時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟學(xué)習(xí)教案

1、會(huì)計(jì)學(xué)1時(shí)間時(shí)間(shjin)管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟棟第一頁，共46頁。 盛年不重來，一日難再晨， 及時(shí)當(dāng)勉勵(lì)，歲月不待人。 陶淵明 凡是在事業(yè)(shy)上有所成就的人，無 一不是利用時(shí)間的能手。 華羅庚 放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他。 莎士比亞第1頁/共46頁第二頁，共46頁。 你熱愛生命嗎？那么別浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是構(gòu)成生命的材料。 富蘭克林 時(shí)間是最為寶貴(bogu)的資源，如果我們不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。 彼得杜拉克第2頁/共46頁第三頁，共46頁。1、什么是時(shí)間牛頓力學(xué)(l xu)中的時(shí)間是作為度量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化過程流程的一種參照， 通過我們所定義的

2、標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間單位，去衡量物質(zhì) 運(yùn)動(dòng)變化本身的變化規(guī)律。時(shí)間的目的就是描述物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化的參照，并提供一種事件 運(yùn)動(dòng)變化的標(biāo)準(zhǔn)流程的計(jì)量模式，同時(shí)它又是事 件進(jìn)程描述的一個(gè)基本的物理量。第3頁/共46頁第四頁，共46頁。1、什么是時(shí)間科學(xué)上的時(shí)間概念1956年國(guó)際計(jì)量委員會(huì)將秒規(guī)定為1900年1月0日 12時(shí)正回歸年長(zhǎng)度的1/31556925.9747。這種以地 球公轉(zhuǎn)(gngzhun)為基礎(chǔ)的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)稱為*歷書秒。1967年第十三屆國(guó)際計(jì)量大會(huì)又采用以原子內(nèi)部 輻射頻率為基準(zhǔn)的時(shí)間計(jì)量系統(tǒng)，成為*原子時(shí)。按新規(guī)定，“秒是銫-133原子基態(tài)的兩個(gè)超精細(xì)能級(jí)之間的躍遷所對(duì)應(yīng)輻射的9，192，631，7

3、70個(gè)周期的持續(xù)時(shí)間”。第4頁/共46頁第五頁，共46頁。2、時(shí)間是怎樣產(chǎn)生(chnshng)的日常的時(shí)間概念年、月、日、時(shí)、分、秒地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽地球地球公轉(zhuǎn)軌道月球第5頁/共46頁第六頁，共46頁。3、時(shí)間的基本(jbn)特性時(shí)間恒久性時(shí) 間特 性客觀公正性時(shí)間的剛性不可逆轉(zhuǎn)性時(shí)間一維性54321第6頁/共46頁第七頁，共46頁。4、什么是時(shí)間管理概念 由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管 理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是指面對(duì)時(shí)間而 進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。結(jié)論通過(tnggu)計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。第7頁/共4

4、6頁第八頁，共46頁。2、個(gè)體生命(shngmng)的有限性每一個(gè)生命(shngmng)只有一次機(jī)會(huì)時(shí)間與生命(shngmng)年輪成就大事業(yè)的黃金時(shí)代童年、少年、青年、中年、壯年、老年為什么許多人一生平淡，毫無見樹 魯迅先生說：時(shí)間是組成生命的材料， 浪費(fèi)(lngfi)別人的時(shí)間是無異于謀財(cái)害命的。第8頁/共46頁第九頁，共46頁。4、個(gè)人和組織的機(jī)會(huì)成本成本的類別(libi)容易重視的有形成本容易忽視的無形成本無形成本中的時(shí)間成本大小企業(yè)的區(qū)別成本外延的擴(kuò)大化由時(shí)間特性而導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本“過了這個(gè)村”與“機(jī)不可失”第9頁/共46頁第十頁，共46頁。1、員工職業(yè)生涯與時(shí)間管理生命的有限性人最寶

