會(huì)展項(xiàng)目策劃與管理第八章會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理與活動(dòng)策劃

1、案例導(dǎo)入分析案例導(dǎo)入分析 20102010年中國(guó)第九屆國(guó)際摩托車博覽會(huì)管理規(guī)定年中國(guó)第九屆國(guó)際摩托車博覽會(huì)管理規(guī)定 2010年10月2124日 本規(guī)定是展位訂購(gòu)合同的附件，所有展商均有義務(wù)遵守。 規(guī)定規(guī)定1 1：展會(huì)時(shí)間，地點(diǎn)：展會(huì)時(shí)間，地點(diǎn) 規(guī)定規(guī)定2 2：允許的展品：允許的展品 規(guī)定規(guī)定3 3：價(jià)格所包含的各種服務(wù)：價(jià)格所包含的各種服務(wù) 規(guī)定規(guī)定4 4：報(bào)名與預(yù)付款：報(bào)名與預(yù)付款 規(guī)定規(guī)定5 5：付款條件及取消：付款條件及取消 規(guī)定規(guī)定6 6：展品和撤展證明：展品和撤展證明 規(guī)定規(guī)定7 7：義務(wù)和禁止：義務(wù)和禁止 規(guī)定規(guī)定8 8：技術(shù)規(guī)定：技術(shù)規(guī)定 規(guī)定規(guī)定9 9：保險(xiǎn)：保險(xiǎn) 規(guī)定規(guī)定10

2、10：展位分配：展位分配 規(guī)定規(guī)定1111：參展商證件和專業(yè)觀眾門票：參展商證件和專業(yè)觀眾門票 規(guī)定規(guī)定1212：會(huì)刊：會(huì)刊 規(guī)定規(guī)定1414：其他：其他（1）“第九屆中國(guó)國(guó)際摩托車博覽會(huì)第九屆中國(guó)國(guó)際摩托車博覽會(huì)”的現(xiàn)場(chǎng)管理包括哪的現(xiàn)場(chǎng)管理包括哪些內(nèi)容？些內(nèi)容？（2）優(yōu)秀的展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理人員應(yīng)該注意展會(huì)的哪些環(huán)節(jié)？）優(yōu)秀的展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理人員應(yīng)該注意展會(huì)的哪些環(huán)節(jié)？【分析】【分析】展會(huì)的管理者是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)者，在主辦單位和政府各部門之間進(jìn)行溝通，從而提供服務(wù)、對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理?，F(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的問(wèn)題往往刻不容緩，身為現(xiàn)場(chǎng)管理者，首先必須要盡快解決最亟待解決的事情，同時(shí)也能使他更加重視外部世界-展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，而

3、不是內(nèi)部-現(xiàn)場(chǎng)管理處。只有外部世界才是產(chǎn)生成果的地方。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理工作安排展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理工作安排展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)內(nèi)容展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理與服務(wù)內(nèi)容展覽期間相關(guān)活動(dòng)策劃展覽期間相關(guān)活動(dòng)策劃會(huì)展危機(jī)管理與關(guān)系恢復(fù)會(huì)展危機(jī)管理與關(guān)系恢復(fù) 撤展管理撤展管理展中現(xiàn)場(chǎng)展中現(xiàn)場(chǎng)管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置階段展前布置階段1 1設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待 （1）負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記。（2）根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)。 （3）派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南。（4）進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況。 2 2酒店接待處酒店接待處 （1）設(shè)立前臺(tái)接待處。（2）進(jìn)行

4、參展商住宿登記。（3）住宿表要求：企業(yè)名稱、房間號(hào)碼、酒店聯(lián)系電話、房主姓名。 展前布置階段展前布置階段3 3場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作 （1）負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工。（2）對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作。（3）為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)。 （4）根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè) 根據(jù)要求而設(shè)立的）。4 4交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作 （1）企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸。 （2）搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)。展中現(xiàn)場(chǎng)階段工作展中現(xiàn)場(chǎng)階段工作1 1展覽會(huì)的開幕式組織工作展覽會(huì)的開幕式組織工作（1）確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開幕式貴賓名單。（2

5、）確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄。（3）開幕式的場(chǎng)地搭建要求。（4）開幕式主持人講話內(nèi)容的審定及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定。（5）開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安 排工作。 展中現(xiàn)場(chǎng)階段工作展中現(xiàn)場(chǎng)階段工作2 2展會(huì)召開期間展會(huì)召開期間（1）做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。（2）發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā) 放）。（3）協(xié)調(diào)展會(huì)期間研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做到研討會(huì)與展覽會(huì)有 機(jī)結(jié)合。（4）做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)。（5）統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額，做好記錄。（6）積極聽取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見和建議。（7）根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)

