模塊五 信息輔助管理

1、 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)1項(xiàng)目一項(xiàng)目一 秘書(shū)信息工作輔助參謀決策秘書(shū)信息工作輔助參謀決策【學(xué)習(xí)目標(biāo)】 知識(shí)目標(biāo) 了解決策信息來(lái)源、秘書(shū)信息輔助決策內(nèi)容、 信息資源管理工作內(nèi)容。 熟悉秘書(shū)輔助決策工作方法、信息資源管理內(nèi)容。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)2能力目標(biāo) 能為決策提供信息保障，在決策的各個(gè)階段有針對(duì)性地實(shí)施信息開(kāi)發(fā)利用服務(wù)，運(yùn)用有效的信息工作方法輔助決策?；具m應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)信息資源管理工作。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)3案 例黃俊是楓涇鞋業(yè)有限公司的總經(jīng)理秘書(shū)。近年來(lái)，楓涇鞋業(yè)發(fā)展迅速，業(yè)務(wù)和利潤(rùn)都有明顯增長(zhǎng)。一天，黃俊在瀏覽報(bào)紙時(shí)，看到一則新聞?wù)f農(nóng)村鞋市場(chǎng)缺口

2、很大，農(nóng)民買鞋的苦惱不少。他趕緊找筆記下這些信息，還查找了相關(guān)資料。然后他趕緊把這一信息告訴正為市場(chǎng)開(kāi)拓?zé)赖目偨?jīng)理，并建議開(kāi)發(fā)農(nóng)村市場(chǎng)?？偨?jīng)理對(duì)這個(gè)建議很感興趣，并派市場(chǎng)部人員深入農(nóng)村做調(diào)查。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)4就在眾多商家為爭(zhēng)奪市場(chǎng)拼得你死我活的時(shí)候，楓涇鞋業(yè)已經(jīng)獨(dú)辟蹊徑，邁出“農(nóng)村包圍城市”的新路子。僅僅利用半年時(shí)間就在全國(guó)設(shè)立了 200多家縣、鄉(xiāng)銷售點(diǎn)，穩(wěn)穩(wěn)地占據(jù)了市場(chǎng)。提示：1.楓涇鞋業(yè)的成功給你什么啟示？ 2.從黃俊身上你感悟到什么？ 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)5【任務(wù)描述】服裝業(yè)經(jīng)常收到各類展覽會(huì)的資料、電話。這天上午，夏婷在辦公室接到了大學(xué)同寢室好友楊

3、莉打來(lái)的電話。原來(lái)?xiàng)罾蜃罱鄣揭患視?huì)展公司上班。她們公司下個(gè)月將在上海舉辦一次服裝展覽會(huì)。楊莉首先想到的就是在服裝公司市場(chǎng)部上班的老同學(xué)了。下午，黃經(jīng)理剛到辦公室夏婷就向他匯報(bào)了這件事。當(dāng)然她沒(méi)說(shuō)明自己和楊莉的關(guān)系，要不明顯就是假公濟(jì)私了。黃經(jīng)理思考了一會(huì)，反問(wèn)夏婷：“你覺(jué)得我們要不要參加這次展覽會(huì)呢？” 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)6任務(wù) 利用信息輔助決策決策是對(duì)未來(lái)事件作出決定的過(guò)程。而信息是決策的基礎(chǔ)，幫助決策者在大量的現(xiàn)象面前作出正確的抉擇，消除或減少不確定性因素，做到去粗取精，去偽存真，從而提高決策的科學(xué)性。為上司的決策提供信息是秘書(shū)的本職工作，也是秘書(shū)工作價(jià)值體現(xiàn)的重要方面

