各類檔案的整理C

1、各門類檔案的整理一、 文書檔案整理 簡化整理方式：以件為整理單位，2003年（含）之后的文書檔案； 國家檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則 以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒（新立檔單位全部材料按簡化方法整理） 歸檔文件整理工作應建立在文檔一體化管理基礎上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作。 所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標準文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式（ DB325052002）要求。 整理方法整理方法 整理工作流程（一般）： 收集分類（同一年度、期限） 同一年度、同一期限內(nèi)，按時間先后排序 蓋章 編號 抄目錄（輸機） 裝盒 盒子正面蓋單位章 盒子側面內(nèi)容填寫 1、件

2、的確定、件的確定 一般以每份文件為一件，文件的正一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件；本與定稿為一件；正文與附件為一件正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；會議記錄、介紹信及存根等文為一件；會議記錄、介紹信及存根等一本作為一件；一本作為一件；成套的會議材料各為一成套的會議材料各為一件件；重要文件的正文與歷次修改稿可各重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔重要修改手跡、領

3、導批示，定稿不存檔的，的，將正文與發(fā)文稿紙為一件將正文與發(fā)文稿紙為一件； 正文與文件處理單為一件（有重要領導指正文與文件處理單為一件（有重要領導指示的，應計入頁數(shù)）示的，應計入頁數(shù)）；來文與復文（指請；來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；一冊（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格

4、，未裝訂的式樣同一的表格，以一定單位組以一定單位組合（表頭名稱或填寫單位）合（表頭名稱或填寫單位），可裝訂在一，可裝訂在一起作為一件。起作為一件。 2、裝訂、裝訂 （1）歸檔文件按件裝訂。）歸檔文件按件裝訂。 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；無定稿的，正轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，文件處文在前，發(fā)文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。理單在前，正文在后。 （2

5、）裝訂方式采用不銹鋼訂在文件左側裝訂，較厚）裝訂方式采用不銹鋼訂在文件左側裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)奈募捎萌滓痪€的裝訂方式，已成冊不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變的，可保持原貌不? （3）短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。）短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。3、年度和期限的確定 即按文件形成年度分開、再按期限分開。 年度，一般以文件落款日期為準。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結年（案件材料，批復、請示等）；幾份文件作為一件時，“件”的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。 期限可結合企業(yè)實際，參企業(yè)檔案工作規(guī)范。（原執(zhí)行或參照

6、執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級類目，即“黨群管理類”、“行政管理類”、“生產(chǎn)管理類”、“經(jīng)營管理類”；亦可將規(guī)范的“一”至“四”歸為一大類“文書”，按塊歸檔） （3）按機構（或問題）歸類（了解） 將文件材料按其內(nèi)容涉及到的機構或問題分開。機構分類法與問題分類法不能同時機構分類法與問題分類法不能同時采用，只能選擇其中的一種采用，只能選擇其中的一種。 按機構分類按機構分類：由某個機構承辦的歸檔文件，歸入該機構類；由幾個機構承辦的，可歸入主要承辦機構類中（一般適用于機構相對穩(wěn)定的機關）。 按問題分類，按問題分類，一般分到一級類目，即“黨群管理類”、“行政管理類”、“生產(chǎn)

7、管理類、經(jīng)營管理類。 4、排列、歸檔（件與件之間的排序） 同一年度，同一保管期限內(nèi)，材料排列一般按形成時間的先后順序。 5、蓋章、編號 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。文件首頁確無蓋章位置，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。全宗號0504年度2007室編件號23總頁數(shù)機構或問題保管期限永久館編件號7 6、編目 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。要求做到準確、詳細、深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。 （1）歸檔文件應逐件編目。 歸檔文件目錄設置有件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備

8、注等項目。（以下簡要說明） 件號件號：同一年度、同一期限內(nèi)每份材料的排列序號。（唯一性、無空號） 責任者責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，應填寫全稱或規(guī)范化的簡稱。 題名題名：文件標題。(一般照實抄錄) A、沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標題，外加“”號。 B、不能反映文件內(nèi)容時，外加“（）”標注。 E、批復與請示作為一件時，只對批復進行編目，但必須在標題后加括號說明，如（附請示）。（其他門類材料類同處理） 7、目錄打印 （3）歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。其裝訂方法有：A、一年裝訂一本。 B、每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。 C、每年區(qū)分機構（或）問題裝訂成若干本。 歸檔文件目錄封面設置全宗

9、名稱、年度、保管期限、機構（問題）（見式樣）。（看例圖） 7、裝盒 （1）檔案盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。 A、檔案盒封面應標明全宗名稱，即填寫各單位的名稱。 B、檔案盒脊背上設置有全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等為必備項，機構（問題）等為選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用一號連接；（2）備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人：填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。 檢查人：填寫負責檢查本盒

10、歸檔文件整理質量的人員姓名。 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。 8、排架同一保管期限內(nèi)的檔案依年代次序上架，不同保管期限的檔案分別排架。 五、排架同一保管期限內(nèi)的檔案依年代次序上架，不同保管期限的檔案分別排架。 庫房：1、同門類檔案排在一起 2、同一門類中同一期限檔案排在一起 3、 遵循“從里到外、從上到下、從左到右”原則二、照片檔案的整理（另）（一） 照片檔案的收集 1、歸檔時間：活動結束及時收集歸檔（數(shù)碼、紙質） 2、收集范圍 （1）本單位召開的重要會議照片 （2）中央、省、市領導來視察、檢查工作的照片 （3）本單位在生產(chǎn)、建設、科研、經(jīng)營等重大活動中與外單位舉行會談、簽約等照片 （4）

