采購管理(32)

1、采購管理采購管理1、概念、概念 采購工作主要是采購工作主要是適時、適量、適質(zhì)、適價適時、適量、適質(zhì)、適價為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料（或外加工件）。要的原材料（或外加工件）。采購申請的來源采購申請的來源: 計劃部門的主生產(chǎn)計劃計劃部門的主生產(chǎn)計劃,物料需求計劃計算結(jié)果投放生成物料需求計劃計算結(jié)果投放生成 庫存缺貨生成庫存缺貨生成 零星的訂貨需求零星的訂貨需求采購申請單的來源采購申請單的來源: 手工錄入手工錄入 根據(jù)庫存生成根據(jù)庫存生成 根據(jù)計劃自動生成根據(jù)計劃自動生成主要業(yè)務(wù)活動 采購活動采購活動獲取采購需求挑選合適的供應(yīng)商；協(xié)商采購的條款和條件，包括價格、付款方式等

2、等；下達和跟蹤采購訂單；根據(jù)采購訂單接收和檢驗供應(yīng)商交貨；發(fā)票處理及付款。 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理不斷尋找滿足企業(yè)條件的供應(yīng)商；供應(yīng)商評估與考核；供應(yīng)商資料管理；發(fā)展與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。 采購分析采購分析采購成本分析；采購結(jié)構(gòu)分析；采購價格分析企業(yè)采購政策的分析與改進。 采購預(yù)測與計劃采購預(yù)測與計劃 采購制度與規(guī)范采購制度與規(guī)范適用業(yè)務(wù)角色 計劃員計劃員: :根據(jù)MRP 生成的計劃訂單，提出采購需求； 采購員采購員: :主要活動有需求確認、供應(yīng)商開發(fā)、采購價格確定、采購訂單下達、采購訂單執(zhí)行情況跟進、采購發(fā)票核對以及采購過程意外情況的處理。 采購經(jīng)理采購經(jīng)理: :審批合格供應(yīng)商、審批采購價格

3、及交易條款、審批采購計劃、訂單；檢查庫存周轉(zhuǎn)情況、編制采購預(yù)算、檢查采購計劃、資金計劃執(zhí)行情況等。 應(yīng)付會計應(yīng)付會計: : 核對應(yīng)付款往來業(yè)務(wù)、核實付款申請、結(jié)算應(yīng)付款。 庫管員庫管員: :根據(jù)采購訂單或原材料檢驗結(jié)果對原材料進行接收；根據(jù)材料檢驗結(jié)果和采購部門的退貨通知辦理供應(yīng)商退貨手續(xù)。 質(zhì)檢員質(zhì)檢員: :根據(jù)物料規(guī)劃說明書和檢驗標準，對供應(yīng)商供貨進行檢驗，并給出檢驗結(jié)果。采采購購管管理理標標準準流流程程 采購管理采購管理采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系采購子系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系補充庫存需求收料檢驗計劃來源MRP庫存管理質(zhì)量管理其他模塊應(yīng)收賬款采購管理采購請求成本管理財務(wù)管理采購成本

4、 與銷售系統(tǒng)的接口與銷售系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)的采購訂單可以根據(jù)銷售訂單生成從而處理以銷定購的業(yè)務(wù)，采購發(fā)票可以根據(jù)銷售發(fā)票生成從而處理直運銷售（采購）的業(yè)務(wù)。 與倉存管理系統(tǒng)的接口與倉存管理系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)的外購入庫單是倉存系統(tǒng)中的一種重要庫存交易單據(jù)，它會更新相應(yīng)物料的即時庫存。 與存貨核算系統(tǒng)的接口與存貨核算系統(tǒng)的接口采購系統(tǒng)中的外購入庫單是進行入庫核算的原始依據(jù)之一，入庫核算之后的入庫成本將反填到外購入庫單的單價中，核算完成的外購入庫單將根據(jù)憑證模板生成相應(yīng)的憑證。 與生產(chǎn)計劃管理系統(tǒng)的接口與生產(chǎn)計劃管理系統(tǒng)的接口 采購訂單是 MPS 和MRP 的計算預(yù)計入庫量的一種重要的單據(jù)之一，并且

