記錄的管理培訓(xùn)-動態(tài)PPT模板

1、好好學(xué)好好學(xué)習(xí)習(xí)天天向上天天向上記錄記錄的管理的管理主講人：張帆主講人：張帆目目 錄錄記錄記錄的形成的形成記錄記錄的的標(biāo)識標(biāo)識和修改和修改記錄記錄的的貯貯存和保存和保護護記錄記錄的的處處置置記錄記錄的形成的形成記錄記錄是如何形成的是如何形成的? ?什么是什么是記錄記錄？ISO 9001ISO 9001：200820084.2.3 4.2.3 文件控制文件控制記錄記錄是一種特殊類型的文件。是一種特殊類型的文件。ISO9000ISO9000：200820082.7.2 g2.7.2 g）為為完成的活完成的活動動或得到的或得到的結(jié)結(jié)果提供果提供客客觀證觀證據(jù)據(jù)的文件，的文件，這這類文件稱類文件稱為記

2、錄為記錄。體系表述體系表述ISO 9000ISO 9000：20152015成文信息成文信息組織組織需要控制和保持的信息及其需要控制和保持的信息及其載載體。體。注注1 1：成文信息可以任何格式和成文信息可以任何格式和載載體存在，并可來自體存在，并可來自任何來源。任何來源。注注2 2：成文信息可涉及：成文信息可涉及： - -管理體系，包括相關(guān)管理體系，包括相關(guān)過過程程 - -為組織為組織運行運行產(chǎn)產(chǎn)生的信息（一生的信息（一組組文件）文件） - -結(jié)結(jié)果果實現(xiàn)實現(xiàn)的的證證據(jù)據(jù)（記錄記錄）記錄記錄是根據(jù)管理是根據(jù)管理規(guī)規(guī)定，由事件定，由事件/ /工序工序執(zhí)執(zhí)行人行人負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)填寫的一填寫的一組組信息。

3、信息。1、記錄是提供證據(jù)的形式之一，應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)填寫，并保持清晰、完整；2、記錄格式由各部門根據(jù)實際需要制定，有統(tǒng)一格式要求的除外；3、手工書寫部分不得使用草體書寫，確保文字、數(shù)字易于識別；4、紙質(zhì)記錄必須有填寫人手寫簽名；5、記錄的形成必須及時，只要可行，應(yīng)與發(fā)生的活動或產(chǎn)生的結(jié)果保持同步，原始記錄不得事后補作。記錄記錄形成的要求：形成的要求：電電子子郵郵件件紙紙質(zhì)質(zhì)記記錄錄宣宣傳傳標(biāo)標(biāo)語語電電子子記錄記錄我我們們都都是是 記錄記錄現(xiàn)場記錄現(xiàn)場記錄填寫出填寫出現(xiàn)現(xiàn)的一些的一些問題問題：（此（此處處可放置可放置檢查時檢查時出出現(xiàn)現(xiàn)的的問題圖問題圖片）片）記錄記錄的的標(biāo)識標(biāo)識和修改和修改標(biāo)識標(biāo)識

4、程序文件程序文件記錄記錄的的標(biāo)識標(biāo)識： QEHFP- QEHFP- 01/A01/A三級文件記錄的標(biāo)識三級文件記錄的標(biāo)識:PK-01/A三級文件記錄的標(biāo)識三級文件記錄的標(biāo)識:PK-01/A三三級級文件文件記錄記錄的的標(biāo)識標(biāo)識: :PK- 01/APK- 01/A信息系信息系統(tǒng)統(tǒng)的數(shù)的數(shù)據(jù)據(jù)檢檢索在索在軟軟件件設(shè)計時設(shè)計時確定確定檢檢索即依據(jù)索即依據(jù)記錄記錄的的唯一性唯一性標(biāo)識對標(biāo)識對其其進進行搜索和行搜索和調(diào)閱調(diào)閱這這 里里標(biāo) 識標(biāo) 識 在在哪 看 啊哪 看 啊此處可放置記錄圖片并標(biāo)示位置記錄記錄的修改的修改1、紙質(zhì)記錄的修改所有 的記錄均不得使用修正液等涂改；應(yīng)使用“單橫線”劃掉需替代的內(nèi)容

5、，同時保持原文字清晰可辨；修改后的內(nèi)容應(yīng)簽上修改人的名字和修改日期。信息系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)修改2、ERP和SPC等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)修改應(yīng)設(shè)定權(quán)限，同時確保能夠查閱修改的履歷，包括修改時間和修改人。記錄記錄的的貯貯存和保存和保護護各部門各部門應(yīng)應(yīng)合理安排合理安排記錄貯記錄貯存的條件，以方便存的條件，以方便查閱查閱，以，以及防止及防止貯貯存存過過程中程中發(fā)發(fā)生生損損壞，適當(dāng)?shù)臈l件包括：壞，適當(dāng)?shù)臈l件包括：1 1、防雨、防潮、防蛀、防鼠、防防雨、防潮、防蛀、防鼠、防污污染等措施；染等措施；2 2、分類放置、并具有明分類放置、并具有明顯標(biāo)識顯標(biāo)識；3 3、按照合理的按照合理的順順序存放以便于序存放以便于查閱查閱4

6、 4、充足的空充足的空間間。記 錄 這記 錄 這 么 重 要 ，么 重 要 ，當(dāng) 然 要 好 好 保當(dāng) 然 要 好 好 保 護護我我們們的的記錄記錄保存保存他他 們們 怎 么怎 么保 存 的保 存 的 記記錄錄 呀 ？呀 ？此此 處處 可 放 置可 放 置 現(xiàn)現(xiàn)場 記 錄場 記 錄 保 存 情保 存 情況 的況 的 圖圖 片 展 示片 展 示記錄記錄的的處處置置記錄應(yīng)記錄應(yīng)如何如何處處置置? ? 1 1 、 所 有 的、 所 有 的 記 錄記 錄 都 是都 是有 保 存 期 限有 保 存 期 限 規(guī)規(guī) 定 的 ，定 的 ，哪 怕 是哪 怕 是 規(guī)規(guī) 定 永 久 保 存 。定 永 久 保 存 。2 2 、 各 部 門各 部 門 應(yīng)應(yīng) 定 期 清 理定 期 清 理超超 過 規(guī)過 規(guī) 定 保 存 期 限 的定 保 存 期 限 的記 錄記 錄 ， 由， 由 負(fù) 責(zé) 歸負(fù) 責(zé) 歸 檔 的檔 的人人 員員 提 交 提 交 記 錄 銷