管理處文件資料管理工作規(guī)程

1、管理處文件資料管理工作規(guī)程 1 工作目標 1.1確保文件、資料得到妥當保管，準時傳遞各類信息，滿意信息溝通的需要;確保管理處日常事務性工作的正常開展。 1.2適用于XX康城管理處文件資料的管理，包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印掌握工作。 2 工作職責 2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負責人，負責實施文件資料管理工作規(guī)程。 2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的詳細實施人。 2.3管理處各員工應樂觀支持、協(xié)作開展文件資料管理工作。 3 工作指引 3.1管理處發(fā)文 3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件，填寫發(fā)文擬稿紙

2、，經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。 3.1.2填寫文件發(fā)放登記表，按文件發(fā)放范圍發(fā)放，并要求收文人在文件發(fā)放登記表上簽名。文件發(fā)放登記表保存期限10年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。 3.1.3將文件復印件連同發(fā)文擬稿紙存檔，發(fā)文擬稿紙與所附文件保存同樣期限。 3.2管理處收文 3.2.1外來文件收到后，首先填寫收文登記表及收文處理專用紙，交經(jīng)理批閱。收文登記表保存期限10年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。 3.2.2依據(jù)經(jīng)理閱辦看法，將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。 3.2.3將傳閱、處理后的文件準時收回并連同收文處理專用紙存檔，收文處理專用紙與所附文件保存同樣期限。 3.3檔

3、案管理 3.3.1檔案分系統(tǒng)進行管理，用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存，每個檔案盒應清晰標明所存 檔案的名稱。 3.3.2每個檔案盒內(nèi)應有一份卷內(nèi)名目，并隨時依據(jù)存檔狀況變化予以調(diào)整。 3.3.3查閱檔案應具體填寫檔案借閱登記表，文件資料管業(yè)助理應仔細檢查所歸還的檔案，在確認無任何損壞后方可接收，對有損壞現(xiàn)象的，需進行修補。如無法補救的文件，上報管理處經(jīng)理。檔案借閱登記表保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.4質(zhì)量手冊、程序文件的復印由申請人填寫文件復印申請表，寫明復印緣由、復印份數(shù)、發(fā)放范圍，經(jīng)管理處經(jīng)理批準后，由文件

4、資料管業(yè)助理負責復印，必需加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單和質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單，并將文件復印申請表存檔。質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單和質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單均為保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.5作業(yè)指導書由文件資料管業(yè)助理依據(jù)使用范圍復印下發(fā)，并加蓋受控文件章，同時填寫質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單和質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單。 3.3.6往來受控文件的復印由申請人填寫文件復印申請表，寫明復印緣由、復印份數(shù)、發(fā)放范圍，經(jīng)管理處經(jīng)理批準后，由文件資料管業(yè)助理負責復印和下發(fā)，并將文件復印申請表存檔。文件復印申

5、請表保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.7文件在實施中，管理處依據(jù)需要修改或更新的文件，應有有效的文件更改申請單，文件資料管業(yè)助理應統(tǒng)一標號，妥當保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放，在文件發(fā)放登記表中做好記錄，按文件更改通知單的要求實施更改。文件更改通知單保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.8根據(jù)各類文件的保存期限，對超過保存期的文件應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理準時進行銷毀，并依據(jù)銷毀狀況登記文件銷毀申請單，銷毀時需有一名

6、監(jiān)銷人員在場。文件銷毀申請單保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.9作廢版本的文件應予以銷毀，同時依據(jù)銷毀狀況登記文件銷毀申請單，銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的，應填寫文件留用申請單并在明顯位置予以作廢標識，防止作廢文件的非預期使用。文件留用申請單保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負責建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。 3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次，并將變動、銷毀、丟失的狀況小

7、結(jié)一次，填入管理處受控文件清單。每年6月和12月各上報人事行政部一次。受控文件清單應于每月底進行更新，保持最新的有效版本。 3.3.12全部合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。 3.4質(zhì)量記錄 3.4.1文件資料管業(yè)助理依據(jù)各模塊執(zhí)行人上報的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份質(zhì)量記清單。質(zhì)量記錄清單應于每月底進行更新，保持最新的有效版本。 3.4.2各模塊執(zhí)行人負責收集形成的質(zhì)量記錄，進行分類編目、歸檔，并準時報給文件資料管業(yè)助理備案。 3.4.3公司員工因工作需要，需查閱存檔的質(zhì)量記錄時，填寫質(zhì)量記錄查閱申請單，經(jīng)管理處經(jīng)理同意，可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。 3.4.4合同要求時，在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以供應

8、給顧客或其代表查閱，須填寫質(zhì)量記錄查閱申請單，并經(jīng)管理處經(jīng)理同意。質(zhì)量記錄查閱申請單保存期限10年，按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。 3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。 3.4.6根據(jù)質(zhì)量記錄的保存期限，對超過保存期的質(zhì)量記錄應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理準時進行銷毀，并依據(jù)質(zhì)量記錄銷毀狀況登記文件銷毀申請單，銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。 4.質(zhì)量記錄 4.1發(fā)文擬稿紙 4.2文件發(fā)放登記表 4.3收文處理專用紙 4.4收文登記表 4.5受控文件清單 4.6文件銷毀申請表 4.7文件留用申請表 4.8文件更改申請表 4.9文件復印申請表 4.10檔案借閱登記表 4.11質(zhì)量記錄清單 4.12質(zhì)量記錄查閱申請單