公文處理規(guī)范與技巧

1、公文處理規(guī)范與技巧探討公文處理規(guī)范與技巧探討提 綱 公文的基本特征 公文之美美在內(nèi)容 公文之美美在版式 規(guī)范性引用文件壹公文的基本特征公文的基本特征公文具有特定效力公文的時效性內(nèi)容的法定性作者和讀者的特定性公文具有規(guī)范體式法定的文種固定的格式明確的行文方向及方式慣用用語及寫作層次公文具有規(guī)范體式明確的行文方向和行文方式公文的文種就決定了公文的不同行文方向，相應也就決定了不同的行文方式、使用何種公文用語、用何種寫作口氣等。一般來說，公文分為上行文、下行文、平行文三種，具體選用哪種，要根據(jù)行文對象和行文內(nèi)容來確定。公文具有規(guī)范體式公文的慣用用語及寫作層次公文的慣用用語包括常用開端用語（如“根據(jù)”）

2、、結束語（如“專此函達”），以及行文中涉及承啟（如“綜上所述”）、稱謂（如“貴局”）、引敘（如“收悉”）、征詢（如“妥否”）、期請（如“懇請”）、表態(tài)（如“遵照執(zhí)行”）等表述時的常用語。公文的寫作層次主要是指公文在篇章結構上的一系列技術要求，如標題摘由、篇前撮要、段頭顯旨、分項標號、分層列段等。貳公文之美美在內(nèi)容常見行政公文寫作常見行政公文寫作公文之美美在內(nèi)容如何選用文種只能單獨使用根據(jù)權限選用根據(jù)行文關系選用考慮發(fā)文目的與要求如何辨析近似文種常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化請示批復函報告通知紀要如何選用文種選用文種的原則1.正式行文應選用法定文種，且只能單獨使用，不能加以合并（如 “請示報告

3、”）。注：非法定文種的應用文（如計劃、總結等）在行文時，必須從法定公文文種中尋求一個文種來作為載體，載運著它來行文，這種載體通常被稱作文件頭。文件頭大多由通知、報告、請示、函等來擔任。（示例如右）如何選用文種選用文種的原則2.文種的確立和使用，要依據(jù)制文單位的權限選用，不可超越職權 （如公告只有黨和國家管理機關才有資格使用）。3.文種的確立和使用，要依據(jù)行文關系選用。收文單位是上級，采用 請示、報告、意見等；向下級單位行文，采用通知、批復、意見、決定、決議、通報及紀要等；向平級或無隸屬單位行文，主要使用函。4.文種的確立和使用，要考慮發(fā)文的目的與要求。例如，向上級要錢、要物、要人、要政策等，用

4、請示與意見；向上級匯報工作，用報告.如何選用文種 近似文種辨析 決定與決議 這兩個文種近似在“決”上，即均屬決策性文件，都是下行文 。 主要不同：決議的內(nèi)容必須經(jīng)會議集體討論并表決通過；決定則不一定，有的是會議集體討論通過，有的是由某一機關直接做出。 通知與通報 這兩個文種近似在“通”上，即均屬告知性文件，都是下行文。 主要不同：通知是知照性文種，其內(nèi)容側重于提要求、明確界限；通報則是陳述性公文，其內(nèi)容側重于說明、介紹情況。 注：表彰類文件最好用“決定”或“通報”，而不用“通知”。常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化1.標題要力求準確、規(guī)范、簡練例1：可改為“公司關于環(huán)境保護設施竣工驗收直委的請示

5、”例2：可改為“*關于公共化水系統(tǒng)改造項目設計審查的請示”例1例2常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化例3：可改為“*關于公司公用系統(tǒng)資產(chǎn)分攤電費結算價格 調(diào)整的批復”例4：可改為“*關于廠辦公業(yè)務綜合樓工程設計合同變更的 批復”例3例4常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化例5：可改為“*關于轉發(fā)開展安全發(fā)展微電影征集匯演活動的通知”例6：可改為“*關于轉發(fā)公司經(jīng)營預算管理 規(guī)定（2013年4月修訂）的通知”例5例6常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化2.事由項的寫作通式（1）動詞短語+事項示例：關于開展國有土地清查工作的通知常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化（2）相關單位+動詞短語+事項示例：關于廠參加2

