綜合版文檔管理系統(tǒng)方案詳細VIP

1、公司綜合文檔管理解決方案上海開始軟件有限公司第1章項目概況31.1項目現狀31.2 建設 目標4第2章系統(tǒng)設計方案62.1系統(tǒng)總體框架62.2系統(tǒng)主要功能82.2.1系統(tǒng)登錄82.2.2文件錄入82.2.3權限分配92.2.4文件日常操作112.2.5文檔安全管控152.2.6文檔生命周期管理162.2.7文檔協(xié)同使用與工作流管理192.2.8文檔知識地圖與元數據管理202.2.9服務器端文件管理212.3與其他信息系統(tǒng)對接242.4與集團的用戶及組織信息同步24第3章軟件及硬件配置24第4章項目實施計劃25第5章售后服務265.1技術月艮務方式265.2售后服務內容275.3質保期內服務支持

2、27第1章項目概況1.1項目現狀公司的日常業(yè)務與辦公過程中的信息很多時候都需要用到各類電子文檔。隨著近年無紙 化辦公的快速發(fā)展，電子文檔已成為公司最重要的信息載體之一。企業(yè)在發(fā)展初級階段，其 電子文件管理的方式基本上都是粗放式的，即大量的企業(yè)關鍵文件分散存儲在各部門的服務 器或者員工PC上。隨著企業(yè)經營規(guī)模的慢慢擴大，文檔的數量己經越來越多,企業(yè)各部門各 員工間溝通的快速增長，企業(yè)員工在借助電子文件提高辦公處理事物效率的同時，也將面臨 日益繁重的電子文件管理工作。目前公司的信息系統(tǒng)已具備一定規(guī)模，擁有0A、檔案管理等多套信息系統(tǒng)。目前公司的電子文件主要來源于以下方面：A、員工撰寫的電子文件，如

3、各種報表、記錄、合同等；B、通過傳真機、掃描儀、研發(fā)設備產生的電子文件。C、從網絡下載的電子資料或客戶發(fā)送的電子文件；目前電子文件主要存儲方式有：A、員工自行存儲電子文件，保存在硬盤、網絡空間、U盤、郵件附件中；B、使用部門共享文件夾來存儲電子文件；C、部分文件存儲在0A、檔案系統(tǒng)等信息系統(tǒng)中；D、連接傳真、掃描等設備的電腦中；E、歷史文件存儲在歸檔光盤或其他存儲設備中。由于各電子文件分散存儲，沒有統(tǒng)一的存儲集中和管理方式，隨著應用的不斷升級和數 據量的增加，己經面臨以下問題：電子文件查找與訪問方面辦公文件分散在各員工電腦中，即不利于查找，也無法有效利用。需要使用文件時 經常需要其他同事通過e

4、mail、QQ等方式傳遞給用戶，影響辦公效率不說，緊急情 況下，如果對應配合的員工不在公司則將導致文件無法調用。各部門使用共享服務器存儲文件時，跨部門/分公司的用戶使用文件依然不方便, 如果不在同一辦公地點，則無法訪問服務器，且訪問不同部門的文檔需要切換服務 器。電子文件管理方面公司電子文件版本混亂，由于員工經常自己傳遞文件，而其中一位同事修改文件后， 又可能沒有及時通知到所有用戶，因此可能存在不同員工電腦中的公司制度，銷售 資料，產品資料等電子文件版本內容不一致。文件有效性無法確定，員工使用文件時只能口頭詢問的方式確認電子文件是否有 效。至于其中的數據有沒有相關負責人審核，文件內容有沒有領導

5、批準，文件有沒 有在傳遞過程被誤改，文件是否作廢等信息無法得到有效的途徑確定。IT部門進行文件備份操作不方便，由于文件存儲的方式多，存儲分散，IT部門在 進行公司文件備份時操作相當麻煩。電子文件安全方面電子文件存檔不全，由于電子文件容易因為誤刪、硬件損壞等各種因素導致文件丟 失與損壞，因此如果沒有公司統(tǒng)一的備份管理，公司員工經常發(fā)現在需要使用時， 經常發(fā)現幾年前的客戶來往文件、研究筆記等電子文件已經找不到了。重要電子文件容易被員工批量復制帶出公司使用，由于大多員工沒有電子文件安全 管控意識以及電子文件本身的易復制的特性，非法員工很容易就可以將非工作需要 的公司的重要文件也收集到自己電腦中，并通

