辦公室管理試題庫(kù)

1、辦公室管理試題庫(kù)0501一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1 分，共 10 分）1.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ǎ?。A 接通電源可立即復(fù)印操作B. 選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D. 復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿2.以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里D 不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢3. 文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類D 可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作4. 文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪

2、一項(xiàng)做法是不適宜的（）。A 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，加進(jìn)自己的意見D 重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。5. 以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 考慮打電話的時(shí)間是否合適D 對(duì)待投訴電話先安撫，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事6. 以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤子右上側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D 文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意7. 以下關(guān)于預(yù)定工作的行

3、為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）A 與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C如果預(yù)定需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)賬之前打電話D 不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明8.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（）A 宴會(huì)的形式與氣氛B. 交通是否方便C有無(wú)停車場(chǎng)D. 有無(wú)休息室9.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（）A 語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B由過(guò)程先說(shuō)C利用重復(fù)的效果D說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素、使用模糊語(yǔ)言10. 將同文多頁(yè)沿邊取齊后，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形

4、成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（）A 騎邊章B. 封存章C. 騎縫章D. 證見章二、判斷題（正確打“”，錯(cuò)誤打“ X ”。每小題1 分，共10 分）（）1.文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)務(wù)管理及其他活動(dòng)。（） 2.凡是單位撤銷，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（）3.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（） 4.檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（）5.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（）6.合適的話題可以

5、有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（）7.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（）8.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（） 9.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（） 10.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。三、簡(jiǎn)答題（每小題 10 分，共 20 分）1. 來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？2. 文員所作的口頭報(bào)

6、告的基本方法是怎樣的，有什么要求？四、設(shè)計(jì)題（每小題10 分，共 20 分）1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？2. 文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題20 分，共 40 分）1. 某年3 月5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3 月5 日至3 月12 日，預(yù)定 12 日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包， 總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小

7、李，把這封信交給你們科長(zhǎng)” ，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3 月 12 日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)， 12 日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片。 小王看了信的內(nèi)容， 附件里說(shuō)明有三張照片， 小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想

8、，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？2. 請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1）市教委關(guān)于 2003 年招生工作的通知；（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（ 3）東方學(xué)院 2003 年招生工作計(jì)劃；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2003 年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委） ；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2003 年招生工作的批復(fù)；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（ 8）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的通知；（ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)

9、準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（ 12）東方學(xué)院 2003 年度工作總結(jié)；試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)一、單項(xiàng)選擇題1.A2. C3. D4. A5. B6.C7. D8. D9. B10. A二、判斷題1.2. X3. 4.X5.X6.X7. 8. X9. 10. 三、簡(jiǎn)答題1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？（ 1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 （ 1 分）（ 2）及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其

10、他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信， 要處理及時(shí)，報(bào)告上司， 還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。（2 分）（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（2 分）（4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 （人） 以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（1 分）（ 5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦

11、或自辦。 （2 分）（ 6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。（2 分）2. 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2分）（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（2 分）（3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是 .?！保?分）（4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（1分

12、）（5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以的原則檢查是否有遺漏。（2 分）（ 6）如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。 （ 1 分）四、設(shè)計(jì)題（每小題10 分，共 20 分）1. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？（ 1）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、升遷，或者圣誕節(jié)、中秋節(jié)等：（1 分）（ 2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（ 2 分）（ 3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。（1 分）（ 4）還應(yīng)熟知

13、一下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（1 分）（ 5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇利平，做到恰如其分，適合對(duì)方。（ 1 分）（ 6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（ 1 分）（ 7）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減， 表示是否同意你提的建議或者提出的一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（ 1 分）（ 8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減， 表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見，以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（1 分）（ 9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司

14、禮物的人做一張卡片記錄。（ 1 分）2. 文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（ 1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部分報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2分）（ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（2分）（ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。（2 分）（ 4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。（2分）（ 5 ）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 2分）五、案例

15、分析題1. （1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（ 3 分）（ 2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到， 告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)（ 3分）（ 3） 12 日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；（3 分）（ 4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份， 留待上司過(guò)目；（ 3 分）（ 5）發(fā)現(xiàn)附件缺少， 應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量， 接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； （3 分）（ 6）沒有訂購(gòu)的東西不能簽收； （ 2 分）（ 7）在移交郵包里的物品時(shí)， 要先打印一份清單，注明收到的日

16、期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好；（3 分）2. 答：案卷一：（3 分）（ 1）市教委關(guān)于 2003 年招生工作的通知；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2003 年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委） ；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 2003 年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)（2 分）案卷二：（4 分）（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（ 8）東方學(xué)院寡欲做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知（2 分）案卷三：（ 3）東方學(xué)院20

17、03 年招生工作計(jì)劃；（ 12）東方學(xué)院2003 年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)（2 分）案卷四：（ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告（2 分）0507一、單選題1.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 安置窗簾遮擋室外光線B. 與其他設(shè)備正確連接C投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D. 應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的（）。A 準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)