6、企業(yè)參加下一屆的展會(huì)。 撤展階段管理撤展階段管理 當(dāng)展會(huì)按計(jì)劃的天數(shù)進(jìn)行展覽完畢以后，展會(huì)就要準(zhǔn)備閉幕，展會(huì)閉幕標(biāo)志著本屆展會(huì)正式結(jié)束。然而，展會(huì)閉幕并不意味著展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)工作就此結(jié)束。展會(huì)的撤展工作還需要辦理機(jī)構(gòu)的大力介入和進(jìn)行必要的管理。展會(huì)的撤展工作主要包括展位的拆除、參展商租賃展具的退還、參展商展品的處理和回運(yùn)、展場(chǎng)的清潔和撤展安全保衛(wèi)等工作。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施1 1展會(huì)觀眾管理展會(huì)觀眾管理2 2展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8

7、8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作1111現(xiàn)場(chǎng)保潔現(xiàn)場(chǎng)保潔1212展覽會(huì)布展和撤展管理展覽會(huì)布展和撤展管理展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理內(nèi)容與措施展覽現(xiàn)場(chǎng)配套服務(wù)展覽現(xiàn)場(chǎng)配套服務(wù)1 1展會(huì)觀眾管理展會(huì)觀眾管理2 2展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8 8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作知識(shí)產(chǎn)權(quán)保

8、護(hù)工作1111現(xiàn)場(chǎng)保潔現(xiàn)場(chǎng)保潔1212展覽會(huì)布展和撤展管理展覽會(huì)布展和撤展管理所謂布展，從參展商的角度看，是指參展商為準(zhǔn)備展覽而在展會(huì)開幕前對(duì)展位進(jìn)行搭裝、布置和將展品陳列在展位上的系列工作；從辦展機(jī)構(gòu)的角度看，是指對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行布置和對(duì)參展商有關(guān)工作進(jìn)行的協(xié)調(diào)和管理展臺(tái)搭建管理展臺(tái)搭建管理展會(huì)開幕式和其他相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)布置展會(huì)開幕式和其他相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)布置 展會(huì)開幕式場(chǎng)所的選擇和搭建展會(huì)展館序幕大廳布置嘉賓休息室的布置設(shè)置“聯(lián)絡(luò)咨詢服務(wù)中心”設(shè)置“新聞中心”。設(shè)置“專業(yè)觀眾登記柜臺(tái)” 閉幕閉幕/ /撤展撤展展示展示/ /交流交流開幕儀式開幕儀式布展布展/ /預(yù)展預(yù)展三、三、展展覽覽期期間間三、三、展

9、展覽覽期期間間會(huì)展作為一種特殊的重大經(jīng)貿(mào)活動(dòng)，人流、物流、會(huì)展作為一種特殊的重大經(jīng)貿(mào)活動(dòng)，人流、物流、信息流高度集中，是一個(gè)對(duì)危機(jī)較為敏感的行業(yè)。信息流高度集中，是一個(gè)對(duì)危機(jī)較為敏感的行業(yè)。會(huì)展危機(jī)是指影響參展商、專業(yè)觀眾、相關(guān)媒體等會(huì)展危機(jī)是指影響參展商、專業(yè)觀眾、相關(guān)媒體等利益相關(guān)主體對(duì)會(huì)展的信心或擾亂會(huì)展組織者繼續(xù)利益相關(guān)主體對(duì)會(huì)展的信心或擾亂會(huì)展組織者繼續(xù)正常經(jīng)營(yíng)的非預(yù)期性事件。正常經(jīng)營(yíng)的非預(yù)期性事件。1 1社會(huì)因素社會(huì)因素2 2運(yùn)作因素運(yùn)作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素會(huì)展危機(jī)管理會(huì)展危機(jī)管理 第一階段：危機(jī)的預(yù)防第一階段：危機(jī)的預(yù)防第二階段：行動(dòng)準(zhǔn)備第二階段：行動(dòng)

10、準(zhǔn)備 第三階段：危機(jī)的識(shí)別第三階段：危機(jī)的識(shí)別第五階段：危機(jī)的解決第五階段：危機(jī)的解決第四階段：危機(jī)的控制第四階段：危機(jī)的控制 危機(jī)預(yù)防也可稱為“危機(jī)預(yù)警”，即展會(huì)組織者對(duì)可能發(fā)生的危機(jī)事件進(jìn)行預(yù)測(cè)并根據(jù)各種危機(jī)發(fā)生的概率采取相應(yīng)的預(yù)防措施。 建立一支組織者須擁有危機(jī)管理團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)人員需熟悉業(yè)務(wù)流程，并能夠制定具體、有針對(duì)性、可操作性強(qiáng)的危機(jī)管理行動(dòng)計(jì)劃、建立內(nèi)外部溝通機(jī)制、開展模擬訓(xùn)練及建立重要關(guān)系等 這個(gè)階段的關(guān)鍵是找出危機(jī)的本質(zhì)和真正的根源。這樣才能幫助展會(huì)組織者科學(xué)、合理、迅速采取危機(jī)的處理和援救方案。 危機(jī)管理的最后一個(gè)階段其實(shí)就是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這也是危機(jī)管理的最高境界 解決危機(jī)，速