6、過U盤帶走，從而在一定程度上給公 司造成損失。上述面臨的問題,使得引入公司統(tǒng)一的電子文件管理平臺對電子文件進行集中存儲和管 控變得非常必要和迫切。1.2建設目標結合現有公司狀態(tài)與目前信息系統(tǒng)的現狀，在充分考慮未來業(yè)務發(fā)展需要，我們需要將 公司文件信息平臺建設成統(tǒng)一管理、可擴展、可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)，為公司提供統(tǒng)一的文檔存 取服務，來滿足公司飛速發(fā)展的需要。文件集中存儲部署文檔集中存儲平臺，包括提供穩(wěn)定性好、性能高、安全有保障的網絡文件存儲服務，作為公司所有電子文件的整合平臺，將各個部門的服務器以及 各員工自己管理的電子文件全部采集到平臺統(tǒng)一存儲到系統(tǒng)上來。2、文件權限分配文件根據公司業(yè)務要求進行分

7、類，并根據員工所在部門、崗位需求來劃分初 始權限。做到即確保業(yè)務過程中可以正常使用文件同時對重要文件進行嚴格 保護，確保重要的文件不允許未授權用戶瀏覽，重要資料普通情況下只允許 授權用戶在線打開。3、文件追溯管理用戶在系統(tǒng)中進行的所有文件操作都需要有記錄可以查詢并追溯，同時用戶 對文件進行的操作都需要可逆，防止誤操作，因此用戶打開文件需要有日志， 修改文件需要有歷史版本可供隨時查詢與回滾，員工刪除文件只允許邏輯刪 除。4、文件安全管理文件安全包括存儲安全與使用安全，存儲安全需要確保文件進入系統(tǒng)后不會 丟失，包括文件物理存儲安全與數據的容災備份。使用安全是確保用戶在使 用文件的過程中最大程度上對

8、文件內容進行保護。5、文件系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的集成文件作為公司重要的數據載體，公司其他業(yè)務系統(tǒng)如0A系統(tǒng)中的文件通過對 接使公司信息系統(tǒng)中的文件全部歸檔到統(tǒng)一的平臺中存儲，以便用戶在統(tǒng)一 的平臺上即可使用公司所有的電子文件。6、文件系統(tǒng)高性能與可擴展性文電子文件管理平臺的建設，主要體現在四個方面：文件存儲集中、備份集中、 管理集中和使用集中。因此對系統(tǒng)的可靠性、處理能力、吞吐能力以及擴充擴 展能力提出了較高的要求。為保證業(yè)務應用，必須具有高可靠性。采用相關的軟件技術提供較強的管理機 制、控制手段、事故監(jiān)控和安全保密等技術措施，提高系統(tǒng)的安全可靠性。保 證業(yè)務應用不中斷，確保數據不丟失。為適應集團公

9、司業(yè)務以及信息化技術的發(fā)展,在系統(tǒng)的性能、文件存儲的擴展、 管理功能的改進、文件安全的提升等各方面都具備良好的擴展性。第2章系統(tǒng)設計方案開始軟件(KASS)是國內最早的專業(yè)文檔管理軟件供應商，一直致力于為企業(yè)、政 府等各類組織提供優(yōu)質的文檔管理軟件及方案。目前有1000家以上的正式客戶在生產環(huán)境中使用開始軟件提供的文檔管理解決方 案，其中，中央組織部、西子奧的斯集團、古井集團、劍南春集團、金德管業(yè)集團、揚 州牧羊集團、煙臺萬華集團等單位均大范圍(文檔系統(tǒng)使用用戶數上千)使用開始軟件。開始文檔管理解決方案的專業(yè)性強，開始軟件的相關產品可全方位覆蓋企業(yè)與文檔 管理相關的所有需求，包括電子文件傳輸、

10、存儲、分類、管理、使用、安全、備份等等。本方案特點：支持所有格式的電子文件的管理。專有的文件存儲與讀取方式，可以保障超巨量的文件數量下系統(tǒng)運行的優(yōu)良性 能。 支持多平臺，包括Windows, Linux等。產品成熟度高，系統(tǒng)運行穩(wěn)定。應用客戶廣泛，而且完全自主的知識產權與多年的研發(fā)經驗。系統(tǒng)的解決方案而非單一的產品，配套軟件多。實施后效果1. 查找文件更快，直接根據文件分類與文件地圖就可以清楚有哪些文件。2. 極大的減少用戶傳遞文件上花費的工作時間與工作量。3. 各部門及分公司的文檔通過統(tǒng)一的平臺即可使用，提高部門之間的協(xié)同性。4. 建立形成公司文件知識庫，重復利用歷史的文檔，更多的發(fā)揮文件的