5、主生產(chǎn)計劃系統(tǒng)和物料需求計劃系統(tǒng)的計劃訂單可以投放生成采購申請。 與應(yīng)付系統(tǒng)的接口與應(yīng)付系統(tǒng)的接口 采購系統(tǒng)中的采購發(fā)票可以直接傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)作為確認應(yīng)付的依據(jù)，費用發(fā)票在保存時會傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)形成其他應(yīng)付單。 與質(zhì)量系統(tǒng)的接口與質(zhì)量系統(tǒng)的接口 采購檢驗申請單是采購系統(tǒng)與質(zhì)量系統(tǒng)的紐帶，同時，質(zhì)量系統(tǒng)的檢驗結(jié)果，是采購系統(tǒng)收貨或退貨的依據(jù)。采購業(yè)務(wù)的類型 一般采購業(yè)務(wù) 進口采購業(yè)務(wù) 特殊采購業(yè)務(wù) 直運采購 長期合同采購 采購?fù)素浺灰话惆悴刹少徺彉I(yè)業(yè)務(wù)務(wù)u供應(yīng)商來源：供應(yīng)商來源： 唯一來源唯一來源 多種來源多種來源 單一來源單一來源 采購訂單下達時，一般是從已經(jīng)通過企業(yè)認證的供應(yīng)商中，選擇一家進

6、行采購。對于具有多種來源的物料，也可以根據(jù)一定的配額配額，同時向多家供應(yīng)商采購。采購訂單采購訂單u確定采購價格確定采購價格 采購訂單中的采購價格，可以來源于供應(yīng)商的最新報價、歷史采購單價、最新采購單價等。另外，為了避免對企業(yè)造成重大損失，采購訂單往往需要進行最高限價控制。最高限價控制。u交貨日期交貨日期 訂單交貨日期是根據(jù)采購需求確定的。對于大批量采購，在滿足需求的條件下，建議進行分期交付。u多級審核 有必要由主管負責人進行審核。K/3 K/3 支持多級審核支持多級審核，并可以設(shè)置采購訂單的金額不同時，由不同的人員進行審核。如：當采購訂單金額小于1 萬元時，采購部經(jīng)理審核就可以生效，當采購訂單

7、金額超過1 萬元，必須由總經(jīng)理審核才能生效。采購管理采購訂單新增u采購訂單變更控制采購訂單變更控制 審核后的訂單才可以實施變更審核后的訂單才可以實施變更, ,否則使用否則使用”修改修改” 在變更采購訂單數(shù)量時，若在變更采購訂單數(shù)量時，若當前訂單當前訂單已經(jīng)生成了下已經(jīng)生成了下游單據(jù)，如游單據(jù)，如采購檢驗申請單采購檢驗申請單、外購入庫單外購入庫單等等，變等等，變更后的訂單數(shù)量不能小于訂單的已關(guān)聯(lián)數(shù)量。更后的訂單數(shù)量不能小于訂單的已關(guān)聯(lián)數(shù)量。 當采購訂單中的某些行，不再需要執(zhí)行時，可以對當采購訂單中的某些行，不再需要執(zhí)行時，可以對這些行進行行業(yè)務(wù)關(guān)閉，行業(yè)務(wù)關(guān)閉也可以看作是這些行進行行業(yè)務(wù)關(guān)閉，行

