企業(yè)進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程分析報(bào)告

1、 .n 當(dāng)前文文件修改密碼：8362839n 更多數(shù)據(jù)請(qǐng)?jiān)L問(wèn)精品數(shù)據(jù)網(wǎng)(.)進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程1.1業(yè)務(wù)說(shuō)明簽訂進(jìn)貨合同之后，采購(gòu)員通知倉(cāng)庫(kù)部門(mén)準(zhǔn)備收貨。倉(cāng)庫(kù)部門(mén)根據(jù)進(jìn)貨合同或者收貨通知單對(duì)所收貨品進(jìn)行初步核對(duì)，并通知質(zhì)檢部門(mén)對(duì)貨品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)檢合格的貨品由倉(cāng)庫(kù)部門(mén)選擇合適的貨位入庫(kù)，并將收貨信息回饋給采購(gòu)員。如果質(zhì)檢不合格，則選擇拒收、退貨或是代管等方案進(jìn)行處理。收貨之后，采購(gòu)員根據(jù)庫(kù)房部門(mén)的收貨信息和與供貨商簽訂的合同最終確定這筆進(jìn)貨業(yè)務(wù)（主要是確定該筆進(jìn)貨的價(jià)格），然后庫(kù)房部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)分別記保管帳和商品帳。1.2名詞解釋l 首營(yíng)對(duì)象：在歷史中沒(méi)有進(jìn)行過(guò)業(yè)務(wù)往來(lái)的供貨商、廠(chǎng)家、銷(xiāo)售客戶(hù)、貨

2、品等業(yè)務(wù)對(duì)象。l 新供貨商：采購(gòu)員在采購(gòu)貨品時(shí)，發(fā)現(xiàn)的能降低公司采購(gòu)成本的新的供貨商。l 新廠(chǎng)家：采購(gòu)員在采購(gòu)貨品時(shí)，發(fā)現(xiàn)某一經(jīng)營(yíng)品種有新有質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的生產(chǎn)廠(chǎng)家。l 新貨品：采購(gòu)員在采購(gòu)貨品時(shí)，發(fā)現(xiàn)的新品規(guī)和新廠(chǎng)家的貨品。l 首營(yíng)相關(guān)資料：藥品生產(chǎn)批文、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、藥檢報(bào)告，證書(shū)與注冊(cè)商標(biāo)復(fù)印件、物價(jià)數(shù)據(jù)、藥品包裝、卷標(biāo)、說(shuō)明書(shū)、樣品、企業(yè)證照、法人授權(quán)委托書(shū)等。如果是進(jìn)口藥品還要提供口岸檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)口藥品注冊(cè)證等。l 進(jìn)貨合同：合同分為書(shū)面合同、電話(huà)合同、口頭合同等，在應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)后，有二套合同：一套為物理形式存盤(pán)用的書(shū)面合同，一套是計(jì)算機(jī)中的電子形式的合同。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中執(zhí)行后的合同可以被后續(xù)

3、的業(yè)務(wù)進(jìn)行部分或全部數(shù)據(jù)的引用。l 貨先：指貨先到，進(jìn)貨發(fā)票未到或先不與供貨商結(jié)算的進(jìn)貨業(yè)務(wù)。l 款先：指對(duì)方先開(kāi)發(fā)票，我方付貨款后才到貨的進(jìn)貨業(yè)務(wù)。l 收貨：倉(cāng)庫(kù)對(duì)來(lái)貨的接收，但不作為入庫(kù)的依據(jù)。l 代管：對(duì)于質(zhì)量不合要求的來(lái)貨或是不能確定來(lái)源的貨品，倉(cāng)庫(kù)暫時(shí)代為保管，所有權(quán)還不是倉(cāng)庫(kù)的。l 收貨處理方案：庫(kù)房收貨的來(lái)源有進(jìn)貨、銷(xiāo)售退貨、誤收等，相應(yīng)對(duì)收貨的處理方式也各不相同：分進(jìn)貨、銷(xiāo)退、代管或不確定。這種庫(kù)房對(duì)來(lái)貨的處理方式即為“收貨處理方案”。l 暫估入庫(kù)：在未收到供貨商開(kāi)具的正式進(jìn)貨發(fā)票前，不能確切確定進(jìn)貨的價(jià)格（成本），此時(shí)以一個(gè)估計(jì)的購(gòu)進(jìn)價(jià)格入庫(kù)用為貨品入庫(kù)成本。l 入庫(kù)記保管帳

