《秘書學(xué)概論》思考題答案-第一章_第1頁
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文檔簡介

1、秘書學(xué)概論緒論1. 秘書學(xué)發(fā)展階段的成果表現(xiàn)在哪些方面 ?秘書學(xué)發(fā)展階段的成果可以概括為 :( 1)秘書職能的發(fā)展轉(zhuǎn)變( 2)建立了秘書學(xué)科( 3)秘書職業(yè)化 的初步形成( 4 )秘書工作手段與方法的大變革2. 秘書學(xué)的研究對象是什么? 秘書學(xué)就是研究秘書工作和秘書活動的特性與規(guī)律的科學(xué)。3. 從廣義看,秘書學(xué)研究的內(nèi)容和范圍包括哪些 ?從廣義層面我們認為,秘書學(xué)是一個包括理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)、歷史秘書學(xué)和秘書教育學(xué)四個主 要部分構(gòu)成的理論體系。4. 秘書學(xué)與文書學(xué)、檔案學(xué)有什么區(qū)別 ?秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)都是獨立的、密切相關(guān)的學(xué)科。從學(xué)科產(chǎn)生的時間來看,檔案學(xué)的產(chǎn)生已有 70 多年歷

2、史,文書學(xué)與檔案學(xué)產(chǎn)生的時間大致相當,領(lǐng) 屬于檔案學(xué)的檔案管理學(xué)產(chǎn)生的時間也相對較早,而秘書學(xué)產(chǎn)生的時間距今只有 30 年。從研究對象來看,秘書學(xué)研究秘書工作與秘書活動及其規(guī)律,文書學(xué)研究文書現(xiàn)象及其規(guī)律,檔案管 理學(xué)研究檔案形成、發(fā)展和檔案工作實踐。這是它們各自成為獨立學(xué)科并相互區(qū)分的主要標志。秘書學(xué)作 為一門獨立學(xué)科,有自己獨特的研究對象和研究范疇,比如秘書學(xué)研究文書與檔案 ,不能混同于文書學(xué)和檔 案管理學(xué)。“秘書學(xué)不能一般性地去研究這些內(nèi)容, 應(yīng)當從秘書工作的特點出發(fā),根據(jù)秘書工作的需要和要 求,研究與秘書工作有密切關(guān)系的那部分文書工作與檔案工作的內(nèi)容。 ”所以說,秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案管

3、 理學(xué)既是密切相關(guān)的學(xué)科,也是有明確分野、各自獨立的學(xué)科。秘書學(xué)概論第一章思考題參考答案1. 什么是秘書?辭海對秘書的定義是什么?定義秘書概念,首先應(yīng)將其界定為一種職業(yè),在此基礎(chǔ)上,再對秘書這一概念的內(nèi)涵進行定義。應(yīng)從 三個方面考慮問題:一是秘書的主要活動范圍是領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊;二是秘書的主要工作方式是處理 信息和綜合服務(wù);三是秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。秘書國家職業(yè)標準 (2006 ): 秘書是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員。” 辭海對于秘書的定義:秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊,以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助 領(lǐng)導(dǎo)者實施管理的工作人員

4、。2. 中國古代秘書的稱謂有哪些? 中國古代多無“秘書”之名,而行“秘書”之實,歷朝歷代從事秘書工作的人員有著不同的稱謂。 史 記載,黃帝時期的“倉頡” 、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官擔任秘書工作;夏商周時期的史官承擔 日常秘書工作;這些史官分為四類:一是貞卜史官,二是祭祀史官,三是作冊史官,四是記事史官,有史、 卿史等,負責記錄帝王言行、保管圖書、記錄立法等文書檔案工作。從秦漢開始,秘書職責逐漸確立,從中央到地方都設(shè)有專門的秘書機構(gòu)以及秘書。其稱謂各不相同。 如秦漢時丞相、御史大夫,尚書屬于中央秘書,皇宮里還出現(xiàn)了逐日記錄皇帝言行的女史。魏晉時的中書 監(jiān)、中書令、通事郎、侍中;唐宋時的通