18、條B 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D 下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3. 以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置B 想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉D 錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音4. 文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B 盡量控制外來(lái)干擾，把需要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做D 對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最好期限5. 以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和

19、筆，B 文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話D 如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系6. 以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（）。A 以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B 上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D 會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好7.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（）A 準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B. 代替上司制定約會(huì)計(jì)劃C為商務(wù)洽談收集資料D. 把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單8.以下關(guān)于

20、交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（）。A 用后跟著地走路B 正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿D 穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后退虛跪上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰9. 以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（）。A 雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B 茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行D 午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交10. 上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（）。A 只在便箋上寫好會(huì)議名稱B 除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D 和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中

21、臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便二、判斷題（ ）1. 同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ） 2. 如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ） 3. 文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己傳達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（ ） 4. 當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）5. 文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）6. 面對(duì)突發(fā)事件，值班人員

22、有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ）7. 注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）8. 即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ） 9. 女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ）10. 文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。三、簡(jiǎn)答題1. 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。2. 文員受上司指示，向?qū)ο笠蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？四、設(shè)計(jì)題1. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作

23、，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？2. 某公司成立三周年， 準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)， 辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備， 要做哪些工作？五、案例分析題1. 公司經(jīng)理在周一早上告訴文員小劉，周四上午9： 00 到 11：00 召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。直到周三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于周四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！敝芩纳衔?： 30 左右，有2 個(gè)銷售員到了會(huì)議室

24、，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9： 00 左右有 6 個(gè)銷售員來(lái)了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在10：00 見面。到了 10 點(diǎn)，只剩下4 位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束。經(jīng)理很不高興。公司一共有12 位銷售員，事后去問(wèn)另外4 為，他們說(shuō)，根本沒有看到通知。 經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)， 小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？，2. 請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司 2003 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（2）利華公司 2003 年銷售計(jì)劃；（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公

25、司關(guān)于合作事宜的函；（ 5）利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2003 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2003 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2003 年銷售工作總結(jié)。標(biāo)準(zhǔn)答案試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)一、單項(xiàng)選擇題1.D2. C3. A4. C5. C6.A7. B8. D9. C10. A二、判斷題1.2.3. X4.5.X6.7.8. X9.10.X三、簡(jiǎn)答題1. 文員根據(jù)單位需要向外或

26、向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答：（ 1）擬稿。（ 1 分）（ 2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。（ 2分）（ 3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（1 分）（ 4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（ 1分）（ 5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（1 分）（ 6）校對(duì)，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（1 分）（ 7）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（1 分）（ 8）登記。（ 1 分）（ 9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。（1 分）2. 文員受上司指示，向

27、對(duì)象要求約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？答：（ 1）要獲得上司的許可； （1 分）（ 2）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)。（ 1分）（ 3）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、 目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、 午餐會(huì)）、所需要的時(shí)間等等； （ 1 分）（ 4）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 （ 1 分）（ 5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；（1 分）（ 6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；（1 分）（ 7）公司有重大活動(dòng)的那一天不

28、宜安排約會(huì)；（1 分）（ 8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方， 還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 （ 2 分）四、設(shè)計(jì)題1. （ 1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)，是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2 分）（ 2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名） ，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（ 2分）（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。 （ 1 分）（ 4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（1 分）（ 5）考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空

29、公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息，為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。 （ 1 分）（ 6）安排差旅費(fèi)。 （ 1 分）（ 7）建立旅行旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（ 1 分）（ 8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。 （1 分）2. （ 1）客人的選擇。確定名單，再請(qǐng)上司核定。（1 分）（ 2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。 （1 分）（ 3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等?？紤]宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)。（1 分）（ 4）擬訂菜單。

30、應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 分菜單，供上司挑選。 （ 1 分）（ 5）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地方，以及著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；（2 分）（ 6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。 席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐； 夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊， 女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客， 應(yīng)插在客人中間坐， 以便同客人接觸交談。（ 2 分）五、案例分析題1. 答：（ 1）應(yīng)該搞

31、清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（3 分）（ 2）打印好書面通知； （ 3 分）（ 3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人； （ 3 分）（ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（2 分）（ 5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)；（ 3 分）（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（3分）（ 7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；（3 分）2.答案案卷一： （ 4 分）1.利華公司 2003 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；5. 利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；8. 利華公司 2003 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；1

32、0. 利華公司 2003 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司 2003 年經(jīng)理會(huì)議記錄（2 分）案卷二：（2 分）2. 利華公司 2003 年銷售計(jì)劃；12. 利華公司 2003 年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2003 年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)（2 分）案卷三：3. 市工商局關(guān)于年檢工作的通知；6. 市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；11. 市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知（2 分）案卷四：4.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；7.香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；9. 利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公