6、013年廣東省環(huán)境保護宣傳月活動 的批復常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化（3）相關單位+事項示例：關于廠項目立項的批復 常見行政公文寫作公文標題的規(guī)范化（4）動詞短語+相關單位+事項示例：關于置換廠農(nóng)商行借款的批復 常見行政公文寫作請示1.定義適用于向上級請求指示、批準。2.類型請求批準的請示；請求幫助的請示；請求解答的請示。3.請示的特點（1）行文范圍廣泛（2）要求上級予以回復（3）內(nèi)容必須是本單位職權范圍內(nèi)無力或確實難以處理的問題與事項常見行政公文寫作4.請示的寫法（1）標題：制發(fā)單位+關于+內(nèi)容+請示。（2）文號：用各單位文號。（3）簽發(fā)人：向上級請示的文件必須標明簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人為

7、制文單位主要負責人，如其外出，由其指定人簽發(fā)。（4）主送單位：必須用全稱或規(guī)范化簡稱。（5）正文：寫明制發(fā)請示的理由及請示事項。（6）結束語：“專此請示，請批復（審批）”、“妥否，請批復”。（7）落款：制發(fā)單位的全稱或規(guī)范化簡稱，一般和公章一致。（8）制發(fā)公文的日期：會議通過或簽發(fā)人最后簽發(fā)時間。（9）蓋章及版記常見行政公文寫作5.請示寫作的常見錯誤（1）用錯文種，容易和報告、函混淆。（2）沒有簽發(fā)人(見P64） ；或以黨政名義報送的請示，只有黨或政 單方面領導簽名。（3）主送單位用法不規(guī)范（如送上級單位有關部門或領導個人）。（4）報送方式錯誤（如越級請示）。（5）正文沒有一事一請示。（6）正

8、文沒有使用公文的規(guī)范化語言，或者文字不通順、錯別字等。（7）遺漏了公文版記部分常見行政公文寫作報告1.定義適用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級的詢問。2.類型工作報告（又分為綜合報告、專題報告）；情況報告；答復報告。3.報告的特點（1）下級向上級反饋工作信息（2）不需要批復（3）是陳述性公文常見行政公文寫作4.報告的寫法（1）標題：制發(fā)單位+關于+內(nèi)容+報告。（2）文號（3）簽發(fā)人（4）主送單位（5）正文：包括目前的工作進程，工作措施與體會，工作中的缺點 與不足，今后工作安排等。（6）結束語：專此報告（7）落款（8）制發(fā)日期（9）蓋章及版記常見行政公文寫作5.報告寫作的常見錯誤（1）用“匯

9、報”而不用“報告”，“匯報”不是正式的公文文種。（2）在正文中向上級提出解決問題，或要求審批，混淆了報告和 請示。（3）大范圍地把文件抄送領導個人。（4）沒有簽發(fā)人姓名。常見行政公文寫作通知1.定義適用于發(fā)布、傳達要求下級執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。2.類型（1）批轉、轉發(fā)性通知。（2）事項性通知（如會議通知）。（3）任免性通知。常見行政公文寫作4.通知的寫法（1）批轉、轉發(fā)性通知批轉：適用于批轉下級單位公文轉發(fā)：適用于轉發(fā)上級或同級單位，及不相隸屬單位的公文標題的寫法層層轉發(fā)的公文，直接轉發(fā)最上級單位的公文標題。如：討論：1.標題如何擬？2.三層書名號怎么標？3.意見是

10、否還需用通知作為載體？常見行政公文寫作討論：1.標題如何擬？ （自擬摘要，只保留一個“的通知”）建議：*關于轉發(fā)有關2013年進一步加強全市黨風廉政建設暨廉潔廣州建 設意見等文件的通知2.三層書名號怎么標？史上最雷書名號：*縣經(jīng)委關于轉發(fā)市經(jīng)委關于轉發(fā)省經(jīng)委關于轉發(fā) 國家經(jīng)委辦公廳關于批轉經(jīng)濟日報發(fā)行工作座談 會紀要的通知的通知的通知3.意見是否還需用通知作為載體？個人意見：意見是法定文種，可以獨立行文，且行文方向廣，無需再加 “通知”的文件頭常見行政公文寫作標題的寫法除法規(guī)規(guī)章的名稱要加書名號外，一般不加標點符號（如例1） 。如在事由部分出現(xiàn)多個單位、人名并列，應用頓號分開，不用空格。例1例