5、事舍人、起居舍人、給事中、符寶郎以及翰林學(xué)士等;明代的內(nèi) 閣大學(xué)士、中書舍人、通政使;清代的軍機大臣、六科給事中等。這些秘書多是有文才的名儒學(xué)士,在朝 廷中擔任要職,屬于秘書官員,侍奉帝王左右,出謀劃策,輔助施政,受到高度重視。除了在中央設(shè)有秘書機構(gòu)和秘書人員,在軍隊和地方也都設(shè)有專門的秘書人員,負責草擬文書、辦理 公務(wù)、掌管典籍,輔助地方官員決策。如魏晉時軍隊中軍幕府設(shè)有文字秘書稱記室令史;唐宋時期軍隊秘 書官有判官、孔目、記室參軍、掌書記等。地方也設(shè)置了不少秘書機構(gòu)輔助地方政府辦理公務(wù),如知事、 書吏、典吏、抄事、貼書等。直至近代,中華民國臨時政府在南京成立,孫中山在大總統(tǒng)府設(shè)置“秘書處”

6、 ,在其中設(shè)有秘書長、秘 書,至此“秘書”具有了現(xiàn)代意義。3. 簡述中國秘書職業(yè)的分類。 在我國現(xiàn)代秘書的分類問題上,歷來說法不一,各執(zhí)一詞,研究者從各自的角度出發(fā),按照不同的標 準對秘書進行了分類:常崇宜在其主編的秘書學(xué)概論中指出:秘書的分類有一定的難度,一是難在過去定義尚未解決, 何從分類;二是難在我國社會正處在急劇發(fā)展變化的過程中,比如在“文革”前,秘書即使是經(jīng)濟單位的 秘書,也基本上都是“政治型”的。而今天則財經(jīng)型秘書、涉外型秘書、商務(wù)秘書、科技秘書等等大量出 現(xiàn)。然而沒有分類,秘書學(xué)研究又無法深入。因此,從我國秘書的工作實際出發(fā),粗線條地把我國秘書分 為公務(wù)秘書與非公務(wù)秘書兩大類。張

7、同欣、楊鋒在其主編的秘書學(xué)概論中指出:我國秘書的分類,可以從橫向和縱向兩個方面來分。 在橫向分類中,按服務(wù)對象和經(jīng)濟支取分為公務(wù)秘書和私人秘書;按業(yè)務(wù)范圍寬窄分為通用秘書和專業(yè)秘 書;按精力投放的多少分為專職秘書和兼職秘書;按智能特長分為參謀型秘書、辦事型秘書、公關(guān)型秘書、 技術(shù)型秘書、秀才型秘書和綜合型秘書;按組織內(nèi)部分工分為行政秘書、文字秘書、機要秘書、通訊秘書、 信訪秘書、事務(wù)秘書、生活秘書、外事秘書、會務(wù)秘書;按秘書所從事的行業(yè)特征分為企業(yè)秘書、法律秘 書、科技秘書、教學(xué)秘書、涉外秘書。在縱向分類中,按組織級別分為中央國家機關(guān)秘書、地方領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) 秘書和基層單位秘書;按職務(wù)高低的角度分為

8、高級秘書、中級秘書和初級秘書;從輔助功能的角度分為輔 助決策層秘書、行政執(zhí)行層秘書和技術(shù)操作層秘書。丁曉昌、冒志祥在其主編的秘書學(xué)與秘書工作中指出:秘書的分類問題是一個具有動態(tài)性的問題, 它是隨著社會的發(fā)展、 國家機構(gòu)改革形勢的變化而變化的。 隨著社會的不斷進步, 秘書工作內(nèi)容日益豐富、 范圍日趨廣泛,秘書的分類也越來越細。對我國當代秘書所作的粗略劃分是:按秘書的工資支付來源分為 公職秘書和私人秘書;按秘書任職的單位性質(zhì)分為公務(wù)秘書和企業(yè)秘書;按輔助對象分為集體秘書和個人 秘書; 按職業(yè)角度分為通用秘書與專用秘書; 按秘書工作內(nèi)容的角度分為機要秘書、 業(yè)務(wù)秘書和行政秘書; 按秘書工作性質(zhì)的不同