8、業(yè)務(wù)關(guān)閉也可以看作是一種訂單變更。一種訂單變更。u采購訂單執(zhí)行跟蹤采購訂單執(zhí)行跟蹤 采購訂單執(zhí)行情況匯總表采購訂單執(zhí)行情況匯總表 采購訂單執(zhí)行情況明細表采購訂單執(zhí)行情況明細表 采購訂單全程跟蹤報表采購訂單全程跟蹤報表 在倉庫收貨時，首先應(yīng)判斷材料是否需要檢驗，若不需要在倉庫收貨時，首先應(yīng)判斷材料是否需要檢驗，若不需要檢驗，則直接進行入庫處理，否則，應(yīng)先制作采購檢驗申檢驗，則直接進行入庫處理，否則，應(yīng)先制作采購檢驗申請單。請單。 采購檢驗申請單采購檢驗申請單可直接由可直接由采購訂單采購訂單下推生成，檢驗員根據(jù)下推生成，檢驗員根據(jù)采購檢驗申請單進行檢驗，并在系統(tǒng)中填寫采購檢驗申請單進行檢驗，并在系

9、統(tǒng)中填寫采購檢驗單采購檢驗單。 系統(tǒng)將采購檢驗單的檢驗結(jié)論，自動填寫到采購檢驗申請系統(tǒng)將采購檢驗單的檢驗結(jié)論，自動填寫到采購檢驗申請單中，包括合格數(shù)、不合格數(shù)等等，倉管員將根據(jù)該數(shù)量單中，包括合格數(shù)、不合格數(shù)等等，倉管員將根據(jù)該數(shù)量，生成，生成外購入庫單外購入庫單，對于檢驗不合格作退貨處理。，對于檢驗不合格作退貨處理。采購檢驗處理采購檢驗處理u嚴格按訂單的交貨時間收貨嚴格按訂單的交貨時間收貨 對未到期訂單可以作對未到期訂單可以作拒收處理拒收處理。 對超期的訂單，雖然在系統(tǒng)中未進行嚴格控制，但可將超期訂對超期的訂單，雖然在系統(tǒng)中未進行嚴格控制，但可將超期訂單納入單納入供應(yīng)商績效考核供應(yīng)商績效考核

10、中。中。u嚴格按訂單的交貨數(shù)量收貨嚴格按訂單的交貨數(shù)量收貨 一般一般不贊成訂單超收不贊成訂單超收； 訂單欠收會導致生產(chǎn)中斷、客戶無法正常交貨等等，降低企業(yè)訂單欠收會導致生產(chǎn)中斷、客戶無法正常交貨等等，降低企業(yè)客戶服務(wù)水平?？蛻舴?wù)水平。 對于一些低價值物料，對于一些低價值物料，可以允許適當超收或欠收可以允許適當超收或欠收。采購入庫處理采購入庫處理采購結(jié)算處理采購結(jié)算處理u采購發(fā)票創(chuàng)建u鉤稽u采購付款采購發(fā)票 選擇【供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票一新增。u采購費用發(fā)票采購費用發(fā)票 采購費用是在產(chǎn)品采購階段所發(fā)生的一切費用，如運雜費，裝卸搬運費。 采購費用發(fā)票是采購費用收款單位開給購貨單位的付款憑

11、據(jù)，會計部門以此作為付款、記賬、納稅的依據(jù)。 采購費用發(fā)票有兩種，一種是計入成本（工業(yè)企業(yè)），另一種是不計入成本（商業(yè)流通企業(yè)不計入成本，而應(yīng)計入當期損益）。 對于應(yīng)計成本費用，在存貨核算時，由用戶選擇按金額還是按數(shù)金額還是按數(shù)量量進行分攤后計入物料成本中u采購發(fā)票鉤稽采購發(fā)票鉤稽 采購發(fā)票鉤稽是財務(wù)人員確認采購發(fā)票中的采購項目是否與入庫單一致的一種業(yè)務(wù)活動，通過鉤稽，來建立采購發(fā)票（包括費用發(fā)票）與入庫單之間的對應(yīng)關(guān)系，這種關(guān)系是核算入庫成本核算入庫成本的依據(jù)。已鉤稽已鉤稽的發(fā)票才可以執(zhí)行入庫核算。采購發(fā)票鉤稽雙擊供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票一維護u應(yīng)付款處理 發(fā)票和采購費用發(fā)票傳遞到應(yīng)付

