轉Excel表格的35招必學秘技

1、.轉 Excel表格的35招必學秘技也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel的別樣風情。一、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，假設想讓大于等于2000元的工資總額以"紅色"顯示，大于等于1500元的工資總額以"藍色"顯示，低于1000元的工資總額以"棕色"顯示，其它以"黑色

2、"顯示，我們可以這樣設置。1.翻開"工資表"工作簿，選中"工資總額"所在列，執(zhí)行"格式條件格式"命令，翻開"條件格式"對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中"大于或等于"選項，在后面的方框中輸入數值"2000"。單擊"格式"按鈕，翻開"單元格格式"對話框，將"字體"的"顏色"設置為"紅色"。2.按"添加"按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件大于

3、等于1500，字體設置為"藍色"；小于1000，字體設置為"棕色"。3.設置完成后，按下"確定"按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用"數據有效性"功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別如"工業(yè)企業(yè)"、"商業(yè)企業(yè)"、"個體企業(yè)"等分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。2.選中A列"工業(yè)企業(yè)&

4、quot;名稱所在列，在"名稱"欄內，輸入"工業(yè)企業(yè)"字符后，按"回車"鍵進展確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為"商業(yè)企業(yè)"、"個體企業(yè)"3.切換到Sheet1中，選中需要輸入"企業(yè)類別"的列如C列，執(zhí)行"數據有效性"命令，翻開"數據有效性"對話框。在"設置"標簽中，單擊"允許"右側的下拉按鈕，選中"序列"選項，在下面的"來源"方框中，輸入"

5、;工業(yè)企業(yè)"，"商業(yè)企業(yè)"，"個體企業(yè)"序列各元素之間用英文逗號隔開，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列如D列，再翻開"數據有效性"對話框，選中"序列"選項后，在"來源"方框中輸入公式：=INDIRECTC1，確定退出。4.選中C列任意單元格如C4，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的"企業(yè)類別"填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格如D4，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，假設不需要打印&quo

6、t;企業(yè)類別"列，可以選中該列，右擊鼠標，選"隱藏"選項，將該列隱藏起來即可。三、建立"常用文檔"新菜單在菜單欄上新建一個"常用文檔"菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選"自定義"選項，翻開"自定義"對話框。在"命令"標簽中，選中"類別"下的"新菜單"項，再將"命令"下面的"新菜單"拖到菜單欄。按"更改所選內容"按鈕，在彈出

7、菜單的"命名"框中輸入一個名稱如"常用文檔"。2.再在"類別"下面任選一項如"插入"選項，在右邊"命令"下面任選一項如"超鏈接"選項，將它拖到新菜單常用文檔中，并仿照上面的操作對它進展命名如"工資表"等，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中"常用文檔"菜單中某個菜單項如"工資表"等，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選"分配超鏈接翻開"選項，翻開"分

8、配超鏈接"對話框。通過按"查找范圍"右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿如"工資.xls"等文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要翻開"常用文檔"菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開"常用文檔"菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將"超鏈接"選項拖到了"常用文檔"菜單中，但并不影響"插入"菜單中"超鏈接"菜單項和"常用"工具欄上的"插

9、入超鏈接"按鈕的功能。四、制作"專業(yè)符號"工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的"專業(yè)符號"工具欄。1.執(zhí)行"工具宏錄制新宏"命令，翻開"錄制新宏"對話框，輸入宏名?如"fuhao1"?并將宏保存在"個人宏工作簿"中，然后"確定"開場錄制。選中"錄制宏"工具欄上的"相對引用"按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊"錄制宏&qu

10、ot;工具欄上的"停頓"按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入"宏"。2.翻開"自定義"對話框，在"工具欄"標簽中，單擊"新建"按鈕，彈出"新建工具欄"對話框，輸入名稱-"專業(yè)符號"，確定后，即在工作區(qū)中出現一個工具條。切換到"命令"標簽中，選中"類別"下面的"宏"，將"命令"下面的"自定義按鈕"項拖到"專業(yè)符號"

