房地產(chǎn)公司各部門工作銜接示意圖

1、各部門工作銜接示意日期：2006年4月5日項 目部門間銜接內(nèi)容具體要求備注1.行政事務(wù)類1.1活動組織負(fù)責(zé)現(xiàn)場廣告宣傳、氣氛布置、接待等相關(guān)工作；負(fù)責(zé)小區(qū)外環(huán)境的配合，會同安管部做好相關(guān)施工管理工作；綠化部負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場綠化氣氛的布置，環(huán)境部負(fù)責(zé)現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生的清潔，安管部負(fù)責(zé)現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作，住戶中心負(fù)責(zé)接待工作，物業(yè)工程部負(fù)責(zé)現(xiàn)場水電接駁、燈光照明和電器設(shè)備的安裝和管理；根據(jù)實際工作分工安排執(zhí)行。其它部門：營銷部：工程部：根據(jù)公司活動要求制定活動方案及工作分工派發(fā)各部門行政部物業(yè)公司：1.2車輛調(diào)派前臺文員安排行政辦主管行政辦用車部門提出申請鎮(zhèn)內(nèi)用車提前30分鐘申請鎮(zhèn)外用車提前半天申請1.3

2、公文管理申請蓋章申請部門公司審批發(fā)文部門行政部存檔抄送部門日常往來函件由部門保存，重要函件或以公司名義發(fā)出的函件由行政部存檔。1.4 資產(chǎn)管理出倉使用部門領(lǐng)用；行政部監(jiān)督；財務(wù)部臺帳登記、資產(chǎn)編號；財務(wù)部倉庫組采購部公司審批申購使用部門公司固定資產(chǎn)的申購和管理，必須納入資產(chǎn)管理體系，部門領(lǐng)用出倉時，出倉單倉庫一聯(lián)、財務(wù)部、行政部各一聯(lián)，作為建立資產(chǎn)臺帳和監(jiān)督、盤點的依據(jù)。1.5 辦公文具管理董事辦批準(zhǔn)每月10日前采購到位采購部出倉/領(lǐng)用行政部入倉制定每月采購計劃和費用，進(jìn)行申購每月25日前提交下月部門辦公用品計劃匯總采購部每月28日前提交下月公司辦公用品計劃匯總各部門行政部各部門文員做好本部門

3、辦公用品的申購和發(fā)放管理，根據(jù)實際情況，以舊換新，原則上每月發(fā)放一次，新入職員工文具配備由部門申領(lǐng)，行政辦審核發(fā)放。1.6 費用控制分析/分發(fā)發(fā)給相關(guān)各部門負(fù)責(zé)人分析行政部每季度公司各部門費用發(fā)生情況財務(wù)部1.7 物品申購管理董事辦批準(zhǔn)行政部復(fù)核申購資產(chǎn)管理采購流程程使用部門此處“物品申購”適用于日常辦公用品和工程施工材料外所有公司物料和資產(chǎn)的零星采購2.人事類2.人事類2.1 人事招聘根據(jù)公司審定的人員架構(gòu)進(jìn)行審核，招聘到位提出申請用人部門人事部用人部門對人員較多、流動相對較大的部門，如物業(yè)公司，人事部須于每月2日前向該部門提供上月該部門入職、轉(zhuǎn)正、離職的人員名單。2.2 培訓(xùn)工作人事部(考

4、核，歸檔備案)部門內(nèi)部崗位技能培訓(xùn)每月1次新員工入職培訓(xùn)人事部用人部門2.3 考勤統(tǒng)計各部門每月8日前匯總后勤扣費、報銷情況財務(wù)部每月3日前初步統(tǒng)計上月考勤復(fù)核，每月8日前匯總考勤情況人事部3.電腦資訊類3.1 網(wǎng)絡(luò)安全管理各部門安全備份電腦資訊部* 所有電腦硬件配置，必須經(jīng)行政辦、電腦資訊部復(fù)核，董事辦審批3.2 維修保養(yǎng)定期保養(yǎng)電腦資訊部維修申請使用部門* 對使用率高的電腦系統(tǒng)（如大門崗電腦）每個月進(jìn)行檢查檢測，及時解決問題，保持正常運行。3.3 網(wǎng)站管理電腦資訊部發(fā)布董事辦審定行政部復(fù)核匯總各部門資訊* 行政辦負(fù)責(zé)網(wǎng)站更新資料的匯總把關(guān)，電腦資訊部進(jìn)行維護(hù)、內(nèi)容上傳；* 重要事件通過審核

