崗位說(shuō)明書(shū)及編制要求

1、崗位說(shuō)明書(shū)及編制要求崗位說(shuō)明書(shū)(也稱(chēng)職務(wù)說(shuō)明書(shū)，崗位說(shuō)明書(shū))是通過(guò)職位描述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)歸納總結(jié)上升為理論形式，使之成為指導(dǎo)性的管理文件。一般崗位說(shuō)明書(shū)是由一線經(jīng)理來(lái)制定的，人力資源經(jīng)理起到輔助的作用，主要是提供制定崗位說(shuō)明書(shū)的框架格式，并提供參考性建設(shè)建議。崗位說(shuō)明書(shū)是獵頭公司開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中必不可少的工具之一。通常崗位說(shuō)明書(shū)為一式三份，一份為用人部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，一份為員工自己保管，一份由人力資源部備份保管。中文名：崗位說(shuō)明書(shū)外文名JOBDESCRIPTIONBOOKLET別稱(chēng)：職務(wù)說(shuō)明書(shū)解釋?zhuān)簩?duì)企業(yè)崗位的定義性說(shuō)明組成：職位描述，任職資格要求一、簡(jiǎn)介崗位說(shuō)明書(shū)(JOBDESCRIPT

2、IONBOOKLET)崗位說(shuō)明書(shū)是對(duì)企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責(zé)范圍、負(fù)責(zé)程度和考核評(píng)價(jià)內(nèi)容給予的定義性說(shuō)明。二、分類(lèi)崗位說(shuō)明書(shū)主要包括兩個(gè)部分：一是職位描述，主要對(duì)職位的工作內(nèi)容進(jìn)行概括，包括職位設(shè)置的目的、基本職責(zé)、組織圖、業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容；二是職位的任職資格要求，主要對(duì)任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行概括，包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn)，勝任職位所需的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性特征以及對(duì)人員的培訓(xùn)需求等內(nèi)容。崗位說(shuō)明書(shū)的這兩個(gè)部分并非簡(jiǎn)單的羅列，而是通過(guò)客觀的內(nèi)在邏輯形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。三、構(gòu)成崗位說(shuō)明書(shū)根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，通常使用的是內(nèi)部管理用途的崗位說(shuō)明書(shū)，根據(jù)

3、招聘市場(chǎng)的特點(diǎn)，提生了招聘用崗位說(shuō)明書(shū)的提法。內(nèi)部管理用途的崗位說(shuō)明書(shū)的一般是下面的有機(jī)組成部分構(gòu)成的：（一）職位名稱(chēng)。例如，拿人力資源部門(mén)的經(jīng)理來(lái)說(shuō)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)HRMo職位名稱(chēng)應(yīng)該寫(xiě)為經(jīng)理。（二）部門(mén)名稱(chēng)。HRM的部門(mén)名稱(chēng)應(yīng)該寫(xiě)為人力資源部。（三）任職人。要寫(xiě)上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。（四）直接主管。HRM的直接主管應(yīng)該寫(xiě)為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。（五）任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間,般也就是與勞動(dòng)合同的時(shí)間一致。（六）任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗(yàn)要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式，熟悉國(guó)內(nèi)人力資源

4、管理政策法規(guī)及人才市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等等。（七）下屬人數(shù)。指的是部門(mén)內(nèi)所管轄的人數(shù)。（八）溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部?jī)蓚€(gè)層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門(mén)經(jīng)理與員工。外部溝通有上級(jí)主管部門(mén)，所在城市人事勞動(dòng)部門(mén)，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)。（九）職位設(shè)置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策，激發(fā)員工潛力，開(kāi)發(fā)人才，實(shí)現(xiàn)人力資源開(kāi)發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場(chǎng)領(lǐng)先者的目標(biāo)。（十）行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。（十一）工作內(nèi)容和職責(zé)。這是崗位說(shuō)明書(shū)重之又重的地方，所耗費(fèi)的筆墨也最多。包括了

5、職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如HRM的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考核與績(jī)效評(píng)估；招聘；薪酬激勵(lì)政策；職位管理，部門(mén)管理與建設(shè)等等。（十二）能力要求與個(gè)性傾向與特征等。屬于個(gè)性化的東西，應(yīng)該算是職位的修正要求吧。（十三）職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。四、作用1 .為招聘、錄用員工提供依據(jù)；2 .對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理；3 .是績(jī)效考核的基本依據(jù)；4 .為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)；5 .員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)；6 .為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)。同時(shí)，人力資源從業(yè)人員在編寫(xiě)