11、;欄上有多少個特殊符號就拖多少個按鈕。3.選中其中一個"自定義按鈕"，仿照第2個秘技的第1點對它們進展命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選"指定宏"選項，翻開"指定宏"對話框，選中相應的宏如fuhao1等，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉"自定義"對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用"專業(yè)符號"工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用"視面管理器"保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用"視

12、面管理器"吧。1.翻開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行或列標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選"隱藏"選項，將不需要打印的行或列隱藏起來。2.執(zhí)行"視圖視面管理器"命令，翻開"視面管理器"對話框，單擊"添加"按鈕，彈出"添加視面"對話框，輸入一個名稱如"上報表"后，單擊"確定"按鈕。3.將隱藏的行或列顯示出來，并重復上述操作，"添加"好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，翻開"視面

13、管理器"，選中需要打印的表格名稱，單擊"顯示"按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的"打印"按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序假設你要將員工按其所在的部門進展排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行"格式選項"命令，翻開"選項"對話框，進入"自定義序列"標簽中，在"輸入序列"下面的方框中輸入部門排序的序列如"機關,車隊,一車間,二車間,三車間&quo

14、t;等，單擊"添加"和"確定"按鈕退出。2.選中"部門"列中任意一個單元格，執(zhí)行"數據排序"命令，翻開"排序"對話框，單擊"選項"按鈕，彈出"排序選項"對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次"確定"按鈕返回，所有數據就按要求進展了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓閱讀者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格區(qū)域，執(zhí)行"格式單元格"命令，翻開"單元格格式

15、"對話框，在"數字"標簽的"分類"下面選中"自定義"選項，然后在右邊"類型"下面的方框中輸入"；"三個英文狀態(tài)下的分號。2.再切換到"保護"標簽下，選中其中的"隱藏"選項，按"確定"按鈕退出。3.執(zhí)行"工具保護保護工作表"命令，翻開"保護工作表"對話框，設置好密碼后，"確定"返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓

16、其現形。提示：在"保護"標簽下，請不要去除"鎖定"前面復選框中的""號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出如今編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行"數據有效性"命令，翻開"數據有效性"對話框，切換到"輸入法形式"標簽下，按"形式"右側的下拉按鈕，選中"翻開"選項后，"確定&

17、quot;退出。以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法輸入法列表中的第1個中文輸入法自動翻開，中選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓"自動更正"輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如?電腦報?而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行"工具自動更正"命令，翻開"自動更正"對話框。2.在"交換"下面的方框中輸入"pcw"也可以是其他字符，"pcw"用小寫，在"交換為"下面的方框中輸入"?電腦報?"，再單

18、擊"添加"和"確定"按鈕。3.以后假設需要輸入上述文本時，只要輸入"pcw"字符?此時可以不考慮"pcw"的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執(zhí)行"工具宏Visual Basic編輯器"菜單命令或按"Alt+F11"快捷鍵，翻開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行"插入模塊"

19、;菜單命令，插入一個新的模塊-模塊1。3.在右邊的"代碼窗口"中輸入以下代碼：Function Va,b,hV=h*a+b/2End Function 4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行"格式工作表背景"命令，翻開"工作表背景"對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下"插入"按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵

20、的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格區(qū)域中拖拉，同時選中這些單元格區(qū)域。3.按"格式"工具欄上的"填充顏色"右側的下拉按鈕，在隨后出現的"調色板"中，選中"白色"。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格區(qū)域下面就沒有襯圖片了其實，是圖片被"白色"遮蓋了。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符"&"來合并文本假設我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符"&"就能將它搞定此處

21、假定將B、C、D列合并到一列中。1.在D列后面插入兩個空列E、F列，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用"填充柄"將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行"復制"操作，然后選中F列，執(zhí)行"編輯選擇性粘貼"命令，翻開"選擇性粘貼"對話框，選中其中的"數值"選項，按下"確定"按鈕，E列的內容不是公式即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完

22、成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時假設刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進展第3步操作，將公式轉換為不變的"值"。生成績條常有朋友問"如何打印成績條"這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IFMODROW，3=0，IF0MOD?ROW，3=1，sheet1！A，INDEXsheet1！$