12、系統(tǒng)后（費用發(fā)票傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)后，生成其它應(yīng)付單）， 財務(wù)人員制作付款單并進行付款處理，付款完成后，財務(wù)人員需將付款單與采購發(fā)票、其它應(yīng)付單進行核銷處理，并生成憑證。u采購付款跟蹤與分析采購付款跟蹤與分析 應(yīng)付款匯總表 應(yīng)付款明細表付款預(yù)測u采購統(tǒng)計與分析采購統(tǒng)計與分析 供應(yīng)商供貨ABC ABC 分析 物料采購結(jié)構(gòu)ABC ABC 分析采購付款處理委外加工采購業(yè)務(wù)u委外加工需求處理委外加工需求處理 由于突發(fā)的客戶訂單，企業(yè)資源不足以滿足客戶的交貨；由于突發(fā)的客戶訂單，企業(yè)資源不足以滿足客戶的交貨； 由于企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備故障，短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)能力；由于企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備故障，短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)能力； 產(chǎn)品

13、生產(chǎn)需要某些特殊的、價格昂貴的設(shè)備，如果由企業(yè)自己生產(chǎn)品生產(chǎn)需要某些特殊的、價格昂貴的設(shè)備，如果由企業(yè)自己生產(chǎn)，投資大，這種類型的外包，比較適用于新產(chǎn)品導入期和成長產(chǎn)，投資大，這種類型的外包，比較適用于新產(chǎn)品導入期和成長期；期； 需要利用委外加工商的特殊的技術(shù)；需要利用委外加工商的特殊的技術(shù)； 通過方案對比，外包總成本低于企業(yè)自己生產(chǎn)通過方案對比，外包總成本低于企業(yè)自己生產(chǎn)。u委外加工需求來源委外加工需求來源 在在K/3 K/3 中，委外加工需求是經(jīng)過中，委外加工需求是經(jīng)過MRP MRP 計劃產(chǎn)生的。計劃產(chǎn)生的。MRP MRP 計算時，計算時，系統(tǒng)會根據(jù)產(chǎn)品或半成品的物料屬性（外購、委外、自制

14、等）以系統(tǒng)會根據(jù)產(chǎn)品或半成品的物料屬性（外購、委外、自制等）以及及MRP MRP 計算參數(shù)，產(chǎn)生委外加工計劃。計算參數(shù)，產(chǎn)生委外加工計劃。 也可是由計劃人員，根據(jù)上述的幾種情況，決定是否將一個自制也可是由計劃人員，根據(jù)上述的幾種情況，決定是否將一個自制的計劃進行委外。的計劃進行委外。業(yè)務(wù)活動u委外加工訂貨處理委外加工訂貨處理委外加工類型計劃訂單投放成委外加工生產(chǎn)任務(wù)單委外加工生產(chǎn)任務(wù)單，并指定加工單位（委外加工供應(yīng)商）。資料：資料：委外加工單發(fā)出前，采購部門必須收集與該加工有關(guān)的資料，包括產(chǎn)品規(guī)格、物料清單（BOM）、委外加工領(lǐng)料單、加工工藝資料、驗收標準以及其它與產(chǎn)品加工有文的件等，并隨加工

