賬務(wù)處理子系統(tǒng)

1、.第八章 賬務(wù)處理子系統(tǒng) 學(xué)時(shí)數(shù)：18（一）教學(xué)內(nèi)容1、 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理及功能結(jié)構(gòu)（1）賬務(wù)處理子系統(tǒng)手工處理方式（2）賬務(wù)處理子系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式（3）通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)（4）賬務(wù)系統(tǒng)的初始化2、賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始化（1）賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置（2）會(huì)計(jì)科目設(shè)置（3）定義外幣及匯率（4）錄入期初余額（5）憑證類別設(shè)置（6）其他設(shè)置 3、賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理（1）憑證管理概述（2）填制憑證（3）憑證編輯修改（4）出納簽字（5）憑證審核（6）記賬（7）科目匯總4、輔助核算業(yè)務(wù)處理（1）輔助核算業(yè)務(wù)處理原理（2）往來業(yè)務(wù)處理（3）部門核算處理（4）項(xiàng)目核算處理5、賬

2、務(wù)系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理（1）期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理（2）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置（3）試算平衡和對(duì)賬（4）結(jié)賬6、出納管理（1）日記賬及資金日?qǐng)?bào)表（2）支票登記（3）銀行對(duì)賬7、賬務(wù)處理子系統(tǒng)的輸出（1）賬務(wù)處理子系統(tǒng)的輸出方式（2）記賬憑證的輸出（3）賬簿輸出教學(xué)重點(diǎn)：賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、出納管理及期末業(yè)務(wù)處理。（二）教學(xué)要求1、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理和數(shù)據(jù)流程。2、掌握賬務(wù)處理子系統(tǒng)初始設(shè)置、日常操作、出納管理及期末業(yè)務(wù)處理。要求能夠處理日常的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)。3、掌握輔助核算方法。4、熟悉會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的具體體現(xiàn)。（三）教學(xué)建議1、本部分內(nèi)容作為全書的重點(diǎn)，應(yīng)安排較

3、多的時(shí)間進(jìn)行輔導(dǎo)，并給學(xué)生較充分的時(shí)間，用于上機(jī)練習(xí)。2、學(xué)生上機(jī)練習(xí)過程中應(yīng)嚴(yán)格按照上機(jī)指導(dǎo)教材中的規(guī)范要求操作，并盡可能地多做一些練習(xí)，將完整的模擬資料輸入到計(jì)算機(jī)中，以利于后續(xù)功能的操作練習(xí)。3、本部分的上機(jī)練習(xí)，應(yīng)該結(jié)合系統(tǒng)管理和報(bào)表處理子系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容一并安排上機(jī)，這樣以便模擬企業(yè)在實(shí)施電算化時(shí)的一個(gè)較完整的操作過程。§1 賬務(wù)系統(tǒng)的工作原理及功能結(jié)構(gòu) 賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能是將會(huì)計(jì)原始憑證經(jīng)過一定的數(shù)據(jù)處理過程形成會(huì)計(jì)賬簿，無論是手工條件還是計(jì)算機(jī)條件，都必須完成這一基本功能。一、賬務(wù)系統(tǒng)手工處理方式 在手工條件下，會(huì)計(jì)核算具有一整套科學(xué)的方法體系。它主要包括：設(shè)置會(huì)計(jì)科目及

4、賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、設(shè)置與登記賬簿、成本計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清查、編制會(huì)計(jì)報(bào)表。這些會(huì)計(jì)方法是相互聯(lián)系、緊密結(jié)合的。為了及時(shí)、正確、完整的處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不同規(guī)模、不同業(yè)務(wù)量和業(yè)務(wù)屬性的企業(yè)，采取了不同的會(huì)計(jì)核算組織程序，也稱賬務(wù)處理程序，如記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序等。二、計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的基本流程是：1、編輯輸入記賬憑證或機(jī)制憑證。記賬憑證是指手工輸入到計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證，此類憑證是輸入到計(jì)算機(jī)中的主要憑證，一般在輸入時(shí)應(yīng)注意審核其正確性；機(jī)制憑證是指由計(jì)算機(jī)生成的兩種憑證：一種是對(duì)于某些具有規(guī)律性、且每月都發(fā)

5、生的期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)置自動(dòng)生成其記賬憑證，這類憑證一般稱為機(jī)制憑證，另一種是由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)生成的記賬憑證。2、對(duì)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核。無論是手工輸入的記賬憑證還是機(jī)制憑證，都需要再次進(jìn)行審核，以確保其正確性。3、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成記賬工作。在計(jì)算機(jī)條件下的記賬操作，是指分別更新記賬憑證文件、科目余額及發(fā)生額文件、部門、項(xiàng)目、往來等輔助文件以及單位銀行對(duì)賬單文件，并刪除臨時(shí)憑證文件中已記賬的憑證。記賬的另一目的是為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全和正確，對(duì)于已記賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)只能使用留有痕跡的修改方法。因此記賬操作在計(jì)算機(jī)條件下成為對(duì)記賬憑證錯(cuò)誤的修改是否留有痕跡的分界。