23、A：$G，INTROW+4/3+1，COLUMN。2.再次選中A1單元格，用"填充柄"將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用"填充柄"將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域第1位學生的成績條區(qū)域，按"格式"工具欄"邊框"右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中"所有框線"選項，為選中的區(qū)域添加邊框假設不需要邊框，可以不進展此步及下面的操作。4.同時選中A1至G3

24、單元格區(qū)域，點擊"常用"工具欄上的"格式刷"按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按"打印"按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較適宜。Excel的"搜索函數"功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數。執(zhí)行"插入函數"命令，翻開"插入函數"對話框，在"搜索函數"下面的方框中輸入要求如"計數"，然后單擊"轉到"按鈕，系

25、統即刻將與"計數"有關的函數挑選出來，并顯示在"選擇函數"下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表Sheet1時，需要查看其它工作表中Sheet2、Sheet3某個單元格的內容，可以利用Excel的"監(jiān)視窗口"功能來實現。執(zhí)行"視圖工具欄監(jiān)視窗口"命令，翻開"監(jiān)視窗口"，單擊其中的"添加監(jiān)視"按鈕，展開"添加監(jiān)視點"對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊&

26、quot;添加"按鈕。重復前述操作，添加其它"監(jiān)視點"。以后，無論在哪個工作表中，只要翻開"監(jiān)視窗口"，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較費事，Excel 2002對此功能進展了全新的拓展。單擊"格式"工具欄上"邊框"右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選"繪圖邊框"選項，或者執(zhí)行"視圖工具欄邊框"命令，展開"邊框"工具欄。單擊工具欄最左側的

27、下拉按鈕，選中一種邊框款式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：假設畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的"擦除邊框"按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。假設需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的"線條顏色"按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該

28、多好啊！要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記"年份"的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望"年份"都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊"數據"菜單的"有效性"選項。在"設置"卡片"有效性條件"的"允許"下拉菜單中選擇"文本長度"。然后在"數據"下拉菜單中選擇"等于"，且"長度"為"4"。同時，我們再來到&qu

29、ot;出錯警告"卡片中，將"輸入無效數據時顯示的出錯警告"設為"停頓"，并在"標題"和"錯誤信息"欄中分別填入"輸入文本非法！"和"請輸入四位數年份。"字樣。很顯然，當假設有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確"款式"的數值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的"數據有效性"判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比方"文本類型"啊

30、，"序列大小"啊，"時間遠近"啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的榮耀呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次翻開Excel，軟件總是默認翻開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理才能，更適宜在多張互相關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的一樣單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進展成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名"Sheet1"，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名

31、"Sheet3"假設我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進展點選。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了"工作組"字樣，我們就可以進展對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨意寫點什么，我們發(fā)現，"工作組"中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比方，我們需要將多張表格中一樣位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊"編輯"菜單的"填充"選項，然后在其子菜單中選擇"至同組工作表&qu

32、ot;。這時，Excel會彈出"填充成組工作表"的對話框，在這里我們選擇"格式"一項，點"確定"后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是："=UPPER源數據格"，將文本全部轉換為大寫；"=LOWE

33、R源數據格"，將文本全部轉換成小寫；"=PROPER源數據格"，將文本轉換成"適當"的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的"excel"，然后在目的單元格中輸入"=UPPERA1"，回車后得到的結果將會是"EXCEL"。同樣，假設我們在A3單元格中輸入"mr.weiwei"，然后我們在目的單元格中輸入"=PROPERA3"，那么我們得到的結果就將是"Mr.Weiwei"了。二十、提

34、取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些款式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。假設我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用"=RIGHT源數據格，提取的字符數"函數，它表示"從A4單元格最右側的字符開場提取2個字符"輸入到此位置。當然，假設你想提取姓名的話，那么要使用"=LEFT源數據格，提取的字符數"函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開場，而是直接從數據中間提取幾個字符。比方我們要想從A5單元格中提取"武漢"兩個字時