5、后1天內(nèi)上網(wǎng)發(fā)布4.成本核算/預(yù)結(jié)算類4.1預(yù)結(jié)算材料單價預(yù)算部預(yù)算部采購部財務(wù)部復(fù)核建立材料數(shù)據(jù)庫定期/不定期市場調(diào)查、詢價4.2結(jié)算資料施工單位提交結(jié)算書及有關(guān)資料一式兩份對數(shù)施工單位對數(shù)工程指揮部施工單位預(yù)算部審核審核并提供工程變更單等資料規(guī)劃技術(shù)部審核并提供工程簽證單等資料監(jiān)理審核結(jié)果財務(wù)部復(fù)核董事長簽署監(jiān)理方監(jiān)理方審核公司內(nèi)部審核結(jié)果*設(shè)計變更、簽證單等有關(guān)資料在工程變更時由工程資料室交預(yù)算部等相關(guān)部門傳閱知悉；結(jié)算時提供整套資料以便結(jié)算工作展開，詳見9.4部分“工程變更”。*財務(wù)部依據(jù)合同、招標(biāo)說明、補(bǔ)充說明等條款進(jìn)行復(fù)審，如果幾方審核的結(jié)果存在較大的差異，財務(wù)部應(yīng)組織進(jìn)行對數(shù)。4

6、.3工程相關(guān)招標(biāo)文件的編撰預(yù)算部編撰規(guī)劃技術(shù)部圖紙(內(nèi)審后)工程部資料室詢價技術(shù)資料董事辦審核各部門會簽* 對外工程招標(biāo)涉及的內(nèi)審資料、圖紙、招標(biāo)文件由工程部統(tǒng)一發(fā)放。5.合同管理5.1各類合同編撰需工程部跟蹤工程抄送工程部資料室總資料室存檔雙方簽署蓋章董事辦審定各部門會簽(含財務(wù)/律師)相關(guān)部門編撰確定合作單位董事辦* 合同前期編撰根據(jù)各專業(yè)不同由董事辦分派相應(yīng)部門進(jìn)行，如工程類由預(yù)算部跟進(jìn)，設(shè)計合同由規(guī)劃技術(shù)部跟進(jìn)，采購合同由采購部跟進(jìn)；*抄送工程部為行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。6.業(yè)務(wù)辦證類6.1公司經(jīng)營證件總檔案資料室存檔業(yè)務(wù)部總檔案資料室辦理完畢各部門提供協(xié)助業(yè)務(wù)部辦理證件的年審辦理期限*公司經(jīng)

7、營證件辦理包括：房地產(chǎn)公司/物業(yè)公司“營業(yè)執(zhí)照”、“資質(zhì)證”、“外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書”、“代碼證”的年審、變更以及物業(yè)公司“物價收費許可證”、“二次供水衛(wèi)生許可證”等相關(guān)證件；*財務(wù)相關(guān)證件包括：“貸款卡”、“稅務(wù)登記證”、 “財政登記證”、“外匯登記證”的年審、變更等；*各類證件原件存總檔案資料室，對各證件的辦理期限互為提示；*各部門協(xié)助包括車輛、辦證費用、相關(guān)資料等。*業(yè)務(wù)部跟進(jìn)辦理規(guī)劃驗收、綜合驗收。6.2財務(wù)相關(guān)證件辦理完畢各部門提供協(xié)助證件的年審辦理期限總檔案資料室財務(wù)部辦理財務(wù)部總檔案資料室存檔6.3商品房買賣合同備案、房產(chǎn)證的辦理總檔案資料室相關(guān)資料的提供營銷部辦理業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)

8、部各部門提供協(xié)助辦理完畢總檔案資料室存檔6.4各類開發(fā)審批報建總檔案資料室存檔、抄送工程部資料室董事辦工程部資料室業(yè)務(wù)部辦理方案定版、出圖規(guī)劃技術(shù)部6.5商品房預(yù)售許可證辦理總檔案資料室存檔業(yè)務(wù)部辦理資料提供進(jìn)度配合工程指揮部規(guī)劃技術(shù)部營銷部6.6竣工備案辦理營銷部辦理房產(chǎn)證竣工備案總檔案資料室存檔資料完善業(yè)務(wù)部辦理工程部資料室設(shè)計/施工單位/監(jiān)理/勘探7.財務(wù)類7.1公司經(jīng)營銷售報表每月初5日內(nèi)提交當(dāng)月資金計劃表、上月辦證跟蹤表、上月銷售匯總表資料歸檔董事辦審核、匯總財務(wù)部每日17:00前提交收款收據(jù)、日報表、認(rèn)購書營銷部* 每次審核蓋章的房屋貸款合同、商品房買賣合同營銷部提交清單（房間號碼