9、分為政務(wù)秘書、事務(wù)秘書和專業(yè)秘書。4. 秘書職業(yè)的特點有哪些?(一)廣泛性(二)近身性(三)服務(wù)性(四)從屬性5. 聯(lián)系實際,談?wù)剬崿F(xiàn)中國秘書職業(yè)化的途徑。(1) 加大對秘書職業(yè)的宣傳,樹立現(xiàn)代秘書職業(yè)觀念(2) 制定法律法規(guī),完善職業(yè)監(jiān)督 (3) 在推行秘書職業(yè)資格認證的同時,規(guī)范秘書上崗制度,嚴格職業(yè)準入(4) 深化秘書學(xué)理論研究和秘書職業(yè)研究秘書學(xué)概論第三章1秘書的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容,如何提高秘書的精神素養(yǎng)?答:秘書的精神素養(yǎng)包括秘書的思想政治素養(yǎng)和秘書的職業(yè)道德與作風修養(yǎng)兩大部分。秘書要想提高精神素養(yǎng),首先要加強自身的思想政治修養(yǎng),通過學(xué)習馬克思主義哲學(xué)提高政治理論水 平;熟悉國家的

10、各項法律法規(guī),樹立法制觀念;了解政府的各種方針政策,準確把握政策導(dǎo)向。其次要加 強職業(yè)道德修養(yǎng),在實際工作中默默奉獻,甘當配角;嚴守機密,守口如瓶;在日常工作中實事求是,不 弄虛作假;與人交往一視同仁,不卑不亢;待人接物誠實守信,一諾千金。再次,要加強自身的工作作風 修養(yǎng),養(yǎng)成辦事雷厲風行、嚴謹細致、謙虛謹慎、勤奮耐勞、思路清晰的良好工作習慣。2秘書的知識結(jié)構(gòu)由哪幾部分內(nèi)容組成?答: 秘書的知識結(jié)構(gòu)包括( 1)基礎(chǔ)知識( 2)專業(yè)知識 (3)相關(guān)知識三大部分,其中(1)基礎(chǔ)知識主要包括:馬克思主義理論知識、語言文字知識、歷史地理知識、法律法規(guī)知識以及辦 公自動化方面的知識。(2)專業(yè)知識主要包

11、括:秘書學(xué)、文書學(xué)、應(yīng)用寫作學(xué)、檔案管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識。(3 )相關(guān)知識主要包括:領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué) 、經(jīng)濟學(xué) 、心理學(xué)以及社會學(xué)、倫理學(xué)、決策學(xué)、咨詢 學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)以及文學(xué)、美學(xué)等方面的知識。3秘書的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么?答: 秘書的能力素養(yǎng)包括 :(一)基礎(chǔ)能力 (二)專業(yè)能力 (三)基本技能三部分,其中(一)基礎(chǔ)能力主要包括:觀察力、注意力、記憶力、思維力等。 (二)專業(yè)能力主要包括:表達能力 (含書面表達能力和口頭表達能力) 、辦事能力、管理能力、應(yīng)變能力、社交能力等。 (三)基本技能主要 包括:現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技能、常用辦公軟件的使用技能和網(wǎng)絡(luò)辦公技能等。4

12、秘書應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)和性格特征?答: 秘書應(yīng)該具備的心理素質(zhì)有:正確而高尚的工作動機,對本職工作濃厚的興趣,堅強、果斷的意 志,積極、樂觀的情緒,要克服自卑、自負、嫉妒、焦慮、厭煩的工作情緒。秘書應(yīng)該具備的性格特征是:開朗豁達、堅韌頑強、寬容友愛、幽默風趣、穩(wěn)重自制。5聯(lián)系以下企業(yè)秘書的職責,談?wù)劽貢鴳?yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)。答:秘書應(yīng)具有全局意識,凡事能從單位整體利益出發(fā),要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、一定的組織管 理能力、較強的輔助決策能力、以及一定的領(lǐng)導(dǎo)能力和優(yōu)秀的寫作能力,要成為領(lǐng)導(dǎo)得力的助手。秘書學(xué)概論第四章1秘書職能的基本內(nèi)容包括哪些,怎樣認識和理解秘書職能?答: 秘書職能的基本內(nèi)容包括

