2016電大行政管理?？妻k公室管理形成性考核冊全答案

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）作業(yè)1  1將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號 國內(nèi)一般性            國外一般性                  國內(nèi)企業(yè)（含外企）1    文

2、書撰寫    按上司的口頭或書面指示完成信函。      記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容2    文書制作    復(fù)印資料。                            打印文稿及表

3、格3    文書處理    在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。        信函和郵件的處理。4    檔案管理    檔案管理。5    會議組織    安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。    記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6    調(diào)查研究    協(xié)助上司

4、準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7    信息資料    準(zhǔn)備好公司要公開的資料；              收集及整理各種信息8    信訪工作    替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9    接待工作    接待來訪賓客；   

5、;                     接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作    以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 督查工作    督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排    替上司定約會并做好記錄；13 日常事務(wù)" 閱讀并分類信件    

6、60;                   通訊事務(wù)、電話；14 辦公室管理                            

7、0;     辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15 其他臨時(shí)    以速記記下上司交待的事項(xiàng)；            執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)辦的事項(xiàng)-16             替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17     

8、0;                                           外出辦事，如銀行、郵局等。2、 公用易耗品主要包括哪些？  辦公用易耗品主要有：

9、  （1）信封、紙張；  （2）軟盤、光盤等；  （3）鉛筆；  （4）圓珠筆；  （5）簽字筆或鋼筆；  （6）修正液或修正帶；  （7）印盒；  （8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；  （9）小刀；  （10）日歷等；  （11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。   3、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？  文

10、員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。  （1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。  （2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。  （3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。  其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。  三者的關(guān)系為：  先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)

11、。  文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。   4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。  本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。   5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。  1請示方法和報(bào)告方法；  2計(jì)劃方法和總結(jié)方法；  3受意方法；  4傳達(dá)方法；  5進(jìn)言方法； 

12、; 6變通方法和擋駕方法；  7分工方法與合作方法。  受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。  受意方法要注意：  （1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；  （2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；  （3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；  （4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷

13、談話；  （5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；  （6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。  結(jié)合實(shí)際談體會。  我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。  才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不

14、行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。  從這個(gè)事情中，我體會到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。  注意：同學(xué)們在回答這道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時(shí)要加以注意。  作業(yè)2 一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。  （1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；  （2）都

15、應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；  （3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；  （4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。  異：  （1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。  （2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。  二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？ 1、詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。3、最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，

16、記錄下來，以防忘記。    三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。  （1）按照收件人的姓名分揀；  （2）按照郵件的重要性分揀；  （3）按照收件部門的名稱分揀。  四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？  本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。  五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？  （1）上司正在開會時(shí)；  （2）上司繁忙時(shí)；  （3）上司即將外出時(shí)；  （4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請

17、列出相關(guān)要點(diǎn)。1、注意把握時(shí)間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會議人員注意節(jié)奏；2、主題；這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；3、發(fā)言順序；這個(gè)直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的順序是先談問題，再表揚(yáng)，最后總結(jié)；4、中場休息，這個(gè)時(shí)間要選擇合適；5、會議人員的座位次序，這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。  日程安排計(jì)劃表的種類：  （1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般

18、于年初將整個(gè)年度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。  （2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。  月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。  周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。  日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。  各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166P.170上的例子，編寫。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃要說明

19、出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。(2)制定約劃。約會計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時(shí)間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號

20、回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。旅行用品一覽表·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票··地址目錄：電話、傳真等號碼·日歷卡·世界各地時(shí)間表·國際電話號碼表·文件夾·商業(yè)名片 ·聲像材料·、手提、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)·相關(guān)檔案·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹&#

21、183;日程表、約會安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表 ·護(hù)照、簽證等·鋼筆、·回形針、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子·圖章和印泥盒·急救藥盒  四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？  提神醒腦的服務(wù)。  上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。  私事方面的協(xié)助。  協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：  （1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事

22、，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。  （2）純私人性請求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。  財(cái)物管理。包括：  （1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。  （2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

23、60; 其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。5、舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說明。答：1.根據(jù)參加宴會的人選地點(diǎn)，定檔次2.發(fā)請?zhí)?.確定參加人員，訂餐4.到舉辦宴會時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請。5.到時(shí)間正式進(jìn)行。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文

24、秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。   作業(yè)4    一、簡要闡述社交話題的選擇原則。  合適的話題包括：  （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；  （2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；  （3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；  （4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；  （5）

25、積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；  （6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。  不合適的話題包括：  （1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。  （2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。  （3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。  （4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。  （5）夸耀自己的話題。  （6）庸俗的、色情的話題。  （7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？  印章的使用的主要形式為：  （1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。  落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：  （1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。  （2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。  （3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三