4、。秘書(shū)應(yīng)樹(shù)立信息決策意識(shí)，為決策做好服務(wù)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)7一、決策信息的來(lái)源 為了保證決策活動(dòng)的順利進(jìn)行，秘書(shū)要從各種渠道獲得大量有效的決策信息。決策信息主要有： 政策、法律、法令及相關(guān)規(guī)定； 媒體信息，如報(bào)紙、雜志、廣播、電視、因特 網(wǎng)等信息； 信息咨詢機(jī)構(gòu)的信息； 決策部門(mén)的決策、計(jì)劃、控制等信息； 參觀、訪問(wèn)、學(xué)習(xí)、交流等信息； 實(shí)地調(diào)查信息； 決策后的反饋信息； 其他相關(guān)信息。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)8二、秘書(shū)輔助決策的信息服務(wù) 決策包括多個(gè)環(huán)節(jié)，秘書(shū)輔助決策信息服務(wù)貫穿整個(gè)決策過(guò)程。在不同階段，信息輔助決策的重點(diǎn)應(yīng)有所不同。 （一）決策前做好信息超前

5、服務(wù) 決策需要預(yù)測(cè)，遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)，但任何預(yù)測(cè)都必須與實(shí)際工作結(jié)合，依賴于現(xiàn)實(shí)狀況產(chǎn)生的決策才具有科學(xué)性。因此，秘書(shū)在上司進(jìn)行決策前就應(yīng)積極主動(dòng)提供信息，以幫助上司發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，形成決策意圖。決策前的信息服務(wù)既要注重時(shí)間上的超前服務(wù)，又要保證信息內(nèi)容的超前性。秘書(shū)超前信息服務(wù)主要工作包括： 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)9（1）廣泛涉獵信息，調(diào)查了解情況、借助情況、借助信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、得出問(wèn)題； （2）盡可能把全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息及時(shí)提供給上司，供其在形成決策意圖時(shí)參考； （3）隨時(shí)把客觀實(shí)踐中涌現(xiàn)出來(lái)的新動(dòng)向、新趨勢(shì)、新經(jīng)驗(yàn)、新問(wèn)題，迅速提供給上司； （4）對(duì)所提供的信息進(jìn)行必要的深加工與綜合處

6、理，使提供的信息有助于上司明晰決策意圖。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)10（二）決策中做好信息跟蹤服務(wù) 決策中，秘書(shū)應(yīng)跟蹤上司信息利用需要，及時(shí)提供相關(guān)信息服務(wù)。重點(diǎn)要做好決策目標(biāo)確定、決策方案設(shè)計(jì)、決策方案選擇三個(gè)階段的跟蹤服務(wù)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)111.確定決策目標(biāo)中的信息服務(wù) 決策目標(biāo)是指在一定外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境條件下，在市場(chǎng)調(diào)查和研究的基礎(chǔ)上所預(yù)測(cè)達(dá)到的結(jié)果。確定決策目標(biāo)最關(guān)鍵的工作在于：一是認(rèn)真分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境；二是深入進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查研究。因此，秘書(shū)應(yīng)該緊緊圍繞這兩方面，積極收集有關(guān)的詳細(xì)資料，并對(duì)這些信息進(jìn)行核對(duì)分析，為決策提供信息，供上司參考。只有提供了全

7、面、準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)的信息，上司才能明確決策目標(biāo)，進(jìn)而避免決策的失誤。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)122.設(shè)計(jì)決策方案中的信息服務(wù) 決策目標(biāo)一旦確定，下一步的工作就是擬定決策方案。秘書(shū)根據(jù)目標(biāo)收集信息，包括有利因素和不利因素、確定因素和不確定因素，協(xié)助上司制定出各種達(dá)到目標(biāo)的方案。此外還需要收集方案可能出現(xiàn)的效果信息，提供信息幫助上司解決遇到的決策難題。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)133.選定決策方案中的信息服務(wù) 決策方案擬定后，需對(duì)方案評(píng)估、論證，選取其一或綜合處理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。在上司對(duì)所擬定的決策方案進(jìn)行討論和選擇之際，秘書(shū)通過(guò)信息服務(wù)發(fā)揮參謀作用是十分必要的。在企業(yè)管理活動(dòng)中