6、 4、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成結(jié)賬工作。當(dāng)進(jìn)行結(jié)賬時(shí)，計(jì)算機(jī)將自動(dòng)進(jìn)行總賬與明細(xì)賬的核對(duì)、總賬與各種輔助賬的核對(duì)，同時(shí)結(jié)束本月業(yè)務(wù)的處理。5、人工控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬。銀行對(duì)賬是根據(jù)銀行對(duì)賬單文件和企業(yè)對(duì)賬文件中的銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)賬，同時(shí)生成銀行余額調(diào)節(jié)表及已達(dá)賬和未達(dá)賬。6、在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時(shí)，也有類似手工的建賬工作，這一工作通過對(duì)系統(tǒng)的初始設(shè)置來完成。在賬務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖中各主要數(shù)據(jù)庫(kù)文件分別是：憑證文件；科目余額/發(fā)生額文件；部門（項(xiàng)目、往來業(yè)務(wù)）輔助文件；銀行對(duì)賬單文件。三、通用賬務(wù)系統(tǒng)的基本功能結(jié)構(gòu) 1、系統(tǒng)初始化：包括系統(tǒng)工作環(huán)境設(shè)置，賬套設(shè)置，科目、

7、憑證種類、初始余額錄入，系統(tǒng)的人員管理，初始銀行未達(dá)賬，初始未核銷往來賬等設(shè)置。 2、憑證處理：通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字等。3、賬簿輸出：包括查詢和打印各種已記賬憑證、總賬、日記賬、明細(xì)賬及各種匯總表。4、期末業(yè)務(wù)處理：主要完成期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)記賬憑證的自動(dòng)編制和期末結(jié)賬工作。包括月末的“月結(jié)”及年末的“年結(jié)”工作。 5、出納管理：為出納人員提供一個(gè)集成的辦公環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金及銀行存款的管理。查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行日記

8、賬、資金日?qǐng)?bào)表，進(jìn)行支票登記和管理，進(jìn)行銀行對(duì)賬并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。6、往來管理、部門管理、項(xiàng)目管理等輔助核算項(xiàng)目的管理。 7、系統(tǒng)管理和維護(hù)：主要包括數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)、上機(jī)記錄的查詢和打印、重建索引、往年數(shù)據(jù)刪除等。 §2 賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化一、賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置概述賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置一般由財(cái)務(wù)主管或財(cái)務(wù)主管指定的專人進(jìn)行。初始設(shè)置工作在系統(tǒng)投入使用時(shí)進(jìn)行，以后一般不再重新設(shè)置或修改，如需修改應(yīng)在年末結(jié)賬后進(jìn)行。賬務(wù)系統(tǒng)初始化，根據(jù)其在賬務(wù)系統(tǒng)中的作用大致上可以分成兩個(gè)層次：第一個(gè)層次是系統(tǒng)工作必不可少的基本設(shè)置；第二個(gè)層次是為了方便用戶使用、提高系統(tǒng)工作效率和靈活的處理會(huì)計(jì)業(yè)

9、務(wù)能力的設(shè)置及其與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的深入設(shè)置。二、初始化設(shè)置前的準(zhǔn)備工作（一）仔細(xì)閱讀使用手冊(cè)（二）會(huì)計(jì)科目、憑證類型等的確定 在使用系統(tǒng)之前，應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)法、企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及企業(yè)會(huì)計(jì)制度的要求，結(jié)合本企業(yè)會(huì)計(jì)核算和管理的需要及軟件的特點(diǎn)，確定會(huì)計(jì)科目體系和憑證類型。 1、會(huì)計(jì)科目的確定：會(huì)計(jì)科目體系的設(shè)置應(yīng)考慮以下幾方面的要求： 設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須滿足會(huì)計(jì)核算的要求 要根據(jù)不同單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以全面核算其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程及結(jié)果為目的，使全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在所設(shè)的科目體系中都能得到反映。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須滿足管理的要求會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)還要為企業(yè)管理提供各種信息，為考核、分析單位的經(jīng)營(yíng)狀況，實(shí)施控制，作出預(yù)測(cè)、

10、決策提供依據(jù)。而這些要求都可以通過合理地設(shè)置科目體系得到滿足。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須滿足報(bào)表的要求 會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)信息息統(tǒng)的輸出的基本信息之一，報(bào)表中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)應(yīng)能方便的從機(jī)內(nèi)賬中自動(dòng)生成。報(bào)表中的各個(gè)要素，應(yīng)能從各級(jí)會(huì)計(jì)科目中找到。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定性 進(jìn)行科目設(shè)置時(shí)必須考慮企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展前景，留出較充分的余地。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目要滿足會(huì)計(jì)制度的要求我國(guó)的企業(yè)會(huì)計(jì)制度對(duì)一級(jí)科目的名稱、編碼使用范圍都有明確的規(guī)定，不允許各單位進(jìn)行修改，只能在制度允許的條件下進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰟h，單位在確定科目體系時(shí)必須遵循這一規(guī)定。2、記賬憑證類型的確定：在賬務(wù)系統(tǒng)中記賬憑證一旦設(shè)定并使用一般說來既不允許修改