9、、業(yè)主名稱、合同金額、按揭金額等）7.2投資成本核算、監(jiān)控職能前期規(guī)劃和投資分析資料歸檔董事辦審定財務(wù)部審核完成預(yù)結(jié)算編制規(guī)劃技術(shù)部預(yù)算部* 對日常工作中的預(yù)結(jié)算管理，財務(wù)部履行二審職能；* 財務(wù)部參與項目開發(fā)的策劃、總體投資與分析，并履行成本核算和監(jiān)控職能；* 各部門有關(guān)工程費用的產(chǎn)生、變更均由財務(wù)部進(jìn)行審核，董事辦批準(zhǔn)。7.3日常事務(wù)上月員工獎罰情況匯總每月8日前提交員工考勤、宿舍扣費財務(wù)部行政部8.采購方面8.采購方面8.1 辦公材料采購管理(同時)行政部領(lǐng)用入財務(wù)總倉復(fù)核領(lǐng)用采購部每月10日前采購到位董事辦批準(zhǔn)財務(wù)部每月25日前提交下月部門辦公用品計劃匯總各部門行政部每月28日前提交下

10、月公司辦公用品計劃匯總采購部制定每月采購計劃和費用，進(jìn)行申購* 無申購計劃的，除特殊情況外將不予采購、入倉、出倉。8.2 工程材料采購管理復(fù)核相關(guān)部門參與驗貨按時按質(zhì)采購到位采購部董事辦批準(zhǔn)財務(wù)部復(fù)核規(guī)劃技術(shù)部部采購部預(yù)算部詢價、議價、比價，采購計劃和費用復(fù)核根據(jù)現(xiàn)場進(jìn)度和合同提前30天申購工程指揮部使用部門領(lǐng)用，出倉財務(wù)部倉庫組入倉* 此處所指工程材料包括各種甲供材料和園建綠化苗木等；* 相關(guān)物資（如機(jī)械）的使用說明書、保修卡一并入倉，并由倉庫組統(tǒng)一交使用部門領(lǐng)用。8.3 材料款的支付付款供貨商財務(wù)部采購部回單董事辦批準(zhǔn)復(fù)核財務(wù)部根據(jù)合同約定、對方付款要求進(jìn)行材料款(包括預(yù)付款/定金)的支付

11、申請和復(fù)核采購部(采購到位)* 特殊情況無訂立合同需支付定金的，可先行借款，憑對方開具的發(fā)票或收據(jù)核銷。9.規(guī)劃設(shè)計/工程管理方面9.規(guī)劃設(shè)計/工程管理方面9.規(guī)劃設(shè)計/工程管理方面9.1 各項規(guī)劃設(shè)計方案報建流程圖紙分發(fā)工程部資料室財務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部合同流程設(shè)計展開設(shè)計方出圖規(guī)劃技術(shù)部董事辦審定最終方案設(shè)計方相關(guān)部門會審/設(shè)計調(diào)整規(guī)劃技術(shù)部發(fā)出中標(biāo)通知確定中標(biāo)方董事辦審定內(nèi)部評標(biāo)設(shè)計發(fā)標(biāo)* 財務(wù)部、業(yè)務(wù)部參與項目開發(fā)前期的策劃和方案調(diào)整，有利于成本控制。* 財務(wù)部需了解方案進(jìn)度，參與部門會審，并掌握最終總體方案、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、總圖等相關(guān)資料。9.2 設(shè)計費的給付給付財務(wù)部制表規(guī)劃技術(shù)部設(shè)計方申請返

12、回規(guī)劃技術(shù)部董事辦審批財務(wù)部9.3 工程事務(wù)聯(lián)系方面工程部現(xiàn)場負(fù)責(zé)人部改簽署技術(shù)處理意見書技術(shù)方面工程部資料室監(jiān)理方施工單位回復(fù)規(guī)劃技術(shù)部抄送(涉及費用方面)預(yù)算部、檔案室施工單位監(jiān)理方* 現(xiàn)場進(jìn)度和同步資料的控制由工程部跟進(jìn)9.4 工程變更 (外單位提出)抄送原件監(jiān)理方施工單位規(guī)劃技術(shù)部預(yù)算部、總檔案室工程部資料室財務(wù)部預(yù)算部董事辦監(jiān)理方提出變更要求施工單位設(shè)計方9.4 工程變更 (內(nèi)部提出)提出變更要求預(yù)算部檔案室工程部資料室施工單位監(jiān)理方規(guī)劃技術(shù)部董事辦財務(wù)部預(yù)算部規(guī)劃技術(shù)部要求變更部門設(shè)計方監(jiān)理確認(rèn)簽章*物業(yè)公司或其它部門發(fā)現(xiàn)需進(jìn)行變更的，內(nèi)部溝通由規(guī)劃技術(shù)部聯(lián)系設(shè)計出具方案，公司審核

