物資采購方式流程及規(guī)范

1、物資采購方式流程及規(guī)范對于我們施工企業(yè)物資管理工作來講， 有三項主要的工作，即物資采購、 物資收發(fā)管控和物資消耗核算，此三項工作做好了，我們的物資工作就不會 出現(xiàn)太大的問題。今天重點講述一下物資采購方面的相關(guān)業(yè)務(wù)知識，與大家共同探討。一、物資采購的方式及選擇對我們施工企業(yè)來講，物資采購的方式大致有以下幾種，即公開招標、 邀請招標、競爭性談判、詢價采購，下面就分別講述一下：1、公開招標：第十條第二款規(guī)定，公開招標，也稱無限，是一種由招 標人按照法定程序，在公開出版物上或傳媒載體發(fā)布招標公告，所有符合條件的供應(yīng)商可以平等參加投標競爭， 從中擇優(yōu)選擇中標者的招標方式。 公開 招標的優(yōu)點在于能夠在最大

2、限度內(nèi)選擇投標商，競爭性更強，擇優(yōu)率更 高，同時也可以在較大程度上避免招標活動中的賄標行為，因此，國際 上政府采購通常采用這種方式；公開招標的缺點在于由于投標人眾多， 一般耗時較長，需花費的成本也較大。一般甲供、甲控物資均采用此種 采購方式。2、邀請招標：邀請招標也稱有限性招標或選擇性招標，即由招標單位按照邀請招標流程選擇一定數(shù)目的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標邀請書，邀請他們 參加投標競爭。一般都選擇3-10個之間參加者較為適宜，當然要視具體的 招標的大小而定。在采用邀請招標采購方式時，注意以下兩點：1）邀請招標的有效投標供應(yīng)商不少于三家，否則無效；2）除特殊原因，潛在投標供應(yīng)商數(shù)量較多的，不應(yīng)當采用

3、此辦法。我們自購物資常采用此種采 購方式。3、競爭性談判：是指采購人或者采購代理機構(gòu)直接邀請三家以上就采 購事宜進行談判的方式。 競爭性談判采購方式的特點是：一是可以縮短準 備期，能使采購項目更快地發(fā)揮作用；二是減少工作量，省去了大量的開標、 投標工作，有利于提高工作效率；三是供求雙方能夠進行更為靈活的談判。一般來說有兩種情況：第一公開招標或邀請招標進行兩輪均失敗（貨源供不 應(yīng)求、供應(yīng)商報價不可接受、供應(yīng)商對招標方的條件不予響應(yīng)-墊付款等）； 第二采購單位重點關(guān)注品牌、性價比及功效等，均采用此種采購方式。4、詢價采購：詢價采購是指對幾個供應(yīng)商（通常至少三家）的報價進行比較以確保價格具有競爭性的

4、一種采購方式。詢價采購特點：1）邀請報價的數(shù)量至少為三個。2）只允許提供一個報價。每一供應(yīng)商只許提出一個 報價，而且不許改變其報價。不得同某一供應(yīng)商或承包商就其報價進行談判。報價的提交形式，可以采用電傳或傳真形式。其缺點：1）詢價信息公開面較狹窄，局限在有限少數(shù)供應(yīng)商，排外現(xiàn)象較嚴重；2）詢價采購出現(xiàn)超范圍適用，法律規(guī)定適用通用、價格短期內(nèi)相對變化小、市場 貨源充足的采購項目，實際工作中則是以采購物資的數(shù)額大小來決定是 否采用詢價方式。詢價并不是通用的“靈丹妙藥”，有著確切的適用條 件，實際工作中一些采購人將詢價作為主要采購方式，錯誤地認為只要 招標搞不了的，就采用詢價方式，普遍存在濫用、錯用

5、、亂用詢價采購 方式問題，某些單位隔三差五搞詢價，忙得“不亦樂乎”，被瑣碎的事 務(wù)纏身，采購和規(guī)模效應(yīng)低下，還有些人借詢價規(guī)避招標；3）、詢價過于傾向報價，忽視對供應(yīng)商資格性審查和的考察。法律規(guī)定“采購人根 據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商”，這是詢價采購成交供應(yīng)商確定的基本原則；4）、確定被詢價的供應(yīng)商主觀性和隨意性大，被詢價對象應(yīng)由詢價小組確定，但是往往被采購人在 確定詢價對象時會憑個人好惡取舍，主觀性較大；5）、詢價采購的文件過于單薄，往往就是一張報價表，基本的也會被省略。法律規(guī)定詢價采 購應(yīng)制作詢價通知書（或詢價函），在一些詢價采購活動中，詢價方一般 不制作