13、辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查所謂職能,是指“人、事物、機構(gòu)應(yīng)有的作用;功能”。如此,秘書職能,是指在組織管理過程中, 秘書所擔負的職責和應(yīng)發(fā)揮的作用與總體功能。秘書職能具有較強的概括性,它從宏觀上規(guī)定秘書的工作 方向、活動范圍和辦事標準。秘書職能的主體是秘書,而不是其他。秘書以獨特的秘書工作,促進管理 職能的實現(xiàn),提高組織管理效率。秘書職能區(qū)別于秘書業(yè)務(wù)與秘書實務(wù)。秘書業(yè)務(wù)主要強調(diào)秘書工作的專業(yè)性。秘書實務(wù)是與秘書學(xué)理 論相對的概念,包括秘書工作的具體內(nèi)容與工作的方式方法。秘書業(yè)務(wù)與秘書實務(wù)二者均屬于“操作層面 的具體事務(wù),且因主管或組織需要的不同而各有不同。 ” 秘書職能與秘書工作

14、也是兩個不同層面的概念。 秘書工作是秘書職能的具體體現(xiàn),秘書職能是對秘書工作的概括與抽象。因此,把秘書職能劃分為一般職 能、基本職能和某項具體職能是不可取的。20 世紀突出強調(diào)秘書機構(gòu)的參謀助手作用、 督促檢查作用和協(xié)調(diào)綜合作用。 而秘書職能不僅要概括地 體現(xiàn)秘書活動的基本內(nèi)容,也要體現(xiàn)秘書職業(yè)的功能和作用。2怎樣理解秘書職能與秘書工作的關(guān)系?答: 秘書職能與秘書工作是兩個不同層面的概念。 秘書工作是秘書職能的具體體現(xiàn), 秘書職能是對秘 書工作的概括與抽象。因此,把秘書職能劃分為一般職能、基本職能和某項具體職能是不可取的。秘書職能,是指在組織管理中,秘書所擔負的職責和應(yīng)發(fā)揮的總體功能。秘書以獨

15、特的秘書工作,促 進組織管理職能的實現(xiàn),提高組織管理效率。根據(jù)秘書職能特征,可以把秘書工作分為四類:一是日常事務(wù)工作;二是專項工作;三是領(lǐng)導(dǎo)授意工 作;四是參謀輔助工作。秘書四大職能,即辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、檢查督辦。秘書四大職能以辦理事務(wù)為基礎(chǔ),以 輔助決策為核心,相互聯(lián)系、相互滲透,形成一個有機的不可分割的整體。3秘書工作的內(nèi)容有哪些,怎樣認識秘書授權(quán)工作的內(nèi)容、特點與要求。答: 根據(jù)秘書職能特征,可以把秘書工作分為四類:一是日常事務(wù)工作;二是專項工作;三是領(lǐng)導(dǎo)授 意工作;四是參謀輔助工作。秘書授權(quán)工作的內(nèi)容:文書擬寫、督查工作、協(xié)調(diào)工作秘書授權(quán)工作的特點: 一是被動工作。是在組織

16、領(lǐng)導(dǎo)授意之下以被動的方式進行的,是代表組織領(lǐng)導(dǎo)說話,具有較強的遵命 性;二是針對性強。具有鮮明的針對性,對象非常明確。三是群體智慧。秘工作往往需要發(fā)揮群體優(yōu)勢,集思廣益,是集體智慧的結(jié)晶;四是政策性強。要以黨和國家的路線、方針、政策為依據(jù),又要能夠提出 政策性強、便于基層執(zhí)行的指令。秘書授權(quán)工作的要求:秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意代組織立言,體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。 能夠嚴格按照法律法規(guī)辦事,保障有關(guān)方針、政策的貫徹落實,切實實現(xiàn)政令暢通,令行禁止。重點 在于圍繞重要管理指令和中心工作,抓大事、要事和久拖不決之事。開展協(xié)調(diào)工作有利于實施領(lǐng)導(dǎo)管理,保證政令暢通;有助于和諧組織內(nèi)外人際關(guān)系,增強組織的凝

17、聚 力和向心力秘書學(xué)概論第六章1如何理解秘書工作的一般規(guī)律? 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動,輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為,是秘書工作的基本規(guī)律。(1)從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動看秘書工作的一般規(guī)律 秘書工作的實質(zhì)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);秘書活動隨領(lǐng)導(dǎo)活動的產(chǎn)生而產(chǎn)生;哪里有領(lǐng)導(dǎo)活動,哪里就有秘書 的工作;秘書服務(wù)要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)需要;秘書工作的質(zhì)量影響領(lǐng)導(dǎo)效果。(2)從輔助領(lǐng)導(dǎo)管理看秘書工作的一般規(guī)律輔助領(lǐng)導(dǎo)管理是秘書工作的中心任務(wù); 輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的基本內(nèi)容; 秘書工作者必須努力提高輔助水平; 秘書對領(lǐng)導(dǎo)的輔助是綜合輔助; 秘書工作有一定的權(quán)威性; 輔助性決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作之間的關(guān)系。(3)從適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為看秘

