檔案管理學(xué)期末復(fù)習(xí)資料

1、根據(jù)筆記整理，多有不足，請(qǐng)與指正來自09涉外孫雨瑤第6頁共6頁檔案管理學(xué)檔案的分類：1按照來源標(biāo)準(zhǔn)，即按其形成的性質(zhì)可分為國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案 等。2按照內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)有兩種劃分方法：k 1直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、2先分為普通檔案【如： 黨務(wù)檔案、國家政務(wù)檔案等】 J科學(xué)技術(shù)檔案等外交檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等 和專門檔案【如；公安檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、3按照載體的形式標(biāo)準(zhǔn)，有金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、記錄信息的方式可分為：文字檔案、圖形檔案、音像檔案、電子文件；音像檔案：照片、錄音、錄像、影片檔案。4按照時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃分：古代檔案、近代

2、檔案、現(xiàn)代檔案5按照所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn)：國家所有檔案、集體所有檔案、個(gè)人所有檔案【國外分為：公共檔案、私人檔案】6在中國常見的檔案種類：文書檔案、科技檔案、專門檔案簡牘檔案、錦帛檔案、紙質(zhì)檔案等;檔案管理理論分析1環(huán)節(jié)論：（最常見的一種形式）六環(huán)節(jié)論：收集7分析7鑒定7保管（保護(hù)）7統(tǒng)計(jì)7利用；八環(huán)節(jié)論：收集7分析7鑒定7保管（保護(hù)）7統(tǒng)計(jì)7利用7檢索7編研2信息論：（檔案管理信息論）輸入7加工7輸出7反饋3三階段論：形成7管理7利用檔案的起源1文字產(chǎn)生前的檔案：結(jié)繩記事書契巖畫2文字產(chǎn)生后的檔案 文字 載體J國外：紙莎草一泥板一貝葉一羊皮（蠟版）1國內(nèi)：甲骨一金石一簡牘一綿帛一紙檔案的定義：復(fù)雜定義

3、：檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成， 錄。簡化定義：檔案是原始數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。法語國家：檔案是文件 英語國家：檔案是進(jìn)入到檔案館的文件，蘇中國家：文件經(jīng)歸檔后即為檔案一文件中心保存完備的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記三個(gè)方面:檔案的屬性:1本質(zhì)屬性:2 一般屬性：原始性知識(shí)性：儲(chǔ)存?zhèn)鞑ブR(shí)信息性：文化性：擴(kuò)充性可壓縮性可替代性可傳輸性表現(xiàn)為民主和開放的環(huán)境檔案機(jī)構(gòu)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變?yōu)楣姙樯鐣?huì)服務(wù)檔案的價(jià)值和作用1價(jià)值：憑證、參考72作用：機(jī)關(guān)工作的直考依據(jù)、政治斗爭的必要手段、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的 優(yōu)秀材料（以上都是國家作用）國家、組織、個(gè)人維權(quán)的

4、重要（個(gè)人作用）【行政憑據(jù)、法律信任、史料共計(jì)】檔案工作的基本原則1我國檔案事業(yè)管理體制一一集中制"國家所有(立檔單位) J集中管理 I分級(jí)設(shè)館 館網(wǎng)龐大2基本原則(基本原則建立在管理體制上) 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分設(shè)管理：A分設(shè)按行政級(jí)別來分級(jí) B按專業(yè)來分設(shè) 維護(hù)檔案的完整與安全：A數(shù)量要求完整，質(zhì)量保證 B安全性：實(shí)體安全、內(nèi)容安全3便于社會(huì)各方面利用：以檔案原件提供利用以檔案復(fù)制品提供利用綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用(1)(2)(3) 收集的定義：檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、 個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中

5、到各級(jí)檔案保管機(jī)構(gòu)。收集的內(nèi)容：1對(duì)本單位需歸檔文件的收集2對(duì)現(xiàn)行、撤銷機(jī)關(guān)永久文件的接收3對(duì)歷史檔案的接收和征集工作 收集工作的要求：1、(1)(2)(3)(4)館藏現(xiàn)狀：范圍上：主要收集一級(jí)單位檔案，對(duì)于二、三級(jí)單位檔案選擇收集 內(nèi)容上：以機(jī)關(guān)檔案為核心門類上：以紙質(zhì)檔案為主 時(shí)間上：建國以后檔案為主2、豐富館藏的標(biāo)準(zhǔn)：(1 )數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化(2 )成分充分，結(jié)構(gòu)合理(3)內(nèi)容廣泛，層次分明歸檔文件齊全完整 加強(qiáng)歸檔文件的指導(dǎo) 保持全宗的不可分散性 推行入館(室)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化3、收集工作的要求：(1)(2)(3)(4) 單位內(nèi)文件的歸檔：1、歸檔制度的定義：歸檔制度：各單位在工作生活中不