11、也不允許刪除，因此必須根據(jù)單位會(huì)計(jì)核算和管理的需要確定好記賬憑證的類別。（三）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備在系統(tǒng)運(yùn)行前，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)所需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，以滿足系統(tǒng)運(yùn)行的要求。這些數(shù)據(jù)包括： 1、往來賬戶數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備 必須對(duì)往來賬戶的有關(guān)資料如：?jiǎn)挝幻Q、個(gè)人姓名、地址、電話、郵政編碼等資料進(jìn)行認(rèn)真的整理，作到名稱使用規(guī)范，有關(guān)資料齊全，以符合賬務(wù)系統(tǒng)的要求。2、銀行賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備賬務(wù)系統(tǒng)一般都提供銀行對(duì)賬功能，但在啟用此項(xiàng)功能之前，必須在系統(tǒng)中錄入最近一次對(duì)賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對(duì)賬單的未達(dá)項(xiàng)，對(duì)于系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，都要事先整理出來。3、科目余額的準(zhǔn)備賬務(wù)系統(tǒng)

12、使用之初必須將各個(gè)會(huì)計(jì)科目的期初余額輸入到計(jì)算機(jī)中，如果賬務(wù)系統(tǒng)啟用日期不是年初則還需要將系統(tǒng)使用之前各科目的各月的借貸方發(fā)生額輸入計(jì)算機(jī)，以便今后編制年終會(huì)計(jì)報(bào)表使用。一般賬務(wù)系統(tǒng)只需要輸入最低級(jí)科目的發(fā)生額和余額，其上級(jí)科目的發(fā)生額和余額可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算而生成。為了獲取系統(tǒng)所需的這些數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)投入使用之前必須對(duì)手工會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行清理，結(jié)平所有賬戶，列出所有明細(xì)科目的發(fā)生額、余額的清單，以備賬務(wù)系統(tǒng)初始化設(shè)置使用。 4、憑證摘要的規(guī)范化在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中為了提高編制憑證的效率，減少漢字的輸入量，一般設(shè)有憑證摘要庫(kù)以便存放單位常用的摘要，使用時(shí)通過摘要編碼或現(xiàn)場(chǎng)幫助功能，自動(dòng)輸入摘要的內(nèi)容

13、。這就要求在系統(tǒng)使用之前，必須對(duì)單位使用的摘要進(jìn)行認(rèn)真的規(guī)范化，這種規(guī)范化一方面是指對(duì)摘要表述的規(guī)范化，另一方面還要符合軟件的要求，如商品化通用軟件一般都對(duì)摘要有長(zhǎng)度的限制，使用摘要的字?jǐn)?shù)不能超過此長(zhǎng)度。（四）會(huì)計(jì)組織和人員分工的確定計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)投入使用前需要根據(jù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的工作特點(diǎn)進(jìn)行工作崗位的重新劃分并確定每一崗位的工作權(quán)限，以便在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置確保賬務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行安全。人員分工的目的是為了避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員或無權(quán)限的人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行非法操作。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)人員分工可以通過姓名和密碼的設(shè)置來限定其操作權(quán)限和責(zé)任范圍，從而保證會(huì)計(jì)人員各司其職。三、 系統(tǒng)控制參數(shù)設(shè)置首次啟用一

14、個(gè)新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個(gè)賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對(duì)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置。（一）憑證控制設(shè)置 1、制單控制：在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的控制。（1）制單序時(shí)控制：（2）資金及往來赤字控制：（3）可以使用其他系統(tǒng)受控科目：（4）允許修改他人填制的憑證：（5）支票控制：（6）制單權(quán)限控制到科目：2、外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式固定匯率、浮動(dòng)匯率。3、憑證控制：處理憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制。（1）打印憑證頁腳姓名：（2）憑證審核控制到操作員：（3）出納憑證必須經(jīng)由出納簽字： 4、憑證編號(hào)方式控制：其中“系統(tǒng)編號(hào)”為填制憑證時(shí)，按照憑證類別按

15、月自動(dòng)編制憑證編號(hào)?！笆止ぞ幪?hào)”為在制單時(shí)手工錄入憑證編號(hào)。5、往來控制方式：客戶往來款項(xiàng)和供應(yīng)商往來款項(xiàng)是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由賬務(wù)處理子系統(tǒng)核算。（二）賬簿設(shè)置：用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。 1、打印位數(shù)寬度2、明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式3、憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：4、明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目：（三）明細(xì)權(quán)限設(shè)置對(duì)操作員的操作權(quán)限做進(jìn)一步控制。如制單權(quán)限控制到科目、憑證審核權(quán)控制到操作員、明細(xì)賬查詢控制到科目。 四、 會(huì)計(jì)科目設(shè)置（一）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容1、科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全編碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)科目編碼組合。其中，各級(jí)科目編碼必須唯一,