11、2例2修改：1.*關于轉發(fā)下達的2013年度非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)預算的通知2. 主送單位改為的股東單位公司常見行政公文寫作4.通知的寫法（2）傳達性通知 事由+事項會議通知的寫法：基本要素：會議目的、會議主題、會議時間地點、參會人員、準備材料、報到時間地點。要求與“病文”剖析：常見行政公文寫作關于公司召開開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽會議的通知各分公司、分廠、各車間黨支部、總公司各直屬部門： 為貫徹上級精神，總公司董事會研究決定，在全公司范圍內(nèi)廣泛開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽活動?，F(xiàn)在把會議有關問題通知如下： 一、會議時間：十月四日至八日 二、會議地點：總公司招待所 三、與會人員：各分公司、分廠，總公司各直屬部

12、門主管生產(chǎn)的負責同志、工會主席等。 四、請各單位準備好本單位開展勞動競賽活動的經(jīng)驗材料，限五千字，報到時交給會務組。并請與會人員于十月四日前來報到。 *省石化總公司 *年六月八日常見行政公文寫作（3）任免性通知 適用于對一般干部的任免。重要的干部任免通常有命令（如全國人大常委會委員會令）、決定、公告等。常見行政公文寫作函1.定義適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（隸屬單位：垂直的系統(tǒng)）2.類型發(fā)函（商洽函、詢問函、請批函）；復函。3.函的寫法（1）格式采用正式行文，格式有專門規(guī)定（特定格式）。常見行政公文寫作（2）請批函的標題寫法發(fā)文單位+關于+申請（

13、批準）+事項+函（3）函的正文寫法發(fā)函（商洽函、詢問函、請批函）的正文：緣由+事項答復函的正文：答復對象（引敘來文）+答復意見（可詳可略）（4）寫作要求寫作時，要注意內(nèi)容清楚、明白，方法上直敘其事，語言得體，有分寸感。常見行政公文寫作紀要1.定義適用于記載、傳達會議情況和議定事項。2.紀要的特點（1）格式紀要文種須與紀要格式（特定格式）對應，有別于公文的通用格式。（2）傳送方式結合“報告”、“通知”、“函”傳送；采用紀要固定版頭，不加蓋印章，直接分送；（較常用）將紀要與其他種類的公文同等看待。常見行政公文寫作（3）稱謂的特殊性為了更好地概括與會者的集體意愿，常以“會議”作為表述主體，常使用下列

14、短語：“會議認為”、 “會議指出”、 “會議強調(diào)”、 “會議決定”、 “會議要求”、 “會議希望”、 “會議號召”等。3.紀要的寫作（1）標題會議名稱+紀要； 召開會議單位+會議名稱+紀要（2）導言概述會議基本情況（時間、地點、主持人或主持單位、與會單位或人員、基本議程）。承啟用語。常見行政公文寫作（3）主體集中概述式（多適用于小型會議，討論問題比較單一，意見比較集中統(tǒng)一）分項敘述法（適用于大中型會議或議題較多的會議，側重橫向分析闡述，條與條之間獨立，內(nèi) 容相對全面，一般用于需要領會、貫徹的會議）發(fā)言提要法（適用于需要了解與會人員不同意見的會議）（4）結尾可有可無。（5）注意事項會議紀要是根據(jù)

15、會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨和會議成果來整理、提煉和概括。重點放在介紹會議成果，而不是介紹會議過程，切忌記流水帳。公文之美美在內(nèi)容內(nèi)容之美體現(xiàn)在哪里樸素簡潔的語言表達莊重得體的話語方式模糊語言的精確運用如何實現(xiàn)這些美美對真的從屬性規(guī)范嚴謹?shù)男问矫涝瓌t（語言表達、行文邏輯）美的和諧性原則實用美原則小結小結公文之美美在內(nèi)容該八股時就八股行文立意謀新篇叁公文之美美在版式公文排版格式要求公文排版格式要求公文之美美在版式公文格式主要變化紙張及排版印制要求各要素編排規(guī)則公文格式常見錯誤背 景黨政機關公文處理工作條例、黨政機關公文格式國家標準（GB/T97042012），于 2012年7月