11、本單位工程建設、單位面貌等照片 （5）產(chǎn)品和重要設備照片 （6）重大事故照片 （7）重大項目檢查、驗收、評比、評審時的照片 （8）各類榮譽證書、合格證、獎狀（杯、旗）等照片 （9）先進集體、先進個人、勞動模范的照片 （10）本單位參加或開展技術操作比賽、重大文體活動的照片 3、整理歸檔 （1）分類：按照片所揭示的內(nèi)容或專題分類（可參照歸檔范圍）。 （2）排列：在一冊照片內(nèi)每張照片按時間順序排列，照片粘貼于指定的位置上，底片裝在底片袋內(nèi)。 （3）編號： 照片編號：每冊照片從“1”開始編號，每張照片 一個號.。 編頁號：同文檔，正面在右上角，背面在左上角。 （4）加說明要求：文字簡明，語言通順，人

12、物到位。說明的內(nèi)容： A、一組（若干張）有聯(lián)系的密不可分的照片先寫總說明，然后每張照片再加分說明?？傉f明在第一張照片的位置上書寫，總說明中應將該組照片的總張數(shù)說清楚。 B、填寫人物姓名時，應寫明從哪個方向（從左起還是從右起）二排以上時應寫明第幾排，并且人物姓名應寫完整。 （5）填寫卷內(nèi)目錄 以一組或一張照片為單位填寫卷內(nèi)目錄。如果是一組照片，編號可以用破折號連起來，如“15”。 （6）擬制案卷標題 同文檔案卷標題。應概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會議照片”“某某單位獲得各類榮譽照片”等等。 （7）編制檔案號 其檔案號格式是：（全宗號）+分類號+案卷順序號 （8）標簽格式 用紅色

13、四線格標簽。 （9）建立照片檔案案卷目錄 案卷目錄可用文檔案卷目錄格式。已使用科怡檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。 （看例圖）三、會計檔案的整理（另）（一）、分類 會計檔案一般分為四大類，即會計憑證類、會計帳簿類、財務報告類和其他類。（二）、裝訂方法 （1）會計憑證類：保持原卷冊的封裝。要求憑證裝訂包角封面規(guī)范填寫，在包角處蓋上會計騎縫章。 （2）會計帳簿類：活頁帳簿用會計檔案卷皮重新裝訂；固定頁的保持原封裝（如總帳、銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳）。 （3）財務報告類：按照文書立卷的方法組卷，即用文書檔案卷皮裝訂，內(nèi)加卷內(nèi)目錄、備考表。卷內(nèi)目錄、備考表、卷皮的填寫方法同文書檔案。

14、（4）其他類：根據(jù)紙張的大小、形式來確定。（三）、歸檔時間 由會計部門保管兩年，后編制移交清冊，交檔案室集中管理。 （四）、保管期限（書上有） 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。永久為五十年以上，定期為3年、5年、10年、15年、25年5類。 1、會計憑證類 歸檔范圍 保管期限 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 說明 （1）財政總預算會計撥款憑證及 其他會計憑證 永久 （2）稅收會計：各種完稅憑證和 繳退庫憑證 15年 2、會計帳簿類 歸檔范圍 保管期限 （1）總帳 15年 （2）日記帳 15年 其中a、銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳 25年 b、稅收日記帳（總帳）和稅收 票證分類出納帳 25

15、年 （3）固定資產(chǎn)卡（固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年） （4）明細帳（分戶帳或登記簿） 15年 （5）輔助帳簿 15年 說明：預算會計總帳、明細分類、分戶帳 或登記簿 永久 3、財務報告類 歸檔范圍 保管期限 （1）年度財務報告（決算）（文字分析材料）永久 稅收會計稅收年報（決算） 永久 （2）財務月、季度報報告（文字分析材料） 5年 稅收會計月、季度報表（票證月季報表） 10年 4、其他類 歸檔范圍 保管期限 （1）會計移交清冊 15年 （2）會計檔案保管清冊 永久 （3）會計檔案銷毀清冊 永久 （4）銀行余額調(diào)節(jié)表 5年 （5）銀行對帳單 5年（五）會計檔案的編號、標簽填寫 先分類，每一類內(nèi)再按時間先后跨年度編大流水號（憑證類可編小流水號，每年一個流水號） 賬簿不分期限，每年帳簿的排列規(guī)律應一致。 永久（報表） 定期（賬簿 ） 憑證標簽粘貼方法 （1）會計憑證類：從包角處沿底邊直接往上貼。 （2）其他類別會計檔案：離底邊20處向上貼。 注意：不能倒貼或貼在未包角處。 （六）、建立會計檔案案卷目錄 1、案卷目錄由財會部門編制，一式二份，檔案室與財會部門各執(zhí)一份。四、實物檔案的整理實物檔案采用即時收集即時歸檔的方式（推薦）(1)、實物檔案（CW）收集的類型a、榮譽類（CW01） 獎狀、獎杯、錦旗、證書等b、禮品、紀念品類（CW02） c、書法、字畫、題詞類（CW03） d、