OA使用管理制度

1、OA使用管理制度一、總則1、了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)公司的實際，制定本制度。2公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱0A系統(tǒng)）是以通達OFFICEANYWHERE絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。0A系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。3為了加強對公司0A系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見、國家機關(guān)公文處理實施細(xì)則、中華人民共和國保密

2、工作規(guī)定、計算機系統(tǒng)管理規(guī)定、公司公文處理辦法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本制度。二、組織職責(zé)0A系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：1公司行政部是公司辦公自動化0A系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)制定0A系統(tǒng)規(guī)章制度；（2）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；（3）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計的審核；（4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管0A系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；（5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；（6）、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、協(xié)助企劃部信息部組織操作培訓(xùn)；（8）、協(xié)助企劃部信息中心搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求；（9

3、）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（10）、負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進行定期檢查；（11）負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監(jiān)督；2、信息部門負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的建設(shè)、維護和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護和日常運行。主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；(2) 、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；(3) 、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；(4) 、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；(5) 、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務(wù)器安全運行；(6)、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；(7) 、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各部門書寫權(quán)

4、限的設(shè)置。3、人力資源部負(fù)責(zé)為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設(shè)置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；(2) 、負(fù)責(zé)提供用戶(變更或注銷)信息給企劃部信息中心。4、其他部門主要職責(zé)為：(1) 、負(fù)責(zé)制定本部門OA系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；(2) 、負(fù)責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；(3) 、部門OA管理員負(fù)責(zé)本部門參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時，及時提供給公司行政部申請調(diào)整；負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；(4) 、負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提

5、出優(yōu)化需求。三、文件管理1、公司各部門發(fā)出、報送的各類文件(包括發(fā)通知、請示、報告、簡報、報表、信息等)原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動化OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。2、OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文，是通過公司統(tǒng)一配置的公司辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。3、公司行政部負(fù)責(zé)對電子公文傳輸工作進行指導(dǎo)和檢查。4、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門、版記等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。5、電子公文

6、與紙質(zhì)公文具有同等效力，不加電子印鑒。如需要對外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司行政部申請正式文件6、各類電子公文處理程序按照公文處理辦法的規(guī)定在公司辦公自動化0A系統(tǒng)中辦理。在OA系統(tǒng)中，公司收文辦理程序為公司行政部起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程，公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承辦部門批辦并擇具體辦理人辦理。7、各部門在0A系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由部門主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)意見后歸檔。8在0A系統(tǒng)中，公司發(fā)文辦理程序為各部門擬稿人發(fā)起發(fā)文流程，本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如需要會簽部門協(xié)助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會簽，會簽后主辦部門交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司行政部審閱公文，由行政部經(jīng)理交

7、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。9、文簽發(fā)后，由公司行政部編號、制作電子公文，使用0A系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司各部門主要負(fù)責(zé)人和0A管理員各一份，并根據(jù)實際需要打印紙質(zhì)文件若干份報出并歸檔。10、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。四、登陸規(guī)范1、系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進0A辦公。2、系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電

8、子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停0A辦公需及時注銷或退出0A系統(tǒng),以免他人介入工作環(huán)境。3、登陸0A系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉(zhuǎn)。五、安全保密1、所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例和公安部計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法，嚴(yán)格遵守公司計算機管理制度有關(guān)規(guī)定。2、按照公司計算機管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進行非法操作。系統(tǒng)用戶

9、必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包括個人筆記本電腦）。3、0A系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。4、0A系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看0A系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容；、發(fā)生泄密的情況，將按員工手冊及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。六、網(wǎng)絡(luò)維護為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運行，全體員工都有對0A系統(tǒng)維護的義務(wù)；、公

10、司0A管理員是公司0A系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；1 、禁止在0A系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；、未經(jīng)許可，不得私自改變0A系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；2 、不得對網(wǎng)絡(luò)運行進行人為設(shè)限。七、回復(fù)實現(xiàn)信息的暢通，實現(xiàn)“知情”管理：1、相關(guān)人員按職責(zé)對相關(guān)信息，應(yīng)及時給予回復(fù)；上級要求必須回復(fù)的，格式為（回復(fù)）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復(fù)）；2、公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目內(nèi)容涉及全體員工的，每個員工必須在一星期內(nèi)給予回復(fù)，涉及相關(guān)人員的必須在三天內(nèi)給予回復(fù)；3 、其他欄目，若下級要求必須回復(fù)的，格式為（請回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給予回復(fù)；4 、急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對急辦

11、的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在當(dāng)天給予回復(fù)；、申請欄目內(nèi)容發(fā)布，應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人的審核意見；5 、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復(fù)。6 、凡涉及回復(fù)的，均應(yīng)在發(fā)布時設(shè)定“邀請閱讀”；、相關(guān)人員按職責(zé)對相關(guān)信息，必須及時給予回復(fù)；如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進行相應(yīng)的回復(fù)，則第一次由公司0A管理員在0A欄目上發(fā)布批評并通知其直接上級，第二次0A管理員發(fā)布警告并通知其直接上級；第三次0A管理員直接通報總裁，總裁核實后，由財務(wù)部門給予50元的罰款并通報全公司。7 、0A管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經(jīng)兩次發(fā)現(xiàn)未及時通報的，由財務(wù)部門給予50元的罰款，三次發(fā)現(xiàn)未及時通報

12、的由財務(wù)部門給予100元的罰款。八、不良記錄為強化0A系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1 、對未按規(guī)定及時回復(fù)的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；2 、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數(shù)給予主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟考核；、發(fā)生影響0A系統(tǒng)維護管理的，視情節(jié)給予相應(yīng)的考核。九、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進行備份，以避免信息丟失；、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關(guān)人員進行備份；2 、0A管理員對0A系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務(wù)器進行安全防護。十、其它要求、鼓勵全體員工對0A系統(tǒng)的維護管理提出建議；1 、在工作時間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看與0A無關(guān)的網(wǎng)站，避免影響正常的工作；凡是違反此規(guī)定的，第一次予以10元經(jīng)濟處罰，