35、，就只須在目的單元格中輸入"=MIDA5,4,2"就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個非常固定的形式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的"th"后綴，但大但凡以"1"、"2"、"3"結尾的數字卻分別是以"st"、"nd"和"rd"結尾的。而且，"11"、"12"

36、、"13"這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以"th"結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看："=A2&IFORVALUERIGHTA2,2=11,12,13,th,IFORVALUERIGHTA2=1,2,3,CHOOSERIGHTA2,st,nd,rd,th"。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：假設數字是以"11"、"12"、"13"結尾的，那么加上"th"后綴；假設第1

37、原那么無效，那么檢查最后一個數字，以"1"結尾使用"st"、以"2"結尾使用"nd"、以"3"結尾使用"rd"；假設第1、2原那么都無效，那么就用"th"。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的"平安填寫法"，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上"$"之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是&qu

38、ot;REPT"函數。它的根本格式是"=REPT"特殊符號"，填充位數"。比方，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用"#"號填充至16位，就只須將公式改為"=A2&REPT#,16-LENA2"即可；假設我們要將A3單元格中的數字從左側用"#"號填充至16位，就要改為"=REPT#,16-LENA3&A3"；另外，假設我們想用"#"號將A4中的數值從兩側填充，那么需要改為"=REPT#,8-LENA4/2&A4&

39、amp;REPT#8-LENA4/2"；假設你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數字的頂頭加上"$"符號的話，那就改為："=TEXTA5,$#,#0.00&REPT#,16-LENTEXTA5,$#,#0.00"，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復輸入之外，"REPT"函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將"E列"作為直方

40、圖中"預算內"月份的顯示區(qū)，將"G列"那么作為直方圖中"超預算"的顯示區(qū)。然后根據表中已有結果"D列"的數值，用"Wingdings"字體的"N"字符表現出來。詳細步驟如下：在E3單元格中寫入公式"=IFD30,REPTn,ROUNDD3*100,0,"，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總

41、字數。要解決這個問題，除了利用到"SUBSTITUTE"函數的虛擬計算外，還要動用"TRIM"函數來刪除空格。比方如今A1單元格中輸入有"how many words?"字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫助："=IFLENA1=0,0,LENTRIMA1-LENSUBSTITUTETRIMA1,+1"該式的含義是先用"SUBSTITUTE"函數創(chuàng)立一個新字符串，并且利用"TRIM"函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出"空格&qu

42、ot;的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel 2002中的新工具。假設你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在"工具"菜單中找到它。不過，我們可以先選擇"工具"菜單中的"加載宏"，然后在彈出窗口中勾選"歐元工具"選項，"確定"后Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次翻開"工具"菜單，單擊"歐元轉換"，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel

43、的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的"源區(qū)域"和"目的區(qū)域"，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是"100歐元"分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的"歐元"按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的款式了。引用EXCEL根本操作50條1、如何在已有的單元格中批量參加一段固定字符?例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數13，假設一個一個

44、改的話實在太費事了，那么我們可以用下面的方法，省時又省力：1假設證書號在A列，在A列后點擊鼠標右鍵，插入一列，為B列；2在B2單元格寫入：="13"&A2后回車；3看到結果為13xxxxxxxxxxxxx了嗎?鼠標放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點嗎，按著鼠標左鍵往下拖動直到完畢。當你放開鼠標左鍵時就全部都改好了。假設是在原證書號后面加13那么在B2單元格中寫入：=A2&"13"后回車。02、如何設置文件下拉窗口的最下面的最近運行的文件名個數?翻開"工具"，選"選項"，再選"常規(guī)&

45、quot;，在"最近使用的文件清單"下面的文件個數輸入框中改變文件數目即可。假設不在菜單中顯示最近使用的文件名，那么將"最近使用的文件清單"前的復選框去掉即可。03、在EXCEL中輸入如"1-1"、"1-2"之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦?這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點擊主菜單的"格式"菜單，選"單元格"，再在"數字"菜單標簽下把該單元格的格式設成文本格式就行了。04、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自

