計劃與時間管理

1、計劃與時間管理墨菲定理的日常體會墨菲定理的日常體會 我們都有這樣的體會，如果在街上準(zhǔn)備攔一輛車去赴一個時間緊迫的約會，你會發(fā)現(xiàn)街上所有的出租車不是有客就是根本不搭理你，而當(dāng)你不需要租車的時候，卻發(fā)現(xiàn)有很多空車在你周圍游弋，只待你的一揚手，車隨時就停在你的面前。如果一個月前在浴室打碎鏡子，盡管仔細(xì)檢查和沖刷，也不敢光著腳走路，等過了一段時間確定沒有危險了，不幸的事還是照樣發(fā)生，你還是被碎玻璃扎了腳。什么原因呢？什么原因呢？第一講第一講 個人計劃的制定個人計劃的制定第一節(jié)第一節(jié) 什么是計劃什么是計劃 n計劃的定義：計劃的定義： 工作或行動以前預(yù)先擬定的具體內(nèi)容和步驟工作或行動以前預(yù)先擬定的具體內(nèi)容

2、和步驟 n計劃的特征：計劃的特征： 預(yù)見性針對性預(yù)見性針對性 可行性可行性 約束性約束性n計劃的作用：計劃的作用： 無論是單位還是個人，無論辦什么事情，事先都應(yīng)有無論是單位還是個人，無論辦什么事情，事先都應(yīng)有個打算和安排。有了計劃，工作就有了明確的目標(biāo)和個打算和安排。有了計劃，工作就有了明確的目標(biāo)和具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動，增強工作的主具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進(jìn)行。同時，動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進(jìn)行。同時，計劃本身又是對工作進(jìn)度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)，對大家計劃本身又是對工作進(jìn)度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)，對大家有較強的約束和督促作用。

3、所以計劃對工作既有指導(dǎo)有較強的約束和督促作用。所以計劃對工作既有指導(dǎo)作用，又有推動作用作用，又有推動作用 第二節(jié) 制定計劃的6個問題 n問題一問題一 我想得到什么結(jié)果？我想得到什么結(jié)果？ 我國古代就有我國古代就有“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”的思想。西方經(jīng)濟學(xué)家也闡明了這個道的思想。西方經(jīng)濟學(xué)家也闡明了這個道理：理：“雖然我們無法預(yù)見未來，但如果雖然我們無法預(yù)見未來，但如果我們沒有根據(jù)當(dāng)時所得到的信息并根據(jù)我們沒有根據(jù)當(dāng)時所得到的信息并根據(jù)自己想要的結(jié)果來制定計劃，我們就無自己想要的結(jié)果來制定計劃，我們就無法合理地行事法合理地行事 。問題二問題二 我必須做什么以達(dá)到結(jié)我必須做什么

4、以達(dá)到結(jié)果？果？ n既然我知道了自己想要的結(jié)果。那么我既然我知道了自己想要的結(jié)果。那么我要考慮要做什么準(zhǔn)備，什么行動才能使要考慮要做什么準(zhǔn)備，什么行動才能使我的結(jié)果實現(xiàn)？我的結(jié)果實現(xiàn)？ 問題三問題三 什么是優(yōu)先次序？什么是優(yōu)先次序？n知道自己應(yīng)該做什么了，可在實現(xiàn)過程知道自己應(yīng)該做什么了，可在實現(xiàn)過程中分別輕重緩急，保證重點，為全局奠中分別輕重緩急，保證重點，為全局奠定基礎(chǔ)，有條不紊。定基礎(chǔ)，有條不紊。n通過自己想要的結(jié)果作出事先的通過自己想要的結(jié)果作出事先的協(xié)調(diào)，處理好在計劃的制定和實協(xié)調(diào)，處理好在計劃的制定和實施過程中優(yōu)先次序施過程中優(yōu)先次序問題四問題四 每項活動需要多少時間？每項活動需要

5、多少時間？ n排好活動施行的先后順序，我們應(yīng)該計排好活動施行的先后順序，我們應(yīng)該計劃好每項工作所需要的時間，減少了盲劃好每項工作所需要的時間，減少了盲目性，避免操作中的重復(fù)浪費，因而有目性，避免操作中的重復(fù)浪費，因而有利于提高效率。利于提高效率。問題五問題五 我何時做各項活動？我何時做各項活動？ n通過了前通過了前4個問題的思考，我們現(xiàn)在必須個問題的思考，我們現(xiàn)在必須考慮我們何時開始行動考慮我們何時開始行動問題六問題六 給意外事件留有多少余地？給意外事件留有多少余地？n計劃趕不上變化，因此我們在制定計劃計劃趕不上變化，因此我們在制定計劃的同時必須考慮意外事件的發(fā)生，給我的同時必須考慮意外事件的