11、價值。5. 文件有效有據可查，有效降低使用錯誤文件的可能性。6. 提高公司文檔的安全性，不用擔心文件丟失，減少文件被批量直接復制帶走的風險。2.1系統(tǒng)總體框架KASS軟件系統(tǒng)是基于JAVA開發(fā)的企業(yè)級軟件系統(tǒng)。1) KASS系統(tǒng)支持瀏覽器/服務器(B/S)結構，部署方便快捷。KASS系統(tǒng)支持IE/Firefox瀏覽器，可以在windows或linux客戶端環(huán)境下訪問KASS系統(tǒng)。2）系統(tǒng)支持安裝專用客戶端（C/S）,更方便快捷的實現系統(tǒng)登陸與文件操作。3）操作系統(tǒng)方面，KASS系統(tǒng)基于JAVA開發(fā)，具有極強的跨平臺性和可移植性，可 以適應復雜的服務器操作系統(tǒng)環(huán)境。4）數據庫方面，KASS系統(tǒng)采

12、用JDBC來連接各類數據，支持SQL Server, Oracle、 MySQL等多種數據庫，可以方便地在數據庫之間進行移植。5）文件存儲方面，系統(tǒng)支持集中存儲文件，系統(tǒng)也支持分布式存儲。可以將大量的文 件分散存儲到業(yè)務服務器以外的其他專用文件服務器上。對于公司在使用后因發(fā)展 需要擴充存儲容量,可以保證隨時通過增加存儲服務器等方式來提供足夠的存儲空 間。6）服務器性能方面，KASS系統(tǒng)支持集群方式來擴展并發(fā)性，KASS系統(tǒng)支持HA雙 機方案來避免單點故障。7）系統(tǒng)默認支持簡體中文語言界面，可拓展支持英文、繁體中文等各種語言界面。數據庫服務器Mysql/SQLServer/Oracle2.2系統(tǒng)

13、主要功能2.2.1系統(tǒng)登錄文件管理平臺有單獨的登錄窗口，也可通過集成后可以實現員工登錄公司0A內網后, 直接點鏈接進入文件管理平臺o登錄后即可根據員工的權限查看公司的文件庫。admin,您好 山消息fcl個人設置W程序下載l« SS財注績我的桌面?zhèn)€人文件公共文件工作流控制面板公共文件丨，1Let敏件/法驥文件夾書交"TK| jF| 操作，蛤，|文件名稱或者內容|授蒙- 敗件夾根文件夾名稱大小版本創(chuàng)建者修改時間版本相逑I田D財務9! dataadmin2013-09-0321:51so采購郅Otestadmin2013-09-03 21:19+ 技卞咨ST-人事邱口財枷adm

14、in2012-08-13 02:15田O生產部亡釆購部acfenin2012-08-13 02:15田1文件格式Q技術部admin2012-08-21 06:37田3銷售部右人事部admin2012-08-13 02:15O卻部admin2012-09-29 07:28文件格式admin2012-08-15 10:05u絹隹部adtnin2012-08-13 02:152K1admin2013-07-01 21:16B kassclientjar2.056 K1admin201W)7-17 01：04其場喚目.docicsr68 K1admin201*)7-01 21：16nZ梱簡介pdf47

15、7 K1admin2013-04-18 04:56©儲笛土地抵押評估技術指引行）.doc30K2admin2013-10-11 01:07卸合同樣例文件xls24 K1admin2013-06-28 02:04®義件服務器版與厚合版的既.xls24 K1admin201309-11 03:30® 箱違 Microsoft Office Excel 工作表 xlsx10 K5admin2013-09-01 22:11»分類眥全迭反送頁:1/1F成數：1-17/17 固"文件齢公共文件關閉|關全部2.2.2文件錄入文件的存儲是整個方案的基礎，電子文

16、件通過多種方式錄入存儲到系統(tǒng)。A、手動遞交，員工在完成文檔編輯后，通過登錄系統(tǒng)再手動上傳的方式將文件遞交到系統(tǒng)中存儲。單義住上傳上級文件夾： 選擇文件（*）： 文件名稱（*）：B、通過配套軟件自動抓取，公司的傳真機、掃描儀、檢測等設備產生的電子文件在自動生成后，可以通過專用的配套軟件自動抓取同步到系統(tǒng)指定位置中存儲。C、通過集成，OA等業(yè)務信息系統(tǒng)中的電子文件歸檔到文件存儲系統(tǒng)中。2.2.3權限分配對文檔進行權限管理是保護公司文件財富的重要手段。權限管理的作用就是限制指定范 圍用戶對指定文件夾或文件的操作。A、權限類型KASS系統(tǒng)可以針對節(jié)點（文件/文件夾）進行權限控制，系統(tǒng)內的權限的種類有：