33、司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要（2 分）0601一、單項(xiàng)選擇題1. 以關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的（）A 伸直雙臂再合攏，在高于桌面 15cm 左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B 辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C各種類型的文件柜要分門別類安防文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D 紙張和較重的東西放在架子下民幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2. 以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的（）A 定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B 想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)D

34、 把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3. 文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（）A 電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B 在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)D 文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻傳達(dá)4. 文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（）A 拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B 應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D 在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好5. 以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（）A 上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B 一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指

35、尖點(diǎn)一下D 握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好6. 文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（）A 拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B 對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D 對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7. 文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（）A 文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B 什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度D 文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作8.文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（）A

36、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B. 歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求C收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D. 歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求9.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確（）A 首先搞清楚上司想做什么樣的安排B 辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D 不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)10. 照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的（）A 有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B 到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D 應(yīng)

37、酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助二、判斷題（ ） 1. 即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（ ）2. 如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行， “尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ） 3. 文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)右后側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 4. 雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 5. 用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 6. 口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（ ） 7. 受到直屬上司以外的指派時(shí)

38、，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再做決定。（ ） 8. 監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 9. 列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ）10. 文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。三、簡(jiǎn)答題1. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？2. 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？四、設(shè)計(jì)題1. 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？2.

39、 某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？五、案例分析題1. 為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬(wàn)寫一份通知。 小萬(wàn)一邊寫一邊想， 有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問(wèn)題， 如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來(lái)而派其他人員來(lái)了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4 月 2 日上午 9 時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問(wèn)開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份

40、會(huì)議通知？過(guò)了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿， 原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題二： 作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？2. 皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。 兩家都進(jìn)行皮革

41、進(jìn)出口貿(mào)易。 雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣處在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽訂了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公

42、司常駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已于昨天回國(guó)， 就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽訂了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)， 也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？答案一、單選題BDBACACBDD二、判斷題 X XX XX三、簡(jiǎn)答題

43、1. 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2 分）電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表（3 分）1 分）、固定活動(dòng)日期一覽表（1 分）、使用提示性備忘錄（1 分）、準(zhǔn)備約會(huì)表（1 分）、準(zhǔn)備特殊提示卡（1 分）、準(zhǔn)備交往提示文件（1 分）。2. 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)（ 1 分）、合理確定會(huì)議目標(biāo)（ 1 分）、確定必要的與會(huì)者（1 分）、減少會(huì)議數(shù)量（ 1分）、縮小會(huì)議規(guī)模 (1分) 、簡(jiǎn)化會(huì)

44、議程序（ 1分）、縮短會(huì)議時(shí)間（2 分）、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)（1 分）、分析會(huì)議成本（1 分）。四、設(shè)計(jì)題1. 答案：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶（2 分）；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖（1 分）；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（2 分）加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 2 分）并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記（2 分）。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整（ 1 分）。2. 答案：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等（2 分）；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物（2 分）；比較合適的生日禮

45、物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品（2 分）；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下（ 2 分）；附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理（2 分）。五、案例分析題1.答案：?jiǎn)栴}一：會(huì)議通知缺少主題（議題）（2 分），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)（2 分），請(qǐng)哪些人出席不明確（2 分），發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說(shuō)明解釋。（ 2分）如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。（2 分）問(wèn)題二： 會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。（ 2 分）小萬(wàn)沒有認(rèn)真校對(duì)教材（ 2分），最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。（ 2 分

46、）補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)了幾句， 又拿出底稿解釋了一番，做了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來(lái)小組劃分展開了討論。（4 分）2. (1) 李麗在談話中無(wú)意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。（ 1 分）。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭(zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。（3 分）（ 4

47、）應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。0607一、單選題1.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（）A右下角B.左上角C.右上角D.左上角2. 在辦公室里，（）的位置是上座。3.文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該()A. 在信封上注明“誤拆” ，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去D 寫上“查無(wú)此人” ，并把信重新封好退回去4.文員遇到對(duì)方遞送的名片上較罕見的字，應(yīng)該（）A不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B.作判斷，用同偏旁的字音讀C 不用讀， 只稱呼姓即可D.請(qǐng)教對(duì)方 “可否請(qǐng)問(wèn)一下， 這個(gè)

48、字怎么念？”5.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（）A不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄C 征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)6.在某些情況下， 文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)： 一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（），了解要求約會(huì)者的心理。A社交的能力B.說(shuō)話的技巧C 聽話的能力D.聽寫的能力7.當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（）A向上司報(bào)告B.送禮C寫信D.查證消息的可靠性8.以下餐巾的使用方法是正確的（）A中途離座，把餐巾放在椅子上B.用來(lái)擦刀叉C用來(lái)擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)

49、口里9.上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（）A通知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿C讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝10.文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（）和歸檔要求。A歸檔時(shí)間B.歸檔憑證C.歸檔模式D.歸檔歷史二、判斷題（ ）1. 善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（） 2.文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同。（）3.對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ）4. 當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離座時(shí)，都要招呼一聲。（ ） 5. 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ） 6. 如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答