5、貴(bogu)和稀缺的是什么生命的價(jià)值觀生命的價(jià)值和人生的意義追求成功人生是每個(gè)人的夢(mèng)想成功的原動(dòng)力來自心靈實(shí)現(xiàn)理想取決于行動(dòng)力個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理第10頁/共46頁第十一頁，共46頁。第11頁/共46頁第十二頁，共46頁。66歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之 間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段第12頁/共46頁第十三頁，共46頁。3、人生定位與選擇最佳職業(yè)性格(xngg)/愛好/能力/市場(chǎng)準(zhǔn)確定位提高人生價(jià)值是另一種時(shí)間節(jié)約性格

6、(xngg)線愛好線能力線市場(chǎng)線個(gè)人職業(yè)選擇的范圍第13頁/共46頁第十四頁，共46頁。共同體利 益事 業(yè)情 感企業(yè)(qy)為員工第14頁/共46頁第十五頁，共46頁。4、企業(yè)為員工設(shè)計(jì)發(fā)展(fzhn)規(guī)劃尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展社會(huì)交往家庭生活第15頁/共46頁第十六頁，共46頁。1、我們的問題(wnt)在哪里時(shí)間的浪費(fèi)電話干擾，陪同煲粥會(huì)而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊回復(fù)信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等） B、餐飲服務(wù) C、社會(huì)化程度第16頁/共46頁第十七頁，共46頁。1、我們的問題在哪里時(shí)間的浪費(fèi)(lngfi)某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）睡 眠

7、8.05小時(shí)(xiosh)用 餐 1.31小時(shí)(xiosh)瑣 事 0.55小時(shí)(xiosh)工 作 7.34小時(shí)(xiosh)交 際 0.39小時(shí)(xiosh) 休 息 0.45小時(shí)(xiosh)娛 樂 0.31小時(shí)(xiosh)上下班交通 0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志 0.42小時(shí)處理家務(wù)事 0.26小時(shí)興趣的工作 0.37小時(shí)音樂或電視 2.51小時(shí) 與朋友聊天 1.11小時(shí)第17頁/共46頁第十八頁，共46頁。1、我們企業(yè)的問題在哪里時(shí)間陷井情不自禁事必躬親過分客套例行公事猶豫不決(yu y b ju)漫不經(jīng)心碌碌無為 國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一

8、次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議(huy)上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議(huy)20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為分鐘第18頁/共46頁第十九頁，共46頁。日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查 “人們一般每8 分鐘會(huì)收到1 次打擾，每小時(shí)大約7次，即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí) 人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。” 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)(fxin)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。 第19

9、頁/共46頁第二十頁，共46頁。2、團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的原則(yunz)時(shí)間進(jìn)度表制定原則(yunz)實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)突發(fā)性事件應(yīng)付原則(yunz)為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間日常性事務(wù)維護(hù)原則(yunz)做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作時(shí)間被占用說不原則(yunz)過度熱心腸者的良藥第20頁/共46頁第二十一頁，共46頁。3、走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可”的潛理念事必躬親(sh b gng qn)的諸葛亮導(dǎo)致操勞過度的高管人員推遲決策會(huì)提高決策質(zhì)量借口“需要更多的事實(shí)”只要授權(quán)就可節(jié)約時(shí)間相關(guān)人員能力不足無效授權(quán)或授權(quán)失控第21頁/共46頁第二十二頁，共46頁。3、走出觀念(gunnin)上的誤區(qū)

10、高效率就是高效益快就一定好嗎？方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)鑒別問題比進(jìn)一步解決問題容易想明白了再行動(dòng)找到管理捷徑是節(jié)約時(shí)間的因素管理上有捷徑可走嗎？第22頁/共46頁第二十三頁，共46頁。4、時(shí)間管理的八大法寶樹立時(shí)間價(jià)值觀理念變革結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提工作環(huán)境“”準(zhǔn)備工作工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理分清工作輕重緩急優(yōu)先級(jí)并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力學(xué)會(huì)說“不” 拒絕的學(xué)問第23頁/共46頁第二十四頁，共46頁。2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5）明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序?qū)⑾嚓P(guān)的工作列在一起把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見(kjin)的地方每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘做好正式工作前的準(zhǔn)備