17、不可見、列表、預覽、下載、修改、刪除文件、完全控制等。B、授權對象權限分配以節(jié)點為中心，指定用戶范圍的權限構成，即指定哪些用戶或哪些組、角色對 該節(jié)點擁有什么樣的權限，這種權限結構更能適應用戶多、文檔量大、權限結構復雜的大型 單位；C、特殊權限為更好支持一些特殊權限需求，系統(tǒng)也可以根據多項條件進行組合授權。比如可以設置 角色為經理的用戶可以瀏覽分類為涉密的文件等。同時通過豐富的權限繼承、權限優(yōu)先級等設置規(guī)則，可以輕松設置出滿足各種要求的權 限方案。（權限分配設置）D、分級的權限分配在大型組織中由于人員比較復雜，完全由系統(tǒng)管理員進行權限管理會有諸多問題，KASS也支持系統(tǒng)管理員將各部門的文檔管理

18、權限下發(fā)到各部門的文控人員，由文控人員自 行規(guī)劃自己部門的文檔權限。同時還可以通過文件發(fā)布、權限申請或文件借閱工作流等來實 現臨時的授權。2.2.4文件日常操作員工登錄系統(tǒng)后瀏覽到需要使用文檔，即可對文件進行對應的操作。包括:預覽：在線只讀方式查看文件內容。下載：將文件下載到客戶端電腦指定位置。下載并打開：將文件下載到本地工作目錄，并且使用本地的默認程度打開該文件。打?。涸诰€打印文件。修改：包括上傳更新和office文件在線修改兩項。簽入簽出：包括簽入文件或簽出文件及簽出并修改兩項。日常操作：文件的重命名、復制、移動、刪除操作。管理操作：文件的相關管理操作，包括權限管理、屬性管理、版本管理、標

19、記狀態(tài)、發(fā) 布、來賓訪問、工作流、消息訂閱操作。推薦：將文件推薦給指定用戶。收藏：將文件收藏到個人收藏夾，方便后續(xù)使用。n預覽囹下載a下載并打開（3打印修改 簽入簽出 >日常操作 管理操作 >昭推荏Qh收寢啟査看詳情（文件右鍵操作菜單）A、文件在線編輯對于本地安裝了編輯程序的文件格式，系統(tǒng)支持直接采用圣和變I的方式實現一鍵式 修改文件。而無須用戶手動將文件下載到本地，再打開修改，然后保存后選擇文件更新。Office在線修改對于office文件系統(tǒng)還額外提供了 的操作方式，用戶直接在瀏覽器中即可完成文件的修改操作。B、文件在線預覽（在線只讀打開）系統(tǒng)支持常見格式在線只讀打開查看文件內

20、容。支持格式包括：辦公文檔類（word、excel> ppt、pdf、txt）,多媒體類（gif> jpg、bmp、 png、tif、mp3、avi、mpg、rm 等），圖紙類（CAD、UG、CATIA 等）。在線打開時只能查看內容，無法復制內容，無法將文件另存，無法打印文件內容。（office文件轉換成pdf在線預覽效果圖）C、批量傳輸在使用文件過程中經常會需要對多個文件/文件夾進行批量的操作。 瀏覽器模式下批量上傳（需要客戶端安裝相應java環(huán)境）：批里上貸上級文件夾：I待上傳文件列卷|名稱|位置添加文件移除文件保存|取消| （批量上傳界面）瀏覽器模式下批量下載，勾選需要下載的

21、文件及文件夾：批魚下載批望11 職消（批量下載界面）D、文件搜索當用戶忘記需要使用的文檔的存儲目錄時，經常會需要使用文件搜索來找到需要使用的 文檔。系統(tǒng)支持通過文件名稱、文件創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間等信息來搜索文件。針對有文字內容的文本類文件如word、xls> pdf等,，系統(tǒng)支持對文件文字內容進行全 文檢索。對于部分掃描形成的pdf及tif、jpg圖片等文件，系統(tǒng)支持對圖片內容進行OCR識別 后進行全文檢索。9開始軟件* kass oorTWAweadmin,您好消息 E個人設置HI程序下義,語言K”注績我的桌面?zhèn)€人文件公共文件工作流控制面板公共文件n _，敝件夾 田口 data ffiJJ

22、lest 田M財務部 田C剎瞬 田D技術部 * ，人辜部 田生產部 也文件格式 圈二）銷售部、匹配的搜索結果約為（16員灘榔g不同部分搜索結果未予顯示此集團公司文件存儈與管理紹決方案doc囹©色）11111111宼公司文件存it與管理紹決方案上海開始軟件柵公司目錄TOCo1-3V>WuHYPERUNKU_Toc3405650631義檔管理現狀與南求PAGEREF_Toc340565063 *i3HYPERLINKM_T<x3405650641 1文*®述 PAGEREF_Toc340565064W3HYPERIJNKl位置咽務部®I務報表I大小946