6、崗位說(shuō)明書(shū)至少有以下五項(xiàng)好處：第一，它有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)之前，有一個(gè)職位分析的過(guò)程，即對(duì)部門(mén)職責(zé)進(jìn)行列舉和歸類(lèi)，對(duì)工作流程、各職位間的職責(zé)分配進(jìn)行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過(guò)程中，重點(diǎn)思考的是：人員配置是否冗余？職責(zé)是否相互重疊？部門(mén)職能是否細(xì)化到每個(gè)崗位上？是否忙閑不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡(jiǎn)易？這就像我們實(shí)施ISO9000質(zhì)量認(rèn)證一樣，拿到證書(shū)不是目的，目的是通過(guò)認(rèn)證過(guò)程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內(nèi)部的運(yùn)作流程理順。第二，它使員工各司其責(zé)，上下目標(biāo)一致。一份好的崗位說(shuō)明書(shū)可以使員工了解組織的目標(biāo)、自己在組織中的作用、相應(yīng)的責(zé)任

7、和職權(quán)。特別是對(duì)于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的崗位說(shuō)明書(shū)，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進(jìn)入角色，同時(shí)便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。有了員工和主管共同簽字的崗位說(shuō)明書(shū)，意味著雙方對(duì)工作內(nèi)容達(dá)成了共同的理解，意味著一種對(duì)工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。第三，崗位說(shuō)明書(shū)是各部門(mén)制訂績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。好的崗位說(shuō)明書(shū)，既要按照重要性的先后順序，列明每項(xiàng)職責(zé)的主要內(nèi)容，又要說(shuō)明該職責(zé)是全責(zé)，還是部分責(zé)任，抑或是輔助支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應(yīng)的考核方法?？己酥笜?biāo)可以是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預(yù)算與實(shí)

8、際之比、人工成本與銷(xiāo)售額之比、單位成本等指標(biāo)；在時(shí)限方面，可以用交貨時(shí)間、投放市場(chǎng)時(shí)間、客戶響應(yīng)時(shí)間等指標(biāo)；在數(shù)量方面，可以用利潤(rùn)率、產(chǎn)量、增長(zhǎng)率、市場(chǎng)占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報(bào)率、每股收益等指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準(zhǔn)確率（錯(cuò)誤率，次品率）、預(yù)算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標(biāo)。如果難以用上述標(biāo)準(zhǔn)，可以用概括性的詞語(yǔ)，比如“遵照公司ISO9001的要求”。第四，崗位說(shuō)明書(shū)是進(jìn)行職位評(píng)估從而確定職位級(jí)別的前提條件。職位評(píng)估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動(dòng)強(qiáng)度、勞動(dòng)條件等要素。有了職位等級(jí)和薪酬調(diào)查結(jié)果，才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。

9、第五，它是進(jìn)行人員招聘、制定培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提由用人申請(qǐng)，人事部門(mén)在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、設(shè)計(jì)員工的職位升遷路線時(shí)，都離不開(kāi)它。五、編制流程崗位分析根據(jù)組織架構(gòu)，進(jìn)行崗位梳理和工作分析。組織架構(gòu)是崗位設(shè)定的基礎(chǔ)，制定招聘崗位說(shuō)明書(shū)，需要根據(jù)組織架構(gòu)，對(duì)崗位進(jìn)行梳理和分析；新增崗位需要確定其在組織架構(gòu)中的位置和崗位設(shè)定的目的?？梢圆捎脝?wèn)卷調(diào)查、崗位總結(jié)分析、員工記錄、直接面談等方法，明確招聘崗位目標(biāo)；崗位職責(zé)崗位職責(zé)就是工作說(shuō)明，即該崗位應(yīng)該做什么、怎樣做、需要達(dá)到什么樣工作標(biāo)準(zhǔn)。我們一般采取先由各部門(mén)負(fù)責(zé)人將崗位職責(zé)進(jìn)行梳理后，填報(bào)在統(tǒng)一的模版中上報(bào)的

10、方法，再經(jīng)過(guò)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行反復(fù)考慮和論證后，確定最終的崗位職責(zé)描述；工作權(quán)限根據(jù)組織架構(gòu)、工作分析和崗位職責(zé)，確定該崗位的所屬部門(mén)、具體工作權(quán)限和管轄權(quán)限，直接負(fù)責(zé)的上下級(jí)關(guān)系和管轄人數(shù)等內(nèi)容；確定崗位任職資格。根據(jù)該崗位勝任能力確定崗位任職資格，具體內(nèi)容含：年齡工齡、資格證書(shū)、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)技能、管理能力、學(xué)歷學(xué)位、工作業(yè)績(jī)等等必備的入職條件；審批實(shí)施初步框架由來(lái)后，人力資源部、品質(zhì)部、用人部門(mén)就招聘JD進(jìn)行細(xì)則討論和補(bǔ)充，最后由人力資源部進(jìn)行提煉總結(jié)后，填寫(xiě)進(jìn)統(tǒng)一模版，報(bào)公司總經(jīng)理進(jìn)行審批后實(shí)施。適時(shí)調(diào)整隨著公司的發(fā)展和情況變化，招聘JD使用過(guò)一段時(shí)間后，可能需要對(duì)一些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整