8、，秘書(shū)是不具備決策權(quán)的，但上司選定決策方案卻需要秘書(shū)提供信息服務(wù)。在選擇方案階段，秘書(shū)要采用一定的方式方法，對(duì)已經(jīng)擬定的決策方案進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、技術(shù)及可行性等方面的分析論證，及時(shí)地將信息反饋給上司，以便對(duì)決策修訂補(bǔ)充。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)14【經(jīng)驗(yàn)分享】秘書(shū)輔助決策的信息工作內(nèi)容主要有： 為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好論證所需的翔實(shí)的信息資料，并將這些信息資料系統(tǒng)整理； 為參與方案論證的專家準(zhǔn)備好所需的全部信息資料； 對(duì)各次論證會(huì)發(fā)言要點(diǎn)進(jìn)行綜合，并將主要傾向性意見(jiàn)和建議列出，供抉擇； 對(duì)決策對(duì)象及其所處環(huán)境條件變化的信息及時(shí)分析綜合，供參考； 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)15當(dāng)選擇過(guò)程中任何一

9、個(gè)層次上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，都必須根據(jù)問(wèn)題產(chǎn)生的原因與性質(zhì)，及時(shí)地將信息反饋到相應(yīng)層次中去，以便對(duì)決策修訂補(bǔ)充； 提供論證依據(jù)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等信息； 對(duì)各種決策方案提出綜合評(píng)價(jià)，為抉擇提供科學(xué)依據(jù)； 及時(shí)提供決策的背景、條件、目標(biāo)、策略等信息。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)16（三）決策后做好信息反饋服務(wù) 雖然決策經(jīng)過(guò)了科學(xué)嚴(yán)密的制定、論證、對(duì)比、優(yōu)化等過(guò)程，但在決策實(shí)施中都不可避免地產(chǎn)生這樣或是那樣的問(wèn)題，需要上司去協(xié)調(diào)或是對(duì)方案進(jìn)行一定地調(diào)整。作為上司參謀助手的秘書(shū)，在此階段必須做好決策執(zhí)行信息的收集、反饋工作。秘書(shū)要通過(guò)各種信息渠道，及時(shí)收集反饋信息，敏銳地發(fā)現(xiàn)各種偏離決策方案的錯(cuò)誤傾向，為上司

10、或是決策層實(shí)現(xiàn)有效指揮和控制提供信息服務(wù)，方便決策方案的調(diào)整、補(bǔ)充與修正。要通過(guò)信息調(diào)研及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并將經(jīng)驗(yàn)信息傳遞，使經(jīng)驗(yàn)得以推廣。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)17三、秘書(shū)信息輔助決策的工作方法 信息貫穿于決策的整個(gè)過(guò)程，是做好決策的基礎(chǔ)工作。秘書(shū)通過(guò)信息工作輔助上司決策關(guān)鍵是要做好與決策相關(guān)信息的收集、加工、開(kāi)發(fā)方法等。 （一）通過(guò)調(diào)查收集決策對(duì)象信息 調(diào)查是指通過(guò)交談、答卷等形式獲得原始信息資料。秘書(shū)通過(guò)開(kāi)展與決策目標(biāo)相關(guān)的調(diào)查活動(dòng)，收集決策對(duì)象現(xiàn)實(shí)情況的相關(guān)信息資料，并對(duì)所得信息進(jìn)行分析、討論，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免發(fā)生決策失誤。調(diào)查是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的基本方法和途徑。 出版社 社文

11、分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)18（二）通過(guò)比較分析發(fā)現(xiàn)規(guī)律 比較是通過(guò)對(duì)不同的信息資料進(jìn)行觀察、分析，找出兩者之間的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)。通過(guò)比較可以發(fā)現(xiàn)和提出問(wèn)題，達(dá)到了解過(guò)去，預(yù)測(cè)未來(lái)的目的，進(jìn)而研究工作活動(dòng)的情況及其規(guī)律。秘書(shū)在向上司提供比較結(jié)果時(shí)既要用文字表述，又要盡可能用統(tǒng)計(jì)、圖表等方法精確地表達(dá)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)19（三）通過(guò)演繹科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái) 演繹是根據(jù)原理和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行邏輯推理和數(shù)學(xué)演算得出結(jié)論。在信息輔助決策中，秘書(shū)根據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在信息、根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)、宏觀信息，演繹推斷事物發(fā)展變化趨勢(shì)，得出結(jié)論，指導(dǎo)未來(lái)的行動(dòng)。在決策時(shí)對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果經(jīng)過(guò)進(jìn)一步驗(yàn)證、評(píng)價(jià)之后，才能將其作為制定決策