16、1日起施行，代替中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例、國家行政機關公文處理辦法和國家行政機關公文格式。公文排版格式要求黨政機關公文格式主要變化口訣公文格式新國標：黨政機關公文格式國家標準（GB/T97042012） 代替國家行政機關公文格式主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角印章署名要齊全：增加發(fā)文機關署名格式要素成文日期用數(shù)字：成文日期用阿拉伯數(shù)字標注公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素公文排版格式要求公文紙張及排版印制要求（1）采用國際標準A4型紙（210mm297mm）。（2）頁邊與版心尺寸：版心210mm297mm，上白邊37mm， 下白邊35mm，左白

17、邊28mm，右白邊26mm。（3）字體字號：正文3號仿宋體，標題2號小標宋，密級和緊急程度 3號黑體，簽發(fā)人姓名3號楷體，版記的要素4號仿宋體。（4）行數(shù)字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。 （本標準中，一字指一個漢字的寬度；一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。具體用幾號字，取決于公文要素應當使用的字號。3號字字高約5.54mm，一行約10.39mm。）（5）文字顏色：發(fā)文機關標志、版頭分隔線、印章為紅色。公文排版格式要求版心尺寸圖示：公文排版格式要求印刷裝訂要求1.印刷要求雙面印刷（決定了版記一定要在偶數(shù)頁）；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。2.裝訂要求左側裝訂

18、，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差4mm。公文排版格式要求公文要素2012版國家標準將一個完整的公文分為版頭、主體和版記三部分。這三個部分各有特點，邊界比較明顯，具有相對的獨立性。版頭位于公文之首，位置相對固定，與通常說的“紅頭文件”的“紅頭”部分相對應。主體的特點是篇幅不固定，依公文內(nèi)容長短而變化，包含公文的 實質(zhì)性內(nèi)容。版記位于公文之尾，位置相對固定。公文排版格式要求公文格式各要素劃分表公文格式各要素劃分表公文排版格式要求版頭圖示：公文排版格式要求主體圖示：公文排版格式要求版記圖示：公文排版格式要求公文要素版頭部分1.份號：公文印制的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份

19、公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。2012版國家標準規(guī)定編制份號一般采用6位3號阿拉伯數(shù)字，實際操作中推薦采用36位阿拉伯數(shù)字，編虛位補齊，即“001”、“0001”、“00001”、“000001”。份號居左編排在版心第一行（即緊貼天頭下邊緣及左邊緣）。公文排版格式要求公文要素版頭部分2.密級和保密期限：涉密公文應當標注密級和保密期限。一般用3號黑體字，頂格置于版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。如同時標密級和保密期限，“絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間，數(shù)字和年之間均不空格；如只標密級不標保密期限， “絕密”、“機密”、“秘密”兩字之間空1字。注：與1999版標準相比

20、，編排位置從右上角移到了左上角，一是為了統(tǒng)一，二是為公文處理留出更多空間。公文排版格式要求公文要素版頭部分3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”。主要變化：（1）緊急程度由“急件”改為“加急”； （2）排列位置從右上角移到左上角。具體排第幾行，有三種方式： 有份號，無密級和保密期限，排版心左上角第二行； 有份號、密級和保密期限，排版心左上角第三行； 無份號、密級和保密期限，排版心左上角第一行。注意事項：如果同時標注密級和保密期限、緊急程度，表達緊急程度的兩個漢 字之間不空格；如果不標保密期限，兩字之間應空1字。公文排版格式要求緊急程度圖示（

21、四種）000001機 密000001特 急特 急公文排版格式要求公文要素版頭部分4.發(fā)文機關標志：由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。也可以使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。主要變化：（1）黨和行政的公文版式統(tǒng)一； （2）發(fā)文機關標志的上邊緣至版心上邊緣由25mm改為35mm， 去掉上行文的要求（不再要求上空80mm）。 （3）聯(lián)合行文時，可并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可單獨用主辦單 位名稱。注意事項：（1）推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，居中排布； （2）字體大小以不大于上級單位為原則（上限22mm15mm）。 公文排版格式要求公文要素版頭部分5.發(fā)文字號：由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組

