檔案著錄規(guī)則比較

1、檔案著錄檔案著錄規(guī)則比較規(guī)則比較檔案1301 榮艷國際著錄標準 ISAD標準，即檔案著錄國際常規(guī)標準（2002） ISAAR標準，即國際（法人團體、個人和家族）檔案的規(guī)范ISDF標準記錄的標準（2004） ISDF標準，即（文件制作者）職能著錄的國際標準（2007） ISDIAH標準，即 （對）檔案保存機構(gòu)（進行）著錄的國際標準（2008）ISAD標準為檔案著錄的準備和為著錄全宗及全宗的組成部分提供指南ISAAR標準為有關檔案制作者的規(guī)范記錄信息的創(chuàng)建提供指導即提供了著錄檔案生成者信息的標準ISDF標準為著錄文件制作者的職能和為與檔案的形成和維護相關的法人團體的職能著錄提供指南。ISDIAH標

2、準促進以保管并向公眾提供利用檔案為初始目的的檔案機構(gòu)的著錄，該標準或其中的部分元素也可用于檔案機構(gòu)之外的其他實體的著錄。四個標準的具體內(nèi)涵 ISDIAH是促進以保管并向公眾提供利用檔案為初始目的的檔案機構(gòu)的著錄，該標準或其中的部分元素也可用于檔案機構(gòu)之外的其他實體的著錄。 ISAD所包含的著錄元素分別為身份、背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)、利用條件、相關材料、注釋和著錄控制；ISAAR所包含的著錄元素分為四個著錄大項：身份項；著錄項；關聯(lián)項；控制項。在規(guī)則所包含的所有要素中以下四項最為重要：實體類型；名稱的標準化形式；存在時間；規(guī)范記錄標識符。 ISDF的著錄內(nèi)容由四個信息區(qū)組成：1.身份區(qū)（其中傳達唯一標

3、識職能和定義標準化檢索點的信息）；2.背景區(qū)（其中傳達關于職能的性質(zhì)和背景的信息）；3.關系區(qū)（其中記錄和描述與其他職能的關系）；4 .控制區(qū) （其中唯一標識職能著錄以及記錄關于如何、何時以及由哪個檔案機構(gòu)來形成和維護著錄）。 ISDIAH標準中的每項信息元素由以下四部分構(gòu)成，著錄元素名稱、著錄目的、著錄規(guī)則和適當?shù)挠靡哉f明規(guī)則使用的例子。檔案館藏機構(gòu)著錄的元素可分為六部分： 一、身份（確定所著錄檔案機構(gòu)的唯一標識符和檢索項）；二、聯(lián)系（提供如何與所著錄的檔案機構(gòu)聯(lián)系的信息）；三、著錄（檔案機構(gòu)的歷史、現(xiàn)構(gòu)成和利用政策）；四、利用（檔案機構(gòu)的利用信息如開放時間，無償還是限制利用等）；五、服務（

4、著錄檔案機構(gòu)提供的技術服務）；六、控制（記錄著錄由哪個機構(gòu)，何時，如何生成及維護）。其所包含的所有元素都是可用的，但下列元素是必須的：標識符、名稱的規(guī)范形式、地址。 我國檔案著錄標準 我國的檔案著錄第一個檔案工作國家標準是1985年原國家標準局以國家標準形式頒布的檔案著錄規(guī)則（GB/T3792.585 ）。1999年國家檔案局在總結(jié)已有經(jīng)驗的基礎上，又對該規(guī)則作了全面修訂，并以行業(yè)標準形式再次予以頒布新的檔案著錄規(guī)則（DA/T181999），從而使我國檔案著錄工作的標準化程度有了進一步的提高。下面討論的我國檔案著錄規(guī)則就是DA/T18-1999。該標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄

5、項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。該標準適用于各類檔案的著錄。對于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標準。但不包括以全宗和類別為對象的著錄，也不包括目錄組織的方法。我國檔案著錄標準的著錄元素有以下七個著錄大項：題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注與提要項和排檢與編號項。 我國檔案著錄標準化起步較早，始于1985年。而國際檔案著錄標準第一版ISAD則是在2000年所提出的。但是國際檔案著錄標準要遠遠優(yōu)于我國檔案的著錄標準。所以我國檔案著錄規(guī)則迫切需要再修訂。下面說一下我國檔案著錄規(guī)則與國際檔案著錄相比較存在的缺陷。我國檔案著

6、錄規(guī)則與國際檔案著錄相比較存在的缺陷 第一是關于什么叫做檔案著錄 第二就是關于多級著錄 第三關于全宗問題什么叫做檔案著錄？ 國際的檔案著錄在廣義上包括所有管理階段被確定的信息元素。在每個階段，關于材料的信息都是動態(tài)的，而且根據(jù)對其內(nèi)容或生成背景的進一步了解而作必要的修改。尤其是計算機信息系統(tǒng)可能要求一體化或按照要求選擇一些信息元素去更新或修改。而本規(guī)則的焦點在于著錄那些已被挑選出永久保存的檔案材料，也可在早階段應用。而DA/T18-1999中的檔案著錄是指是檔案館、室編制檢索工具時，在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。我國范圍較為狹隘。關于多級著錄 我國檔案著錄標準

7、（DA/T18-199）在開始的著錄范圍中明確指出本標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄。國際檔案著錄標準明確提出多級著錄。如果要求著錄一個全宗，就應該按該標準中第三部分所述的著下載文檔到電腦，查找使用更方便1下載券 13人已下載下載還剩2頁未讀，繼續(xù)閱讀錄元素將其著錄在一個條目中；如果要求著錄全宗的各個組成部分，也要按著錄元素中合適的元素來分別著錄。這樣就得到了所有的著錄，把他們以層級形式連接起來，就會反映出全宗和其構(gòu)成部分著錄的關系。鑒于此規(guī)則的目的，這種著錄方法被稱為多級著錄。要求要著錄從一般到特殊、著錄信息與著錄級密切相關、著錄關聯(lián)和信息不重復著錄。關于全宗問題 我國著錄標準明確提出本標準不包括以全宗和類別為對象的著錄。學過檔案的人都知道檔案內(nèi)的一個原則即尊重全宗原則，顯然這個規(guī)定似乎并沒有遵循這一原則。而國際檔案標準為著錄全宗及全宗的組成部分、檔案制作者的規(guī)范記錄信息和檔案的形成和維護相關的法人團體的職能著錄等提供指南。我國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準也存在的相同之處。比如關于檔案著錄元素方面都包括身份（責任者）、內(nèi)容（稿本）、使用條件（密級）和注釋（附注）等項目。 我們應該做什么？國際檔案著錄標準也是經(jīng)過