13、同意變更后，工程部負(fù)責(zé)現(xiàn)場整改事宜跟進(jìn)。9.5 工程驗收方面（包括隱蔽工程驗收和原材料的檢驗）三部聯(lián)合復(fù)檢監(jiān)理、工程部落實整改驗收意見由監(jiān)理整理下發(fā)施工單位聯(lián)合驗收監(jiān)理方報驗施工單位工程部規(guī)劃技術(shù)部* 規(guī)劃技術(shù)部在技術(shù)性驗收中作為主導(dǎo)部門并負(fù)責(zé)簽字，材料的采樣應(yīng)有規(guī)劃技術(shù)部人員參加，送檢陪同由監(jiān)理、工程部負(fù)責(zé)9.6 工程款的審批水電工程部現(xiàn)場負(fù)責(zé)人施工單位監(jiān)理方申請工程部資料室預(yù)算部根據(jù)合同復(fù)核制表財務(wù)部財務(wù)部工程部資料室復(fù)核董事辦審批給付監(jiān)理款的申請撥付參照此流程。9.7 竣工資料總檔案資料室物業(yè)公司移交工程部接收監(jiān)理審核施工方整理提交9.8 圖紙審核內(nèi)審意見由規(guī)劃技術(shù)部整理發(fā)放圖紙內(nèi)審規(guī)劃

14、技術(shù)部組織聯(lián)合相關(guān)單位、部門會審意見由施工單位整理發(fā)放聯(lián)合相關(guān)單位、部門監(jiān)理方、工程部組織圖紙會審10.營業(yè)銷售類10.營業(yè)銷售類10.1 營銷資料、方案的獲取營銷部方案確定并經(jīng)規(guī)劃、建設(shè)等政府職能部門審批后業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部此處所指方案具體包括：項目規(guī)劃方案及說明、戶型設(shè)計（含停車場）方案；銷售模型制作由規(guī)劃技術(shù)部跟進(jìn)，營銷部配合。10.2 物業(yè)管理資料提供及服務(wù)合同簽署管理提供資料物業(yè)公司總體規(guī)劃報建完成通知物業(yè)服務(wù)合同物業(yè)管理統(tǒng)一口徑相關(guān)部門物業(yè)公司業(yè)主簽署業(yè)務(wù)部營銷部業(yè)務(wù)培訓(xùn)*相關(guān)資料在方案確定并經(jīng)規(guī)劃、建設(shè)等政府職能部門審批后1個月內(nèi)及時提供營銷部、物業(yè)公司；其中住宅質(zhì)量保證書住宅使用

15、說明書由規(guī)劃技術(shù)部完成并提供給物業(yè)公司制定前期物業(yè)服務(wù)合同。*已簽訂的物業(yè)服務(wù)合同（物業(yè)公司/業(yè)主）在交樓前30天由營銷部移交回物業(yè)公司。10.3 銷控各項資料統(tǒng)計方面每天17時前經(jīng)董事辦審批后次日圖紙暫測面積測繪所出具相關(guān)面積后次日每日銷售情況統(tǒng)計表、認(rèn)購書/登記書復(fù)印件售價表匯總董事辦財務(wù)部每月5日前每月欠款催收進(jìn)度表每月銷售情況統(tǒng)計表每月銷售、轉(zhuǎn)名情況登記表每月資金計劃表每月銷售人員傭金計提表營銷部11.物業(yè)管理類11.物業(yè)管理類11.1 前期物業(yè)管理設(shè)施設(shè)備的移交和接管工程指揮部會同施工單位對水電表底數(shù)進(jìn)行確認(rèn)物業(yè)公司技術(shù)交底/培訓(xùn)，資料移交規(guī)劃技術(shù)部* “資料”包括但不限于設(shè)施設(shè)備、

16、土建、給排水、水電表位置分布、總體規(guī)劃圖等各項圖紙、說明書、技術(shù)參數(shù)，以及各設(shè)施設(shè)備合同關(guān)于“保修期”、“施工單位”等約定和條款等；* 樓宇部分重要的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安裝時，由工程指揮部出具工作協(xié)辦單明確介入時間及方式等，以便物業(yè)公司提前介入，作后續(xù)跟進(jìn)。技術(shù)方面問題由規(guī)劃技術(shù)部銜接。11.2 水電、電話、電視等配套設(shè)施的開通和相關(guān)職能部門的銜接業(yè)務(wù)部規(guī)劃技術(shù)部溝通協(xié)調(diào)開通物業(yè)公司11.3 綠化園林的移交和接管10天內(nèi)移交物業(yè)公司園建工程合同資料各部門聯(lián)合驗收合格后采購部：園建采購資料移交總資料檔案室：現(xiàn)場資料移交工程部：圖紙資料移交規(guī)劃技術(shù)部：* 驗收參與單位包括規(guī)劃技術(shù)部、工程部、施工單位和物業(yè)公司；* “圖紙資料”包括土建竣工圖、水電線路圖、供排水竣工圖等；*“采購資料”包括采購花木的數(shù)量、明細(xì)、規(guī)格等。11.4 交樓工作事