22、成。年份、序號用阿位伯數(shù)字標識；年份應標全稱，用六角括號“ ”括入；序號不編虛位，不加“第”字。注意事項：（1）采用3號仿宋體，置于發(fā)文機關標志下空二行的位置。 （2）如果是平、下行文，居中排布。如果是上行文，則居左空 一字編排，此時右側對稱位置標注簽發(fā)人，發(fā)文字號與最 后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 （3）聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。公文排版格式要求公文要素版頭部分6.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名（包括上行性意見）。注意事項：（1）“簽發(fā)人”三字為3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。（2）單一單位或兩個單位聯(lián)合上行文，簽發(fā)人編排在發(fā)文字號右側，與發(fā) 文字號同一行，右空一字。（3）

23、三個及三個以人單位聯(lián)合上行文，“簽發(fā)人”三字和全角冒號與首行 簽發(fā)人姓名編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，按發(fā)文單位順序編排簽 發(fā)人姓名，每行一般排兩個簽發(fā)人姓名，兩個簽發(fā)人姓名中間空一字。 回行時每行簽發(fā)人姓名首字對齊。為與三個字的人名對齊，兩個字的人 名中間空一字。發(fā)文字號應始終與最后一個簽發(fā)人姓名處于同一行。 公文排版格式要求上行文版頭示例：公文排版格式要求案例（上行文發(fā)文單位標志位置）：公文排版格式要求案例（聯(lián)合行文上行文）：公文排版格式要求公文要素主體部分7.標題：由發(fā)文單位名稱+事由+文種組成。注意事項：（1）3個和3個以下單位聯(lián)合行文時，應列出所有發(fā)文單位名稱；4個及4個以下單位聯(lián)

24、合行文，可以采用排列在前的單位名稱加“等”的方式。（2）標題使用2號小標宋體，居中排布于紅色分隔線下空二行的位置。（3）標題需分行排列時，應使用梯形或菱行?；匦袝r要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當（采用3號字字高的7/8作為行間距即可，不宜采用2號字字高的7/8，行距過大顯得不美觀）。 公文排版格式要求案例（聯(lián)合行文下行文）：注：三個及以下單位聯(lián)合發(fā)文，標題應列出所有發(fā)文單位名稱，并與發(fā)文單位署名及印章相符。標題建議改為：公司及公司工會關于印發(fā)2012年度“安康杯”競賽活動實施方案的通知常見行政公文寫作標題分行排列時應采取梯形或菱形，間距恰當例：改為：廣州市公司關于申報財務事項審批及

25、資金支付管理制度等核心制度的函常見行政公文寫作標題分行排列時不要破壞詞語的完整性（1）固定詞語不能上下分拆例1例2改為：關于對廣州恒豐染整廠有限公司拖欠的熱費賬銷案存資產(chǎn)進行銷案處理的函改為：關于修訂公司財務事項審批及資金支付制度等核心制度的函常見行政公文寫作改為：關于修訂公司非生產(chǎn)性固定資產(chǎn)與辦公用品管理規(guī)定等制度的函標題分行排列時不要破壞詞語的完整性（2）相對固定的短語，也要盡量予以顧及，以保證概念的完整性公文排版格式要求公文要素主體部分8.主送單位：公文的主要受理單位，應使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型單位統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標全角冒號。注

26、意事項：（1）上行文原則上只能有一個主送單位。（2）如主送單位太多導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送單位名稱移至版記。（3）各有關單位之間用頓號或逗號分清層次。（4）同類型單位統(tǒng)稱，如“各下屬企業(yè)”、“廣能公司下屬企業(yè)”。 公文排版格式要求公文要素主體部分9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。 一般用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。注意事項：（1）公文首頁必須顯示正文（聯(lián)合行文單位多、主送單位多、簽發(fā)人多的情況）。（2）引文：先引標題，后引發(fā)文字號。（3）日期：要用阿拉伯數(shù)字寫明具體的年月日，不能把2013年寫成13年。（4）公文中標點符號、計量單位