23、K I坂本2 I創(chuàng)重者admin I |g改時河2012-11-13 07:43口歯KASS®夬方案doc千=!&）上海開抬軟件有服公司電子文檔管理SI定為規(guī)范、籬戮司的電子V檔營I里，包括電子y檔的形成、累、歸檔、保管、使用、及帶毀等各項工作，特制定本規(guī)定°甘中，電子立檔是指電子化的、以 word、excel、ppt> pdf、bmp、爐詩格式存在的懺資料。？一、總則1例電子檔的形成、租累、歸檔及電子口鄂）保管使用實行全過程管理，應當由檔案主營部門統(tǒng)一協(xié)調,扌険檔案專員負責，保證 管理工作的連續(xù)性位置度件格式I大小35 K I版本2 I倉催者admin I修

24、改時冋201g1-16 07:50口均 KASSjg：夬方案 doc x .、KASSjg決方案上海開始軟件 2011-01-24 目錄 TOCo1 -3WzuHYPERUNKV_Toc2887413371 次杓管理現狀與喜戶壽求 PAGEREF_Toc288741337h3HYPERLINKM_Toc2887413381.1文朽留里現狀 PAGEREF_Toc288741338W13HYPERLINKM位置攻件格式I大小35K I坂本:2 I創(chuàng)注者admin I2013-01-16 07 50至KASS文件服務器版方案.pdf號第1頁共9頁KASS/檔管理系統(tǒng)文件）8務器版解決方案上海開的軟

25、件第2頁共9頁目錄1文檔管理現狀與客戶求 位置汶件格式I大?。?15K丨版本1 I創(chuàng)建志atfrnin I修改«河20134）*）5 07T631 1文檔言畫I狀口團KASS服務壽文件晉份及還原手冊.doc W :禰初間首次執(zhí)行時向：根掘公司肅求來選擇第一次執(zhí)行每份服務間間刷I行時冋（分神）:毎期移少分鐘貝行一次晉份任務下蹣示：郵20分*頗行一次ftfHff務3、數據背份案例一-晉份 KASS文件筐理系醐目關文件假設：機器A安裝了KASS晉份程序，并且該機器安裝了KAS紋情管理系統(tǒng)（安裝目彖位于D KASS） 3 1制定訓分配置策略使用KASS吾份程序來貝行KASSX件音份，針對 K

26、ASS系絞的資份位置戍件格式I大小488 K丨版本1 I創(chuàng)建者aisnin |2013-03-15 04 49i®VKASSBR灸器文件® J©KASS文件筒份程序產品介紹上海開給軟件次件介13«KASSJS務器文件吾份程序是<*3$文信管理系統(tǒng)解夬用戶對文件討份需求而Hf發(fā)的獨立軟件，它不依賴任何程序，您可以免貴的使用它，可以在上海 開的軟件言網中下數。它擁有“自動背份" ' "完整砒T、"増重育份”、“吾份到本地"、“備份到網絡”等功能，基于KASS文怙管理系統(tǒng)自主研發(fā)的“分布式存儲翻” （KFS

27、），可有效搭建公句 “私有云存Mr"的文件數據中位8f戊件格式I大小135 K丨版本1 !刖建者admin I ggfcfllii 2013-03-15 04 49宀分矣澀S，又件搜索袞 公共文件I文件搜索II搜素堵果頁.r i< 語R» nr關閉|關全部|（文件全文搜索結果）E、來賓使用文件（文檔訪問鏈接）.系統(tǒng)允許文檔管理員將系統(tǒng)中的文件/文件夾開放給系統(tǒng)外用戶通過鏈接的方式使用。來賓訪問鏈接廠來賓訪問設置：來賓訪問狀態(tài)：來賓訪問地址：未開啟二0:108/kass/unit s/gue s tac cess/outvi eu/do

28、wnlo ad/p a ge_doxml oad. jsp ?Tk_P ath 257E%二來賓訪問方式：r授權匿名訪問文件授權通過密碼訪問文件輸入密碼: 確認密碼:廠授權通過系統(tǒng)內用戶名及密碼訪問文件訪問地址過期曰 |!訪問模式：|下載文件3保存|關閉|（來賓訪問頁面）2.2.5文檔安全管控文檔是公司的重要無形資產，保證文檔的安全使用就是保護公司的財富。KASS文檔安全管理解決方案，從文檔的存儲安全到文檔的訪問安全再到文檔的操作安 全與應用安全，全方位的確保文檔整個生命周期安全。A、文檔存儲安全文檔存儲安全是確保公司文檔是完整的，不會有文件損壞或丟失的情況。KASS中文檔以原格式存儲，不對文