4、：倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)實(shí)際的來(lái)貨和已填寫(xiě)的入庫(kù)單，確定貨品的倉(cāng)房貨品存放位置，增加保管帳商品的庫(kù)存數(shù)量。1.3流程圖1.4流程圖說(shuō)明按照GSP規(guī)定，所有進(jìn)貨業(yè)務(wù)都必須始于合同，所以，進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程從制訂進(jìn)貨合同開(kāi)始。進(jìn)貨合同制訂之后（此時(shí)，合同的狀態(tài)為“已簽”），系統(tǒng)從合同自動(dòng)生成收貨通知單，并在合同中顯示已經(jīng)正確的生成了收貨通知單。如果因?yàn)槟承┰蛞薷暮贤?，具有該?quán)限的人員要首先將合同的狀態(tài)改為“未簽”，此時(shí)，該收貨通知單被系統(tǒng)自動(dòng)作廢，當(dāng)合同修改結(jié)束、狀態(tài)變?yōu)椤耙押灐钡臅r(shí)候，系統(tǒng)依據(jù)新合同再自動(dòng)生成一張“收貨通知單”。生成的收貨通知單可以在系統(tǒng)提供的“收貨通知單管理”功能中查詢(xún)出來(lái)。當(dāng)然，采購(gòu)員

5、也可以在“收貨通知單管理”功能中手工錄入一張通知單，通知配送中心庫(kù)房部門(mén)保管員準(zhǔn)備收貨。庫(kù)房部門(mén)收到貨品之后，先根據(jù)送貨人員出具的送貨單在“收貨通知單管理”功能中查詢(xún)出相應(yīng)的收貨通知單，并對(duì)貨品的數(shù)量、外觀等進(jìn)行初步核對(duì)。之后，收貨人員進(jìn)入系統(tǒng)提供的“收貨管理”功能，利用“勾兌收貨通知單”操作勾兌相應(yīng)的收貨通知單，在對(duì)其中的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮蟊４妫ù藭r(shí)該收貨單的狀態(tài)為“臨時(shí)”），并打印送檢單（即臨時(shí)的收貨單）交質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)合格后，進(jìn)入“收貨管理”功能，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)該收貨單進(jìn)行相應(yīng)的修改，并通過(guò)“確定”操作將該收貨單的狀態(tài)變更為“確定”；若檢驗(yàn)不合格，則按照其它收貨處理

6、方案來(lái)處理。對(duì)于確定后的收貨，庫(kù)房部門(mén)要將貨品入庫(kù)。貨位優(yōu)化功能是根據(jù)貨品的分類(lèi)和貨位的分類(lèi)對(duì)本批購(gòu)進(jìn)貨品的存放貨位進(jìn)行自動(dòng)優(yōu)化，并將優(yōu)化之后的貨位作為缺省貨位信息提供給保管人員，保管人員可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)貨品實(shí)際擺放的貨位進(jìn)行調(diào)整，并將貨品放入調(diào)整后的貨位。同時(shí)，采購(gòu)員得到確定后的收貨單，即可進(jìn)入系統(tǒng)提供的“進(jìn)貨單管理”功能中，利用“由進(jìn)貨合同生成進(jìn)貨單”、“由收貨單生成進(jìn)貨單”或“勾兌進(jìn)貨合同”等操作來(lái)填寫(xiě)進(jìn)貨單。進(jìn)貨單上的進(jìn)貨價(jià)格信息是從進(jìn)貨合同上得到的，而數(shù)量信息是從收貨單上得到的。采購(gòu)員保存進(jìn)貨單，意味著這一筆進(jìn)貨業(yè)務(wù)被最終確定了下來(lái)。同時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)該進(jìn)貨單自動(dòng)生成入庫(kù)單和進(jìn)貨類(lèi)傳票

7、，作為庫(kù)房和財(cái)務(wù)分別記保管帳和商品帳的依據(jù)。庫(kù)房部門(mén)在得到入庫(kù)單之后，先要利用系統(tǒng)提供的“復(fù)核修改入庫(kù)單”功能來(lái)檢查入庫(kù)單上的貨位與貨品實(shí)際入庫(kù)的貨位是否相同，若不同則修改入庫(kù)單，之后，利用系統(tǒng)提供的“入庫(kù)記保管帳”功能將該入庫(kù)單記賬。同時(shí)，成本會(huì)計(jì)在“查詢(xún)傳票分錄”中查詢(xún)到根據(jù)該進(jìn)貨單生成的傳票，并將之記存貨帳和采購(gòu)帳（借記存貨、貸記采購(gòu)）。1.5單據(jù)說(shuō)明1、 收貨通知單：從合同自動(dòng)生成，與合同一樣也是總單細(xì)目類(lèi)型；也可以手工填寫(xiě)?？倖涡畔㈨?xiàng)：制單日期、通知單編號(hào)、通知單類(lèi)型、通知來(lái)源、來(lái)貨單位、運(yùn)輸標(biāo)志、入庫(kù)庫(kù)房、收貨地點(diǎn)。細(xì)目信息項(xiàng)：貨品名稱(chēng)、規(guī)格、產(chǎn)地、單位、數(shù)量。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，不打