6、詢價通知書（或詢價函），多采取電話通知方式，即使制作詢價通 知書，內(nèi)容也不夠完整，且規(guī)范性較差，價格構(gòu)成、成交標準、保證金、 合同條款等關(guān)鍵性的內(nèi)容表述不全，影響了詢價的公正性，不少詢價采 購結(jié)束后采購雙方不簽合同，權(quán)利義務(wù)不明確，引發(fā)了不必要的糾紛。6）、詢價小組組成存在問題，法律規(guī)定“詢價小組由采購人的代表和有 關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三 分之二”，詢價的主體應(yīng)是詢價小組，我們單位一般不會如此規(guī)范，只 需相關(guān)部門人員組成詢價小組；7）、采購活動的后續(xù)工作比較薄弱。不搞詢價采購活動記錄，不現(xiàn)場公布詢價結(jié)果，詢價方式隨意性大。一些 地方嘗試采用電話詢價、傳真

7、報價、網(wǎng)上競價等方式搞詢價采購，盡管 這些有便利之處，但不宜過多地使用，法律規(guī)定在詢價過程中供應(yīng)商一 次報出不得更改的價格，采用非現(xiàn)場方式搞詢價存在舞弊漏洞，采購方 有機會隨意更改任何一家供應(yīng)商的報價，或者給有關(guān)供應(yīng)商“通風報信。詢價采購適用于：采購物資數(shù)額??；物資品種、規(guī)格、型號繁多且數(shù)額較?。浑m總用量較大，單批次采購量較小，且價格變化幅度較大， 又無明確的價格浮動依據(jù)；等等。二、物資采購流程及規(guī)范（一）公開招標的流程（基本程序）及規(guī)范公開招標流程大致分為三個階段：招標準備階段、招標投標階段、決標成交階段。1、招標準備階段：辦理招標備案-招標申請；編制招標有關(guān)文件-招標廣告（公告）、招標文件

8、。2、招標投標階段：1）發(fā)布招標廣告；2）資格預審；3）發(fā)售 招標文件；4）現(xiàn)場考察；5）解答投標人質(zhì)疑。3、決標成交階段：1）開標；2）評標-初評、詳評、評標報告；3）定標-確定中標人、發(fā)中標通知書、辦理簽訂合同事宜。此三個階段大致可分為如下九個步驟：（1）招標公告（2）資格預審（3）發(fā)售招標文件（4）投標預備會（5）編制、遞送投標文件（6）開標（7）評標（）（8）中標（9）合同談判與簽訂（二）邀請招標的流程（基本程序）及規(guī)范邀請招標與公開招標流程基本相同，大致分為三個階段：招標準備 階段、招標投標階段、決標成交階段。1、招標準備階段：收集潛在合格供應(yīng)商并進行資格預審；編制招標 有關(guān)文件-招

9、標邀請書、招標文件。2、 招標投標階段：1)發(fā)招標邀請書；2)發(fā)售招標文件；3)現(xiàn)場考 察；4)解答投標人質(zhì)疑。3、 決標成交階段：1)開標；2)評標-初評、詳評、評標報告；3)定標-確定中標人、發(fā)中標通知書、辦理簽訂合同事宜。此三個階段大致可分為如下九個步驟：(1)資格預審(2)發(fā)招標邀請書(3)發(fā)售招標文件(4)投標預備會(5)編制、遞送投標文件(6)開標(7)評標()(8)中標(9)合同談判與簽訂實際操作過程中，其運作程序為：編制物資需求計劃T收集潛在合格 供應(yīng)商并進行資格預審T發(fā)招標邀請書T發(fā)售招標文件T召集投標預備會 并答疑T收集投標文件T開標T評標（推薦前三名）7定標T發(fā)中標通知書

10、 和未中標通知書T履行合同簽訂手續(xù)。（三）競爭性談判的流程（基本程序）及規(guī)范1、成立談判小組。談判小組由米購人的代表和有關(guān)專家共三人以上 的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。2、制定談判文件。談判文件應(yīng)當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草 案的條款以及評定成交的標準等事項。確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。3、談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的 供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。4、談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。在談 判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng) 當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。5、確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的 原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。（四）詢價采購的流程（基本程序）及規(guī)范1、收集潛在合格供應(yīng)商并進行資格預審；2、發(fā)出詢價函；3、限時收回報價表；4、匯總報價表并提出擬選擇的供應(yīng)商。實際操作過程中，其運作程序為：編制物資采購計劃-收集潛在合 格供應(yīng)商