29、檔內容進行任何變更，確保公司文檔不會因使用 KASS而有任何變更。文檔集中存儲備份，文檔會自動進行統(tǒng)一的備份，防止因為存儲設備損壞導致的文件丟 失。文檔刪除恢復，文檔被用戶刪除后，如果發(fā)現是誤刪除，可以由管理員進行恢復。（文件刪除恢復）B、文檔訪問安全文檔訪問安全是為了讓重要文檔不被非法用戶訪問。限制訪問的IP與MAC地址，限制允許訪問的地址，外來人員帶到公司的筆記本不允 許登陸系統(tǒng)。也可以設置具體用戶的訪問地址，如技術經理只允許在專用PC中才允許登陸。登陸時驗證身份信息，登陸系統(tǒng)需要輸入用戶名與密碼。訪問文檔權限受控，登陸系統(tǒng)后，能訪問哪些文檔，受系統(tǒng)的權限管控。C、文檔操作安全文檔操作安全

30、是為了保障用戶在操作文檔的過程中，確保文檔的保密安全。操作有日志記錄，所有用戶進行的所有操作，系統(tǒng)都有詳細的日志記錄，方便進行追溯。在線只讀預覽，重要文檔在發(fā)布給需要查看的用戶使用時，如果不希望用戶下載，則可 以讓用戶直接在線只讀的方式預覽文檔，預覽時文檔內容不能復制與另存。D、文檔應用安全文檔應用安全是為了讓用戶可以放心的使用文檔，不會因為使用了不正確的文檔而給公 司業(yè)務與工作效率帶來損失。文檔版本追溯，用戶隨時可以查看文檔的整個版本變更軌跡，這樣可以知道文檔是由那 些用戶產生的。E、文檔傳輸安全企業(yè)中的KASS系統(tǒng)如果部署應用于廣域網訪問，并且希望用戶客戶端在同KASS服務器端進行交互時得

31、到安全的傳輸保障，則可以通過配置實現使用HTTPS安全傳輸協(xié)議來 進行文件與信息的交互。F、文件數據審計與報表系統(tǒng)中提供多種報表供文檔維護人員與公司管理人員對公司文檔情況進行掌控。用戶登陸審計：提供用戶登陸/注銷時間、登陸IP等信息的審查。文件操作日志：提供用戶在系統(tǒng)中對文件執(zhí)行的操作審查。文件/用戶統(tǒng)計報表：提供用戶及文件操作次數審查。權限報表：提供系統(tǒng)中文件/文件夾權限組成審查。文件同步報表：審查客戶端文件同步信息審查。自定義報表：根據公司其他業(yè)務與管理要求，用戶可以在開始公司的配合下，增加符合 要求類型及數據的報表。2.2.6文檔生命周期管理A、文檔版本管理在一個文檔的完整生命周期中，往

32、往會在不同時間點由不同人產生不同版本。能否在整 個過程中對文檔的版本進行有效的控制，將直接影響到文檔或相關業(yè)務的正確性。KASS系統(tǒng)文檔版本管理方案支持用戶直觀方便地進行文件存取、版本更新、歷史版本 瀏覽、版本差異比較、簽岀簽入、版本回滾等操作。作者編輯獲取最新文檔查看歷史版本簽出簽入最新文檔歷史版本:畫最新版 版本C;畫歷史版本I 版本AI版本B畫;最新版 版本D歷史版 I 版本CI整個文檔（文件版本管理示意圖）簽出/簽入文檔：系統(tǒng)支持“簽出-簽入”機制，有效避免多人同時修改文檔造成的修改 沖突。用戶在開始修改文檔前可以簽出文檔，使用戶取得對文檔的獨占編輯權，從而避免了 修改沖突，文檔被簽出

33、后并不影響其他用戶閱讀該文檔。用戶完成修改操作后即可簽入文檔, 釋放用戶對該文檔的獨占編輯權。文檔多版本存儲：文檔在保存編輯結果并簽入更新后，文檔自動變更為最新版本。用戶 可隨時調閱查看歷史版本文檔。允許在誤修改文檔后，將文檔回滾至指定歷史版本。允許清 理多余的歷史版本。文檔版本被誤覆蓋或誤刪除后，仍可從系統(tǒng)回收站中恢復該文檔。（文件多版本存儲）B、文檔狀態(tài)管理文檔在不同的生命周期狀態(tài)，用戶對文檔的使用是不一樣的。文檔在生命周期中的位置通過對文檔標記狀態(tài)來實現。在KASS系統(tǒng)中，系統(tǒng)維護人員根據企業(yè)業(yè)務規(guī)劃設置文件狀態(tài)的類型，然后日常維 護過程中，由文檔管理員可以對文檔狀態(tài)進行標記。標記文彳