16、且必須按其級(jí)次的先后次序建立，即先有上級(jí)科目，然后才能建立下級(jí)明細(xì)科目?？颇烤幋a中的一級(jí)科目編碼必須符合現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度。通常，通用商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)在建立賬套時(shí)，會(huì)自動(dòng)裝入規(guī)范的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。2、 科目名稱：科目名稱是指本級(jí)科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。3、科目類型：科目類型是指會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。4、賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會(huì)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。5、助記碼：用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通?？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。6、科目性質(zhì)（余額方向）

17、：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。7、輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。8、其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。9、 外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。10、 數(shù)量核算：用于設(shè)定該科

18、目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。（二）會(huì)計(jì)科目模塊設(shè)置的功能1、科目增加：該功能允許增加一個(gè)新的會(huì)計(jì)科目，增加時(shí)要進(jìn)行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現(xiàn)，保持科目代碼的唯一性。2、科目修改：當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除所有與該科目有關(guān)的憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再修改。修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。3、科目查詢：準(zhǔn)確而迅速地定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。4、科目刪除：對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫(kù)中刪除掉。

19、但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級(jí)科目。5、 科目打印：該功能可實(shí)現(xiàn)科目的簡(jiǎn)單和明細(xì)打印。6、 科目保存：該功能是將科目設(shè)置的內(nèi)容保存在科目文件中。（三）科目編碼方案 在進(jìn)行科目代碼設(shè)置時(shí)，一級(jí)科目代碼應(yīng)該使用財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定的代碼。其他各級(jí)科目碼應(yīng)按使用單位的實(shí)際情況，在滿足核算和管理要求的基礎(chǔ)上自行設(shè)置。但這種設(shè)置還應(yīng)符合前面所設(shè)的會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則。通常對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼采用分組的順序碼。由于賬務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)計(jì)算機(jī)只以科目代碼來識(shí)別賬戶，因此科目編碼非常重要，除上面所說原則外，編碼時(shí)還需要注意以下問題：1、科目代碼應(yīng)輸入全碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)代碼組合而成的代碼組。2、科目代

20、碼必需具有唯一性， 即每一個(gè)會(huì)計(jì)科目有而且只有一個(gè)代碼來代表。3、科目代碼要在滿足核算和管理的前提下適合計(jì)算機(jī)識(shí)別和分類處理。4、科目代碼應(yīng)簡(jiǎn)單明了，便于操作人員記憶和使用。5、科目代碼既要反映科目間的統(tǒng)屬和邏輯關(guān)系，也要盡量減少位數(shù)，以免增加輸入和運(yùn)算的工作量，增加出錯(cuò)的可能性。6、考慮到單位業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便需要時(shí)能夠靈活對(duì)科目進(jìn)行增刪。五、憑證類別設(shè)置通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：1、記賬憑證2、收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證3、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證4、現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證5、自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時(shí)對(duì)

21、科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時(shí)，此類憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；貸方必有：制單時(shí)，此類憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；憑證必有：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；無限制：制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。六、外幣及匯率設(shè)置企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率值

22、，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。如果使用固定匯率，則應(yīng)在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計(jì)算匯兌損益時(shí)錄入調(diào)整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動(dòng)匯率，則應(yīng)每天在此錄入當(dāng)日匯率。七、期初余額錄入在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)；如果是年中啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額；如果企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。如果科目有輔助核算，還應(yīng)整理

23、各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。（一）總賬期初余額錄入余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。（二）輔助科目期初余額錄入在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。期初余額錄入完

24、畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項(xiàng)目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項(xiàng)目的總余額。八、 其他設(shè)置 （一）定義結(jié)算方式用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級(jí)。結(jié)算方式編碼級(jí)次的設(shè)定在建賬的編碼部分

25、中進(jìn)行。定義結(jié)算方式的內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱和票據(jù)管理標(biāo)志。（二）自定義項(xiàng)的設(shè)置在賬務(wù)系統(tǒng)中，各企業(yè)所使用的各類原始單據(jù)（如發(fā)票、憑證、出入庫(kù)單等）和常用基礎(chǔ)信息（如客戶、供應(yīng)商和存貨）中的項(xiàng)目可能會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)自身的原因出現(xiàn)一些差異，為滿足企業(yè)的不同要求，系統(tǒng)為各類原始單據(jù)和基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)，以便設(shè)置一些系統(tǒng)沒有提供、但又需要的特殊項(xiàng)目，這樣在使用時(shí)就能夠靈活自由地錄入一些輔助信息。系統(tǒng)預(yù)先定義好了最多可設(shè)置的自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)。就自定義項(xiàng)而言，是針對(duì)單據(jù)、客戶、供應(yīng)商和存貨；而自由項(xiàng)只針對(duì)存貨而言。一個(gè)自定義項(xiàng)目只能定義一個(gè)屬性，但一個(gè)自由項(xiàng)可以定義多個(gè)屬性，（三）常

26、用憑證定義在企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，會(huì)出現(xiàn)大量的同類業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。定義常用憑證時(shí)即要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。（四）常用摘要定義常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用。 §3

