三大辦公軟件實(shí)操講解-Joyce

1、3/30/2022Office辦公軟件實(shí)操培訓(xùn)Joyce WuJoyce Wu3/30/2022 一、使用“快捷鍵”，工作事半功倍 二、word使用技巧 三、PPT使用技巧 四、Excel使用技巧3/30/2022一、快捷鍵3/30/2022二、Word使用技巧（一）文檔基本編輯技術(shù)（二）文檔版面編排（三）文檔高級編排技術(shù)3/30/2022（一）、文檔的基本編輯方法1. 文本的輸入文本的輸入n中文，英文，標(biāo)點(diǎn)符號n大小寫切換：caps lockn特殊符號：shift+數(shù)字鍵n特殊文字：插入/符號或特殊符號快捷方式介紹：n鍵盤方向鍵：上下左右移動nPage Up:插入點(diǎn)上移一頁nPage Dow

2、n:插入點(diǎn)下移一頁nHome:從當(dāng)前位置移動到本行首nEnd:從當(dāng)前位置移動到本行末nCtrl+Home：從當(dāng)前位置移動到文檔首nCtrl+End：從當(dāng)前位置移動到文檔末3/30/20222.設(shè)置項(xiàng)目符號和編號設(shè)置項(xiàng)目符號和編號第一步：選中要創(chuàng)建項(xiàng)目符號和編號的段落第二步：“格式”菜單丨“項(xiàng)目符號和編號”命令，打開對話框 （單擊鼠標(biāo)右鍵， “項(xiàng)目符號和編號”命令，打開對話框）第三步：選定所需的項(xiàng)目符號（編號）3/30/2022（二）、文檔版面編排 一、文檔的頁面設(shè)置 二、圖文混合排版 三、特殊版面設(shè)置 四、設(shè)置頁碼 五、添加頁眉頁腳 六、插入腳注和尾注 七、為文檔添加批注 八、表格的應(yīng)用3/3

3、0/2022一、文檔的頁面設(shè)置一、文檔的頁面設(shè)置1. 設(shè)置頁邊距第一步：“文件”丨“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡第二步：在“頁邊距”區(qū)域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中輸入頁邊距數(shù)值。第三步：在“方向”區(qū)域選擇“縱向”、“橫向”決定文檔頁面的方向第四步：“應(yīng)用于”文本框中設(shè)置設(shè)置的應(yīng)用范圍3/30/2022二、圖文混合排版二、圖文混合排版1. 在文檔中插入圖片（1）插入剪切畫單擊“插入”/“圖片”/“剪切畫”出現(xiàn)（2）插入圖片文件第一步：將插入點(diǎn)定位在文檔中要插入圖片的位置第二步：“插入”菜單丨“圖片”丨“來自文件”命令，打開插入圖片對話框第三步：“查找

4、范圍”列表中選中要插入的圖片所在的位置，在文件列表中選擇需要插入的圖片3/30/2022二、圖文混合排版二、圖文混合排版2. 插入藝術(shù)字第一步：把插入點(diǎn)移到要插入藝術(shù)字的位置第二步：“插入”菜單丨“圖片”丨“藝術(shù)字”命令，打開“藝術(shù)字庫”對話框第三步：從對話框中選擇一種藝術(shù)字樣式第四步：在“文字”文本框中輸入要編輯的藝術(shù)字文字3/30/2022三、特殊版面設(shè)置三、特殊版面設(shè)置1. 設(shè)置分欄版式第一步：選中要分欄的文本第二步：“頁面布局”菜單丨“分欄”命令，打開“分欄”對話框第三步：在“預(yù)設(shè)”區(qū)域選擇分欄方式；也可以在“欄數(shù)”文本框自定義要分的欄數(shù)第四步：如選中“分隔線”復(fù)選框，可以在各欄間顯示

5、分隔線3/30/2022三、特殊版面設(shè)置三、特殊版面設(shè)置2. 設(shè)置首字下沉第一步：將鼠標(biāo)定位在要首字下沉的段落中第二步：“插入”菜單丨“首字下沉”命令，打開對話框，選中一種樣式第三步：在“字體”下拉列表中選擇下沉文字的字體第四步：在“下沉行數(shù)”文本框中選擇或輸入要下沉的行數(shù)3/30/2022四、設(shè)置頁碼四、設(shè)置頁碼第一步：將插入點(diǎn)置于要插入頁碼的文檔第二步：“插入”菜單丨“頁碼”命令，打開對話框第三步：在“位置”下拉列表中，選定頁碼的位置第四步：在“對齊方式”下拉列表中，選定頁碼的對齊方式第五步：“首頁顯示頁碼”復(fù)選框的選擇3/30/2022五、添加頁眉頁腳五、添加頁眉頁腳第一步：將插入點(diǎn)定位