34、話選擇文件狀態(tài)類型:G文件定稿:不允許修改文件內容.°文件歸檔:不允許修改文件內容及屋性，不允許冊 1除文件.C文件失效:不允許修改文件內容及屋性，不允許刪除文件，不允許下載文件.廠文件版本定稿:不允許修改文件當前版本，不允許回滾版本.°文件版本審核中:不允許下載成覽文件當前版本，不允許創(chuàng)建新版本，不允許回滾版本.，除狀態(tài)|保存|取消|被標記狀態(tài)的文件將被進行執(zhí)行對應被禁止的操作，比如文件處于失效狀態(tài)，則應當不 允許用戶下載文件使用等。C、文檔推薦、發(fā)布使用處于正常使用狀態(tài)下的文檔，普通用戶可以通過推薦讓其他用戶來使用文檔。文檔管理員則可以通過發(fā)布將文件發(fā)送給指定用戶使用。

35、發(fā)布時可以選擇用戶接收后擁有的臨時權限類型，可以選擇是否要求用戶簽收。文檔發(fā)布人員可以在我的桌面中我發(fā)布的文件項中隨時了解到文件發(fā)布的簽收狀 態(tài)，并可以對需要回收的發(fā)布進行清除。4文件發(fā)布消息清除后用戶因文件發(fā)布臨時擁有對文件的權限將自動失效。-! x|bdf-發(fā)布文件發(fā)布描述:淸大家按照公司要求使用此文檔 文件名稱操廠均標準操作手冊一一一©更多操作（客戶端彈出的消息）簽收發(fā)布詳情（發(fā)布文件）D、文件評論用戶在使用文檔過程中也可以對文檔發(fā)表評論。發(fā)表評論3發(fā)表評論|關閉|2.2.7文檔協(xié)同使用與工作流管理KASS支持多人圍繞文檔進行協(xié)同工作。KASS支持松散的協(xié)同工作模式，如文件共享

36、、 文件推薦、文件消息訂閱等方式。KASS也支持嚴謹的協(xié)同工作模式，基于“文檔工作流” 引擎，使文檔嚴格地以工作流方式在多人之間協(xié)同流轉。企業(yè)可根據實際情況自定義KASS 文檔工作流程。KASS文檔協(xié)同使用流程用戶A用戶BI文檔完成后 I文審階檔核段發(fā)起 流程文發(fā)階檔布段文 etna其他相關用戶、財務審核°項目經理備皿-|簽蛙看A、文檔工作流KASS系統(tǒng)可以通過文檔工作流來實現文檔生命過程中的各個周期，比如起草、審核、 發(fā)布、更新、失效等。管理員可以在后臺配置各種流程模版，一旦用戶發(fā)起流程，或者滿足 流程觸發(fā)的條件時，系統(tǒng)會根據流程模版中的流程步驟進行流轉，流轉通過后系統(tǒng)自己執(zhí)行 模

37、板設置的動作。流程過程中支持審批代理，支持推審等動作。流程也可以附帶自定義表單，比如希望的 文件編號、文件名稱等。流程到達下個階段時，會發(fā)送消息給相關人員。流程結束后相關文 件的歷史中記錄流程情況。（用戶發(fā)起工作流）文檔生命周期中可以被標記以下狀態(tài)：文檔版本定稿、文檔定稿、文檔歸檔、文檔失效。 文檔可以被推薦與發(fā)布，文檔發(fā)布對象可以簽收。另外生命周期的各個歷史，比如文檔修改歷史，流程歷史，狀態(tài)歷史與文檔發(fā)布歷史都 可以在文檔歷史中直觀方便的顯示與查看。流程通過后可以將文檔歸檔到流程指定的歸檔目錄。同時可以將歸檔后的文檔發(fā)布給需要查看的用戶進行使用，接收人在簽收后可以查看該 發(fā)布的文檔。文檔歸檔

38、后，項目與部門負責人可以通過文件消息訂閱追蹤了解文檔的使用及與變更情 況。2.2.8文檔知識地圖與元數據管理A、文件分類與元數據管理KASS系統(tǒng)也可以根據需要文檔的業(yè)務應用形成多緯度的自定義文檔分類（比如合同 類、圖紙類），同時可以根據公司文檔管理要求以及文檔分類的需求，分別定義文件的拓展 元數據（比如文件密級）以及分類對應的元數據（比如合同文件的合同簽定者屬性）。通過管理員配置后，可以要求用戶在上傳文件時選擇所屬分類并填寫相關元數據值。單文件上筏（上傳文件前填寫相關元數據）B、文件多緯度分類瀏覽用戶可以針對不同分類方式來瀏覽電子文件及相關元數據o文件的類型分類及相關元數 據的整理可以根據需要