11、可以由業(yè)務(wù)部門(mén)提由調(diào)整中請(qǐng)、人力資源部進(jìn)行調(diào)整或品質(zhì)部督察過(guò)程發(fā)現(xiàn)問(wèn)題發(fā)生整改單、人力資源部進(jìn)行調(diào)整均可，調(diào)整按規(guī)定流程進(jìn)行。六、編制要點(diǎn)崗位說(shuō)明書(shū)編制要點(diǎn)：1、對(duì)職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要3、針對(duì)對(duì)崗位而不是人4、歸納而非羅列崗位說(shuō)明書(shū)一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計(jì)表單:1、基本信息：職位名稱(chēng)，部門(mén)，直接上級(jí)，所屬下級(jí)，職責(zé)分析日期，編寫(xiě)日期等；2、職位目的：對(duì)職位概述；3、職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時(shí)性工作；4、工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門(mén)、人員；5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、技能和水平、個(gè)性和

12、品質(zhì)等；6、考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級(jí)，職位發(fā)展方向；7、工作環(huán)境。七、其它相關(guān)撰寫(xiě)問(wèn)題及對(duì)策編寫(xiě)過(guò)程中容易由現(xiàn)的五個(gè)概念問(wèn)題：一是僅重結(jié)果，不重過(guò)程。編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的過(guò)程其實(shí)也是一種溝通方式。在編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的過(guò)程中，主管和下屬應(yīng)充分溝通，雙向交流，各自表達(dá)對(duì)部門(mén)職責(zé)的理解、對(duì)具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個(gè)過(guò)程本身，就是對(duì)業(yè)務(wù)的深入探討?？上У氖?，許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應(yīng)付作業(yè)似地草草寫(xiě)就，而未能借此機(jī)會(huì)與屬下進(jìn)行交流，在以后崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用過(guò)程中，也就容易由現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說(shuō)明書(shū)變成了可有可無(wú)的擺設(shè)。二是“一個(gè)藥方吃到底”。以IT行業(yè)為例。在IT行業(yè)，變

13、革是唯一的常數(shù)。組織結(jié)構(gòu)的頻繁調(diào)整，人事的變化，部門(mén)職能的變化，會(huì)相應(yīng)地導(dǎo)致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。這時(shí)候，崗位說(shuō)明書(shū)如果不能適應(yīng)這種變化及時(shí)修正，會(huì)很快過(guò)時(shí)。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時(shí)代，有人疑惑：“我們還需要崗位說(shuō)明書(shū)嗎？”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里，提這個(gè)問(wèn)題有可能被奚落一番，但在IT行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡(luò)公司從事人力資源管理的同行們，常常發(fā)生這樣的抱怨：“我們的組織結(jié)構(gòu)圖三周一變，辦公室?guī)缀跞切旅婵祝３Ｊ菎徫徽f(shuō)明書(shū)剛寫(xiě)完，職位就又調(diào)整了，整天忙著招人，根本沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有必要去寫(xiě)什么崗位說(shuō)明書(shū)”。這不禁使人對(duì)其中所蘊(yùn)含的人力資源風(fēng)險(xiǎn)感到憂慮。在這個(gè)時(shí)候，更需要對(duì)職位

14、進(jìn)行分析、編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)，以減少由于人員迅速膨脹、組織經(jīng)常變動(dòng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，努力避免員工進(jìn)生頻繁、職責(zé)不清、角色沖突、無(wú)法考核、培訓(xùn)不力等混亂狀況，降低人力成本。此時(shí)，崗位說(shuō)明書(shū)的格式應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔實(shí)用，突由重點(diǎn)，項(xiàng)目不應(yīng)貪多；在描述職責(zé)時(shí)，盡量多用概括性、通用性的語(yǔ)言，以使崗位說(shuō)明書(shū)能有相對(duì)較長(zhǎng)的穩(wěn)定性。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)上下溝通，避免由現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過(guò)快，而基層員工面對(duì)變化卻無(wú)所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，崗位說(shuō)明書(shū)一般地也需要每一到兩年修改一次。三是人事部門(mén)大包大攬。編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)不僅僅是人事部門(mén)的事。人事部門(mén)的責(zé)任是提供一種格式和方法，培訓(xùn)一線經(jīng)理如何編寫(xiě)并運(yùn)用崗位說(shuō)明