6、斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期 移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔” 。在我國，這是黨和國家規(guī)定的一項(xiàng)制度，即通常所說的“歸檔制度”2、歸檔范圍:老范/圍上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料 本級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件資料 下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)形成的文件資料 同級(jí)機(jī)關(guān)交往形成的文件資料新范圍廠本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)文件 以我為“中心”權(quán)益文件 需執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)的文件I其他有關(guān)查考文件不歸檔范圍3、歸檔時(shí)間：大單位，每年 34月份；小單位，隨辦隨歸4、歸檔要求： 遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn) 保持文件間的有機(jī)規(guī)律 區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用 檔案鑒定：一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，而經(jīng)常的業(yè)

7、務(wù)工作則是后者。檔案界通常所說的檔案鑒定, 是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定。檔案鑒定步驟：1、整理之前：歸檔7移交2、檔案室鑒定：接收檔案7定期鑒定7入館鑒定3、檔案館：接收鑒定7定期鑒定鑒定工作的歷史分期：【卡林斯基，波蘭人，提出“檔案鑒定的歷史分期” 第一分期（1789 1880） “粗線條”時(shí)期 頒布檔案鑒定法規(guī) 分類：【革命標(biāo)準(zhǔn)】有用文件、歷史文件JI封建文件 rI無用文件 鑒定規(guī)章：，分為三個(gè)歷史階段】保存銷毀明確規(guī)定檔案的保存或銷毀由所有權(quán)決定【普魯七頒發(fā)】文件生的速度加快 鑒定標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)禁止銷毀年限出現(xiàn)第二分期（1800 第一次世界大戰(zhàn)前） 列寧檔案法的頒布 檔案鑒定所有權(quán)發(fā)生變化 鑒定理論

8、的出現(xiàn)第三分期（I戰(zhàn)后一n戰(zhàn)前）第四分期（n戰(zhàn)后一一） 文件數(shù)量激增新的標(biāo)準(zhǔn)，層出不窮 檔案類型的新型化國外鑒定理論分析:1、年齡鑒定理論一一由邁斯奈爾提出一般標(biāo)準(zhǔn)：a高齡文件應(yīng)受尊重 b應(yīng)當(dāng)避免極端c反對(duì)過于抽象d暫時(shí)性目的的文件處理完畢后銷毀 e永遠(yuǎn)性機(jī)構(gòu)起源與發(fā)展應(yīng)保存涉及事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)：A國家行政機(jī)關(guān)是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的文件B私人權(quán)利、地方公共權(quán)利的文件涉及來源的標(biāo)準(zhǔn)：A保存與行政機(jī)關(guān)任務(wù)有關(guān)的文件B關(guān)于政策程度及普遍性案卷C保存有關(guān)本機(jī)關(guān)行政事務(wù)的文件D下級(jí)機(jī)關(guān)的特殊文件E司法機(jī)關(guān)保存永久權(quán)利訴訟的文件2職能鑒定理論: 分類：（分為A類和B類）A類：指高級(jí)機(jī)關(guān)，形成的各種文檔7永久保存，劃分標(biāo)

9、準(zhǔn)以行政權(quán)力劃分 B類：低級(jí)機(jī)關(guān)形成的各種文檔7選擇保存 單份文件鑒定七原則：1 一般依據(jù)2法律依據(jù)3行政要求4歷史依據(jù)5地理依據(jù)6替代位置（文件I檔案有一定的重復(fù)性）7典型全宗 （中小型機(jī)關(guān)適用）3文件雙重價(jià)值理論：（現(xiàn)代檔案一一原則與技術(shù)）表明對(duì)檔案管理最科學(xué)發(fā)展A第一價(jià)值（原始價(jià)值）一一對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部的價(jià)值： 行政管理價(jià)值，法律管理價(jià)值，財(cái)物管理價(jià)值，科研管理價(jià)值B第二價(jià)值（從屬價(jià)值）： 證據(jù)管理價(jià)值，信息管理價(jià)值 對(duì)檔案雙重鑒定理論的優(yōu)化4檔案優(yōu)化論信息價(jià)值優(yōu)化：a產(chǎn)生環(huán)境b內(nèi)容分析c文件用途 保管費(fèi)用：a庫房b處理c保護(hù)d參考 鑒定意見與含義5蘇聯(lián)鑒定四原則（黨性原則，全面性原則，歷史