46、動定時保存文件?點擊"工具"菜單"自動保存"項，設置自動保存文件夾的間隔時間。假設在"工具"菜單下沒有"自動保存"菜單項，那么執(zhí)行"工具"菜單下"加載宏."選上"自動保存"，"確定"。然后進展設置即可。05、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標題，即每頁的第一行或幾行是一樣的。但是不是用頁眉來完成?在EXCEL的文件菜單-頁面設置-工作表-打印標題；可進展頂端或左端標題設置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標劃定范

47、圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。06、在Excel中如何設置加權平均?加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值如金額除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值如單價平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決其實就是一個除法算式，分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。07、假設在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表?把鼠標移到工作表的名稱處假設你沒有特別設置的話，Excel自

48、動設置的名稱是"sheet1、sheet2、sheet3."，然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇"選擇全部工作表"的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。08、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進展調整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實在太慢太費事，用什么方法可以快速解決?假設序號是不應隨著表格其他內容的調整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應將序號這一字段與其他字段分開，如在"總分"與"排名"之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設為隱藏，這

49、樣在調整表格數據清單的內容時就不會影響序號了。09、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭如編號、姓名、崗位工資.，想輸出成工資條的形式。怎么做?這個問題應該這樣解決：先復制一張工資表，然后在頁面設置中選中工作表選項，設置打印工作表行標題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入行分頁符，再把頁長設置成工資條的高度即可。使用自定義方式重裝了一遍中文office，Excel的打印紙選項中只有A4一種，怎么辦?隨意安裝一個打印機驅動程序就可以了。10、在Excel中小數點無法輸入，按小數點，顯示的卻是逗號，無論怎樣設置選項都無濟于事，該怎么辦?這是一個比較特殊的問題，我曾為此

50、花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點擊"區(qū)域設置"圖標，在彈出的"區(qū)域設置屬性"對話面板上在"區(qū)域設置"里選擇"中文中國"，在"區(qū)域設置屬性"對話面板上在"數字"屬性里把小數點改為"."未改前是"，"，按"確定"按鈕完畢。這樣再翻開Excel就一切都正常了。11、如何快速選取特定區(qū)域?使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現"

51、;定位"窗口，在"引用"欄內輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。12、如何快速返回選中區(qū)域?按Ctr+BacksPae即退格鍵。13、如何快速定位到單元格?方法一：按F5鍵，出現"定位"對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市"確定"按鈕即可。方法二：單擊編輯欄左側單元格地址框，輸入單元格地址即可。14、"Ctrl+*"的特殊功用一般來說，當處理一個工作表中有很多數據的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個表格。Ctfl+*選定的區(qū)域是這樣決定的：根據選定單元格向四周輻射所

52、涉及到的有數據單元格的最大區(qū)域。15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格?有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內輸入數據。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇"編輯""定位"，單擊"定位條件"按鈕，在"定位條件"對話框中選擇"公式"項，按"確定"按鈕即可。16、如何在不同單元格中快速輸入同一數內容?選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按Ctrl+Ener鍵，即可實如今選定的單元格區(qū)域中一

53、次性輸入一樣的值。17、只記得函數的名稱，但記不清函數的參數了，怎么辦?假設你知道所要使用函數的名字，但又記不清它的所有參數格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。詳細方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數名，然后按Ctr+A鍵，Excel那么自動進入"函數指南-步驟2之2"。當使用易于記憶的名字且具有很長一串參數的函數時，上述方法顯得特別有用。18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置?按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。詳細方法是：選定單元格，按下Shift鍵，挪動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭空心箭頭，然后按住鼠標左鍵進展拖放操作

54、。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€程度"工"狀標志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪?quot;工"狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放至新的位置。19、如何讓屏幕上的工作空間變大?可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在"視圖"菜單中選擇"全屏顯示"命令。20、如何使用快顯菜單?快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大進步操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。21、如何使用快顯菜單?快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命

55、令，利用它們可以大大進步操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標右健即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令。22、如何防止Excel自動翻開太多文件?當Excel啟動時，它會自動翻開Xlstart目錄下的所有文件。當該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費時而且還有可能出錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel翻開替補啟動目錄下的文件：選擇"工具""選項""普通"，將"替補啟動目錄"一欄中的所有內容刪除。23、如何去掉網格線?1除去編輯窗口中的表格線單擊&quo