8、印。2、 收貨單：勾兌收貨通知單生成，也是總單細(xì)目類(lèi)型。總單信息項(xiàng)：制單日期、收貨單類(lèi)型、來(lái)貨單位、發(fā)貨時(shí)間、收貨時(shí)間、貨運(yùn)單號(hào)、收貨員、庫(kù)房部門(mén)、保管帳。細(xì)目信息項(xiàng)：貨品名稱(chēng)、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、基本單位原發(fā)數(shù)量、基本單位實(shí)收數(shù)量、使用單位、使用單位原發(fā)數(shù)量、使用單位實(shí)收數(shù)量、批號(hào)、有效期、包裝名稱(chēng)、包裝大小、供方單號(hào)。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。3、 送檢單：由收貨單中的部分信息組成，是收貨人員通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)的依據(jù)。信息項(xiàng)：送檢日期、購(gòu)進(jìn)單位、品名及規(guī)格、單位、包裝規(guī)格、實(shí)收數(shù)量、產(chǎn)地、批號(hào)、有效期、備注。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：打印單據(jù)的具體信息項(xiàng)需要與德仁堂相關(guān)人員探討決定。4

9、、 驗(yàn)收單：質(zhì)檢員根據(jù)送檢單對(duì)貨品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)后，在臨時(shí)收貨單中增加相應(yīng)信息后的單據(jù)，也即確定的收貨單。其信息項(xiàng)除臨時(shí)收貨單中包含的之外，還有如下一些。增加的細(xì)目信息項(xiàng)：基本單位合格數(shù)量、基本單位不合格數(shù)量、使用單位合格數(shù)量、使用單位不合格數(shù)量、貯存條件、運(yùn)輸條件、檢驗(yàn)單號(hào)、檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)時(shí)間。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。5、 進(jìn)貨單：從收貨單和合同勾兌而成，是業(yè)務(wù)上和財(cái)務(wù)上確定貨品購(gòu)進(jìn)的依據(jù)。也是總單細(xì)目類(lèi)型。同時(shí)，由進(jìn)貨單中的部分信息組成打印單據(jù)?？倖涡畔㈨?xiàng)：制單日期、供貨商、發(fā)票類(lèi)型、發(fā)票精度位數(shù)、發(fā)貨日期、收貨日期、貨運(yùn)單號(hào)、對(duì)方憑證號(hào)、合計(jì)金額、付款幣種、匯率。細(xì)目信息項(xiàng)：品名、規(guī)格、產(chǎn)

10、地、包裝、基本單位、基本單位數(shù)量、單價(jià)、金額、成本單價(jià)、成本金額、稅率、使用單位、使用單位數(shù)量、保管帳、承付方式、付款期限、計(jì)劃付款日期、計(jì)劃付款數(shù)量、供方單號(hào)、批次號(hào)。列印表頭信息項(xiàng)：進(jìn)貨單號(hào)、合同編號(hào)、購(gòu)進(jìn)單位、總金額、不含稅金額、開(kāi)單日期。打印分欄信息項(xiàng)：合同號(hào)、品名及規(guī)格、單位、批號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、產(chǎn)地、不含稅單價(jià)、不含稅金額。打印合計(jì)信息項(xiàng)：稅率、不含稅合計(jì)金額、合計(jì)稅額、合計(jì)金額。列印表尾信息項(xiàng)：錄入人員、驗(yàn)收人員、記賬人員、采購(gòu)人員。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：打印單據(jù)的具體信息項(xiàng)需要與德仁堂相關(guān)人員探討決定。6、 入庫(kù)單：在生成進(jìn)貨單的同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成，是庫(kù)房記保管帳的依據(jù)。對(duì)于本次進(jìn)貨的每一種貨品生成一張入庫(kù)單。也是總單細(xì)目類(lèi)型?？倖涡畔㈨?xiàng)：保管帳、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、基本單位入庫(kù)數(shù)量、使用單位、使用單位入庫(kù)數(shù)量、來(lái)貨單位、到貨日期。細(xì)目信息項(xiàng)：批次、批號(hào)、貨位、狀態(tài)、數(shù)量。說(shuō)明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。1.6報(bào)表說(shuō)明1.7崗位職責(zé)1、 采購(gòu)員：獲得確定的收貨單后勾兌收貨單和進(jìn)貨合同生成進(jìn)貨單。2、 收貨人員：接收供貨商送來(lái)的貨品，根據(jù)采購(gòu)員發(fā)送的收貨通知單初步核對(duì)貨品，并勾兌收貨通知單