27、及數(shù)字的用法（本PPT第四部分）。 公文排版格式要求公文要素主體部分（5）結構層次一般不超過四層，其層次序數(shù)依次用“一、”“（一）” “1.”“（1）”標注；第一層一般用黑體字，第二層一般用楷體字，第 三層和第四層一般用仿宋體標注。此外，“一”后跟頓號，“（一）” 后不跟標點符號，“1”后跟小圓點“.”，“（1）”后不跟標點符號。 層次序數(shù)可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用 “一、”，第二層既可用“（一）”，也可以用“1.”。 公文排版格式要求公文要素主體部分10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。 公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱

28、。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號；附件名稱后不加標點符號；附件名稱較長需回行時，應與上一行附件名稱首字對齊。注意事項：（1）附件說明處的標題應與附件本身的標題相一致。（2）在正文中寫明報送、批轉、轉發(fā)、印發(fā)等字樣的公文，在其生效標志 后附的內(nèi)容不是公文的附件，在附件說明處不必標注相關內(nèi)容。 公文排版格式要求不必標注附件說明的情況： 公文排版格式要求公文要素主體部分11.發(fā)文單位署名：署發(fā)文單位名稱或規(guī)范化簡稱。 主要變化：1999版國家標準中，單一單位和兩個單位行文時，不要求署名， 三個以上單位聯(lián)合行文時，要求署名。新標準統(tǒng)一規(guī)定單一行文、 聯(lián)合行文時一般須標注發(fā)文單位署名。注意事

29、項：（1）聯(lián)合行文時，發(fā)文單位署名的順序應與發(fā)文單位標志的排列 順序一致。 （2）排列位置在成文日期之上，單一單位發(fā)文以成文日期為準居 中編排，聯(lián)合行文按發(fā)文單位的順序排列。公文排版格式要求公文要素主體部分12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期。主要變化：新標準統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字。注意事項：（1）成文日期確定的原則：會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準；經(jīng)發(fā)文單位負責人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文的公文，以最后簽發(fā)的單位負責人簽發(fā)的日期為準。（2）成文日期在正文之下若干行（行數(shù)多少由印章大小決定，要確保成文日期處于印章中心下邊緣位置，同時印章頂端距正文或附件說明

30、一行之內(nèi)）居右空四字排列，用阿拉伯數(shù)字標注。公文排版格式要求公文要素主體部分13.印章：公文中有發(fā)文單位署名的，應當加蓋印章，并與發(fā)文單位署名一致。電報和紀要可以不加蓋印章。主要變化：（1）不再分上套、中套、下套方式，統(tǒng)一采用下套方式。 （2）聯(lián)合行文由“兩個印章均壓成文時間”改為“最后一個印章端正、居中 下壓發(fā)文單位署名和成文日期”。 （3）增加首排印章頂端上距正文或附件說明一行之內(nèi)的要求。注意事項：（1）聯(lián)合上報的公文，可以由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單 位均應加蓋印章。每排最多排3個印章，互不相交或相切。 （2）居中下壓：指印章、發(fā)文單位署名和成文日期的縱向中心線重合，印章

31、下邊緣與成文日期下邊相切。公文排版格式要求公文生效標識編排圖示（單一單位行文）：公文排版格式要求公文生效標識編排圖示（兩個單位聯(lián)合行文）：公文排版格式要求公文生效標識編排圖示（多個單位聯(lián)合行文）：公文排版格式要求公文要素主體部分不加蓋印章的公文（2012版標準新增，略）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文（2012版標準新增，略）特殊情況處理:當正文之后的空白容不下印章、成文日期時，一般應采取調(diào)整正文行距或字距的措施加以解決。務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決（此為1999版標準要求，集團仍沿用）。公文排版格式要求公文要素主體部分14.附注：是需要說明的其他事項，如聯(lián)系人和聯(lián)系方

32、式等。 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文時間下一行。注意事項：“請示”件應在附注處注明聯(lián)系人和電話。公文排版格式要求公文要素主體部分15.附件：公文正文的說明、補充或參考資料。 “附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。注意事項：（1）附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。（2）如果附件不能與正文一起裝訂，則應在附件首頁版心左上角第一行頂格標注公文的發(fā)文字號加“附件”二字及附件順序號。（3）報送、轉發(fā)、印發(fā)類公文，其內(nèi)容不按附件處理。公文