27、 賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要包括記賬憑證的輸入、審核、修改和記賬等工作。其中記賬憑證的處理是賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理過程中手工業(yè)務(wù)處理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理的連接點(diǎn)，也是計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)最基本最主要的數(shù)據(jù)來源。因此憑證處理是賬務(wù)處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一、憑證管理（一）憑證填制每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。憑證填制的內(nèi)容主要有：1、憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時(shí)設(shè)置的。2、憑證編號(hào)：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從0001號(hào)開始，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證的右上角，系統(tǒng)提示了一個(gè)參考憑證號(hào)，真

28、正的憑證編號(hào)只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出，如果只有一個(gè)人制單或使用單用戶版制單時(shí)憑證右上角的憑證號(hào)即是正在填制的憑證的編號(hào)。3、制單日期：系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期。4、憑證體：輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄由摘要、科目、發(fā)生金額組成。（1）摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了。（2）科目：科目必須輸入末級(jí)科目。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。（3）輔助信息：根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息。如部門、個(gè)人、項(xiàng)目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項(xiàng)等。如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價(jià)”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)

29、量×單價(jià)自動(dòng)計(jì)算出金額。若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式”、“票號(hào)”及“發(fā)生日期”。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進(jìn)行銀行對(duì)賬，同時(shí)也可以方便對(duì)支票的管理。對(duì)于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時(shí)也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支票控制”選項(xiàng)，那么在制單時(shí)，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿， 在輸入支票號(hào)后，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)勾銷支票登記簿中未報(bào)銷的支票，并將報(bào)銷日期填上制單日期。（4）金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。（二）憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張

30、憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。審核員和制單員不能是同一個(gè)人。審核操作員除了需要具有憑證審核權(quán)限外，還需要具有對(duì)待審核憑證制單員所制憑證的審核權(quán)，這個(gè)權(quán)限在“明細(xì)權(quán)限”中設(shè)置。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。采用手工制單的用戶，在手工憑單上審核完后還須對(duì)錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。若設(shè)置了“憑證需出納簽字”參數(shù)，則對(duì)于收款和付款憑證不僅須審核員簽字還需出納簽字。（三）憑證匯總

31、憑證匯總是按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。二、記賬計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過程首先是一個(gè)數(shù)據(jù)傳遞的過程，把經(jīng)過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，這一工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)記賬一般都遵循這樣一個(gè)過程：（一）選擇記賬憑證 開始記賬時(shí)，系統(tǒng)首先要求用戶選擇要記賬的憑證范圍。憑證范圍由月份、憑證類別、憑證編

32、號(hào)決定，系統(tǒng)一般給出憑證編號(hào)的最大范圍作為默認(rèn)值。一般月份不能為空，類別如果為空，系統(tǒng)自動(dòng)將各類已審核的記賬憑證全部進(jìn)行記賬。（二）系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)記賬憑證 雖然記賬憑證在輸入和審核時(shí)已經(jīng)經(jīng)過多次檢驗(yàn)，但為了確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確，系統(tǒng)在登記機(jī)內(nèi)賬簿時(shí)仍將對(duì)記賬憑證進(jìn)行一次平衡校驗(yàn)和會(huì)計(jì)科目等有關(guān)內(nèi)容的檢驗(yàn)。如果發(fā)現(xiàn)不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證，系統(tǒng)會(huì)將不平衡的憑證或錯(cuò)誤憑證的類別和憑證號(hào)顯示給用戶，同時(shí)停止記賬。（三）數(shù)據(jù)保護(hù) 記賬工作涉及到系統(tǒng)內(nèi)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，記賬過程一旦發(fā)生意外，會(huì)使記賬涉及到的數(shù)據(jù)庫(kù)受到影響，為此系統(tǒng)設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)保護(hù)功能。記賬前系統(tǒng)首先將有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)在硬盤上進(jìn)行備份，一旦記賬過程出現(xiàn)意外，系

33、統(tǒng)將停止記賬并自動(dòng)利用備份文件恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（四）正式記賬 以上工作完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將選定的記賬憑證登記到機(jī)內(nèi)賬簿中（包括部門核算、往來核算和項(xiàng)目核算的輔助賬簿），并進(jìn)行匯總工作，計(jì)算出各個(gè)科目最新的本月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和最新的當(dāng)前余額，將其保存在系統(tǒng)中，完成記賬工作并將已記賬的憑證張數(shù)顯示給用戶。 進(jìn)行記賬工作需要注意的問題：1、未經(jīng)審核的記賬憑證不能記賬。2、有不平衡憑證或錯(cuò)誤憑證時(shí)，系統(tǒng)停止記賬。這種情況較為特殊，通常在系統(tǒng)投入日常使用后，違反規(guī)定修改初始設(shè)置時(shí)容易發(fā)生。3、記賬過程決不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)。 §4 輔助核算與管理大部分會(huì)計(jì)軟件在完成一般企業(yè)會(huì)計(jì)核算的基