18、書工作的一般規(guī)律 全面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖;取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴;研究領(lǐng)導(dǎo)工作特點;秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念和行為。2如何正確運用秘書工作的一般規(guī)律? 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)活動,輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為,是秘書工作的一般規(guī)律。這些規(guī)律適用于古 今中外的秘書工作,都是秘書工作中的固有的、本質(zhì)的聯(lián)系。秘書工作和秘書人員本身,就是領(lǐng)導(dǎo)需要的 產(chǎn)物,服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動是領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的基本要求。輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的有效程度,是衡量秘書工作的重 要標準。適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為,有利于秘書職能作用的有效開展為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書這一職業(yè)的宗旨,這 是不能由秘書個人的意愿所改變的。這就是這一總規(guī)律的理論基礎(chǔ)。認識這條規(guī)律,有助于推動秘書工作

19、 健康發(fā)展;遵循這一規(guī)律,既有利于提高秘書工作的質(zhì)量和效率,又有利于對領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助和優(yōu)化。違 背了它,就決不可能做好秘書工作,秘書也就失去了存在的價值。3簡述 ABC 重點管理法的應(yīng)用。ABC 重點管理 法,又稱巴雷托分析法、主次因素分析法、 ABC 分析法、分類管理法。是根據(jù)事物的經(jīng)濟、技術(shù)等方面的主要特征,運用數(shù)理統(tǒng)計方法,進行統(tǒng)計、排列和分析,抓住主要 矛盾,分清重點與一般,從而有區(qū)別地采取管理方式的一種定量管理方法。借鑒這種管理方法的內(nèi)涵是在 被動接受任務(wù)后,主動安排辦理順序。即按照重要和急緩程度分類排列辦理順序,將要事急事列為 A 類, 要高度注意,優(yōu)先處理慎重處理。舍得時間,優(yōu)先

20、解決重要的緊急的少數(shù)問題。將重要但不急辦的事項列 為 B 類,較慎重處理,確保各項工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時限內(nèi)完成。將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項列 為 C 類,采取合并同類項的方法有計劃地進行一般處理,也可留到時間比較充裕時辦理。比如,在處理文 件時可暫緩處理一般性傳閱文件,待緊急文件來時一并送給領(lǐng)導(dǎo),這樣既節(jié)省了來回送文的時間,又可避 免因瑣事而頻繁地出現(xiàn)。4簡述秘書協(xié)調(diào)方法的類型。(1)會議協(xié)調(diào)是一種正式協(xié)調(diào)方法,是秘書協(xié)調(diào)工作中最常見、最基本方法。協(xié)調(diào)會議圍繞特定的主 題,面對面地反復(fù)進行溝通,開拓思維視野,具有集思廣益的功能。協(xié)調(diào)會議吸收與工作有關(guān)的組織和人 員共同參加,顧及方方面面的

21、權(quán)益,防止獨斷專行。(2)走訪調(diào)研協(xié)調(diào)法對不宜召集會議形式的協(xié)調(diào)事項 , 可直接與被了解的人接觸 , 就反映的問題或某 些工作 ,耐心聽取對方的意見看法。通過討論獲得統(tǒng)一或部分統(tǒng)一的結(jié)論。涉及幾個部門的事項還應(yīng)廣泛走 訪分別協(xié)商達到統(tǒng)一。(3 )征詢協(xié)調(diào)方法也叫轉(zhuǎn)單協(xié)調(diào)法。是指對于某些工作,如制定計劃、修改文件、協(xié)調(diào)進度等,都可以通過由有關(guān)人員在簽呈文件上共同簽字以示了解的方式完成協(xié)調(diào)任務(wù)。一般均由秘書傳遞轉(zhuǎn)單文件、計 劃討論稿、某些商議材料等 ,秘書還要整理經(jīng)數(shù)個部門領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門人員閱簽后的意見, 集中起來形成相對一致的意見 ,向領(lǐng)導(dǎo)匯報。(4)政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法, 是以系統(tǒng)完備的政策法規(guī)體