15、單一起交付供應(yīng)商。委外加工訂單委外加工訂單委外加工訂單必須注明委外加工的產(chǎn)品編碼、名稱、數(shù)量、加工單價、交期等信息。在K/3 中，委外加工訂單委外加工訂單是以委外加工生產(chǎn)任務(wù)單委外加工生產(chǎn)任務(wù)單的方式實現(xiàn)的。委外加工生產(chǎn)任務(wù)單，提供了包括加工單位的委外加工的詳細信息。u委外加工出庫 委外加工中所有用到的材料來源有多種方式，包括發(fā)包商提供、發(fā)包商間接提供、委外加工商提供或幾種方式的混合，其中最典型的方式是由發(fā)包商提供。 委外生產(chǎn)任務(wù)單下達以后，系統(tǒng)會根據(jù)BOM 和委外生產(chǎn)任務(wù)單，自動生成委外加工物料清單即委外加工出庫單。倉庫部根據(jù)委外加工任務(wù)單的排期，按委外加工出庫單準備委外加工材料； 供應(yīng)商接

16、到委外加工任務(wù)單后，憑委外加工任務(wù)單從倉務(wù)部領(lǐng)取加工所需的原材料。u委外加工檢驗處理 在倉庫收貨時，首先應(yīng)判斷委外加工產(chǎn)品是否需要檢驗，若不需要檢驗，則直接進行入庫處理，否則，應(yīng)先制作委外加工檢驗申請單。 委外加工檢驗申請單可直接由委外加工生產(chǎn)任務(wù)單委外加工生產(chǎn)任務(wù)單下推生成，檢驗人員根據(jù)委外加工檢驗申請單進行檢驗，并在系統(tǒng)中填寫委外加工檢驗單。 系統(tǒng)將檢驗單的檢驗結(jié)論，自動填寫到委外加工檢驗申請單中，倉管員將根據(jù)委外加工檢驗申請單中的合格數(shù)量，生成委外加工委外加工入庫單入庫單，對于檢驗不合格的產(chǎn)品作返工處理。 委外加工入庫處理委外加工入庫處理 委外加工收貨與采購收貨一樣，由倉庫人員核對所收的

17、產(chǎn)品、數(shù)量是否以送貨單相符，并更新倉庫臺賬。 委外加工入庫單不但包含一般入庫單所包含的數(shù)據(jù)，同時還包含了委外加工費委外加工費、材料費材料費等字段； 委外加工入庫單委外加工入庫單，是核銷委外加工出庫材料委外加工出庫材料的依據(jù)。u委外加工核銷 委外加工核銷是確認委外加工入庫委外加工入庫與委外加工出庫委外加工出庫之間物料的耗用數(shù)量關(guān)系耗用數(shù)量關(guān)系的一種業(yè)務(wù)操作。 目的： 確定委外加產(chǎn)品成本，必須進行核銷； 確定在供應(yīng)商處所留存的加工材料。 某企業(yè)需要委外加工商給手機外殼噴漆，假設(shè)平均一個手機外殼耗費油漆10g，每桶漆50kg。 現(xiàn)在需要委外加工商加工手機外殼1000 個，發(fā)給供應(yīng)商1000 個手機外

18、殼和一桶油漆，當供應(yīng)商加工完800 個手機外殼并送回時，采購人員必須核銷掉800 個手機外殼和8kg 油漆，這時，如果又有2000 個手機需要供應(yīng)商加工，此時可只發(fā)給供應(yīng)商2000 個手機外殼。由于進行了核銷，我們可以掌握，在供應(yīng)商處還有2200 個手機外殼與42kg 油漆。u委外加工發(fā)票處理委外加工發(fā)票處理 委外加工入庫單下推生成發(fā)票，直接生成業(yè)務(wù)類型為委外加工入庫的發(fā)票 發(fā)票的單價取委外加工入庫單中的加工單價委外加工入庫單中的加工單價，如果委外加工入庫單中未錄入委外加工單價，則系統(tǒng)會從價格資料中取預(yù)先定義的物料的委外加工單價。u委外加工鉤稽委外加工鉤稽 委外加工核銷是建立委外加工產(chǎn)品與所耗