15、書(shū)，同時(shí)要對(duì)一線部門(mén)所撰寫(xiě)的崗位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫(xiě)者，所以要經(jīng)常審視下屬的工作內(nèi)容是否變了，工作要求（衡量標(biāo)準(zhǔn)）、組織關(guān)系是否變了，如果有變化，應(yīng)馬上更新崗位說(shuō)明書(shū)。這也是其承擔(dān)人事職能的一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門(mén)代行其事，擔(dān)任寫(xiě)手，這在一定程度上失去了編寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)的本意。四是過(guò)于詳細(xì)或過(guò)于簡(jiǎn)略。有的公司把職位等級(jí)、工作的復(fù)雜性、管理責(zé)任的大小評(píng)價(jià)也納入其中，使得崗位說(shuō)明書(shū)過(guò)于復(fù)雜。我認(rèn)為像這些屬于職位評(píng)估的內(nèi)容，是不應(yīng)該寫(xiě)入崗位說(shuō)明書(shū)中的。職責(zé)內(nèi)容寫(xiě)得很詳實(shí)，別人理解起來(lái)會(huì)很容易，但會(huì)加大編寫(xiě)者的工作量，而且，一旦職責(zé)內(nèi)容有了細(xì)微變化就要調(diào)整崗位說(shuō)明書(shū)，會(huì)加快崗位說(shuō)明書(shū)

16、的更新速度。同樣，如果寫(xiě)得過(guò)于簡(jiǎn)略，語(yǔ)焉不詳，或者生僻的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)過(guò)多，會(huì)使人閱讀理解困難。還有的公司所寫(xiě)的崗位說(shuō)明書(shū)，內(nèi)容僅僅局限在工作職責(zé)方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡(jiǎn)得當(dāng)？一句話，實(shí)用就行。五是對(duì)號(hào)入座，過(guò)分遷就現(xiàn)任職者。崗位說(shuō)明書(shū)僅描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無(wú)關(guān)。編寫(xiě)時(shí)不應(yīng)摻雜著現(xiàn)有任職者的身影，盡管這很難做到。過(guò)分遷就目前的任職者，會(huì)影響其客觀公正性。當(dāng)然，也不要矯枉過(guò)正，不顧現(xiàn)實(shí)條件，按照絕對(duì)理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)寫(xiě)，那會(huì)缺乏實(shí)用性。而在具體操作過(guò)程中，還會(huì)由現(xiàn)下面的問(wèn)題，我們要想由解決辦法：（一）部門(mén)職責(zé)分解不充分、不完全（在下屬職位中沒(méi)有得到

17、充分的分解，部分職責(zé)沒(méi)有相關(guān)職位具體承擔(dān)）1、對(duì)部門(mén)所有職位職責(zé)進(jìn)行匯總合并，與部門(mén)職責(zé)對(duì)比，然后明確責(zé)任職位進(jìn)行填充；2、對(duì)同一部門(mén)職責(zé)，不同層級(jí)的職位可能擔(dān)負(fù)責(zé)任不一樣，必須進(jìn)行分級(jí)詳細(xì)的描述;3、如是部門(mén)經(jīng)理和業(yè)務(wù)口主管，請(qǐng)?zhí)砑友a(bǔ)充組織建設(shè)相關(guān)內(nèi)容。（二）工作領(lǐng)域的劃分不合理、不全面（莫些職位從頭到尾只有一個(gè)領(lǐng)域，奧些職位一條職責(zé)對(duì)應(yīng)一個(gè)領(lǐng)域）1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé)；2、可參考部門(mén)工作領(lǐng)域?qū)Ρ韭毼贿M(jìn)行劃分；3、如本職位是負(fù)責(zé)部門(mén)工作領(lǐng)域中的單個(gè)領(lǐng)域，請(qǐng)根據(jù)具體的職責(zé)用合并屬性同類(lèi)項(xiàng)的方式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。（三）職責(zé)描述不符合要求（不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面，有重復(fù)、交叉現(xiàn)象）1、請(qǐng)統(tǒng)一按“動(dòng)詞+內(nèi)容+目的”的方式進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、全面地描述，做到無(wú)重復(fù)、無(wú)交叉，以利于體現(xiàn)職位價(jià)值和提取績(jī)能衡量