12、的依據(jù)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)20（四）通過(guò)歸納實(shí)現(xiàn)信息綜合秘書(shū)通過(guò)對(duì)收集的信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分析和判斷，確定信息之間的相互聯(lián)系，提高信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度，并將分析得到的結(jié)果加以整合，為決策提供深層次的信息。它是分析法與統(tǒng)籌法、數(shù)學(xué)法和邏輯法的統(tǒng)一。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)21（五）通過(guò)優(yōu)選審慎作出決策 決策最終需要從不同的可行方案和意見(jiàn)中選優(yōu)，最后決斷。這個(gè)過(guò)程中選優(yōu)顯得十分重要，秘書(shū)要運(yùn)用精確的數(shù)字、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?、社?huì)科學(xué)的方法，全面評(píng)價(jià)決策的社會(huì)價(jià)值，權(quán)衡決策執(zhí)行后可能帶來(lái)的社會(huì)效果，最后作出審慎的決策。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)22項(xiàng)目二項(xiàng)目二 秘書(shū)

13、信息工作輔助事務(wù)處理秘書(shū)信息工作輔助事務(wù)處理【學(xué)習(xí)目標(biāo)】知識(shí)目標(biāo) 了解秘書(shū)日常事務(wù)工作的信息工作。 了解秘書(shū)會(huì)務(wù)組織中的信息工作。 了解秘書(shū)協(xié)調(diào)中的信息工作。 能力目標(biāo) 能夠做好日常事務(wù)處理中的信息工作。 能夠做好會(huì)務(wù)組織工作中的信息工作。 能夠做好協(xié)調(diào)工作中的信息工作。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)23案 例總經(jīng)理一天三次電話詢問(wèn)辦公室信息秘書(shū)小王，了解南方市場(chǎng)的銷售情況。小王一連打了好幾次長(zhǎng)途電話，總公司南方辦事處主任都不在家，得不到答復(fù)?？偨?jīng)理要外出辦事，臨出門(mén)還叮囑小王及時(shí)了解南方市場(chǎng)的情況，只要南方銷售形勢(shì)好，便可調(diào)整下一季度的生產(chǎn)任務(wù)，使企業(yè)再上一個(gè)臺(tái)階。 出版社 社文分社

14、秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)24重大的經(jīng)濟(jì)損失不可避免，總經(jīng)理、吳主任、小王、小劉、小李像害了一場(chǎng)大病。公司的前途，個(gè)人的去留，使他們忐忑不安提示：1.這個(gè)案例給秘書(shū)在接打電話的信息處理工作提供了哪些借鑒？ 2.這個(gè)案例給秘書(shū)值班工作中的信息處理工作提供了哪些借鑒？ 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)25【任務(wù)描述】到了月底，黃經(jīng)理布置夏婷把這個(gè)月的來(lái)訪客戶信息整理出來(lái)。小夏拿出抽屜里一疊來(lái)訪人員的名片，對(duì)照來(lái)訪客戶登記表做起來(lái)信息統(tǒng)計(jì)工作。很快，她就按照字母分類法把客戶信息都整理出來(lái)了，并做成表格放在了黃經(jīng)理的辦公桌上。辦文、辦事、辦會(huì)是秘書(shū)三大主要任務(wù)。在秘書(shū)實(shí)踐中如何保質(zhì)保量高效完成各種工作任務(wù)，特