39、進行設置管理。（瀏覽分類下文檔）C、文件編號系統(tǒng)可以為系統(tǒng)中所有文件/某文件夾下文件/某分類下等條件下的文件產生符合客戶 管理要求的包含固定字符、自動增長數字、年、月、日、某屬性值等內容的自定義編號。D、文件附件、文件關聯(lián)KASS系統(tǒng)支持文件擁有一個/多個附件與關聯(lián)文件。附件關聯(lián)文件時名稱：掃描件.tif附件描述:蒼件打印后的掃描文 創(chuàng)建者：bdf預覽下載文件名稱：收費項目表.xls 創(chuàng)建者：SYSTEM更新狀態(tài)：巳確認預覽下載添加附件|添加美聯(lián)文件|（文件附件）（文件關聯(lián)文件）2.2.9服務器端文件管理A、服務器文件保護當公司文檔集中在服務器上進行統(tǒng)一管理后，服務器將成為公司文件訪問的核心區(qū)

40、域， 偶爾公司在疏于防范的情況下，服務器中的文件可能面臨被非法直接操作的風險，因此需要 通過軟件的方式對存儲文件的文件夾進行保護，即需要確保公司文件的正常運用，同時也能 在一定程度上防止非法用戶直接登錄操作系統(tǒng)并復制走公司服務器中的文件資料。KASS服務器文件夾保護軟件是專門針對KASS文檔管理系統(tǒng)用戶，提供的一套服務器 文件夾防止非法用戶直接使用文件的安全軟件?？梢栽O置服務器需要保護的文件夾位置。用戶可以根據KASS的文件存儲目錄，設置軟件需要保護的目錄。設置后程序將在服務器開機后自動開啟保護服務。如果需要更改配置必須輸入正確密碼才允許配置本程序。受保護的文件夾將禁止用戶直接訪問KASS系列

41、程序可以正常對該文件夾下文件進行管理與維護。B、服務器文件備份當發(fā)生硬件損壞、病毒感染、誤操作、黑客攻擊等原因造成數據丟失或KASS系統(tǒng)癱 瘓。企業(yè)信息數據、機密文件丟失導致企業(yè)造成嚴重的損失。為了防止以上情況，需要對服務器應用程序以及服務器的相關數據進行有效地備份， 從而使企業(yè)的應用系統(tǒng)與文件及數據可以快速的恢復并運作。KASS服務器文件備份軟件是由上海開始軟件有限公司開發(fā)，專門針對KASS文檔管理 系統(tǒng)用戶，提供的一套服務器文件備份軟件，可以根據策略自動備份服務器中的程序以及文 件，使在發(fā)生意外時，企業(yè)用戶可以根據備份快速回復應用系統(tǒng)的服務。主要功能有:1 .備份服務可以設置為開機自動啟動

42、，啟動后自動根據策略實現文件備份。2.程序可以設置詳細的備份策略，可以根據需要設置備份的目錄、忽略的目錄、備份的方式、備份的目標位置、以及執(zhí)行的時間等信息。3、備份信息有日志可以查詢2.3與其他信息系統(tǒng)對接KASS系統(tǒng)支持外部系統(tǒng)通過調用API的方式來使用系統(tǒng)中的功能與數據:A、文件操作API：其他信息系統(tǒng)中的文件通過API歸檔到KASS中。B、其他API：與其他信息系統(tǒng)的流程進行數據的對接。2.4與集團的用戶及組織信息同步KASS系統(tǒng)通過集成實現與公司其他信息系統(tǒng)用戶及組織信息的同步，開始軟件在用戶 信息同步方便擁有豐富的實施經驗，給超過100家使用文檔管理系統(tǒng)的企業(yè)用戶實施過文檔 系統(tǒng)與A

43、D域、LDAP或其他信息系統(tǒng)中用戶進行同步與集成的工作。并且用戶信息的集 成同步在產品中有對應的功能模塊，僅需要通過配置既可滿足大部分客戶的集成要求A、用戶集成：通過集成與集團公司統(tǒng)一的用戶體系保持一致。B、單點登錄集成：用戶登錄集團公司內網后，無需再次輸入用戶名與密碼即可登錄KASS-第3章軟件及硬件配置服務器需要根據公司的實際規(guī)劃進行詳細安排，以前期500左右總用戶服務器運行環(huán)境 推薦如下：建議服務器配置如下：型號ThinkServer RD 530描述1U機架式服務器/英特爾® 處理器E5-2603(至強四 核)*1/1*4G/ 300*2硬盤/ R500 RAID1/DVD/單電源/雙千兆網卡 /無鍵鼠/有導軌/三年保修服務建議存儲磁盤陣列配置如下:型號EMC VNXe3150描述雙控，16G緩