19、材料之間的關(guān)系，那么委外加鉤稽則是建立委外加工產(chǎn)品委外加工產(chǎn)品與委外加工費之間委外加工費之間的關(guān)系。 只有通過鉤稽后并進行委外加工核銷，才可以將委外加工費以及其它費用（與委外加工發(fā)票一起鉤稽的費用發(fā)票）均攤到委外加工產(chǎn)品的成本上面，保證存貨成本存貨成本的準確。u委外加工付款u委外加工過程跟蹤直運采購業(yè)務(wù)u直運采購業(yè)務(wù) 直運采購是直運業(yè)務(wù)的一部分，直運業(yè)務(wù)是指企業(yè)接到客戶的訂單后，向第三方供應(yīng)商簽訂采購訂單。第三方供應(yīng)商根據(jù)采購訂單，組織貨源直接向客戶發(fā)出貨物。對于進行直運銷售的企業(yè)而言，無需進行實物的收發(fā)，即完成購銷業(yè)務(wù)。 結(jié)算包括兩部分：企業(yè)和供應(yīng)商之間的開票及付款；企業(yè)和客戶之間的開票及付

20、款。直運采購訂貨處理直運采購訂貨處理 直運采購的需求直接來源銷售部門。在 K/3 中，當銷售訂單審核通過以后，采購員可根據(jù)銷售訂單直接生成采購方式為直運采購的采購訂單。采購訂單攜帶銷售訂單中的物料、數(shù)量、交貨日期等字段，并根據(jù)采購訂單的取價規(guī)則從價格資料或物料屬性中獲取采購單價。 在采購訂單中，系統(tǒng)并未定義采購訂單的交貨地，但用戶可以通過自定字段，攜帶銷售訂單 中的交貨地點。u直運采購結(jié)算處理直運采購結(jié)算處理 當客戶確認收到訂貨后，采購部可通知供應(yīng)商開據(jù)采購發(fā)票。在 K/3 系統(tǒng)中，直運采購發(fā)票是由采購訂單關(guān)聯(lián)生成的，生成時攜帶采購訂單中的物料編碼、數(shù)量、單價、金額、稅率等信息。u直運采購付款

21、處理直運采購付款處理長期合同采購業(yè)務(wù)u采購合同處理采購合同處理 采購合同是長期合同采購的一個關(guān)鍵要素。一般采購合同需約定所采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、付款、質(zhì)量等內(nèi)容。K/3 采購合同管理提供了合同的創(chuàng)建、修改、審核、變更、關(guān)閉等功能。 K/3 采購合同有兩種，一種是金額合同，這種合同中只有金額，沒有物料明細。合同的主要作用是約定付款事宜。另一種合同是則是通常意義的合同，應(yīng)包括詳細的物料明細，明細中規(guī)定了所采購物料的名稱、規(guī)格型號、單價、數(shù)量等等。這種合同可以關(guān)聯(lián)生成采購訂單。 在采購合同執(zhí)行過程中，需要對合同的相關(guān)內(nèi)容進行變更時，用戶可在采購合同序時簿執(zhí)行【編輯】【合同變更】來實

22、施變更操作。合同變更時，只能變更已審核未關(guān)閉的合同。 合同變更時，可變更合同的數(shù)量、單價、金額等數(shù)據(jù)項，但變更后的數(shù)量和金額，不能小于已執(zhí)行的數(shù)量和金額。變更也可以增加和刪除合同明細，刪除明細時，該明細行必須未執(zhí)行。 當合同提前終時，你也可以使用【編輯】【關(guān)閉】將合同關(guān)閉。u訂單處理訂單處理 當采購合同包含了所采購物料的明細時，采購訂單可以關(guān)聯(lián)合同生成。生成采購訂單時，攜帶合同中的物料、數(shù)量、單價等，而訂單交期，則由采購員需根據(jù)需求日期與采購提前期來指定。u付款處理 采購合同中包含完整的付款計劃。付款計劃是財務(wù)資金計劃的依據(jù)，根據(jù)付款計劃，財務(wù)部門可以有計劃地安排付款u采購合同執(zhí)行跟蹤 合同執(zhí)行情況匯報表、合同金額