11、工作第24頁/共46頁第二十五頁，共46頁。、樹立時(shí)間價(jià)值觀 首先解決思想認(rèn)識(shí)問題(wnt)人的行動(dòng)是受思想支配的思想方法決定行為模式牢固樹立時(shí)間的價(jià)值觀時(shí)間就是效益時(shí)間就是金錢時(shí)間就是生命牢記魯迅先生的話：時(shí)間是組成生命的材料，浪費(fèi)別人(birn)的時(shí)間，其實(shí)是無異于謀財(cái)害命的。第25頁/共46頁第二十六頁，共46頁。、組織結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化眾多(zhngdu)國(guó)企浪費(fèi)時(shí)間的根源為什么會(huì)有內(nèi)耗（窩里斗）？組織的體制障礙組織設(shè)計(jì)的原則精簡(jiǎn)、高效、彈性管理幅度與跨度部門崗位設(shè)置與職責(zé)明確化價(jià)值鏈管理與流程優(yōu)化第26頁/共46頁第二十七頁，共46頁。、日常價(jià)值法控制時(shí)間工作中的現(xiàn)象我們每天都要面對(duì)各式各

12、樣的人和事，這些人和事都需要你耗費(fèi)時(shí)間來處理。你將如何應(yīng)對(duì)？是堅(jiān)持一貫(ygun)的做法，還是依據(jù)本能的反應(yīng)？通常的表現(xiàn)有明確標(biāo)準(zhǔn)的，快速?zèng)Q斷沒明確標(biāo)準(zhǔn)的，依據(jù)直覺感受第27頁/共46頁第二十八頁，共46頁。、浪費(fèi)時(shí)間的大敵工作目標(biāo)(mbio)不明確你為什么工作 你要達(dá)到什么目的工作沒有計(jì)劃性工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓被動(dòng)工作和生活跟著感覺走第28頁/共46頁第二十九頁，共46頁。2、時(shí)間管理第一法則(fz)目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性工作方法三段論目標(biāo)(mbio)方法行動(dòng)計(jì)劃 計(jì)劃是從目標(biāo)到方法的橋梁第29頁/共46頁第三十頁，共46頁。3、明確(mngqu)工作目標(biāo)建立目標(biāo)體系組織群體個(gè)人戰(zhàn)略

13、目標(biāo)工作規(guī)劃個(gè)人計(jì)劃按一定時(shí)間范圍把目標(biāo)分解第30頁/共46頁第三十一頁，共46頁。4、目標(biāo)體系的SMART原則 S-Specific 具體，不能籠統(tǒng)； M-Measurable 可度量， A-Attainable 可實(shí)現(xiàn)，指付出努力(n l)的情況下 可以實(shí)現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)。 R-Realistic 現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。 T-Time bound 時(shí)限，完成目標(biāo)的期限。第31頁/共46頁第三十二頁，共46頁。1、“80、20”法則運(yùn)用(ynyng)先做最重要的事情 你知道(zh do)圓的面積占正方形面積的多少嗎？ 你知道去掉圓的面積(min j)正方形面積(min j)還剩

14、下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情第32頁/共46頁第三十三頁，共46頁。 請(qǐng)運(yùn)用“80、20”法則，找出自己(zj)日常工作任務(wù)中重要的20%。個(gè)人模式：自發(fā)回憶法團(tuán)隊(duì)模式：頭腦風(fēng)暴法現(xiàn)場(chǎng)(xinchng)思考：第33頁/共46頁第三十四頁，共46頁。、工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 四象限(xingxin)坐標(biāo)圖重要(zhngyo)度緊迫性A 重要(zhngyo)而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫第34頁/共46頁第三十五頁，共46頁。請(qǐng)運(yùn)用四象限方法(fngf)排列你的工作：緊急緊急不緊急不緊急重重要要A（碎石型的事務(wù)）（碎石型的事務(wù)）l危機(jī)危機(jī)l急迫的問題急迫的問題l有期限壓力的計(jì)劃