15、別是紛繁復(fù)雜的各類事務(wù)處理工作是應(yīng)該探討的問(wèn)題。實(shí)踐也說(shuō)明，秘書(shū)的事務(wù)輔助工作是和信息工作緊密聯(lián)系在一起的。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)26任務(wù)一 熟悉日常事務(wù)信息工作企業(yè)秘書(shū)的日常事務(wù)主要包括值班、電話處理、印信管理、文件收發(fā)、接待、保密等內(nèi)容。在處理這些事務(wù)過(guò)程中，都要求秘書(shū)根據(jù)具體的工作內(nèi)容做好信息工作。一、值班信息工作 值班本身就是確保企業(yè)管理信息暢通的內(nèi)在要求，是建立企業(yè)全天候信息服務(wù)的基本條件。秘書(shū)值班時(shí)，要確保信息的暢通，快速高效處理各類值班信息就必須做好以下幾點(diǎn)： 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)27一是要熟悉信息渠道。秘書(shū)應(yīng)該全面、準(zhǔn)確的掌握公司內(nèi)部員工的聯(lián)系電話、

16、住址、郵箱等基本通信信息，也要熟悉企業(yè)管理中經(jīng)常需要聯(lián)系的外界如公安、消防等有關(guān)部門(mén)的通信信息。只有這樣，才可以在突發(fā)情況時(shí)保持溝通快捷順暢。 二是要隨時(shí)掌握上司活動(dòng)蹤跡。無(wú)論上司是在出差還是應(yīng)酬，秘書(shū)都應(yīng)該知道上司的去向并保持通信暢通，確保有重要情況可以隨時(shí)聯(lián)絡(luò)匯報(bào)，接受上司的指示。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)28三是要建立健全值班信息處理制度。對(duì)值班過(guò)程中的各類信息應(yīng)該事先制定處理流程和處理規(guī)范。值班時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照流程操作，做好信息處理和值班登記。 四是要靈活應(yīng)變。對(duì)于一些特殊信息，秘書(shū)應(yīng)該堅(jiān)持特事特辦的處理方法，積極靈活應(yīng)對(duì)，以達(dá)到最好效果。在值班過(guò)程中遇到保密信息還應(yīng)堅(jiān)守保密原則

17、，堅(jiān)決不泄密。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)29二、接打電話中的信息處理 通過(guò)電話傳遞的信息具有時(shí)間短、內(nèi)容簡(jiǎn)單、保存難的問(wèn)題。秘書(shū)在處理電話信息時(shí)，要養(yǎng)成好的接打電話習(xí)慣，做好電話記錄，特別是記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、單位、姓名、數(shù)字等關(guān)鍵信息。對(duì)電話信息的處理也要堅(jiān)持效率原則，主動(dòng)承擔(dān)為上司擋駕的職責(zé)。那些必須有上司處理的電話，秘書(shū)應(yīng)該轉(zhuǎn)接給上司或是報(bào)告給上司，但對(duì)于秘書(shū)職責(zé)權(quán)限或是其他職能部門(mén)權(quán)限范圍之內(nèi)的信息，秘書(shū)要學(xué)會(huì)自己處理或是按職能分工轉(zhuǎn)給有關(guān)部門(mén)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)30三、接待工作中的信息工作 接待工作也離不開(kāi)信息服務(wù)。信息工作質(zhì)量直接關(guān)系到接待工作質(zhì)量。同時(shí)

18、，秘書(shū)通過(guò)接待工作，又可以收集獲取各類信息，甚至是開(kāi)辟新的信息渠道。 接待信息工作包括日常接待中的信息工作和團(tuán)體接待中的信息工作。在日常接待中，秘書(shū)要認(rèn)真做好來(lái)訪人員的登記工作，包括客人的姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等。同時(shí)也應(yīng)了解來(lái)訪人員來(lái)訪目的，來(lái)訪對(duì)象，留心收集有關(guān)有價(jià)值的信息。也可建立來(lái)訪客戶信息資料庫(kù)，對(duì)經(jīng)常往來(lái)的客戶、上司經(jīng)常聯(lián)系的客戶等更應(yīng)注重收集信息，既可以有針對(duì)性地提高接待質(zhì)量，也可以為上司提供信息利用服務(wù)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)31四、上司日程安排中的信息工作 秘書(shū)在給上司安排日程時(shí)，應(yīng)對(duì)安排上司參加的有關(guān)活動(dòng)作充分的了解，包括活動(dòng)內(nèi)容、組織者、規(guī)模、其他出席者