22、系為依據(jù)的協(xié)調(diào)方法。 政策法規(guī)既是各級各類組 織開展各種活動的依據(jù)和標準,也是管理事務(wù)調(diào)整工作活動過程的精神成果。(5)會稿協(xié)調(diào)法 指的是若干相關(guān)部門和個人,為處理相關(guān)問題,就所認同的內(nèi)容與合作的事項等, 共同撰寫文稿的過程。5簡述秘書信息溝通的具體方法。 信息溝通的方法有多種多樣,可按各類標準劃分為各種類型。根據(jù)秘書信息溝通對象的不同,秘書溝 通可分為縱向信息溝通和橫向信息溝通;根據(jù)信息溝通所使用工具的不同,秘書溝通的方法可分為語言信 息溝通、非語言信息溝通、網(wǎng)絡(luò)信息溝通等。秘書信息溝通的具體方法有(1)縱向信息溝通包括1上行溝通也稱向上溝通, 即秘書與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。這種溝通是秘書對領(lǐng)導(dǎo)的要求

23、做出反饋、 表達態(tài)度、 匯報情況、使領(lǐng)導(dǎo)了解工作的進度過程;是秘書向上級提供新的信息資料,呈送材料、反饋交流信息、下 情上達、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的過程。2下行溝通領(lǐng)導(dǎo)向秘書傳達命令,下達任務(wù),或秘書向下級部門傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖的上情下達過程。是傳統(tǒng)的完成工作的方法。(2 )橫向信息溝通也稱平行溝通或秘書與職能部門的溝通,是指在同級之間, 或不相隸屬的各單位之間的信息傳遞。(3 )語言信息溝通包括1口頭信息溝通無論是橫向溝通還是縱向信息溝通,都離不開口語表達??陬^溝通是信息溝通的主要 形式,即以說話的方式,把信息變成言語進行傳遞和反饋,如交談、會議、解釋、接待、發(fā)言、演講、打 電話等。2書面信息溝通即用文字

24、、符號、圖表、數(shù)字等書面形式進行信息傳遞交流,也是秘書經(jīng)常采用的信息溝通方式。這種信息溝通包括如文件、簡報、報表、報告、會議記錄、新聞稿件、工作計劃總結(jié),書籍 和文獻資料,以及各種信件、電報等。(4)非語言信息溝通就是由個體的軀體各部位所發(fā)出的身體語言,它涉及表情、動作、手勢、姿勢、聲音、服飾、距離等非言語手段進行的信息交流,是口頭溝通的重要輔助形式,具有修飾性、替代性、散發(fā)性和暗示性等特點,能表達語言難以表達的思想情感,起到強化口頭溝通的作用。它是秘書人員在與領(lǐng) 導(dǎo)者、公務(wù)人員和其他社會成員的交往中,不可缺少的一種補充信息溝通形式。(5)網(wǎng)絡(luò)信息溝通利用網(wǎng)絡(luò) ,秘書可以在第一時間向領(lǐng)導(dǎo)提供最

25、有效,最新的信息;快捷便利發(fā)布和收集相關(guān)信息;自由 的選擇接受信息的內(nèi)容、時間和方式,比如文字方式、圖片方式、視頻方式等。6簡述提高時間利用率方法。(1)提高單位時間的利用率。處理工作要專心致志,集中注意力,用最短的時間完成任務(wù),在精力旺 盛之時,迅速處理各種事務(wù)。(2)建立正確的時間觀念。培養(yǎng)節(jié)約時間的技能,簡化處理事務(wù)的程序。例如可用電話解決的問題不 開會,不寫信;開會目標明確,減少開會人數(shù),縮短時間;復(fù)函處理困難工作;通話簡潔,集中回復(fù)電話, 儲存好常用電話號碼。(3)善于擠時間。用頭腦清醒的時間撰稿,隨時備好紙和筆,做好記錄備忘提示;在最緊急的時候, 也要把握最后一分鐘,防止返工。(4