56、t;工具"菜單中的"選項"，再選中"視圖"，找到"網格線"，使之失效；2除去打印時的未定義表格線有時會出現這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線，一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的"電腦"VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊"文件"、"頁面設置"、"工作表"菜單，點擊一下"網格線"左邊的選擇框，取消選擇"網

57、格線"就行了。24、如何快速格式化報表?為了制作出美觀的報表，需要對報表進展格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預設的表格款式。方法是：選定操作區(qū)域，選取"格式"菜單中的"自動套用格式"命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式款式，按"確定"按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括"數字"、"邊框線"、"字體"等6個"應用格式種類"選項，假設某項前面的"x"不出現，那么在套用表格款式時就不會用該項。25、如何快速地復制單

58、元格的格式?要將某一格式化操作復制到另一部分數據上，可使用"格式刷"按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的"格式刷"按鈕，此時鼠標變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。26、如何為表格添加斜線?一般我們習慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實，我們可以使用繪圖工具來實現：單擊"繪圖"按鈕，選取"直線"，鼠標變成十字型.將其移至要添加斜線的開場位置，按住鼠標左鍵拖動至終止位置，釋放鼠標，斜線就畫出來了。另外，使用"文字框"按鈕可以方便地在斜線上下方添加文

59、字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調出快顯菜單，選擇"對象格式""圖案"，選擇"無邊框"項即可。27、如何快速地將數字作為文本輸入?在輸入數字前加一個單引號""'，可以強迫地將數字作為文本輸入。28、如何定義自己的函數?用戶在Excel中可以自定義函數。切換至Visual Basic模塊，或插入一頁新的模塊表Module，在出現的空白程序窗口中鍵入自定義函數VBA程序，按Enter確認后完成編寫工作，Excel將自動檢查其正確性。此后，在同一工作薄內，你就可以與使用Exed內部函數一樣在工作表

60、中使用自定義函數，如：Function ZmaIf a<60 Then im='不及格"Else Zm="及格"End If End Function 29、如何在一個與自定義函數駐留工作簿不同的工作簿內的工作表公式中調用自定義函數?可在包含自定義函數的工作薄翻開的前提下，采用鏈接的方法也就是在調用函數時加上該函數所在的工作簿名。假設上例中的自定義函數Zm所在工作薄為MYUDF.XLS，現要在另一不同工作簿中的工作表公式中調用Zm函數，應首先確保MYUDF.XLS被翻開，然后使用下述鏈接的方法：=MYUDF.XLS！ZMb230、如何快速輸入數據序列

61、?假設你需要輸入諸如表格中的工程序號、日期序列等一些特殊的數據系列，千萬別逐條輸入，為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內輸入起始數據，在下一個單元格內輸入第二個數據，選定這兩個單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，拖過的單元格中會自動按Excel內部規(guī)定的序列進展填充。假設能將自己經常要用到的某些有規(guī)律的數據如辦公室人員名單，定義成序列，以備日后自動填充，豈不一勞永逸！選擇"工具"菜單中的"選項"命令，再選擇"自定義序列"標簽，在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分

62、隔例如：張三，李四，王二，單擊"增加"按鈕將輸入的序列保存起來。31、使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄上例中，介紹了使用鼠標左鍵拖動單元格填充柄自動填充數據序列的方法。其實，使用鼠標右鍵拖動單元格填充柄那么更具靈敏性。在某單元格內輸入數據，按住鼠標右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄，將會出現包含以下各項的菜單：復制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天數填充、以工作日該充、以月該充、以年填充；序列此時，你可以根據需要選擇一種填充方式。32、假設你的工作表中已有某個序列項，想把它定義成自動填充序列以備后用，是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項?不需

63、要。有快捷方法：選定包含序列項的單元格區(qū)域，選擇"工具""選項""自定義序列"，單擊"引入"按鈕將選定區(qū)域的序列項添加至"自定義序列"對話框，按"確定"按鈕返回工作表，下次就可以用這個序列項了。33、上例中，假設你已擁育的序列項中含有許多重復項，應如何處理使其沒有重復項，以便使用"引入"的方法快速創(chuàng)立所需的自定義序列?選定單元格區(qū)域，選擇"數據""挑選""高級挑選"，選定"不選重復的記錄