19、、重要程度等有關(guān)信息，以方便上司統(tǒng)籌安排。對(duì)活動(dòng)的理由、方式、時(shí)間、地點(diǎn)、程序、職責(zé)也要告訴上司，以便做好必要準(zhǔn)備。 秘書(shū)在給上司安排出差日程時(shí)，也要了解出差目的、上司意圖、隨行人員、出差地和出差單位的基本信息、出差時(shí)間、出差期間氣候情況、交通工具選擇以及所需的文件和個(gè)人物品。 做好信息收集、處理工作是秘書(shū)提高上司日程安排服務(wù)質(zhì)量的重要保證。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)32五、保密事務(wù)中的信息工作 保密要保護(hù)的就是那些不適合外界知道的特定信息。因此，保密工作本身是信息工作的一部分，是信息工作的紀(jì)律要求。 保密工作是對(duì)特定信息采取特殊處理形式。因此，在保密工作中，要準(zhǔn)確把握和劃定信息的密

20、級(jí)，這是做好保密工作的前提條件。根據(jù)密級(jí)不同，我們對(duì)所要保護(hù)的信息采取不同的處理方式。 此外，秘書(shū)在辦文、辦會(huì)、辦事過(guò)程中也會(huì)涉及大量的機(jī)密信息。因此，一定要樹(shù)立保密意識(shí)，形成保密自覺(jué)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)33任務(wù)二 熟悉會(huì)務(wù)組織信息工作會(huì)議是信息溝通、信息處理的重要手段；會(huì)場(chǎng)是信息的重要集散地；開(kāi)會(huì)的過(guò)程就是信息交流、信息處理、信息輸入輸出的過(guò)程。秘書(shū)的會(huì)務(wù)工作，實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。因此，秘書(shū)必須把會(huì)議信息工作貫穿到會(huì)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)中去。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)34一、會(huì)前信息工作（一）會(huì)前信息收集 在會(huì)前，我們決定一個(gè)會(huì)議是否召開(kāi)

21、，解決哪些問(wèn)題，何時(shí)召開(kāi)，在何地召開(kāi)，由哪些人參加，都是以準(zhǔn)確可靠的信息為依據(jù)。會(huì)前，秘書(shū)必須協(xié)助主持和組織會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人，收集整理有關(guān)信息，為召開(kāi)會(huì)議作信息準(zhǔn)備。 會(huì)前的信息收集，主要圍繞會(huì)議召開(kāi)的必要性（即召開(kāi)該會(huì)議的主要議題）、會(huì)議的形式、會(huì)議方案制定等展開(kāi)。通過(guò)信息收集處理，讓會(huì)議主持者、組織者系統(tǒng)、全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地掌握有關(guān)情況，把握會(huì)議主題，事先做好準(zhǔn)備，有效地引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)35（二）會(huì)前信息綜合處理 會(huì)前在信息收集的基礎(chǔ)上，必須對(duì)信息進(jìn)行綜合加工處理。要對(duì)各方面反映的情況和需要解決的問(wèn)題，進(jìn)行分類梳理并按待定議題進(jìn)行綜合，為領(lǐng)導(dǎo)確定議題提供服務(wù)。

22、 會(huì)議議題確定之后，秘書(shū)要根據(jù)會(huì)議議題和領(lǐng)導(dǎo)指示，準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議文件、會(huì)議議程、日程和程序安排。在撰擬有關(guān)會(huì)議文件的過(guò)程中，還要全面、深入地收集有關(guān)信息，使文件內(nèi)容更充實(shí)，更符合實(shí)際需要，更有針對(duì)性。 會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)十分具體、周密、細(xì)致的工作，只有全面、準(zhǔn)確地把握有關(guān)信息，才能做到準(zhǔn)確無(wú)誤，任何疏漏都可能影響會(huì)議的質(zhì)量和效率。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)36（三）會(huì)前的信息溝通工作 除在確定議題、制定議程、編制會(huì)務(wù)籌備計(jì)劃中要做大量信息溝通工作以外，在上述事項(xiàng)確定之后，還要做大量有關(guān)信息的溝通工作。具體事項(xiàng)：一是要發(fā)出會(huì)議通知，提前讓與會(huì)者和有關(guān)單位做好準(zhǔn)備；二是要與特邀領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者、