10、，發(fā)展）6利用決定論：提出了：歷史學(xué)家的利用需求7宏觀職能鑒定理論：核心：社會(huì)職能檔案的保管期限表：就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。檔案的保管期限表類型:廣通用檔案保管期限表 專門檔案保管期限表/同系統(tǒng)檔案保管期限表 同類型單位檔案保管期限表-單位檔案保管期限表檔案的整理工作：就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目 組成有序的體系。檔案的整理內(nèi)容:區(qū)分全宗一一館全宗內(nèi)檔案的分類一一案卷 編立保管單位一一立卷 案卷的排列編目：對(duì)文件的著錄、標(biāo)引檔案的整理的原則：1、充分利用原基礎(chǔ)2、保持文件的歷史職能3、便于保管

11、和利用來自09涉外孫雨瑤第5頁共6頁根據(jù)筆記整理，多有不足，請(qǐng)與指正全宗全宗：全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。 全宗的類型：獨(dú)立全宗全宗的構(gòu)成條件：行政權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、人事權(quán)立檔單位的變化和全宗劃分： 從單位的政治性質(zhì)考察 從單位的基本職能情況考察全宗的補(bǔ)充形式：聯(lián)合全宗：殊形式全宗匯集：檔案匯集：1、就是由兩個(gè)或幾個(gè)聯(lián)系密切的立檔單位形成的難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體，是全宗的一種特是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。 是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。I 1基本形式：是由不明所屬全宗的零散

12、檔案，依其某些特征組成的機(jī)關(guān)、組織檔案匯集 分類：2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活動(dòng)中直接形成的有關(guān)檔案以及從各方面收集的有關(guān)檔案、資料組成的人物檔案匯集。全宗內(nèi)檔案分類一一案卷1單式分類法（往往是小單位形成檔案不多）：A時(shí)間分類法 B機(jī)構(gòu)分類發(fā) C問題分類法（事由分類法） 2復(fù)式分類法：年度一一機(jī)構(gòu)分類法最為常見，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)最常使用方法機(jī)構(gòu)一一年度針對(duì)撤銷機(jī)關(guān)年度一一問題針對(duì)專門檔案問題一一年度歸檔文件整理規(guī)則的頒布標(biāo)志著文件立卷的消失。文書立卷改革的原因：1案卷質(zhì)量得不到保證五大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類2所需人、財(cái)物較多3不利于鑒定4不利于利用檔案文件的保管單位一一

13、件（一份文件是一件）1正本及不同稿本2正文與附件3與文件處理單4原件與復(fù)制件5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文6報(bào)表、名冊(cè)、圖志等7來文與復(fù)文文件的整理：1修裱破損文件2褪變文件的復(fù)制根據(jù)筆記整理，多有不足，請(qǐng)與指正來自09涉外孫雨瑤第9頁共6頁3超大紙張的折疊4裝訂：粘接式、縫紉式、變形材料 檔案的計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展階段:1單機(jī)階段： 自動(dòng)、編目和檢索 輔助立卷 自動(dòng)索引（主要指標(biāo)引）2文檔管理一體化 公文子系統(tǒng) 歸檔子系統(tǒng) 檔案子系統(tǒng)3檔案信息網(wǎng)絡(luò)化階段 電子文件：是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱 讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件的特征：1、2、3、應(yīng)用發(fā)展的階段性 對(duì)設(shè)備的依賴性 信息與載體的相分離性 電子文件的易更改性 多媒體集成性 非實(shí)體歸檔性 對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性 雙套制管理一一最主要現(xiàn)象1原因：保證點(diǎn)子文件的遠(yuǎn)距離利用保護(hù)紙質(zhì)檔案保證電子文件的法律地位2注意問題：針對(duì)