15、有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）（石塊型的事務(wù)）l發(fā)掘新機(jī)會(huì)發(fā)掘新機(jī)會(huì)l規(guī)劃規(guī)劃l改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能l建立伙伴關(guān)系建立伙伴關(guān)系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（細(xì)沙型的事務(wù)）（細(xì)沙型的事務(wù)）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、電話的處理某些信件、文件、電話的處理l某些會(huì)議的出席某些會(huì)議的出席l某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）（水型的事務(wù)）l一些可做可不做的雜事一些可做可不做的雜事l一些不必要的應(yīng)酬一些不必要的應(yīng)酬l有趣的活動(dòng)有趣的活動(dòng)第35頁/共46頁第三十六頁，共46頁。案例(n l)分析 一天下午，TY公司的KA業(yè)務(wù)某某正在公司內(nèi)核對(duì)

16、賬款開稅票，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算(pn sun)這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)財(cái)務(wù)告知，由于稅票缺少需下午才能開具稅票。剛一出公司，就接到電話告知，好家福超市里KF業(yè)務(wù)今夜要去調(diào)整陳列。 假如你是此業(yè)務(wù)，此時(shí)此刻你該怎么辦？第36頁/共46頁第三十七頁，共46頁。案例(n l)分析 M公司是一家生產(chǎn)快速消費(fèi)品的大型企業(yè)，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，近來業(yè)績(jī)嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨干提出辭職申請(qǐng)。為穩(wěn)定員工隊(duì)伍，李三已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理(jngl)的緊急電話，一位西安的經(jīng)銷商今天來本市，

17、晚上六點(diǎn)到機(jī)場(chǎng)，因?yàn)檫@是一個(gè)很重要的大客戶，總經(jīng)理(jngl)特別強(qiáng)調(diào)要李三經(jīng)理(jngl)代表他親自去機(jī)場(chǎng)迎接并配合辦公室搞好接待。其實(shí)，李三的月報(bào)尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓助理幫忙，助理未能達(dá)到其要求，這樣的事便攪得他十分著急。剛過五點(diǎn)鐘李三就急匆匆地找到司機(jī)，開車前往機(jī)場(chǎng)。還沒走出市區(qū)，突然手機(jī)響了，里面?zhèn)鱽砝掀诺穆曇簦骸袄钊龁?？今天我要加班，下?點(diǎn)你去把孩子從幼兒園接回家?！?假如你是李三，從接到總經(jīng)理(jngl)指示到此時(shí)此刻，該怎么辦？第37頁/共46頁第三十八頁，共46頁。4、工作任務(wù)轉(zhuǎn)移學(xué)會(huì)授權(quán)與借力(ji l)依據(jù)企業(yè)管理的組織原則遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限合理

18、分權(quán)為授權(quán)的前提非指揮權(quán)限關(guān)系的借力(ji l)依靠個(gè)人非職務(wù)影響力注意事項(xiàng)授權(quán)有度，控權(quán)有方借力(ji l)要適當(dāng)，注重實(shí)效第38頁/共46頁第三十九頁，共46頁。天今天是我新生命(shngmng)的開始，我呼吸著新鮮空氣，我沐浴著燦爛陽光，我對(duì)今天充滿信心，我無法預(yù)料未來，但我要牢牢把握今天!第39頁/共46頁第四十頁，共46頁。 時(shí)間的特性決定了人永遠(yuǎn)無法直接(zhji)管理時(shí)間 根本手段是通過合理利用時(shí)間提高工作效率， 相對(duì)節(jié)約時(shí)間和完成更多的任務(wù) 時(shí)間管理的八大法寶（理念、原則、方法） 20條應(yīng)該掌握的具體實(shí)用方法（四類） 時(shí)間管理方法的應(yīng)用實(shí)踐 （經(jīng)理人員、秘書人員，會(huì)議、應(yīng)酬） 簡(jiǎn)單實(shí)用方法和養(yǎng)成良好的習(xí)慣 （記住下頁的順口溜）第40頁/共46頁第四十一頁，共46頁。時(shí)間管理的原則時(shí)間管理的原則 1 1、應(yīng)有一張思考、應(yīng)