34、礎(chǔ)上，又提供了輔助核算與管理的功能，以實(shí)現(xiàn)核算型會(huì)計(jì)軟件向管理型會(huì)計(jì)軟件的過渡。這些輔助核算與管理的功能包括銀行對(duì)賬、部門核算與管理、個(gè)人往來核算與管理、單位往來核算與管理、項(xiàng)目核算與管理等。一、部門核算和管理（一）部門核算。部門核算主要可為用戶提供如下核算功能:1、輸出部門核算賬。系統(tǒng)可通過屏幕顯示或打印的部門核算賬主要有：（1）部門總賬。系統(tǒng)可根據(jù)用戶指定的部門核算科目和會(huì)計(jì)期間，輸出該部門核算科目下指定期間內(nèi)各部門的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額；也可根據(jù)用戶指定的部門和會(huì)計(jì)期間，輸出該部門下指定期間內(nèi)對(duì)應(yīng)各個(gè)部門核算科目的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額。（2）部門明細(xì)賬。系統(tǒng)可根據(jù)

35、用戶指定的部門核算科目和會(huì)計(jì)期間，輸出該部門核算科目在指定期間內(nèi)分部門的明細(xì)賬；也可根據(jù)用戶指定的部門和會(huì)計(jì)期間，輸出該部門在指定期間內(nèi)對(duì)應(yīng)各個(gè)部門核算科目的明細(xì)賬；還可通過指定部門核算科目及部門和會(huì)計(jì)期間，輸出該科目該部門下指定期間內(nèi)的明細(xì)賬。根據(jù)建立會(huì)計(jì)科目時(shí)所定義的賬頁格式，明細(xì)賬的具體格式有金額式、原幣金額式、數(shù)量金額式和原幣數(shù)量式四種。具體輸出明細(xì)賬時(shí)，用戶可選擇輸出格式。另外，還可輸出多欄式明細(xì)賬。2、核對(duì)部門賬。通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對(duì)部門核算明細(xì)賬與部門核算總賬是否相符，部門核算總賬與總賬是否相符等，并輸出核對(duì)結(jié)果。（二）部門管理部門核算產(chǎn)生的核算數(shù)據(jù)，為企業(yè)及部門對(duì)部門業(yè)務(wù)

36、的管理和各項(xiàng)費(fèi)用的控制與管理提供信息。1、部門收支分析表。部門收支分析表即對(duì)各個(gè)部門或部分部門指定期間內(nèi)的收入情況和費(fèi)用開支情況匯總分析的報(bào)表。統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)可以是發(fā)生額、余額或同時(shí)發(fā)生額和余額。2、部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告。部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告是各部門的實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃數(shù)據(jù)的對(duì)比報(bào)表。通過部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告，可以為管理者提供各部門完成計(jì)劃的執(zhí)行情況。部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告主要有兩種數(shù)據(jù)方式，一種是各部門在某部門核算科目下的實(shí)際發(fā)生額與計(jì)劃發(fā)生額的對(duì)比數(shù)據(jù)；另一種是各部門在某部門核算科目下的余額與計(jì)劃的比較數(shù)據(jù)。用戶在具體使用時(shí)可自由選擇。二、個(gè)人往來核算與管理（一）個(gè)人往來核算個(gè)人往來核算主要包括以下功能：1

37、、個(gè)人往來明細(xì)賬。系統(tǒng)可提供用戶指定的部門和會(huì)計(jì)期間內(nèi)的部門個(gè)人往來明細(xì)賬；也可以根據(jù)用戶指定的科目和會(huì)計(jì)期間，輸出個(gè)人科目明細(xì)賬。2、個(gè)人往來余額表。系統(tǒng)可以輸出指定會(huì)計(jì)期間內(nèi)某科目某部門下所有人的發(fā)生額及余額表；指定會(huì)計(jì)期間內(nèi)某部門往來個(gè)人的各往來科目的發(fā)生額及余額表；指定會(huì)計(jì)期間內(nèi)某個(gè)人往來核算科目下所有人的發(fā)生額及余額表。（二）個(gè)人往來管理個(gè)人往來管理主要包括以下功能：1、個(gè)人往來清理：本功能是對(duì)個(gè)人的借款、還款情況進(jìn)行清理，使用戶及時(shí)了解個(gè)人借款、還款情況，清理個(gè)人借款。系統(tǒng)對(duì)個(gè)人往來賬的清理是通過核銷的方式進(jìn)行的，通常有自動(dòng)核銷和手工核銷兩種方式。2、個(gè)人往來賬齡分析：是指對(duì)個(gè)人往