6、發(fā)生，給我們的計劃留下退步。們的計劃留下退步。第三節(jié) 制定計劃的6W2H n “What”：您要達(dá)成什么目標(biāo)？：您要達(dá)成什么目標(biāo)？n “When”：您要什么時候完成目標(biāo)？：您要什么時候完成目標(biāo)？n “Where”：達(dá)成目標(biāo)要利用的各個場所地點。：達(dá)成目標(biāo)要利用的各個場所地點。n “Who”：促成目標(biāo)實現(xiàn)的有關(guān)客戶。：促成目標(biāo)實現(xiàn)的有關(guān)客戶。n “Why”：更明確為什么要這樣做。：更明確為什么要這樣做。n “Which”：思考上保持彈性，有不同的選擇方案。：思考上保持彈性，有不同的選擇方案。n “How”：選擇、選用什么方法進(jìn)行，如何去做。：選擇、選用什么方法進(jìn)行，如何去做。n “How muc

7、h”：要花多少預(yù)算、費用、時間等。：要花多少預(yù)算、費用、時間等。第四節(jié) 計劃的實施n 計劃越好，實施越努力，成功的滋味就計劃越好，實施越努力，成功的滋味就越甜蜜。越甜蜜。n 任何事情都不能分散您對計劃的實施。任何事情都不能分散您對計劃的實施。n 下定決心，滿懷熱情，不會安于現(xiàn)狀或下定決心，滿懷熱情，不會安于現(xiàn)狀或半途而廢。半途而廢。n認(rèn)真地對待您所訂的計劃。認(rèn)真地對待您所訂的計劃。n 如果希望改變生活，就必須要學(xué)會制定如果希望改變生活，就必須要學(xué)會制定計劃，實施計劃，否則生活還會依舊。計劃，實施計劃，否則生活還會依舊。 第二講第二講 時間管理時間管理n討論時間的定義及平時如何管理時間討論時間的

8、定義及平時如何管理時間忘掉今天的人將被明天忘掉忘掉今天的人將被明天忘掉-歌歌 德德放棄時間的人，時間也放棄他放棄時間的人，時間也放棄他-莎士比亞莎士比亞 時間警示格言時間警示格言下面大家來輕松下做個測試下面大家來輕松下做個測試時間管理測試.doc如何管理好我們的時間呢？n時間管理是一種很特別的技巧，在學(xué)校中沒有人教你，但實際你必須要學(xué)習(xí)這門技巧。否則，不管你有多么聰明，你還是不能整理好你掌握的信息，不管你工作多有經(jīng)驗，你還是會在工作中拖延時間。職業(yè)道路上的一些特別的技巧職業(yè)道路上的一些特別的技巧可以讓你能夠處理一個很大的可以讓你能夠處理一個很大的工作量。工作量。因此，在今天的培訓(xùn)里，我將因此，

9、在今天的培訓(xùn)里，我將介紹介紹10個技巧，幫助你更好個技巧，幫助你更好的管理你的工作的管理你的工作1、不要在收件箱中保留電子郵件、不要在收件箱中保留電子郵件 n在當(dāng)今世界上最緊要的技巧就是能夠快在當(dāng)今世界上最緊要的技巧就是能夠快速處理和加工信息，并將其落實到行動速處理和加工信息，并將其落實到行動上上”，將電子郵件以文件夾的方式組織，將電子郵件以文件夾的方式組織，如果郵件內(nèi)容需要思考后才能處理，那如果郵件內(nèi)容需要思考后才能處理，那么將其移動到任務(wù)清單中，如果郵件有么將其移動到任務(wù)清單中，如果郵件有參考價值，將其打印出來，如果郵件是參考價值，將其打印出來，如果郵件是會議通知，將其移動到日歷計劃中。會

10、議通知，將其移動到日歷計劃中。 正常人都不可能在同一個時間內(nèi)即看正常人都不可能在同一個時間內(nèi)即看電視，又在即時通訊軟件上聊天，又做家電視，又在即時通訊軟件上聊天，又做家庭作業(yè)，一心二用是錯誤的。無論是誰，庭作業(yè)，一心二用是錯誤的。無論是誰，這么做都會降低工作效率。這么做都會降低工作效率?！耙粋€一個20多歲多歲的小伙子面對多項并發(fā)任務(wù)可能還能應(yīng)付的小伙子面對多項并發(fā)任務(wù)可能還能應(yīng)付過來，但還是會由此帶來工作效率上的損過來，但還是會由此帶來工作效率上的損失失” 。因此，設(shè)法避免這種情況，建議大家因此，設(shè)法避免這種情況，建議大家多練習(xí)關(guān)注方法以避免一心二用。多練習(xí)關(guān)注方法以避免一心二用。2、 一心不

11、可二用一心不可二用3、先做最重要的事情、先做最重要的事情 “早上的一次沖刺早上的一次沖刺”，早上開始工作的時，早上開始工作的時候，檢查自己所有的電子郵件，并花一個候，檢查自己所有的電子郵件，并花一個小時的時間整理出待辦事項的優(yōu)先級，這小時的時間整理出待辦事項的優(yōu)先級，這是一個很不錯的工作方法，因為即使你不是一個很不錯的工作方法，因為即使你不能在一個小時內(nèi)做完所有事情，當(dāng)你一旦能在一個小時內(nèi)做完所有事情，當(dāng)你一旦開始工作的時候你會感覺更輕松。這項處開始工作的時候你會感覺更輕松。這項處理最好能在前一天的晚上做完，這樣，當(dāng)理最好能在前一天的晚上做完，這樣，當(dāng)你在早上開始工作的時候，你已經(jīng)知道了你在早