26、)合理使用零碎時間。 所謂零碎時間是指不構(gòu)成連續(xù)時段的某項工作與另一項工作銜接之間的空余 時間。這種空余時間,一種是不可預(yù)計的零碎時間;另一種是事前可以預(yù)計的零碎時間,如公務(wù)出差的候 機候車時間,等待會談代表來到的時間等。(5) 充分利用現(xiàn)代科技手段, 有效利用節(jié)約時間的工具。秘書可以改善設(shè)備與工作環(huán)境。經(jīng)常整理辦 公桌,備品擺放方便取用,使用適當?shù)奈木邫n案設(shè)備妥善保管資料,隨時更正,加入最新資料。準備大垃 圾桶,把沒用的東西丟掉,免去重復(fù)翻找,減少找東西的時間。充分利用辦公自動化設(shè)備,如個人備忘錄、 臺歷、通信薄、手機提示功能、計算器、電傳、電話、錄音筆、錄像機、錄音機、復(fù)印機等。工具齊全適

27、 用,才有助于秘書提高工作效率。在實際工作中,秘書應(yīng)綜合運用使用各類節(jié)約時間的工具,改進運用時間的方法,更加有效地使用時 間資源,提高工作效率。秘書學(xué)概論第七章1. 高效的秘書團隊應(yīng)具備哪些條件?(一)共同的目標1. 明確的團隊目標能激發(fā)團隊成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力,使得團隊的存在有了價值。2.共同的團隊目標有助于團隊成員設(shè)定個人目標,從而使團隊成員在執(zhí)行計劃的過程中始終處于最佳 工作狀態(tài),并能盡量使實際進度略微領(lǐng)先于目標進度,進而幫助團隊獲得最佳工作績效 。(二)互信的協(xié)作1. 應(yīng)把具有各種不同素質(zhì)、知識、能力的成員組合成一個彼此互補、優(yōu)化的秘書團隊,才能產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應(yīng)。 2.團

28、隊成員情感上相互認同也是團隊成功的重要因素。(三)明確的職責1. 一個高效的團隊應(yīng)根據(jù)每個成員的個體特質(zhì)安排其在團隊擔任不同的角色并進行明確的分工。2.秘書工作應(yīng)講究工作程序并明確團隊每位成員的職責。(四)較強的執(zhí)行力所謂執(zhí)行力,指將目標轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的能力,將不可能變?yōu)榭赡苣繕恕?.簡述秘書團隊的內(nèi)部結(jié)構(gòu)(一)團隊規(guī)模 秘書團隊人數(shù)以 2 7 人為宜(二)角色1.根據(jù)每位成員的氣質(zhì)如膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì),和專業(yè)背景2.必須對團隊成員進行崗位分工,定職定責。3.可從秘書事務(wù)能力、文字能力、溝通能力、表達能力、公共關(guān)系能力、辦公自動化運用能力、協(xié)調(diào) 能力等綜合素質(zhì)考慮。(三)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)是高效

29、能秘書團隊的核心人物,他承擔著管理、建設(shè)團隊的重任。(四)規(guī)范規(guī)范是用以約束團隊成員并被團隊成員共同接受和認可的一些行為準則。3. 秘書團隊的成長要經(jīng)歷哪些階段?每一階段的任務(wù)是什么? 秘書團隊組建期。這個階段,秘書團隊應(yīng)完成以下三方面的工作:一是形成團隊的內(nèi)部結(jié)構(gòu)框架;二 是建立團隊與外界的初步聯(lián)系;三是培養(yǎng)團隊成員對團隊初步的認同感與凝聚力。秘書團隊磨合期。為順利度過磨合期,團隊在這一階段可通過下述方法和手段幫助構(gòu)建和諧的團隊文 化,如通過舉辦一些生活化的集體活動幫助成員彼此溝通、理解、互相包容、相互欣賞;用團隊的“愿景 和目標”來凝聚人心,激發(fā)成員“因公忘私”的崇高感;團隊領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)自覺提

