企業(yè)管理工作要點流程圖繪制方式及實用技巧

1、企業(yè)管理工作要點流程圖繪制方式及實用技巧2流程繪制目標q理解現(xiàn)有流程和理解現(xiàn)有流程和資源分配資源分配q闡明企業(yè)關鍵問題闡明企業(yè)關鍵問題q識別改進的良機識別改進的良機3q流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會q一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟什么是流程圖？4流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖5流程圖繪制流程圖繪制基礎流程圖繪制基礎-有明確定義的開端和結(jié)束有明確定義的開端和結(jié)束-有輸入必有輸出有輸入必有輸出-在整個企業(yè)組織中在整個企業(yè)組織中“流動流動”-不局限于單一的功能和部門不局限于單一的功能和部門流

2、程流程輸入輸入輸入輸入輸出輸出輸出輸出6流程圖繪制管理要素的劃分7下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息： 在流程中的關鍵行為 流程中的關鍵責任 每一行為的主要輸入來源 每一行為的關鍵交付成果 每一行為輸出的接受者 每一行為所需的時 （內(nèi)部和外部） 間/成本畫流程圖需了解的信息8文件/表格：該標識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫：該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。流程圖繪制標識一套標準的符號能幫助快速并且

3、一致地通過流程圖進行溝通一套標準的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進行溝通9流程操作：該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。流程參見:該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。流程圖繪制標識數(shù)據(jù)信息:該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。10決定批復：該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。方向標記：流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務被完成。流程圖繪制標識11存檔

4、:該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始/結(jié)束:該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。流程圖繪制標識12流程圖連接標識：該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個動作框轉(zhuǎn)到另一個動作框。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識，在該標識上寫下相同的英文大寫字母。流程圖繪制標識繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是否被批準?對狀況表作修改13在決定框之前使用手工操作標識：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動

5、標識。是否是否有效？流程圖繪制標識驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性14流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括：-流程/任務生成什么？-職員怎樣執(zhí)行它？-為什么要這樣做？-何時、由誰對它進行復核？-流程活動需要多少時間？-流程活動何時需要？-錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？-怎樣處理錯誤/問題/例外？-輸出什么？輸出多少？-輸出至哪里？q流程范圍q控制目標q主要控制點q涉及部門及表格q流程流轉(zhuǎn)時間q特定政策15建議步驟建議步驟: :-從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程-確定每個子流程的開始和結(jié)束(保持重點) -確定關鍵輸入和輸出-按步驟進行每個關鍵業(yè)務子流程-節(jié)約時間: 如果陷入困境,

6、休息一下或跳到另一方面-采用標準的流程圖符號-在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認流程和技術(shù)改進機會-核查流程的準確性流程圖繪制的技巧16C 需要需要 按實際情況繪制流程C 需要需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開始前確認流程的起點和結(jié)束C 需要需要 高層次的流程圖D 不能不能 按照自己的想象繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能不能 閉門造車，在真空中工作D 不能不能 在確認流程范圍前繪制流程D 不能不能 陷入太多的細節(jié)流程繪制應注意的要點總結(jié)17流程圖的格式流程圖的格式-宋體-標題采用14號字體、加粗、中間對齊-部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊-框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊-連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊-盡量避免相交線 業(yè)務流程圖交付要求18q起始點、終止點和流程對象必須清晰q輸入和輸出應當明確q應當在合適的地方標出估計時間（該項流程作