64、"選項，按"確定"按鈕即可。34、如何對工作簿進展平安保護?假設你不想別人翻開或修改你的工作簿，那么想法加個密碼吧。翻開工作薄，選擇"文件"菜單中的"另存為"命令，選取"選項"，根據用戶的需要分別輸入"翻開文件口令"或"修改文件D令"，按"確定"退出。工作簿表被保護之后，還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數據進展保護，起到雙重保護的功能，此時你可以這樣做：首先，選定需保護的單元格區(qū)域，選取"格式"菜單中的"單元格&q

65、uot;命令，選取"保護"，從對話框中選取"鎖定"，單由"確定"按鈕退出。然后選取"工具"菜單中的"保護"命令，選取"保護工作表"，根據提示兩次輸入口令后退出。注意：不要忘記你設置有"口令"。35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?對那些加了保護的單元格，還可以設置顏色和底紋，以便讓用戶一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護不能修改，從而可增加數據輸入時的直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時假設連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決方

66、法是：選擇"文件""頁面設置""工作表"，在"打印"欄內選擇"單元格單色打印"選項。之后，打印出來的表格就面目如初了。36、工作表保護的口令忘記了怎么辦?假設你想使用一個保護了的工作表，但口令又忘記了，有方法嗎?有。選定工作表，選擇"編輯""復制"、"粘貼"，將其拷貝到一個新的工作薄中注意：一定要是新工作簿，即可超越工作表保護。當然，提醒你最好不用這種方法盜用別人的工作表。37、"$"的功用Excel一般使用相對地址

67、來引用單元格的位置，當把一個含有單元格地址的公式拷貝到一個新的位置，公式中的單元格地址會隨著改變。你可以在列號或行號前添加符號"$"來凍結單元格地址，使之在拷貝時保持固定不變。38、如何用漢字名稱代替單元格地址?假設你不想使用單元格地址，可以將其定義成一個名字。定義名字的方法有兩種：一種是選定單元格區(qū)域后在"名字框"直接輸入名字，另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域，再選擇"插入""名字""定義"，在"當前工作簿中名字"對話框內鍵人名字即可。使用名字的公式比使用單元格地址引用的公

68、式更易于記憶和閱讀，比方公式"=SUM實發(fā)工資"顯然比用單元格地址簡單直觀，而且不易出錯。39、如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址?在SUM函數中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很費事，尤其是當區(qū)域為許多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時。這時可按住Ctrl鍵，進展不連續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇"插入""名字""定義"，將此區(qū)域命名，如Group1，然后在公式中使用這個區(qū)域名，如"=SUMGroup1"。40、如何定義部分名字?在默認情況下，工作薄中的所有名字都是全局的。其實，可以定義部分名字，使之只對某

69、個工作表有效，方法是將名字命名為"工作表名！名字"的形式即可。41、如何命名常數?有時，為常數指定一個名字可以節(jié)省在整個工作簿中修改交換此常數的時間。例如，在某個工作表中經常需用利率4.9%來計算利息，可以選擇"插入""名字""定義"，在"當前工作薄的名字"框內輸入"利率"，在"引用位置"框中輸入"=0.04.9"，按"確定"按鈕。42、工作表名稱中能含有空格嗎?能。例如，你可以將某工作表命名為"Zhu M

70、eng"。有一點結注意的是，當你在其他工作表中調用該工作表中的數據時，不能使用類似"=Zhu Meng！A2"的公式，否那么Excel將提示錯誤信息"找不到文件Meng"。解決的方法是，將調用公式改為"='Zhu Mg'！A2"就行了。當然，輸入公式時，你最好養(yǎng)成這樣的習慣，即在輸入"="號以后，用鼠標單由Zhu Meng工作表，再輸入余下的內容。43、給工作表命名應注意的問題有時為了直觀，往往要給工作表重命名Excel默認的荼表名是sheet1、sheet2.，在重命名時應注意最好不要用

