一，尚未定型。草稿永遠(yuǎn)處于未定型狀態(tài)； 第二，非正式、無效力。它不屬于正式文件，不具備現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。

15、 草稿按其文稿的作用和形成特點(diǎn)，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿，見圖3-14。（二）定稿 定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領(lǐng)導(dǎo)人審閱、簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。 定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿。根據(jù)定稿印制成的文件稱為文本。文本主要有： （一）正本、副本 1. 正本正本是根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿所制發(fā)的正式文件文本。正本具有三個(gè)特點(diǎn)：第一，根據(jù)定稿制作，凡不根據(jù)定稿制作的都不是正本；第二，發(fā)給主送機(jī)關(guān)，非此不算正本；第三，具有實(shí)際效力，具有行政或法律的作用。這三個(gè)特征緊密聯(lián)系，不可分割，只有同時(shí)具備這三個(gè)特征的稿本，才能稱為正本。 副本產(chǎn)生原因和形成情況： 第一，當(dāng)

16、發(fā)文分主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)時(shí)，主送件是正本，抄送件應(yīng)視為副本。 第二，發(fā)文機(jī)關(guān)的正式文件在制成發(fā)出并留下存本后，其他供機(jī)關(guān)內(nèi)部作為資料參考使用的多余份數(shù)應(yīng)視為副本。 第三，收文機(jī)關(guān)根據(jù)收到的正式文件進(jìn)行復(fù)制的一切文本，即使是具有行政、法律效力，都應(yīng)一律視為副本。2. 副本副本是指公文形成之后，由于實(shí)際工作的需要，往往使正本文件發(fā)生許多增值或變態(tài)文本，這種根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其他文本稱為副本。 副本又稱抄本。副本的內(nèi)容如果是與正本全文相符的，統(tǒng)稱為副本。如果只是正本的部分內(nèi)容，則稱為摘錄副本或節(jié)錄副本。副本的作用是代替正本供傳閱、參考和備查使用。3. 關(guān)于正本和副本的使用，目前主要有三個(gè)問題值得研究：第一，是正本、副本不分；第二，是發(fā)文往往只有一份正本，沒有副本，這樣，上級(jí)機(jī)關(guān)在處理文件時(shí)就要轉(zhuǎn)圈傳閱（上級(jí)機(jī)關(guān)亦沒有復(fù)制副本），這勢(shì)必拉長(zhǎng)文件的運(yùn)轉(zhuǎn)周期；第三，是上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件（指發(fā)文對(duì)象是一個(gè)機(jī)關(guān)）只有1份正本，沒有副本。 公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文