6、在文檔中的任意位置第二步：“視圖”菜單丨“頁眉和頁腳”命令，進(jìn)入頁眉和頁腳編輯模式，同時打開“頁眉和頁腳”工具欄第三步：在頁眉區(qū)域輸入文本，并可以選中文本修改格式第四步：單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕， 切換到頁腳區(qū)，完成頁腳區(qū)的編輯。第五步：編輯完畢，在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“關(guān)閉”按鈕3/30/2022六、插入腳注和尾注六、插入腳注和尾注第一步：將插入點(diǎn)置于要插入尾注的段落最后第二步：“插入”菜單丨“引用”丨“腳注和尾注”命令，打開對話框第三步：在“位置”下區(qū)域，選中“尾注”，并在其后的下拉菜單中選擇“文檔結(jié)尾”選項(xiàng)第四步：在“格式”區(qū)域的“編號格式”下拉列表中

7、選中一種編號格式，在“起始編號”文本框選擇起始編號的數(shù)值，在“編號方式”下來列表中選擇“連續(xù)”第五步：單擊“插入”按鈕，輸入內(nèi)容即可3/30/2022七、為文檔添加批注七、為文檔添加批注第一步：選定要添加批注的文本第二步：“插入”菜單丨“批注”命令第三步：在批注區(qū)域輸入注釋文字，編輯完畢后在文檔任意位置單擊鼠標(biāo)。3/30/2022八、表格的應(yīng)用八、表格的應(yīng)用1. 創(chuàng)建表格第一步：將插入點(diǎn)移到要插入表格的位置第二步：“表格”菜單丨“插入”命令，打開對話框第三步：在“列數(shù)”和“行數(shù)”文本框中輸入表格的列數(shù)值或行數(shù)值3/30/2022（三）、文檔高級編排技術(shù)一、應(yīng)用樣式一、應(yīng)用樣式二、制作文檔目錄二

8、、制作文檔目錄三、設(shè)置文檔背景三、設(shè)置文檔背景3/30/2022一、應(yīng)用樣式一、應(yīng)用樣式第一步：“插入”菜單丨“樣式和格式”命令，打開任務(wù)窗格第二步：選中要應(yīng)用樣式的文字或段落第三步：在“請選擇要應(yīng)用的格式”區(qū)域選擇所需樣式3/30/2022二、制作文檔目錄二、制作文檔目錄第一步：將插入點(diǎn)定位在要插入目錄的位置第二步：“引用”菜單丨“目錄”命令，打開對話框第三步：在“格式”下拉列表中選擇一種目錄格式第四步：在“顯示級別”文本框中選擇目錄顯示級別第五步：選中“顯示頁碼”復(fù)選框第六步：選中“頁碼右對齊”復(fù)選框第七步：在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框中指定分隔符第八步：選中“使用超鏈接而不使用頁碼復(fù)選框

9、”，則提取的目錄以超鏈接的形式顯示3/30/2022三、設(shè)置文檔背景三、設(shè)置文檔背景1. 設(shè)置文字/圖片水印第一步：將插入點(diǎn)定位在文檔中第二步：“頁面布局”菜單丨“水印”命令，打開對話框第三步：在“文字”文本框中輸入要顯示的文字；在“字體”下拉列表中選擇一種字體；在“尺寸”下拉列表中選擇一種尺寸；在“顏色”下拉列表中選擇一種顏色；在“版式”下拉列表中選擇一種版式3/30/2022三、三、PPT使用技巧使用技巧編輯幻燈片使用模板使用圖形庫動作設(shè)計(jì)輔助功能介紹3/30/2022編輯幻燈片-背景設(shè)置-全部統(tǒng)一格式選擇菜單-視圖-任務(wù)窗格選擇配色方案若已有模板,則選擇設(shè)計(jì)模板.根據(jù)模板定色3/30/2

10、022選擇確定-幻燈版文字版式內(nèi)容版式文字內(nèi)容版式文字版式其它版式3/30/2022文字編輯 藝術(shù)字體的輸入沖電氣(深圳) 有限公司選擇字體選擇字號選擇按鈕3/30/2022圖片插入及編輯 使用SmartArt插入已有格式圖片3/30/2022其他圖表的插入 統(tǒng)計(jì)圖表的插入 自選圖形插入3/30/2022動畫動作設(shè)計(jì)選擇任務(wù)窗體-動畫片設(shè)計(jì)-動畫方案3/30/2022在幻燈片中插入聲音 插入聲音文件剪輯管理器中的聲音文件中的聲音3/30/2022與某一動作的聲音配合 同志們開會啦!3/30/2022插入影片 在幻燈片中接入影片別煩我!3/30/2022頁眉頁腳的設(shè)置及應(yīng)用 頁面的設(shè)置3/30/