71、已存在的函數名來作荼表名，否那么在下述情況下將產征收豈義。我們知道，在工作薄中復制工作表的方法是，按住Ctrl健并沿著標簽行拖動選中的工作表到達新的位置，復制成的工作表以"源工作表的名字+2"形式命名。例如，源表為ZM，那么其"克隆"表為ZM2。在公式中Excel會把ZM2作為函數來處理，從而出錯。因此應給ZM2工作表重起個名字。44、如何拆分或取消拆分窗口?當我們給一個工作表輸入數據時，在向下滾動過程中，尤其是當標題行消失后，有時會記錯各列標題的相對位置。這時可以將窗口拆分為幾部分，然后將標題部分保存在屏幕上不動，只滾動數據部分。其方法是在主菜單上單擊

72、"窗口""拆分窗口"。取消拆分窗口時除了使用"窗口""撒消拆分窗口"命令外，有捷徑：將鼠標指針置于程度拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點上，雙擊鼠標即可取消已拆分的窗口。45、如何給工作簿擴容?選取"工具""選項"命令，選擇"常規(guī)"項，在"新工作薄內的工作表數"對話欄用上下箭頭改變翻開新工作表數。一個工作薄最多可以有255張工作表，系統默認值為6。46、如何減少重復勞動?我們在實際應用Excel時，經常遇到有些操作重復應用如定義上下標等。為

73、了減少重復勞動，我們可以把一些常用到的操作定義成宏。其方法是：選取"工具"菜單中的"宏"命令，執(zhí)行"記錄新宏"，記錄好后按"停頓"按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。47、如何快速地批量修改數據?假設有一份Excel工作簿，里面有所有職工工資表。如今想將所有職工的補貼增加50元，當然你可以用公式進展計算，但除此之外還有更簡單的批量修改的方法，即使用"選擇性粘貼"功能：首先在某個空白單元格中輸入50，選定此單元格，選擇"編輯""復制"。選取想修改的單元格區(qū)域

74、，例如從E2到E150。然后選擇"編輯""選擇性粘貼"，在"選擇性粘貼"對話框"運算"欄中選中"加"運算，按"確定"健即可。最后，要刪除開場時在某個空白單元格中輸入的50。48、如何快速刪除特定的數據?假設有一份Excel工作薄，其中有大量的產品單價、數量和金額。假設想將所有數量為0的行刪除，首先選定區(qū)域包括標題行，然后選擇"數據""挑選""自動挑選"。在"數量"列下拉列表中選擇"0&q

75、uot;，那么將列出所有數量為0的行。此時在所有行都被選中的情況下，選擇"編輯""刪除行"，然后按"確定"即可刪除所有數量為0的行。最后，取消自動挑選。49、如何快速刪除工作表中的空行?以下幾種方法可以快速刪除空行：方法一：假設行的順序無關緊要，那么可以根據某一列排序，然后可以方便地刪掉空行。方法二：假設行的順序不可改變，你可以先選擇"插入""列"，插入新的一列入在A列中順序填入整數。然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空行。最后以A列重新排序，再刪去A列，恢

76、復工作表各行原來的順序。方法三：使用上例"如何快速刪除特定的數據"的方法，只不過在所有列的下拉列表中都選擇"空白"。50、如何使用數組公式?Excel中數組公式非常有用，它可建立產生多值或對一組值而不是單個值進展操作的公式。要輸入數組公式，首先必須選擇用來存放結果的單元格區(qū)域，在編輯欄輸入公式，然后按ctrl+Shift+Enter組合鍵鎖定數組公式，Excel將在公式兩邊自動加上括號""。不要自己鍵入花括號，否那么，Excel認為輸入的是一個正文標簽。要編輯或去除數組公式.需選擇數組區(qū)域并且激活編輯欄，公式兩邊的括號將消失，然后編輯或去除公式，最后按Ctrl+shift+Enter鍵。51、如何不使顯示或打印出來的表格中包含有0值?通常情況下，我們不希望顯示或打印出來的表格中包含有