23、知名人士等貴賓聯(lián)系，邀請(qǐng)其光臨會(huì)議；三是要收集與會(huì)者和貴賓能否出席會(huì)議的信息反饋，落實(shí)會(huì)議出席者，并根據(jù)反饋信息對(duì)各項(xiàng)具體事務(wù)做好安排；四是根據(jù)會(huì)議需要，與電視臺(tái)、報(bào)刊等傳播媒介聯(lián)系，做好宣傳準(zhǔn)備；五是要根據(jù)會(huì)議需要，與有關(guān)要視察、考查、參觀的單位聯(lián)系，以便具體安排有關(guān)事項(xiàng)，等等。會(huì)前的信息溝通工作十分繁雜，要做好溝通記錄，及時(shí)匯報(bào)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)37二、會(huì)間的信息工作（一）到會(huì)情況的信息收集 秘書(shū)要通過(guò)會(huì)議簽到，收集到會(huì)者的人數(shù)、缺席者的人數(shù)和名單，讓會(huì)議主持者及時(shí)了解具體的準(zhǔn)確情況，并讓會(huì)務(wù)后勤部門(mén)準(zhǔn)確把握；重要貴賓到會(huì)后，要準(zhǔn)確了解其身份、主要成就、到會(huì)演講的主要內(nèi)

24、容，及時(shí)報(bào)告給會(huì)議主持者；對(duì)年老、體弱的與會(huì)者的有關(guān)情況也要有詳細(xì)的了解，要在住宿、保健等方面給予必要的照顧。特別是大、中型會(huì)議，到會(huì)人數(shù)多，情況復(fù)雜，必須準(zhǔn)確把握到會(huì)情況并對(duì)可能發(fā)生的各種意外情況及時(shí)采取應(yīng)急措施。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)38（二）會(huì)場(chǎng)信息工作 秘書(shū)在會(huì)場(chǎng)上是重要的信息溝通者，一是做好會(huì)議文件材料的發(fā)送工作，要把有關(guān)文件及時(shí)分發(fā)給每一位與會(huì)者，并做好文件材料的登記和回收工作，避免漏發(fā)和漏收。二是要在會(huì)議進(jìn)行中做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的聯(lián)系與溝通。三是要安排好發(fā)言順序，除了事先安排好的重要發(fā)言以外，有些會(huì)議的自由發(fā)言，秘書(shū)也要協(xié)助統(tǒng)籌安排，以保證會(huì)議發(fā)言有序進(jìn)行。四是要做好會(huì)議

25、記錄、錄音、錄像，把會(huì)議的重要信息記錄下來(lái)，保存?zhèn)洳?。五是要在。五是要在?huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議上，秘書(shū)要做好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，作為會(huì)場(chǎng)信息溝通的工具盒分組討論各組間信息溝通的重要渠道，也以此作為形成會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文件的信息依據(jù)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)39三、會(huì)后的信息工作（一）整理會(huì)議文件資料信息 會(huì)議形成的文件資料信息，是會(huì)議取得的重要成果，必須在會(huì)后及時(shí)進(jìn)行整理。其中，有些是會(huì)議精神貫徹落實(shí)的重要根據(jù)，有些是日后查考的重要憑證，有些對(duì)研究某專門(mén)問(wèn)題具有不可替代的參考價(jià)值。會(huì)議文件資料信息整理的具體要求，一是要做好會(huì)議記錄的整理工作。會(huì)議記錄是會(huì)場(chǎng)記錄下來(lái)的原始信息，是會(huì)議內(nèi)容的客觀翻譯。但會(huì)