33、排版格式要求附件編排圖示公文排版格式要求公文要素版記部分主要變化：（1）刪掉主題詞； （2）增加分隔線推薦高度，明確首、末條分隔線位置； （3）取消各要素下均加分隔線的要求。注意事項：（1）2012版標準規(guī)定公文雙面印刷，版記置于最后一面，版記 最后一個要素置于最后一行，因此版記一定要在偶數(shù)頁上。 （2）如果附件是被轉發(fā)的文件，轉發(fā)文件還應標識自己的版記。 （3）版記中分隔線與版心同寬，首條及末條分隔線用粗線（推 薦高度0.35mm），中間的用細線（推薦高度0.25mm）。 首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文 最后一面的版心下邊緣重合。公文排版格式要求公文要素版記部分16.抄

34、送單位：除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位。 如有抄送單位，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。主要變化：（1）字體由“3號仿宋”改為“4號仿宋”； （2）取消抄送單位間用頓號隔開的要求。注意事項：（1）回行時與冒號后首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標句號。 （2）如需把主送單位移至版記，將“主送”改為“抄送”。既有 主送又有抄送時，將主送單位置于抄送單位上一行，之間不 加分隔線。公文排版格式要求公文要素版記部分17.印發(fā)單位和印發(fā)日期：公文的送印單位和送印日期。 一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)

35、字標全，后加“印發(fā)”兩字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用細分隔線隔開。主要變化：（1）字體由“3號仿宋”改為“4號仿宋”； （2）位置由位于抄送單位（或主題詞）之下改為末條分隔線之上。注意事項：（1）印發(fā)單位不是指公文的發(fā)文單位，而是指公文的印制主管部 門。有的單位沒有專門的文秘部門，發(fā)文單位就是印發(fā)單位。 （2）印發(fā)日期與成文日期通常存在時間差。公文排版格式要求版記編排圖示公文排版格式要求公文要素版心外要素18.頁碼：頁碼就是公文頁數(shù)順序號。 一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右兩邊各空1個半角空格，放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁

36、碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不標注頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。注意事項：如果有橫排表格，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，即頁碼應 放在橫表的左側，單頁碼在表的左下角，雙頁碼在表的左上角。 橫表的表頭，單頁碼放在訂口一側，雙頁碼放在切口一側。公文排版格式要求橫排A4紙型表格圖示（單數(shù)頁）公文排版格式要求橫排A4紙型表格圖示（雙數(shù)頁）公文排版格式要求公文特定格式信函格式與通用公文格式的區(qū)別：（1）發(fā)文單位名稱后不加“文件”二字。聯(lián)合行文時，只使用主辦單位標 志，且標志上邊緣距離上頁邊為30mm，居中排布。（通用格式上白邊 37mm，標

37、志與版心上邊緣35mm，比通用格式上移了42mm。）（2）發(fā)文機關標志下4mm處印一條上粗下細的紅色雙線，距下頁邊20mm 處印一條上細下粗的紅色雙線），線長170mm，居中排布。第一條紅 線下面的文字和第二條紅線上面的文字距紅色雙線的距離為3號字字高 的7/8（3號字字高約5.54mm，其7/8約為4.85mm）。（3）份號、密級和保密期限、緊急程度，分行頂格居左編排在第一條紅色雙 線下。發(fā)文字號頂格居右編排在第一條紅色雙線下。公文排版格式要求公文特定格式信函格式與通用公文格式的區(qū)別：（4）標題編排在份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號中最后一個要 素的下邊緣下空二行位置。（5）公文首頁

38、不顯示頁碼，由第2面開始標注頁碼。（6）公文版記中不加印發(fā)單位、印發(fā)日期，只有抄送單位，抄送單位上下不 加分隔線。公文排版格式要求信函格式公文首頁圖示公文排版格式要求信函格式公文末頁圖示公文排版格式要求公文特定格式紀要格式與通用公文格式的區(qū)別：（1）紀要標志由“*紀要”組成，不加“文件”二字。（2）紀要編號等同于發(fā)文字號，可居中編排在發(fā)文單位標志下空二行位置， 可以采用“第*號”的形式，不編虛位。（3）出席、請假、列席人員編排規(guī)則：用3號黑體字在正文或附件說明下空 一行居左空二字標注“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋 體字標注出席人單位、姓名，同一單位不同人員之間、不同單位之間的 分