38、來款余額的時(shí)間分布情況進(jìn)行賬齡分析，。以便財(cái)務(wù)人員及時(shí)了解個(gè)人往來款項(xiàng)的資金占用情況，及時(shí)催收或支付款項(xiàng)。3、個(gè)人往來催款單：系統(tǒng)一般都提供打印指定的往來個(gè)人的往來款項(xiàng)催款單的功能，以便用戶及時(shí)地清理個(gè)人借款三、項(xiàng)目核算與管理（一）項(xiàng)目核算項(xiàng)目核算主要包括如下功能:1、項(xiàng)目賬輸出。通過項(xiàng)目核算功能，主要形成并輸出：（1）項(xiàng)目總賬。項(xiàng)目總賬是反映某項(xiàng)目大類中的各個(gè)具體項(xiàng)目對(duì)應(yīng)各個(gè)科目的各期(通過起始月份與終止月份指定的)發(fā)生額和余額的賬簿。（2）某科目的項(xiàng)目明細(xì)賬。某項(xiàng)目核算科目下，各項(xiàng)目的明細(xì)數(shù)據(jù)，有三欄式和多欄式兩種格式。（3）某項(xiàng)目的項(xiàng)目明細(xì)賬。某具體項(xiàng)目對(duì)應(yīng)各個(gè)科目下的明細(xì)數(shù)據(jù)。2、核對(duì)

39、項(xiàng)目賬。這是系統(tǒng)提供的進(jìn)行項(xiàng)目賬自動(dòng)對(duì)賬的功能。通過該功能，系統(tǒng)將檢查核對(duì)項(xiàng)目賬間是否相符，項(xiàng)目明細(xì)賬與總賬是否相符等，并輸出核對(duì)結(jié)果。（二）項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理是為對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)的分項(xiàng)管理提供管理信息資料。項(xiàng)目管理主要包括如下內(nèi)容:1、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表。項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表反映各項(xiàng)目在各個(gè)對(duì)應(yīng)科目下的期初余額、借貸方發(fā)生額及期末余額的匯總報(bào)表，通過此匯總報(bào)表可為管理者提供各項(xiàng)目的進(jìn)展情況及各項(xiàng)目的開支情況，以便于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理和控制。 2、項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告是各項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃數(shù)據(jù)的對(duì)比報(bào)表。它可以為管理者提供各項(xiàng)目完成計(jì)劃的執(zhí)行情況。§5 賬務(wù)系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理 賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，

40、期末業(yè)務(wù)處理的主要工作是：期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對(duì)賬、結(jié)賬等工作。期末業(yè)務(wù)是會(huì)計(jì)部門在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的特定業(yè)務(wù)。由于期末業(yè)務(wù)處理的主要數(shù)據(jù)來源于賬簿記錄，各會(huì)計(jì)期間的多數(shù)期末業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，比較適合計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行處理。一、期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，一般通用賬務(wù)系統(tǒng)都通過調(diào)用事先設(shè)置好的的轉(zhuǎn)賬憑證模板（自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證），由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證來完成。使用轉(zhuǎn)賬憑證生成功能需要注意以下幾個(gè)問題：1、轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進(jìn)行設(shè)置。2、轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的，為了保證數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板

41、生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務(wù)登記入賬。3、期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)具有嚴(yán)格的處理順序， 結(jié)轉(zhuǎn)順序如果發(fā)生錯(cuò)誤，即使所有的轉(zhuǎn)賬憑證模板設(shè)置都正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也可能是錯(cuò)誤的。為了避免結(jié)轉(zhuǎn)順序發(fā)生錯(cuò)誤，轉(zhuǎn)賬憑證模板提供了轉(zhuǎn)賬序號(hào)，進(jìn)行期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理時(shí)，通過指定轉(zhuǎn)賬順序號(hào)就可以分期、分批完成轉(zhuǎn)賬和記賬工作。4、結(jié)轉(zhuǎn)生成的記賬憑證系統(tǒng)將存于未記賬憑證庫(kù)，這些憑證還需要進(jìn)行審核和記賬操作才能記入賬簿。對(duì)這些憑證的審核主要是審核結(jié)轉(zhuǎn)是否正確。對(duì)于錯(cuò)誤的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，系統(tǒng)一般不提供修改功能，修改這些憑證的錯(cuò)誤只能通過修改設(shè)置來進(jìn)行。期末結(jié)轉(zhuǎn)工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜而重要的工作，應(yīng)由指定的專

42、人進(jìn)行。二、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)通常是企業(yè)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)賬之前都要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù)，每個(gè)會(huì)計(jì)期間重復(fù)進(jìn)行。而且這些業(yè)務(wù)的憑證摘要、涉及到的會(huì)計(jì)科目基本是固定的，會(huì)計(jì)分錄中資金的來源和計(jì)算方法也是固定的。賬務(wù)處理系統(tǒng)允許把這類相對(duì)固定的特殊憑證，定義為憑證模板，在使用時(shí)按規(guī)則調(diào)用即可。這種憑證模板又稱自定義憑證。自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有：1、“費(fèi)用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)。如：工資分配等2、“費(fèi)用分?jǐn)偂钡慕Y(jié)轉(zhuǎn)。如：制造費(fèi)用等。3、“稅金計(jì)算”的結(jié)轉(zhuǎn)。如：增值稅等。4、“提取各項(xiàng)費(fèi)用”的結(jié)轉(zhuǎn)。如：提取福利費(fèi)等。5、“部門核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。6、“項(xiàng)目核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。7、“個(gè)人核算”的結(jié)轉(zhuǎn)8