26、場(chǎng)記錄時(shí)為了加快速度，有時(shí)不得不運(yùn)用速記符號(hào)，簡(jiǎn)化專門(mén)術(shù)語(yǔ)，有些發(fā)言者使用方言使得記錄很可能不夠準(zhǔn)確。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)40（二）處理會(huì)后執(zhí)行信息和會(huì)議新聞報(bào)道 開(kāi)會(huì)后對(duì)某些會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)落實(shí)情況，秘書(shū)要負(fù)責(zé)收集處理有關(guān)信息，其中主要的任務(wù)，一是要全面了解會(huì)議精神的傳達(dá)情況，并將及時(shí)傳達(dá)、尚未傳達(dá)的有關(guān)單位做準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。二是要及時(shí)收集會(huì)議精神傳達(dá)各方面的反應(yīng)，對(duì)理解支持的、不夠理解的、對(duì)某些內(nèi)容有意見(jiàn)、建議的等不同的反應(yīng)，要做分類歸納整理，將情況綜合后，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)41任務(wù)三 熟悉協(xié)調(diào)信息工作一、秘書(shū)協(xié)調(diào)與信息溝通 協(xié)調(diào)是領(lǐng)

27、導(dǎo)的重要職責(zé)之一。秘書(shū)在工作中，往往需要協(xié)助上司協(xié)調(diào)有關(guān)工作。秘書(shū)的協(xié)調(diào)與信息溝通是緊密相關(guān)的。秘書(shū)畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)，在協(xié)調(diào)工作中無(wú)權(quán)也不能發(fā)號(hào)施令或采用強(qiáng)制方式，否則結(jié)果是恰得其反的。秘書(shū)的協(xié)調(diào)主要是通過(guò)和協(xié)調(diào)對(duì)象進(jìn)行信息交流的方式進(jìn)行的。秘書(shū)可以借助自身信息樞紐的職位優(yōu)勢(shì)，向有關(guān)方面人員說(shuō)明情況，了解各方意圖、要求等信息。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)42二、秘書(shū)協(xié)調(diào)中的信息溝通技巧 秘書(shū)在協(xié)調(diào)中，在與有關(guān)方面進(jìn)行的溝通交流中，必須設(shè)身處地為有關(guān)各方考慮，理解他人、尊重他人。在溝通中要注重技巧的運(yùn)用，動(dòng)之以情，多采用商量、征詢等方式實(shí)現(xiàn)溝通目標(biāo)。 （1）根據(jù)上司意圖在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝

28、通。協(xié)調(diào)是上司的重要職責(zé)，秘書(shū)本身沒(méi)協(xié)調(diào)的職責(zé)，只是在協(xié)助上司開(kāi)展協(xié)調(diào)，是屬于授權(quán)下的行為。因此，秘書(shū)在協(xié)調(diào)過(guò)程中要尊重上司意圖，在其授權(quán)范圍內(nèi)展開(kāi)工作，避免協(xié)調(diào)的隨意性和超范圍性。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)43（2）以全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益為協(xié)調(diào)溝通出發(fā)點(diǎn)。矛盾的產(chǎn)生，主要是大家在利益上沒(méi)有形成一致，僅僅局限在部門(mén)、個(gè)人的局部利益上。秘書(shū)應(yīng)該用全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益來(lái)說(shuō)服各方，最終促成一致。只有這樣秘書(shū)的協(xié)調(diào)才可能成功。 （3）協(xié)調(diào)溝通必須有原則進(jìn)行。協(xié)調(diào)不是當(dāng)和事佬，不是做老好人。在協(xié)調(diào)中秘書(shū)必須有底線。這個(gè)底線就是秘書(shū)協(xié)調(diào)的原則。秘書(shū)的協(xié)調(diào)是在矛盾各方的夾縫中生存，千萬(wàn)不能說(shuō)不利于團(tuán)結(jié)的話，不能搬弄是非，火上澆油，加劇矛盾激化，這是喪失原則的表現(xiàn)。 出版社 社文分社 秘書(shū)信息工作實(shí)務(wù)44（4）協(xié)調(diào)溝通必須實(shí)事求是。秘書(shū)在協(xié)調(diào)中遇到問(wèn)題，要敢于正視，不能回避問(wèn)題，更不能喪失原則，傳遞小道消