11、2022 四、Excel使用技巧3/30/2022u 目的：探討目的：探討EXCELEXCEL在日常工作中的經(jīng)常用到的一些功能及技巧，提高在日常工作中的經(jīng)常用到的一些功能及技巧，提高ExcelExcel實(shí)實(shí)際操作能力的同時提高工作效率際操作能力的同時提高工作效率 。常用函數(shù)的常用函數(shù)的使用使用方法方法 123 33 44掌握并熟練運(yùn)用掌握并熟練運(yùn)用ExcelExcel常用技巧常用技巧圖表的應(yīng)用圖表的應(yīng)用3/30/20221、用sum函數(shù)做減法Exp：有一連續(xù)的單元格區(qū)域：A1至A20，計(jì)算此區(qū)域中除去A2和A19的和sum函數(shù)計(jì)算方法：=sum(A1,A2:A18,A20),sum函數(shù)減法方法

12、后：=sum(A1:A20,-A2,-A19)常用函數(shù)的使用方法3/30/20222、SUMIF 函數(shù)：統(tǒng)計(jì)某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格總和 SUMIF對SUM進(jìn)行了引伸和拓展，只有符合求和條件的才進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，比如計(jì)算“金額”在1元以上的數(shù)據(jù)總和、按照人員或產(chǎn)品分類計(jì)算數(shù)據(jù)總和等。應(yīng)用舉例：在下表中統(tǒng)計(jì)出銷售人員張三的銷售總額？常用函數(shù)的使用方法計(jì)算公式：計(jì)算公式：=SUMIF($D3:$D8,張三張三,$C3:$C8)3/30/20223、COUNTIF函數(shù)：函數(shù)：即計(jì)數(shù)求和函數(shù)。統(tǒng)計(jì)某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目 使用格式： COUNTIF（條件區(qū)域，計(jì)數(shù)條件） 說明：=c

13、ountif(D3:D7,D3) ，即單元格D3在D3至D7單元格區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的次數(shù)應(yīng)用舉例：在下表中統(tǒng)計(jì)出銷售人員張三的訂單數(shù)？特別提醒：允許引用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現(xiàn)COUNTIF是COUNT函數(shù)的引伸與拓展，在計(jì)數(shù)時加上先前條件，只有符合計(jì)數(shù)的條件才進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算。常用函數(shù)的使用方法計(jì)算公式：計(jì)算公式：=Countif($D3:$D8,張三張三”)3/30/20224、rank函數(shù)：函數(shù)：即排序函數(shù)。使用格式： =rank(number,ref,order), a、number為需排序的數(shù)字 b、ref為引用的區(qū)域 c、order為排序方式，為0按降序排列，不為0按升序應(yīng)用舉例：在下

14、表中統(tǒng)計(jì)出銷售人員張三的銷售金額排名？常用函數(shù)的使用方法計(jì)算公式：計(jì)算公式：=RANK(E12,$E12:$E14)3/30/20221、不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)：選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。2、快速輸入的技巧：輸入范圍的選定，Ctrl+單元格；如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。3、單元格內(nèi)容的合并：方法一：連字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函數(shù)。=CONCATENATE(B2,C2)4、單元格內(nèi)

15、容的分列：方法一：工具菜單（數(shù)據(jù)-分列），方法二：LEFT、RIGHT函數(shù)。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)3/30/20226、單元格錯誤信息函數(shù)處理：錯誤信息注釋#DIV/0在公式中出現(xiàn)了除以0的錯誤。#N/A在公式中引用的一些數(shù)據(jù)不可用。#NAME?公式中的文字，系統(tǒng)不能識別。#NULL!指定的相交并沒有發(fā)生。#NUM!參數(shù)輸入值不正確。#REF!單元格引用無效。#VALUE!提供的參數(shù)沒有使用系統(tǒng)期望的數(shù)值類型。 3/30/20227、數(shù)字、文本的快速轉(zhuǎn)換：數(shù)字轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋靖袷剑ㄈ缟矸葑C號）數(shù)字前加“”，文本格式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式：（1、選擇性粘貼，2、函數(shù)：VALUE(TEXT) ）。8、禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)：選中要復(fù)制的區(qū)域，單擊“編輯定位”命令，在打開的對話框中點(diǎn)擊“定位條件”按鈕，選中“可見單元格”選項(xiàng)，然后復(fù)制粘貼。9、輸入提示。方法是數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)有效性有效性，在輸入信息標(biāo)簽頁中設(shè)置。3/30/202210、分類匯總功能可實(shí)現(xiàn)把所有記錄根據(jù)要求條件進(jìn)行匯總 。在Excel工作表的數(shù)據(jù)列表中插入分類匯總方法：選中需進(jìn)行分類匯總的源數(shù)據(jù)區(qū)域，點(diǎn)擊工具欄“數(shù)據(jù)”“分類匯總” 3/30/202211、 數(shù)據(jù)篩選Excel 提供了兩種篩選區(qū)域的命令： a、自動篩選：包括按選定內(nèi)容篩選，它適用于簡單條件。b、高級篩選