12、上開始工作的時候，你已經(jīng)知道了今天最重要的任務(wù)是哪些了。今天最重要的任務(wù)是哪些了。 4、在固定的時間處理電子郵件、在固定的時間處理電子郵件 n“來一封郵件就立刻閱讀并進(jìn)行答復(fù)并不是一來一封郵件就立刻閱讀并進(jìn)行答復(fù)并不是一個高效的工作方式，因為有人能立刻聯(lián)絡(luò)你并個高效的工作方式，因為有人能立刻聯(lián)絡(luò)你并不意味著你必須立即回應(yīng)他不意味著你必須立即回應(yīng)他”，n“人們需要的是一個明確的回應(yīng)，而不是一個人們需要的是一個明確的回應(yīng)，而不是一個快速的回應(yīng)快速的回應(yīng)”。只要人們知道等待一個答案需。只要人們知道等待一個答案需要時間，并且他們知道在緊急狀況下如何能聯(lián)要時間，并且他們知道在緊急狀況下如何能聯(lián)系到你，那

13、么大多數(shù)類型的電子郵件，你就只系到你，那么大多數(shù)類型的電子郵件，你就只需要一天處理幾次即可。需要一天處理幾次即可。 5、組織整理好網(wǎng)站地址、組織整理好網(wǎng)站地址 n使用類似的網(wǎng)絡(luò)書簽服務(wù)來跟蹤使用類似的網(wǎng)絡(luò)書簽服務(wù)來跟蹤網(wǎng)站，而不要隨手記錄到一個地網(wǎng)站，而不要隨手記錄到一個地方，你要是相把它做為參考依據(jù)，方，你要是相把它做為參考依據(jù)，那么就要將這些網(wǎng)址全部保存到那么就要將這些網(wǎng)址全部保存到一個地方，這樣你就可以很方便一個地方，這樣你就可以很方便的搜索和分享。的搜索和分享。 6、了解最佳工作狀態(tài)的時間、了解最佳工作狀態(tài)的時間 n工業(yè)設(shè)計師工業(yè)設(shè)計師Jeff Beene在做咨詢工作，在做咨詢工作，所

14、以他在一天的任何時間都可以做事情，所以他在一天的任何時間都可以做事情，但是他說，但是他說，“我制定工作計劃的時間是我制定工作計劃的時間是在早晨，因為那時我最富有工作效率在早晨，因為那時我最富有工作效率”。每個人都有一個最佳的工作時間，你可每個人都有一個最佳的工作時間，你可以通過監(jiān)控自己過去一段時間的工作效以通過監(jiān)控自己過去一段時間的工作效率的方法來找到自己的最佳工作時間，率的方法來找到自己的最佳工作時間，然后你需要管理好自己的工作進(jìn)度，以然后你需要管理好自己的工作進(jìn)度，以便讓你在最佳時間內(nèi)做最重要的工作便讓你在最佳時間內(nèi)做最重要的工作 7、加快打字速度、加快打字速度 n如果你整天都在電腦前工作

15、，那么打字如果你整天都在電腦前工作，那么打字速度就會變成一個工作效率問題。速度就會變成一個工作效率問題?！霸谠诿刻熘?，為了查詢信息，人們都要進(jìn)行每天中，為了查詢信息，人們都要進(jìn)行數(shù)十次的數(shù)十次的Google搜索搜索”，那么這將打多，那么這將打多少字呢？你能不能將其減少一些呢？如少字呢？你能不能將其減少一些呢？如果每分鐘能節(jié)省十秒種，那么經(jīng)過一段果每分鐘能節(jié)省十秒種，那么經(jīng)過一段時間，你將節(jié)省很多時間。時間，你將節(jié)省很多時間?！?8、萬事開頭難，先從簡單入手、萬事開頭難，先從簡單入手 n“我們的問題并不是如何結(jié)束這個項目，我們的問題并不是如何結(jié)束這個項目，而是在于如何開始這個項目而是在于如何開始這個項目”n先做簡單的事情先做簡單的事情n我總是嘗試將項目分成幾部分，這樣我我總是嘗試將項目分成幾部分，這樣我就可以逐個完成，各個擊破就可以逐個完成，各個擊破”。 9、每天都整理工作任務(wù)清單、每天都整理工作任務(wù)清單 如果你不知道你應(yīng)該做的事情，你怎么可能如果你不知道你應(yīng)該做的事情，你怎么可能管理好你的時間呢？有些人喜歡將工作任管理好你的時間呢？有些人喜歡將工作任務(wù)清單寫在紙上，因為這些清單對每個項務(wù)清單寫在紙上，因為這些清單對每個項目任務(wù)都是一個承諾，直到項目結(jié)束。另目任務(wù)都是一個承諾，直到項目結(jié)束。另外一些人