30、醒成員將主要的力量集中于 外部的競爭對手,通過注入“一致對外”的意識增強團隊成員的向心力;可適當采用“對團隊績效的獎賞” 作為手段來強化團隊內(nèi)的承諾意識。秘書團隊規(guī)范期。 規(guī)范期是團隊經(jīng)過艱苦的磨合階段,開始逐步走向穩(wěn)定和成熟的階段。 在這個階段, 團隊內(nèi)部成員逐漸適應(yīng)彼此之間的工作個性、互相尊重各自的工作價值,另一方面在此階段,團隊可能矯 枉過正,出現(xiàn)行為與思維方式的同質(zhì)性,規(guī)范期有可能變成創(chuàng)造力蛻化的平庸期。因此這一階段在異中求 同的同時還應(yīng)特別強調(diào)同中求異,既有多元的工作理念、工作個性、工作思路,又能和諧共處、彼此尊重。秘書團隊成熟期。在這個階段,團隊開始成為獨特的“這一個” ,一種具有

31、獨特理念、豐富的內(nèi)涵的自 有文化將使本團隊區(qū)別于其他團隊。團隊成員具備高度的獨立性和自覺性,能獨當一面開展工作,并能擔 負更多責任;團隊成員能坦誠地提出不同意見,并通過與其他成員溝通、辯論、駁難,產(chǎn)生新的創(chuàng)見。創(chuàng) 新在這一階段達到頂峰。4. 秘書團隊經(jīng)常采用哪些績效測評方法? 領(lǐng)導(dǎo)者判斷測評法、等級評定法、序列法、關(guān)鍵事件法5.測評過程中應(yīng)遵循哪些原則? 制度化原則、定量與定性結(jié)合原則、民主集中制原則、精確原則。秘書學(xué)概論第八章1. 怎樣理解我國職業(yè)資格認證制度?答: 含義:國家職業(yè)資格認證制度,是按國家職業(yè)技能標準或任職資格條件,通過政府認定的考核鑒 定機構(gòu),對勞動者從事某種職業(yè)所應(yīng)掌握的學(xué)

32、識、技術(shù)和實際操作能力進行客觀公正、科學(xué)規(guī)范的評價和 鑒定,對合格者授予相應(yīng)的國家職業(yè)資格證書的人力素質(zhì)認證規(guī)范。性質(zhì):考核的內(nèi)涵來源于職業(yè)的要求,有很強的職業(yè)性;認證的內(nèi)容體系按照職業(yè)活動規(guī)律和要求確 定;考核的內(nèi)容結(jié)構(gòu)要求穩(wěn)定,具有等值性。與學(xué)歷教育區(qū)別:學(xué)歷教育是以知識為主,學(xué)術(shù)為本,基礎(chǔ)是基本學(xué)科教育規(guī)律;而職業(yè)認證培訓(xùn)是 以能力為主,應(yīng)用為本,其基礎(chǔ)是職業(yè)活動規(guī)律。 作用:國家證書制度是通過法律法規(guī)推行、由政府認定的授權(quán)機構(gòu)實施、全社會通行的證書制度。是 用人單位招聘、 錄用勞動者的主要依據(jù), 也是境外就業(yè)、對外勞務(wù)合作人員辦理技能水平公證的有效證件。意義: 職業(yè)資格證書是國際上唯一

33、通用的從業(yè)資格證明,絕大多數(shù)國家都有自己的職業(yè)資格證書制度。我國開展國家職業(yè)資格鑒定,推行職業(yè)資格證書制度,是落實 “科教興國”戰(zhàn)略方針的重要舉措,也是我 國人力資源開發(fā)的一項戰(zhàn)略措施。這對于提高勞動者素質(zhì),促進人力資源市場的建設(shè)以及深化經(jīng)濟改革, 促進經(jīng)濟發(fā)展都具有重要意義。2秘書職業(yè)資格認證的主要種類有哪些 ?答:許職業(yè)秘書資格(簡稱 CPS)證書。作為全球聞名的秘書協(xié)會組織,其考試影響力,在業(yè)內(nèi)被稱 為“博士級”的資格證書。秘書職業(yè)資格認證,主要有國內(nèi)認證和國際認證兩類。(1)國內(nèi)認證, 影響最廣的是人力資源與社會保障部舉辦的秘書國家職業(yè)資格認證,秘書國家職業(yè)資格認證全國“五統(tǒng)一” ,即統(tǒng)一標準、統(tǒng)一教材、統(tǒng)一命題、統(tǒng)一證書,統(tǒng)一管理,保證了秘書國家職業(yè)資 格認證的規(guī)范性。( 2 )國際上,秘書職業(yè)資格認證有三大類:一是英國劍橋大學(xué)舉辦的劍橋辦公管

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