39、隔符號可根據(jù)實際情況確定，回行時與冒號后的首字對齊，段末加句 號。如需標注請假和列席人員名單，除依次另起1行并將“出席”二字 改為“請假”或“列席”外，編排方法同前。公文排版格式要求紀要格式公文首頁圖示公文排版格式要求紀要格式公文末頁圖示公文排版格式要求公文格式常見錯誤1.沒有發(fā)文單位標識（如便函）2.上行文（請示、報告、意見）沒有簽發(fā)人3.公文標題缺要素、用詞不當4.正文錯別字、層次不當、字體字號不規(guī)范5.附件格式不規(guī)范6.日期格式不規(guī)范7.抄送不規(guī)范（大范圍抄送，抄送領導個人等）8.版記要素不全或多余公文排版格式要求案例交流（各單位公文實例，另附）各單位公文實例，另附）附錄規(guī)范性引用文件計

40、量單位、標點符號計量單位、標點符號 及數(shù)字的用法及數(shù)字的用法規(guī)范性引用文件2012版國家標準引用了6個相關的國家標準：GB/T 1481997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸GB 31001993 國際單位制及其應用GB 31011993 有關量、單位和符號的一般原則GB 3102（所有部分） 量和單位GB/T 158342011 標點符號用法GB/T 158352011 出版物上數(shù)字用法計量單位、標點符號及數(shù)字的用法計量單位使用注意事項：1.不應在組合單位中同時使用單位符號和中文符號，如：速度單位不得寫 作km/小時。2.攝氏度的符號可以用作中文符號。3.單位符號應寫在全部數(shù)值之后，并與數(shù)值間留

41、適當空隙。4.單位名稱和單位符號必須作為一個整體使用，不得拆開。如：20攝氏度 不得寫成或讀成攝氏20度或20度，也不得寫成20 C，只能寫成20 。5.單位符號一律用正體字母，除來源于人名的單位符號第一字母要大寫 外，其余均為小寫字母（升的符號L除外），如：米（m），安培 （A），瓦特（W），帕斯卡（Pa）。計量單位、標點符號及數(shù)字的用法6.當組合單位是由兩個或兩個以上的單位相乘而構成時，其組合單位寫 法可采用下列形式之一：Nm， N m。其中文符號為兩個單位符號 之間加居中圓點，如牛米。7.國際單位制（SI）詞頭（如“千、k”，“吉咖 、G”）用于構 成倍數(shù)單位，但不得單獨使用，詞頭符號與

42、單位符號應作為一個整體 對待，他們共同組成一個新的單位，并可以和其他單位構成組合單位。8.我國部分法定計量單位（如“h”）可與國際單位制的單位構成組合 單位（如“km/h”）。9.常見錯誤：kwh，KWh，千瓦時；正確用法：kWh，千瓦時。10.注意上標、下標，“#”的用法。計量單位、標點符號及數(shù)字的用法標點符號使用注意事項：1.相鄰或相近兩數(shù)字連用表示概數(shù)通常不用頓號（如“一二十公里”）， 若相鄰兩數(shù)字連用為縮略形式，宜用頓號（如“二、三產(chǎn)業(yè)”）。2.標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號， 若有其他成分插在并列的引號或書名號（如括注）之間，宜用頓號。 例1：“日”“月”構成“明”字。 例2：紅樓夢三國演義西游記水滸傳，是我國長篇小說四大名著。 例3：李白的“白發(fā)三千丈”（秋浦歌）、“朝如青絲暮成雪”（將進酒）都是 膾炙人口的詩句。 例4：辦公室訂有人民日報（海外版）、廣州日報等報刊。計量單位、標點符號及數(shù)字的用法3.獨立成段的引文如只有一段，段首和段尾都用引號；不止一段時，每段開頭僅用前引號，只在最后一段末尾用后引號。4.標志公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份用六角括號（如國發(fā)20131號）。5.連接號的形式有短橫線“-”、一字線“”和浪紋線“”三種。公 文頁碼