43、、“客戶核算”的結(jié)轉(zhuǎn)9、“供應(yīng)商核算”的結(jié)轉(zhuǎn)定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需調(diào)用自定義憑證，即可由計(jì)算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動(dòng)追加到未記賬憑證中去，通過審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不準(zhǔn)確。特別是對(duì)于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬。如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則在賬務(wù)處理系統(tǒng)中不能按客戶、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。三、試算平衡和對(duì)賬對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔

44、助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對(duì)。試算平衡就是將系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目的期末余額按會(huì)計(jì)平衡公式“借方余額=貸方余額”進(jìn)行平衡檢驗(yàn)，并輸出科目余額表及是否平衡信息。一般說來，實(shí)行計(jì)算機(jī)記賬后，只要記賬憑證錄入正確，計(jì)算機(jī)自動(dòng)記賬后各種賬簿都應(yīng)是正確、平衡的，但由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒或其他原因有時(shí)可能會(huì)造成某些數(shù)據(jù)被破壞，因而引起賬賬不符，為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則在總賬系統(tǒng)中不能對(duì)往來客戶賬、供應(yīng)商往來賬進(jìn)行對(duì)賬。四、結(jié)賬 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理要求日清月結(jié)，因此通用賬務(wù)系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算

45、和結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作，計(jì)算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理。結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。（一）通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟 1、停止本月的記賬工作。 2、進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。 3、進(jìn)行試算平衡。 4、將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。（二）期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意的問題1、各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。2、當(dāng)月輸入的記賬憑

46、證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。3、上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。4、結(jié)賬后產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表才是完整的，結(jié)賬前產(chǎn)生的賬簿和報(bào)表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。5、每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份，如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重作。6、有些通用賬務(wù)系統(tǒng)初始設(shè)置中需要設(shè)定每月的結(jié)賬日期，使用這些軟件必須在規(guī)定的日期進(jìn)行結(jié)賬，否則系統(tǒng)將不予結(jié)賬。7、結(jié)賬過程同樣不允許無故中斷系統(tǒng)運(yùn)行或關(guān)機(jī)。多數(shù)通用軟件年末結(jié)賬后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成下一年度的機(jī)內(nèi)賬簿，并將本年各賬戶期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。但也有一些通用軟件，年末結(jié)賬后需要運(yùn)行年初轉(zhuǎn)賬功能，才能完成余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作。

47、 §6 出納管理出納管理的主要功能包括查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日?qǐng)?bào)；登記和管理支票登記簿；錄入銀行對(duì)賬單，進(jìn)行銀行對(duì)賬，輸出余額調(diào)節(jié)表，并可對(duì)銀行長(zhǎng)期未達(dá)賬提供審計(jì)報(bào)告。一、日記賬及資金日?qǐng)?bào)表計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中，日記賬由計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記，日記賬的主要作用只是用于輸出現(xiàn)金與銀行存款日記賬供出納員核對(duì)現(xiàn)金收支和結(jié)存等使用。要輸出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，要求在系統(tǒng)初始化時(shí)，現(xiàn)金會(huì)計(jì)科目和銀行存款會(huì)計(jì)科目必須選擇“日記賬”標(biāo)記，即表明該科目要登記日記賬。所以，如果需要，任何一個(gè)會(huì)計(jì)科目都可以輸出日記賬。資金日?qǐng)?bào)表是反映現(xiàn)金和銀行存款日科目當(dāng)日借貸方發(fā)生額及余額情況的報(bào)表。二

48、、支票登記計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，也為銀行出納員提供了支票登記簿，用以詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報(bào)銷等信息。三、銀行對(duì)賬賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的銀行對(duì)賬就是將系統(tǒng)登記的銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，銀行對(duì)賬單來自企業(yè)開戶行。（一）錄入銀行對(duì)賬期初錄入銀行對(duì)賬期初需要做的工作是：1、確定銀行賬戶的啟用日期。2、錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對(duì)賬單的調(diào)整前余額。3、錄入企業(yè)銀行日記賬和銀行對(duì)賬單期初未達(dá)項(xiàng)，系統(tǒng)將根據(jù)調(diào)整前余額及期初未達(dá)項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算出銀行對(duì)賬單與企業(yè)銀行日記賬的調(diào)整后余額，如果調(diào)整后余額不平，應(yīng)該調(diào)平。否則，在執(zhí)行銀行對(duì)賬之后，會(huì)造成賬面不平。上述三項(xiàng)步驟完成以后，不得隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)。否則，有可能造成啟用日期后的期初數(shù)不能再參與對(duì)賬。（二）錄入銀行對(duì)賬單在一個(gè)會(huì)計(jì)期間末，需要進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)，選擇銀行賬戶，錄入銀行對(duì)賬單。（三）銀行對(duì)賬銀行對(duì)賬采用自動(dòng)對(duì)賬和手工對(duì)賬相結(jié)合的方