高效時間管理實用訓練

1、高效時間管理實用訓練常見的浪費時間的行為示例1、自我因素：混亂拖延授權(quán)不足個人需求（社會交往、社會接受度、完美度、風險規(guī)避）2、環(huán)境因素：訪客 郵件等候會議上司決策失誤病因授權(quán)不足猶豫不決半途而廢故意縱容擔心遺忘對策 該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌為什么拖延？對策 切香腸法，各個擊破，逐步解決 用平衡表分析，對比拖延的理由和不拖延的好處。 改變自己愛拖延的思維方式 避免過分的追求完美授權(quán)有道 管理是通過他人將事情辦妥。 授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。 主管所授予的權(quán)力應

2、以剛好能夠完成指派的工作為限度。 授權(quán)不卸責。給誰授權(quán)？ 下屬、同事、上級 外部資源 其他：設(shè)備、標準、流程、培訓等哪些事情可以授權(quán)？o 管理者親自履行的工作o 管理者必須親自履行，但可借助部屬幫忙o 管理者可以履行，但部屬若有機會也可代行o 必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助o 必須由部屬履行授權(quán)為什么困難？ 擔心部屬做錯事 擔心部屬表現(xiàn)太好 擔心喪失對部屬的控制 不愿意放棄得心應手的工作 找不到適當?shù)牟繉偈跈?quán)如何授權(quán)？瓶頸多半位于瓶的上端 溝通技巧不佳 令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控） 干擾部屬的工作 過分挑剔細節(jié) 縱容或無視傳達信息的人員，任意提高信息的緊迫性高效時間管理的前提

3、 積極的心態(tài) 使命與目標3 3）要事第一）要事第一1 1）主動）主動 積極積極2 2）以終）以終 為始為始4 4）雙贏思維）雙贏思維5 5）知彼）知彼 解己解己6 6）統(tǒng)合）統(tǒng)合 綜效綜效7 7）不斷更新）不斷更新受受制制于于人人主主動動積積極極刺 激反 應刺 激反 應選擇的自由自 覺想象力良 知獨立意志刺激下年目標下年目標3-5年目標年目標10年目標年目標20年目標年目標人生目標人生目標使命宣言使命宣言角色角色目標目標每日目標每日目標每周目標每周目標月度目標月度目標季度目標季度目標年度目標年度目標每周目標每周目標角色角色目標目標計劃計劃行事歷行事歷授權(quán)授權(quán) 規(guī)劃長期目標規(guī)劃長期目標使命宣言角

4、 色目 標 規(guī)劃每周目標規(guī)劃每周目標角 色計 劃目 標行 事 歷授 權(quán)為什么不做計劃？ 過分強調(diào)“知難行易” 認為不做計劃也能獲得實效 不了解做計劃的好處 認為計劃趕不上變化 不止如何做計劃四 代 時 間 管 理 理 論 第一代時間管理第一代時間管理 -備忘錄型備忘錄型 第二代時間管理第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程事先規(guī)劃安排行程 第三代時間管理第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操 之在我之在我 第四代時間管理第四代時間管理-以原則為中心，以良知以原則為中心，以良知 為導向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活為導向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活什么是時間管理？ 科學的選擇 藝術(shù)的平衡有障時間管理的四種觀念

5、 視時間為主宰：重形式不重實質(zhì)（歲月不饒人、時間是最好的試金石） 視時間為敵人：重效率不重效能（與時間賽跑） 視時間為神物：忘記時間 視時間為奴隸：工作狂工作狂的害處q工作效率降低q養(yǎng)成拖延的習慣（珀金森定律）q可能導致工作的失敗“工作狂”的原因勤勉等于成就？勤能補拙？天黑就吹口哨？欠缺時間管理的技能顯示重要性滿足烈士感不知休閑的樂趣逃避不愉快的家庭生活時間管理的關(guān)鍵 優(yōu)先計劃管理時間管理通則 把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲重要重要緊急緊急 緊 急 不 緊 急 重 要 危 機 急 迫 的 問 題 有 期

6、 限 壓 力 的 計 劃 防 患 于 未 然 改 進 產(chǎn) 能 建 立 人 際 關(guān) 系 發(fā) 掘 新 機 會 規(guī) 劃 、 休 閑 不 重 要 不 速 之 客 某 些 電 話 某 些 信 件 和 報 告 某 些 會 議 必 要 而 不 是 重 要 的問 題 受 歡 迎 的 活 動 繁 瑣 的 工 作 某 些 信 件 某 些 電 話 浪 費 時 間 之 事 有 趣 的 活 動 緊 急不 緊 急重要 壓 力 筋 疲 力 盡 危 機 處 理 忙 于 收 拾 殘 局 有 遠 見 平 衡 紀 律 自 制 少 有 危 機不重要 短 視 近 利 危 機 處 理 被 視 為 巧 言 令 色 輕 視 目 標 與 計

7、劃 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨 人 際 關(guān) 系 浮 泛 ， 破裂 全 無 責 任 感 工 作 不 保 依 賴 他 人 或 社 會機 構(gòu) 維 生重要重要緊急緊急 緊 急 不 緊 急重要不重要II I IIII V4代時間管理的著眼點 第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先”觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標追求，但一、三類事務耗時較多 第四代：承認人比事重要，我比別人重要，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務的完成。如 何 處 理 高 價 值 活 動 讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。 堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進展。 將大項目分解，逐步完成。 高效運用自己的黃金時段 獎勵自己，始終保持積極進取的態(tài)度。如 何 處 理 低 價 值 的 活 動 授權(quán)或分派出這些活動，節(jié)約自己的時間。 降低自己的標準，不要追求完美。 學會放棄既沒