11、度是關(guān)鍵，一旦時(shí)間蔓延到更廣的范圍便難以處理。因此，一旦危機(jī)發(fā)生，展覽會(huì)組織者就應(yīng)該迅速啟動(dòng)危機(jī)管理機(jī)制，并盡快采取正確的處理措施。第六階段：危機(jī)的提升第六階段：危機(jī)的提升/評(píng)估評(píng)估 安排專項(xiàng)人員從事危機(jī)的處理和控制工作，將危機(jī)損失降至最小的基礎(chǔ)。 及時(shí)、準(zhǔn)確地與自己的組織成員及客戶通報(bào)相關(guān)信息 指定一個(gè)人作為展覽會(huì)主辦方的發(fā)言人會(huì)展危機(jī)管理的基本程序會(huì)展危機(jī)管理的基本程序展會(huì)宣傳與展會(huì)宣傳與推廣的內(nèi)容推廣的內(nèi)容1 1建立會(huì)展建立會(huì)展危機(jī)管理預(yù)警危機(jī)管理預(yù)警機(jī)制機(jī)制3 3會(huì)展保會(huì)展保險(xiǎn)的適當(dāng)險(xiǎn)的適當(dāng)投入投入2 2構(gòu)建危構(gòu)建危機(jī)預(yù)控系機(jī)預(yù)控系統(tǒng)統(tǒng) （1 1）成立會(huì)展危機(jī)管理委員會(huì)，對(duì)會(huì)展危機(jī)）成

12、立會(huì)展危機(jī)管理委員會(huì)，對(duì)會(huì)展危機(jī)進(jìn)行預(yù)測(cè)分析；進(jìn)行預(yù)測(cè)分析；（2 2）制定會(huì)展危機(jī)應(yīng)急計(jì)劃）制定會(huì)展危機(jī)應(yīng)急計(jì)劃/ /方案；方案；（3 3）事先和媒體建立聯(lián)系；）事先和媒體建立聯(lián)系；（4 4）確定會(huì)展危機(jī)組織對(duì)外發(fā)言人；）確定會(huì)展危機(jī)組織對(duì)外發(fā)言人；（5 5）建立處理會(huì)展危機(jī)關(guān)系網(wǎng)；）建立處理會(huì)展危機(jī)關(guān)系網(wǎng)；（6 6）做好會(huì)展組織內(nèi)部人員培訓(xùn)工作。）做好會(huì)展組織內(nèi)部人員培訓(xùn)工作。 在危機(jī)管理的角度而言，在危機(jī)管理的角度而言，保險(xiǎn)是一種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，通保險(xiǎn)是一種風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，通過(guò)這一機(jī)制，眾多的經(jīng)濟(jì)過(guò)這一機(jī)制，眾多的經(jīng)濟(jì)單位結(jié)合起來(lái)，建立保險(xiǎn)單位結(jié)合起來(lái)，建立保險(xiǎn)基金，共同對(duì)付意外事故基金，共同對(duì)付意外

13、事故。（1 1）組建）組建“虛擬的虛擬的”危機(jī)管理小危機(jī)管理小組；組；（2 2）制定危機(jī)預(yù)案；）制定危機(jī)預(yù)案；（3 3）開展人員培訓(xùn)，危機(jī)管理全）開展人員培訓(xùn)，危機(jī)管理全真模擬；真模擬；（4 4）落實(shí)危機(jī)預(yù)防措施崗位，防）落實(shí)危機(jī)預(yù)防措施崗位，防范于未然范于未然 要進(jìn)行雙向溝通；要強(qiáng)化媒體管理，正確發(fā)揮大眾傳媒的作用；做好危機(jī)傳播方案。（1）以客戶利益為首位（2）掌握對(duì)外信息發(fā)布的主動(dòng)權(quán)（3）執(zhí)行統(tǒng)一的行動(dòng)方案在危機(jī)預(yù)防階段建立的“虛擬”危機(jī)管理小組在得到充分授權(quán)的前提下，可以立即轉(zhuǎn)變?yōu)閷ｉT的危機(jī)管理機(jī)構(gòu)，代表企業(yè)走到危機(jī)處理的第一線，形式危機(jī)管理職能，確定危機(jī)處理策略，制定處理方案，采取各種危機(jī)處理措施。（1）預(yù)警(Readiness)（2）溝通(communication)（3）反應(yīng)(Response)（4）恢復(fù)(Recovery) 24【三維度【三維度6+66+6實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目1313】會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)志愿者服務(wù)實(shí)訓(xùn)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)志愿者服務(wù)實(shí)訓(xùn)25【三維度